En este apartado le mostraremos las dudas más frecuentes ("FAQ'S") que pueden tener los usuarios de Portafirmas Electrónico y cómo resolverlas
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FAQ_
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FPU_000: no puedo entrar en la aplicación.
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Durante el inicio de sesión debe seleccionarse el organismo en el que tiene asociado su puesto rpt. Si tras asegurarse de que se ha entrado con el organismo correcto persiste el problema, puede contactar con soportesae@aragon.es o con la unidad de apoyo de su departamento.
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FPU_001: en el listado de puestos no se muestra algún puesto rpt que debería estar asociado a mi organismo.
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Esto puede deberse principalmente a cuatro motivos:
- Todavía no se han actualizado los datos del puesto proveniente de SIRHGA. Los datos de puestos (altas y bajas) se sincronizan con los datos de puestos de SIRHGA tres días a la semana: los lunes, miércoles y viernes a las 7 de la mañana. Si no se ve algún puesto puede deberse a que se esta pendiente de la sincronización de los datos entre los dos sistemas.
- En la sincronización de datos con SIRHGA se ha producido alguna incidencia y no se han importado correctamente el puesto: si tras esperar a la sincronización no se muestran los datos, contacte con soportesae@aragon.es o con la unidad de apoyo de su departamento.
- El puesto se encuentra asociado a un organismo por encima y debería estar asociado a mi organismo. En este caso se puede solicitar a la Unidades de personal de las SGT o equivalentes que muevan el puesto al organismo que corresponda, a través del módulo de SIRHGA, Mantenimiento de la estructura organizativa de gestión.
- El puesto está vacante en SIRHGA. Cuando esté ocupado se mostrará, tras la sincronización, en el listado de puestos rpt.
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FPU_002: ¿puedo dar permisos a revisores y revisados?
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Para otorgar estos permisos es necesario que tanto el revisor como el revisado sean conscientes de esta vinculación y estén informados y den su consentimiento. Esas acciones se realizan desde SDA, por lo que es necesario solicitarlo a soportesae@aragon.es
FAQ_FPU_003: ¿La información que está cargada en la aplicación FPU se hace por defecto, o es necesario cargar nuestros datos?
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Todos los datos de los puestos que se muestran en la aplicación están precargados y se toman del Sistema de Identificación de Usuarios (SIU) que a su vez toma de SIRHGA los datos de los puestos de las RPT. Estos datos no pueden modificarse desde FPU.
Los permisos asociados a estos puestos también se precargan, tomándolos de la aplicación Plataforma de Autorización a Usuarios (PAU) y pueden modificarse desde FPU, añadiendo o eliminando permisos a aplicaciones o sobre servicios/procedimientos, que se reescriben en PAU cuando se guarda.
Los datos asociados a las personas, se precargan y se toman igualmente de SIU/PAU (datos de identidad, puestos y permisos asociados) y no pueden modificarse desde FPU.
Los permisos sobre bandejas de unidad asociadas a una determinada persona se precargan tomando la información de Bandeja de Entrada (BENT) y pueden modificarse desde FPU, añadiendo o eliminando permisos a bandejas de unidad, que se reescriben en BENT cuando se guarda. Si observan errores u omisiones en estos datos precargados, por favor, informen a través de soportesae@aragon.es
FAQ_FPU_004: En el lugar en el que trabajo, compartimos permisos para los mismos procedimientos personas de distintos Servicios e incluso de distintos órganos. ¿Es posible saber quién está dado de alta en un procedimiento, por ejemplo, más allá de las personas de tu Servicio? Se han dado de alta en procedimientos a personas que ya no están, pero las que han venido a sustituirles ya no es necesario que tengan esos permisos. ¿Cómo gestionamos las bajas si no pertenecen a nuestro Servicio?
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Los gestores de usuarios, en el caso de un servicio los jefes/as de servicio, son las personas responsables de determinar los permisos de los usuarios a su cargo, tanto de las altas como de las bajas en caso de no ser necesarios.
FPU no permite gestionar permisos de puestos o de bandejas de unidad diferentes a las del organismo del gestor de usuarios y de sus jerárquicamente dependientes.
Una vez configurados los permisos asociados a los puestos se mantienen mientras no se modifiquen. Se entiende que son los necesarios para las funciones que se desarrollan en ese puesto y que son independientes de la persona que lo ocupa.
En aquellos casos en los que se realizan temporalmente funciones que no corresponden al puesto o que se realizan en otro organismo, se recomienda solicitar un puesto no RPT y solicitar la baja cuando no se necesite. De esta manera los puestos correspondientes a las RPT quedarían con los permisos necesarios para realizar sus funciones.
Para aquellos procedimientos cuyo responsable sea una Dirección General o equivalente y que son gestionados por un servicio o equivalente que dependa jerárquicamente de ella, puede solicitar el listado de puestos que tengan permisos sobre un procedimiento concreto a través de soportesae@aragon.es.
Si de la información de este listado se entiende que es necesario eliminar algún permiso a algún puesto o dar de baja algún puesto (por ejemplo en el caso de que se haya creado un puesto no RPT y no se hubiera dado de baja) pueden solicitarlo al gestor de usuarios del órgano superior jerárquico en caso de que los órganos compartan superior, o directamente a soportesae@aragon.es.
La misma forma de actuar se puede aplicar a los permisos a bandejas de unidad.
FAQ_FPU_005: ¿Por qué se utiliza el concepto "descendientes"?
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En términos informáticos es habitual, cuando se tratan datos de naturaleza jerárquica, o con estructura tipo árbol, como la estructura organizativa de la Administración de la Comunidad Autónoma de Aragón , hablar de padres e hijos y usar el término descendiente para los hijos, los hijos de los hijos... En todo caso debe entenderse por descendientes de un organismo a todos los organismos jerárquicamente dependientes del organismo de referencia.
FAQ_FPU_006: ¿Qué pasa con las personas que no se encuentran dentro del sistema SIRHGA, como, por ejemplo, el personal del Banco de Sangre?
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Para estos casos especiales se debe solicitar, si no existiesen, la creación de puestos no RPT y la asignación a los usuarios que corresponda. La creación y configuración de estos puestos es manual y debe hacerse por soporte, por lo que tendrán que dirigir su petición a través de soportesae@aragon.es.
Estos puestos no se actualizan con los datos de sus ocupantes como ocurre con aquellos puesto que se toman de SIRHGA, por lo que cualquier cambio de ocupante en estos puesto deberá igualmente solicitarse a través de soportesae@aragon.es.
FAQ_FPU_007: Me gustaría preguntar si es posible que, además del jefe de servicio correspondiente, se puede designar a alguien del servicio para que pueda actuar en la aplicación.
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Cuando se otorgan permisos a usuarios se está determinando a qué documentos y a qué tienen acceso y a qué aplicaciones y con qué roles se puede acceder. Entendemos que esta responsabilidad es propia de los jefes de servicio y/o equivalentes y no se plantea dar permisos a más personas dentro de un Servicio. No obstante, en aquellos casos, como los servicios provinciales o aquellos organismos públicos que tienen una estructura organizativa diferente a la de los “Servicios Centrales”, y que por este motivo un gestor de usuarios tenga un número elevado de usuarios para gestionar, se podrá solicitar, a través de la Unidad de Apoyo de Administración Electrónica y Gobernanza de Datos que corresponda, la designación de nuevos gestores de usuarios para facilitar la gestión.
FAQ_FPU_008: El organismo asociado en SIRHGA de muchos usuarios no es correcto, ¿podéis decirme a que campo de SIRHGA conecta la aplicación? ¿Podéis facilitarme un pantallazo de SIRHGA indicándolo?
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El organismo asociado a los puestos se toma de la estructura organizativa de gestión de SIRHGA. Esta estructura se revisó por los responsables de personal de las Secretarias Generales Técnicas de los Departamentos y la SG de los OOPP, con la asistencia de las Unidades de Apoyo de Administración Electrónica y Gobernanza de Datos con la premisa de que cada puesto RPT se asociase al organismo donde realmente la persona que ocupa ese puesto realiza sus funciones. Los datos de esta revisión se cargaron en SIRHGA, ya que era un requisito para poder compartir datos entre SIRHGA y SIU. Esta estructura es independiente de la estructura orgánica que también se lleva desde SIRHGA.
Si se observa que algún puesto no está ubicado correctamente en el organismo donde realmente está realizando sus funciones, pueden dirigirse a los servicios de personal de las Secretarias Generales Técnicas de los Departamentos y la SG de los OOPP para que hagan la modificación correspondiente. Adjuntamos el manual elaborado por la Dirección General de Función Pública que se envió en su día a estos servicios de personal donde se pueden ver pantallazos e instrucciones para configurar la estructura organizativa de gestión.