| Table of Contents | ||||
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Introducción
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El Gestor de expedientes (GESEXP) es la herramienta digital que va a permitir gestionar el ciclo de vida de los expedientes administrativos electrónicos. En un primer momento de puesta en marcha de la herramienta, se va a permitir crear expedientes, consultarlos, editar sus metadatos así como trabajar con expedientes creados por otras herramientas. Por otra parte, la herramienta posibilita preparar envíos de expedientes y documentos así como trabajar con ellos tanto desde la bandeja personal como desde las de sus organismos asignados.
La herramienta tiene como destinatarios a las empleadas y empleados públicos del Gobierno de Aragón. Todas las empleadas y empleados públicos que tengan permisos en el Sistema de Identificación de Usuarios pueden acceder al Gestor de Expedientes sin necesidad de solicitar el alta específica.
Manual de usuario
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El presente Manual tiene por objetivo principal explicar a las personas usuarias del sistema su funcionamiento y mostrarles los escenarios más frecuentes con los que podrá encontrarse. La aplicación irá evolucionando en el tiempo e incorporando nuevas funcionalidades que se irán describiendo en futuras versiones de este documento.
Descripción de funcionalidades
Iniciar sesión
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El presente apartado explica cómo iniciar sesión en el Gestor de expedientes.
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3. Finalmente, cerrar la ventana del navegador y abrir otra para realizar nuevamente el proceso de acceso al sistema.
Menú principal
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Una vez iniciada la sesión, se visualiza la pantalla de Inicio.
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Icono campana, que, si está acompañada de un punto naranja, significa que se tienen avisos pendientes de lectura. Al pulsar la campana, se accede al listado de Avisos:
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Inicio
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La pantalla Inicio está organizada en varias secciones:
Avisos
La pantalla Inicio muestra en un primer apartado los eventos importantes que se producen en la aplicación, por ejemplo: el lanzamiento de una nueva versión, la suspensión del servicio por acciones de mantenimiento. Algunos avisos contienen un enlace desde el que podrás consultar más información:
Últimos expedientes consultados
Esta sección muestra los expedientes a los que se ha accedido en los últimos 30 días naturales. Estos expedientes se agrupan por procedimiento. Si se posa el ratón sobre el icono de información (
), se puede ver el nombre del procedimiento que se corresponde con el servicio/proceso del Catálogo de Servicios (el servicio, si no se han definido convocatorias o procesos, o la convocatoria y el proceso específico en el caso de sí se hayan identificado convocatorias o procesos).
Para ir al listado de los expedientes con el procedimiento indicado en la caja, se pulsará el enlace “Ver expedientes”. También se puede acceder al listado completo de expedientes desde el enlace “Ver todos los expedientes”:
Mis acciones
La siguiente sección de pantalla es “Mis acciones”, que muestra 3 acciones directas para poder realizar sin tener que acceder a otras pantallas de la aplicación:
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Nuevo expediente, para crear un expediente.
Buscar expediente, para realizar la búsqueda de un expediente.
Nuevo envío, para hacer un envío a una bandeja personal o a un organismo.
Últimas entradas pendientes
La última sección es la de “Últimas entradas pendientes”, en la que se visualizan las últimas 10 entradas recibidas y que se encuentran pendientes de aceptar y una botonera para realizar acciones con las mismas (“Reenviar”, “Aceptar”, “Aceptar y añadir”). Por defecto, estos botones se muestran deshabilitados, ya que es necesario marcar una o varias entradas para realizar estas acciones:
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Se pueden realizar acciones masivas con las entradas seleccionando varias manualmente omarcando el check-box de “Seleccionar todo”:
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Por último, pulsando el enlace “Ver bandeja de entrada”, se accede a la pantalla Bandejas:
Expedientes
Acciones que se pueden realizar con expedientes
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A continuación, se describen las acciones citadas anteriormente:
Crear expediente
La creación de un expediente conlleva la definición de los metadatos que permitan identificarlo correctamente.
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En el proceso de creación de un expediente el documento se añade sin carpeta. En caso de querer incluirlo dentro de una carpeta, esto deberá hacerse en un paso posterior, desde el detalle del expediente, según se explicará más adelante. |
Buscar expedientes
La búsqueda de uno o varios expedientes se puede realizar de las siguientes formas:
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| Note |
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Actualmente, la conjunción de los filtros horizontales y el paginador no está operativa, por lo que la acción de filtrado se hace en la página, por lo que si la búsqueda se realiza en la página 1, los resultados listados serán los de la página 1: |
Gestionar expedientes
Acciones desde el listado
Se pueden realizar acciones sobre uno o más expedientes desde el listado haciendo uso de la botonera que se muestra a continuación. Por defecto, si no hay ningún expediente marcado, la botonera estará deshabilitada:
Descargar
El sistema permite descargar los documentos del expediente con toda su estructura de carpetas, documentos y último índice, así como también se puede descargar la información de los expedientes en listados.
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Realizada la acción de descarga de listado, se abre una ventana en el navegador que muestra el fichero en el formato elegido:
Cambiar estado
Los expedientes pueden tener los siguientes estados:
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Si se intenta modificar el estado de un expediente al estado actual (p.e., de Abierto a Abierto), el sistema lo advertirá mostrando una notificación de error:
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Editar metadatos
Desde el listado, sólo podrán editarse los metadatos “Procedimiento” y “Visibilidad” de los expedientes.
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El cambio del metadato realizado se puede verificar en la columna “Procedimiento”:
Enviar a bandejas
El sistema permite enviar expedientes del listado a bandejas de otros usuarios. Para ello, se debe seleccionar uno o más registros del listado y elegir como destinatarios:
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La acción de envío de expedientes se detallará más adelante en el presente documento cuando se aborden las acciones que se pueden realizar desde el detalle del expediente.
Consulta este apartado del Manual para conocer en detalle cómo es el proceso de envío de expedientes.
Añadir documento
El sistema permite añadir un documento a múltiples expedientes seleccionando uno o más registros del listado y pulsando el botón “Añadir documento” (próximamente se van a poder añadir varios documentos en este proceso):
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Si se quisiera asignar una fase distinta al documento en cada expediente, se deberá desmarcar el check-box y realizar la selección de la fase utilizando los diferentes desplegables:
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Acciones desde el detalle
En el detalle de un expediente encontramos distintas pestañas para realizar acciones en el mismo:
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Se pueden realizar distintas acciones desde el detalle de un expediente en función del estado en el que se encuentre, según se indica a continuación:
Expedientes en estado “En preparación”
Se pueden realizar las siguientes acciones desde el detalle de un expediente en estado “En preparación”:
Añadir documento
Para añadir un documento, hay que acceder al detalle del expediente y pulsar el botón “Acciones con documentos”, y luego “Añadir documento”:
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Finalizado el proceso correctamente, se visualiza una notificación de éxito y el documento se muestra añadido en la pestaña “Vista general”:
Editar metadatos
Los metadatos de un expediente pueden editarse tanto desde el listado tanto desde el listado (en el caso del procedimiento y la visibilidad), como desde su detalle.
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Finalizado el proceso correctamente, se visualiza una notificación y la modificación del metadato reflejada en el correspondiente campo:
Gestionar interesados y representantes
En el proceso de creación de un expediente es importante identificar a las personas interesadas y sus representantes en el mismo. Esto va a facilitar el posterior acceso de estas personas al expediente así como las acciones que se hagan sobre él y que se implementarán en ulteriores versiones de la herramienta.
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Si se quiere que esa información personalizada se traslade a la base de datos centralizada para recuperarla actualizada en un futuro (en cualquier procedimiento), hay que marcar el check-box “Guardar cambios para futuros expedientes”. Esto en ningún caso supondrá la modificación de ese interesado en el resto de expedientes existentes. Esto se explicará más detalladamente un poco más adelante en el Manual.
Si no hay resultados para la búsqueda que se ha hecho, se podrá añadir manualmente la información correspondiente al interesado. Ésta se almacenará también en la base de datos centralizada.
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Para eliminar la representación, hay que acceder al detalle del representante, seleccionar el/los interesado/s cuya relación de representación se quiere eliminar y, finalmente, pulsar el botón “Eliminar representación”:
Eliminar expediente
Puede eliminarse un expediente en estado “En preparación” accediendo a su detalle y pulsando el botón eliminar:
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| Note |
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La acción de eliminar expediente significa su borrado físico de la Base de Datos del Gestor de expedientes. Esta acción no se puede deshacer. |
Expedientes en estado “Abierto”
Pestaña Vista general
En la pestaña Vista General hay dos secciones de pantalla: Documentos / Expedientes relacionados.
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La sección de pantalla “Expedientes relacionados”, replegada por defecto, muestra los expedientes que han sido añadidos al expediente en consulta. Las funcionalidades de la sección “Expedientes relacionados” se explican en otro capítulo del presente documento.
Acciones con documentos:
Añadir documento
Anteriormente se ha explicado cómo añadir un documento desde el listado de Expedientes. Para añadir un documento desde el detalle del expediente, se debe acceder al apartado Expedientes y pulsar sobre el enlace del expediente con el que se quiere trabajar. Dentro del detalle, se pulsa el botón “Acciones documentos” y se selecciona la opción “Añadir documento”:
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En caso que se intente subir ficheros no incluidos en el listado anterior, la aplicación lo impedirá mostrando una notificación de error:
Cambiar fase a un documento
La fase de un documento añadido a un expediente puede cambiarse accediendo al detalle del mismo, posicionándose en la pestaña “Vista general”, seleccionándose el documento cuya fase desea cambiar y, finalmente, pulsándose el botón “Acciones documentos”. Al pulsarse este botón, se despliegan opciones, entre las cuales está la de “Cambiar fase”:
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Una vez completado con éxito el cambio de fase en múltiples documentos, la nueva fase muestra la nueva fase de dichos documentos en el apartado Documentos de la pestaña Vista general:
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Quitar documento
La aplicación permite desvincular documentos de un expediente. Para quitar un documento de un expediente se debe acceder al detalle de expediente y en “Vista general”, seleccionar en el apartado “Documentos” aquél/aquellos que se quiera/n eliminar:
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Si el sistema ha desvinculado el documento correctamente del expediente, muestra una notificación informándolo y lo elimina del listado de documentos:
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Acciones con carpetas:
Añadir carpeta
El sistema permite añadir una o más carpetas a un expediente, accediendo a su detalle y pulsando el botón “Acciones documentos” > “Añadir Carpeta”:
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O bien se puede añadir un documento a una carpeta mediante la acción de Organizar, según se explicará más adelante.
Eliminar carpeta
Para eliminar una carpeta de un expediente, hay que seleccionar el check-box correspondiente a la carpeta, luego pulsar “Acciones carpetas” y elegir la opción “Eliminar carpeta”:
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Si se confirma la acción y el proceso es correcto, el sistema lo informa con una notificación, elimina la carpeta del expediente y sus documentos pasan a su raíz:
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Descargar documentos/carpetas
La aplicación permite descargar uno o más documento/s contenidos dentro de un expediente, estén o no contenidos en carpetas.
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Realizada correctamente la descarga, la aplicación muestra una notificación de éxito y se abre una ventana de descarga del navegador con los ficheros descargados en formato .zip:
Organizar
La aplicación permite organizar documentos dentro de expedientes, así como también introducirlos y extraerlos de carpetas. Para ello, se debe acceder al detalle de un expediente y en la pestaña “Vista general” pulsar el botón “Organizar” y se habilita el modo edición:
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| Note |
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En la versión actual del Gestor de expedientes no es posible organizar documentos dentro de una carpeta ni crear subcarpetas. La funcionalidad será incorporada al sistema próximamente. |
Añadir expedientes relacionados
Se pueden añadir expedientes relacionados al expediente en consulta pulsando el botón “Añadir expediente”, ubicado en la sección de pantalla “Expedientes relacionados” de la pestaña “Vista general”.
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La relación entre expedientes relacionados es jerárquica, siendo el expediente al que se le añade un expediente el padre y el añadido, el hijo.
Quitar expediente
Si se quiere quitar un expediente relacionado, hay que elegir el o los expedientes que se quieren desvincular y pulsar el botón “Quitar expediente”:
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A continuación, se abre una ventana en la que la aplicación pregunta si se quiere desasociar el expediente. En caso afirmativo, debe pulsar “Desasociar” y en caso de declinar la acción, “Cancelar”:
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Finalizado el proceso, la aplicación muestra una notificación y ya no se visualiza el expediente en la sección “Expedientes relacionados”:
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Editar metadatos
Los metadatos de un expediente pueden editarse tanto desde el listado como desde su detalle. Para editar los metadatos desde el detalle de un expediente, hay que acceder a él, posicionarse en la pestaña “Metadatos” y pulsar el botón “Editar” del dato que se quiera editar:
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Finalizada la edición de la visibilidad, se muestra una notificación que informa que la misma ha sido modificada con éxito:
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Gestionar interesados y representantes
En el proceso de creación de un expediente es importante identificar a las personas interesadas en el mismo. Esto va a facilitar el posterior acceso de estas personas al expediente así como las acciones que se hagan sobre el él y que se implementarán en ulteriores versiones de la herramienta.
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Para eliminar una representación, hay que acceder al detalle del representante y pulsar el botón “Eliminar representación”:
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Ver Traza
Para visualizar los movimientos y acciones realizados en un expediente hay que acceder a su detalle y posicionarse en la pestaña “Traza”:
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El orden de la traza por defecto es de más a menos reciente, aunque el orden de los registros puede cambiarse pulsando la flecha ubicada en la cabecera de cada columna.
Generar Índice
El Índice es el foliado electrónico del expediente y garantiza su integridad. Recoge el conjunto de documentos electrónicos asociados al expediente en un momento dado y, si es el caso, su disposición en carpetas o expedientes.
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En el detalle del Índice se puede consultar sus metadatos, verificar su firma y ver su traza:
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Cambiar estado
Así como puede cambiarse el estado de un expediente desde el listado, también puede hacerse desde su detalle.
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Realizado correctamente el cambio de estado, se visualiza una notificación de éxito y el nuevo estado debajo del número de expediente:
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Enviar a una bandeja personal o a un organismo
Un expediente en estado “Abierto” puede enviarse a una bandeja personal o a un organismo. Para ello, hay que acceder al detalle del expediente, pulsar el botón “Enviar” y seleccionar la opción deseada:
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Y a continuación, seguir los pasos que se realizan cuando se envían expedientes desde el listado.
Expedientes en estado “Anulado”
Enviar a una bandeja personal o a un organismo
Un expediente en estado “Anulado” solo puede enviarse a una bandeja personal o a un organismo, pero no puede realizarse ninguna otra acción con él ni sobre su información.
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Y seguir los pasos que se realizan cuando se envían expedientes desde el listado.
Expedientes en estado “Cerrado”
Las acciones que pueden realizarse en un expediente cerrado desde su detalle son las siguientes:
Gestionar interesados y representantes
Desde el detalle de un expediente en estado “Cerrado” puede realizarse la gestión de interesados y representantes, siguiendo los pasos indicados para ello.
Ver Traza
En un expediente en estado cerrado puede verse la traza de las acciones realizadas accediendo a su detalle, siguiendo los pasos indicados para ello.
Ver Índice
Ver índices anteriores y actualizarlo, así como descargarlos y ver detalles, siguiendo los pasos indicados para ello.
Cambiar estado
Puede cambiarse el estado de un expediente “Cerrado” accediendo al detalle y pulsando el botón “Cambiar estado”, y seleccionar el estado deseado:
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Enviar a una bandeja personal o a un organismo
Un expediente en estado “Cerrado” puede enviarse a una bandeja personal o a un organismo. Para ello, hay que acceder al detalle del expediente, pulsar el botón “Enviar” y seleccionar la opción deseada:
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Y a continuación, seguir los pasos indicados para ello.
Gestiones con documentos
La aplicación permite realizar acciones desde el detalle de un documento:
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Por último, en la pestaña “Traza” se visualizan los movimientos de un documento, ordenados por fecha, de más a menos reciente, indicando su acción y el detalle de la acción, y los cambios que se han producido en cada uno de los movimientos:
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Bandejas
Nuevo envío
Se puede preparar un nuevo envío pulsando el botón “Nuevo envío” desde la pantalla Inicio o desde el apartado de “Bandejas” del Menú:
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Si se pulsa “Nuevo envío” y se selecciona la opción “A una bandeja personal”, se abre una pantalla para completar los datos del envío:
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Asunto: es el campo que nos va a permitir identificar un envío en el listado de Entradas o Salidas. A la hora de rellenarlo, utilizaremos, en primer lugar, alrededor de cinco palabras representativas que faciliten su reconocimienti y después, continuaremos con el resto del contenido. Por ejemplo: “Petición de informe. Buenos días. Os remitimos la petición de informe…”.
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El envío realizado se puede ver en la Bandeja de Salidas desde la que se ha hecho el mismo, y su estado es “Pendiente de aceptar” hasta que el destinatario lo acepte: (* Durante los primeros segundos, antes de pasar a “Pendiente de aceptar” el estado del envío es “Procesando”).
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Entradas
Los movimientos de los envíos se reflejan en las bandejas de Entradas y Salidas.
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Bandejas > Entradas  | Inicio > Últimas entradas pendientes  |
Búsqueda
Una de las funcionalidades del Gestor de expedientes es posibilitar el envío y recepción interna de documentos y expedientes. Para consultar el estado de nuestras bandejas y hacer acciones sobre ellas, accederemos a a la opción “Bandejas” del Menú.
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| Note |
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Actualmente, la conjunción de los filtros horizontales y el paginador no está operativa, por lo que la acción de filtrado se hace en la página, por lo que si la búsqueda se realiza en la página 1, los resultados listados serán los de la página 1. |
Reenviar
Una entrada puede reenviarse tanto si está en estado “Aceptado” como en “Pendiente de aceptar”. La acción de reenvío puede hacerse desde el Inicio, desde Bandejas y desde el detalle de la entrada:
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Para reenviar una entrada desde el detalle se debe acceder a ella, pulsar el botón “Reenviar” y seguir los pasos indicados anteriormente, en función de si se quiere hacer el reenvío desde una Bandeja Personal o desde una Bandeja Organismo a una Bandeja Personal o a una bandeja de un Organismo:
Añadir
Una entrada puede añadirse a un expediente tanto si está en estado “Aceptado” como si está en estado “Pendiente de aceptar”. Esta acción puede hacerse desde el apartado “Bandejas” así como también desde el detalle de la entrada:
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Para añadir una entrada desde el detalle se debe acceder a ella, pulsar el botón “Añadir” y seguir los pasos indicados anteriormente, en función de si se quieren añadir entradas de una Bandeja Personal o de una Bandeja Organismo, y si se añadirán a un expediente nuevo o a un expediente existente:
Aceptar
Una entrada puede aceptarse en tanto su estado sea “Pendiente de aceptar”. Esta acción puede hacerse tanto desde el apartado “Inicio”, como desde “Bandejas” y desde el detalle de la entrada:
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| Info |
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Entradas con documentos que requieren de edición previa: Para aceptar una entrada que tiene uno o más documentos con procedimientos que requieren de ser editados previamente a su aceptación, se deberá acceder a la misma y editar su procedimiento para luego poder aceptarse. |
Aceptar y añadir
Una entrada puede aceptarse y añadirse tanto desde el apartado “Inicio”, como desde “Bandejas” y desde el detalle de la entrada en estado “Pendiente de aceptar”:
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Una vez aceptada y añadida la entrada, su estado pasará a “Aceptado” y sus documentos se añadirán al expediente elegido.
Importar asientos de REGFIA
La funcionalidad de importar asientos de REGFIA permite incorporar al Gestor de expedientes aquellas entradas que se hayan producido en REGFIA y que quieran reenviarse a través del Gestor de expedientes o asociarse a un expediente.
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A partir de su importación, estas entradas se comportarán como el resto y podrán reenviarse o añadirse a un expediente, así como realizar con ellas el resto de acciones que se vayan incorporando al Gestor de expedientes.
Documentos relacionados de una entrada
Pueden realizarse varias gestiones con los documentos relacionados a una entrada:
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Detalle del expediente  | Detalle del documento  |
Al pulsar el enlace, se accede al detalle del Expediente:  | Al pulsar el enlace, se accede al detalle del Documento:  |
Salidas
Los nuevos envíos, envíos y reenvíos de las entradas pueden consultarse en la pestaña “Salidas” del apartado “Bandejas”:
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Búsqueda
Las salidas pueden consultarse:
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| Note |
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Actualmente, la conjunción de los filtros horizontales y el paginador no está operativa, por lo que la acción de filtrado se hace en la página, por lo que si la búsqueda se realiza en la página 1, los resultados listados serán los de la página 1. |
Detalle de salida
Para acceder al detalle de una salida hay que pulsar sobre el “Asunto” de una salida del listado:
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Identificador
Remitente
Nº de registro
Fecha de envío
Destinatario
Nº de registro de salida
Aportador
Documentos relacionados de una salida
Pueden realizarse las siguientes gestiones con los documentos relacionados de una salida:
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En la que se puede ver la traza del documento:
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Traza de una salida
Para ver la traza de una salida, hay que acceder a su detalle y seleccionar la pestaña “Traza”:
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