Introducción
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A continuación, seleccionaremos desde el equipo el documento que queremos preparar como documento administrativo electrónico pulsando el botón “Subir archivo” o bien arrastrándolo y soltándolo en el área indicada.
Hay dos tres cuestiones a tener en cuenta:
Si el documento que estamos preparando es un original o una copia electrónica auténtica, el documento que seleccionemos deberá ser formato PDF, mientras que si estamos preparando una copia simple, podremos subir archivos en todos los formatos admitidos por el Gestor de expedientes.
En el caso de intentar añadir un documento PDF protegido por contraseña, visualizaremos el siguiente mensaje:
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Como importante novedad respecto al Portafirmas corporativo, podemos seleccionar más de un documento o bien añadiendo uno a uno o bien seleccionando todos en la ventana emergente y arrastrándolos:
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Procedimiento. El Gestor nos sugiere el procedimiento del expediente (ver más en recomendaciones) y podremos confirmarlo. Si queremos seleccionar otro procedimiento, miraremos en el desplegable. Es necesario tener en cuenta que: sólo voy a poder seleccionar aquellos procedimientos sobre los que tengo permiso en el Sistema de Identificación de Usuarios (SIU). También es necesario tener en cuenta que se va a mostrar la información a nivel de variante de acuerdo con la estructura de servicios que existe en el Catálogo de servicios.
Visibilidad interna, pudiendo ser limitada (al aportador) o compartida. El Gestor nos selecciona por defecto la misma sugerirá una recomendación para la visibilidad interna del expediente. Si queremos cambiarla en el documento, podremos editarla teniendo en cuenta:
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Acceso a la consulta y verificación del expediente desde la sede y MiA: el Gestor nos selecciona por defecto las condiciones de acceso del expediente seleccionará realizando una recomendación, la visibilidad externa así como las personas interesadas o sus representantes. Si queremos modificarla podremos seleccionar otro valor de entre los siguientes:
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Descripción de los documentos (si estamos preparando más de un documento, el nombre que les asignemos se mostrará concatenado con el nombre del fichero, para una mejor identificación en los listados). Es importante rellenar este campo con precisión y claridad ya que es el que verá la persona firmante y, en su caso, la que revise el documento, y que les da información de su contenido sin necesidad de acceder al detalle.
Tipo documental. En caso de haber indicado que añadiremos el documento que estamos preparando a un expediente, al momento de desplegar el selector de 'Tipo documental' el Gestor de expedientes nos mostrará hasta 5 posibles recomendaciones en función de la información registrada por los documentos del expediente al que estamos añadiendo el documento en preparación en función de los datos del expediente y los documentos asociados al mismo.
Seleccionaremos el tipo documental que más se ajuste al documento que estamos preparando de entre el listado que nos ofrece la herramienta abriendo el desplegable.
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Firmantes sugeridos
Firmantes internos
Firmantes externos
Firmantes sugeridos | Firmantes internos | Firmantes externos |
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Podemos seleccionar uno o más firmantes del listado. | En este caso, utilizaremos los campos del buscador, pudiendo realizar la búsqueda por:
Y podemos seleccionar uno o más firmantes del listado.
| Podemos añadir uno o más firmantes externos, nuevos o existentes. Realizaremos la búsqueda de firmante introduciendo un DNI en el campo correspondiente y pulsando el botón “Buscar”:
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Las tablas de resultados presentan los siguientes encabezados:
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 | La tabla de resultados presenta los siguientes encabezados:
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Una vez seleccionadas las personas firmantes del documento que estamos preparando, pulsaremos el botón “Añadir seleccionados”:
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El siguiente paso es elegir el expediente al que vamos añadir el documento o, en función del tipo de documento que estemos preparando, no seleccionar expediente:
Preparamos original o copia electrónica auténtica | Preparamos copia simple |
|---|---|
Si estamos preparando un original o una copia electrónica auténtica, podremos añadir los documentos a: |
| Si estamos preparando una copia simple, podremos añadir los documentos a: |
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Y tendremos la posibilidad de elegir la opción “No quiero seleccionar ningún expediente por ahora”. | La selección de un expediente será obligatoria |
| Info |
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La elección de expediente no es obligatoria para los documentos original y copia electrónica auténtica, pero sí para la copia simple. |
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Finalmente, podremos crear un nuevo expediente al cual añadir los documentos en preparación, metadatándolo a través del siguiente formulario que se despliega al seleccionar la opción:
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A A continuación, asignaremos la fase del expediente. El Gestor modificará el selector de fase, agregando tres recomendaciones de fase. El usuario podrá elegir qué fase se ajusta más al estado actual del expediente:
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| Info |
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La elección de la fase es importante porque brinda información acerca de la etapa en la que se encuentra un trámite a las personas interesadas y sus representantes, cuando estos realicen una consulta a través de Mi Aragón (MiA). |
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Firmantes sugeridos
Firmantes internos
Firmantes externos
Firmantes sugeridos | Firmantes internos | Firmantes externos |
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Podemos seleccionar uno o más firmantes del listado. | Podemos seleccionar uno o más firmantes del listado. | Podemos añadir uno o más firmantes externos, nuevos o existentes. Realizaremos la búsqueda de firmante introduciendo un DNI en el campo correspondiente y pulsando el botón “Buscar”:
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Las tablas de resultados presentan los siguientes encabezados:
| La tabla de resultados presenta los siguientes encabezados:
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Una vez seleccionadas las personas firmantes del documento que estamos preparando, pulsaremos el botón “Añadir seleccionados”:
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Podremos comenzar con la preparación de un documento y dejarlo “en borrador” para retomar su preparación en un momento posterior a partir del rellenado de “Datos básicos”, pulsando el botón “Guardar y salir”:
Original / Copia electrónica auténtica | Copia simple |
|---|---|
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Al pulsar el botón “Guardar y salir”, se abrirá una ventana modal solicitando que introduzcamos una descripción para, posteriormente, poder identificar los documentos cuando continuemos con su preparación, siempre que no hubiésemos rellenado y guardado previamente el campo “Metadatos” del paso 2. Una vez introducida la que será la descripción del documento pulsaremos el botón “Guardar y salir”:
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Descripción, es la descripción dada al documento
Documentos en preparación, indicando la cantidad de ficheros añadidos
Última modificación, la última vez que el documento ha sido consultado
Procedimiento, que indica el Nº de procedimiento y un tootlip de
. Al posar el ratón sobre él, visualizamos el procedimiento.Original/copia, que identifica el tipo de documento que se está preparando
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Podremos realizar búsquedas en la pantalla a través de los filtros superiores de la tabla.
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