Introducción
En el Gestor de expedientes podemos preparar, revisar y firmar documentos accediendo al apartado “Documentos” desde el Menú
Si tenemos asignado el rol de “Revisor” de uno o varios firmantes, podremos revisar documentos que se hayan preparado y puesto a la firma de estas personas firmantes.
| Info |
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El firmante podrá firmar un documento aunque no esté revisado. |
Acceso a documentos pendientes de revisión
Podemos ver los documentos que están pendientes de revisión en “Accesos rápidos por rol y tarea” y “Accesos rápidos por estado del documento” del apartado “Documentos”.
Accesos rápidos por rol y tarea
Reviso documentos
En esta tarjeta encontraremos los enlaces a aquellos documentos en estados “Para revisar” y “Revisado”. Los documentos que encontraremos en este listado son aquellos que están revisados o pendientes de revisar y podremos filtrar en función del estado en el que se encuentren los documentos en función de lo que necesitemos consultar.
Accesos rápidos por estado del documento
Documentos pendientes de revisar
En esta tarjeta encontraremos el enlace que nos lleva a los “Documentos pendientes de revisar y revisados”:
Búsqueda de documentos pendientes de revisión
Si somos revisores podemos acceder a los documentos pendientes de revisar y revisados, pulsando en el siguiente acceso rápido por estado del documento:
En esta pantalla podremos, a su vez, seleccionar con el desplegable si queremos filtrar por documentos pendientes de revisar o revisados (“Revisado: Sí / No”):
Otra forma de filtrar los documentos que tenemos pendientes de revisión es pulsando “Para revisar” de los “Accesos rápidos por rol y tarea” en la pantalla principal de “Documentos”:
Podremos realizar búsquedas de documentos pendientes de revisar y revisaos mediante los buscadores por CSV y avanzado:
Búsqueda por CSV
Pulsando el botón “Mostrar” se despliega el campo que nos permitirá buscar uno o más documentos por CSV. Podremos buscar más de un documento separando sus CSV por punto y coma:
Una vez introducido el CSV del documento en el campo correspondiente, pulsaremos la lupa y, en caso de existir coincidencias, visualizaremos la pill con el CSV introducido y la tabla con el resultado a continuación:
Para acceder al detalle del documento pendiente de revisión, pulsaremos su descripción:
Para limpiar la búsqueda, pulsaremos el aspa de la pill y se mostrarán nuevamente todos los documentos pendientes de revisar y revisados:
Búsqueda avanzada
SI no conocemos el CSV del documento pendiente de revisión, podremos realizar una búsqueda avanzada. Para ello, pulsamos el botón “Mostrar” y se desplegará el buscador avanzado con los siguientes criterios de búsqueda, que podemos utilizar de forma individual o combinada:
Procedimiento
Descripción
Firmante
Revisado (Sí / No)
Fecha fin de preparación: desde
Fecha fin de preparación: hasta
Una vez introducidos los criterios de búsqueda, pulsaremos el botón “Buscar”:
En caso de existir coincidencias, se listarán los resultados en la tabla, precedidos de las pills correspondientes, paginados:
Para limpiar los resultados de las búsquedas por CSV y avanzada, pulsaremos el aspa contenida en la pill:
Si no hay coincidencias para la búsqueda realizada, visualizaremos el siguiente mensaje "No se han encontrado elementos":
Acciones sobre documentos pendientes de revisión desde el listado
De forma masiva o en lote, los documentos en estado “En revisión” se pueden:
Descargar
Rechazar
Marcar como revisado
Descargar
Para descargar uno o más de un documento, seleccionaremos los check-boxes de los documentos y pulsaremos el botón “Descargar”:
Una vez realizada la descarga, se visualizará un mensaje de éxito y los documentos se descargarán en nuestro equipo, pudiendo acceder a ellos desde las descargas recientes del navegador:
Rechazar
En caso que advirtiésemos que el documento que estamos revisando tuviere errores o se hubiere enviado por error a la firma de la persona firmante o hubiese algún motivo por el cual no corresponde firmarlo, podremos rechazarlo. Para ello, seleccionaremos los documentos del listado que queremos rechazar y pulsaremos el botón “Rechazar”:
Al pulsar el botón “Rechazar” veremos una ventana modal que nos consultará si deseamos confirmar o cancelar la acción. En caso de confirmarla, opcionalmente, podremos introducir el motivo del rechazo en el campo correspondiente y pulsar “Rechazar”:
Rechazado el documento, visualizaremos una notificación que nos lo informa y el documento vuelve como borrador a su preparador:
También podremos rechazar documentos pendientes de revisar masivamente, seleccionándolos desde el listado y pulsando el botón “Rechazar”:
En la siguiente pantalla indicaremos el motivo del rechazo y pulsaremos “Rechazar”:
Acciones sobre documentos en revisión desde el detalle
Si tenemos rol de Revisor y accedemos al detalle de un documento pendiente de revisión, podremos:
Descargarlo
Marcarlo como revisado
Rechazarlo
Marcarlo como revisado
Una vez realizada la revisión del documento, de no encontrar motivos para su rechazo, pulsaremos el botón “Marcarlo como revisado”:
En la siguiente pantalla visualizaremos el documento en revisión y un botón “Seleccionar más documentos” por si fuera necesario añadir otro/s documento/s a marcar como revisado/s:
Opcionalmente, podremos introducir notas dirigidas a las personas firmantes del documento:
Por último, pulsaremos el botón “Marcar como revisado”:
Finalizado con éxito el proceso de revisión, la aplicación nos devolverá al listado de los documentos pendientes de revisión. El documento marcado como revisado dejará de mostrarse en dicho listado y visualizaremos una notificación informando que el documento se ha marcado como revisado:
El firmante podrá ver el documento entre sus pendientes de firma, con la columna “Revisado”: “Sí” y visualizará la nota que le ha indicado su revisor en la pestaña “Notas”.
| Info |
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Si un firmante tiene más de un revisor, solo uno de ellos podrá marcarlo como revisado. |
Rechazarlo
Es posible que haciendo la revisión del documento, debamos rechazarlo, para lo cual pulsaremos el botón “Rechazar”:
A continuación, visualizaremos una ventana modal que nos consulta si rechazaremos o no el documento, pudiendo introducir, opcionalmente, el motivo del rechazo:
Una vez que hemos pulsado el botón “Rechazar”, la aplicación nos devolverá al listado de documentos pendientes de revisión y nos muestra un mensaje de éxito:
Descargarlo
Podremos descargar a nuestro equipo el documento pendiente de revisión pulsando el botón “Descargar”:
Avisos en el proceso de revisión de documentos
Cuando somos revisores y recibimos un documento para la revisión, recibiremos un correo electrónico de aviso:
Así mismo, tanto al marcar como revisado un documento como cuando lo rechazamos, recibirán un correo informativo su preparador, los otros revisores y los firmantes:
