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Introducción
El Gestor de expedientes (GESEXP) es la herramienta digital que va a permitir gestionar el ciclo de vida de los expedientes administrativos electrónicos. En un primer momento de puesta en marcha de la herramienta, se va a permitir crear expedientes, consultarlos, editar sus metadatos así como trabajar con expedientes creados por otras herramientas. Por otra parte, la herramienta posibilita preparar envíos de expedientes y documentos así como trabajar con ellos tanto desde la bandeja personal como desde las de sus organismos asignados.
La herramienta tiene como destinatarios a las empleadas y empleados públicos del Gobierno de Aragón. Todas las empleadas y empleados públicos que tengan permisos en el Sistema de Identificación de Usuarios pueden acceder al Gestor de Expedientes sin necesidad de solicitar el alta específica.
Manual de usuario
El presente Manual tiene por objetivo principal explicar a las personas usuarias del sistema su funcionamiento y mostrarles los escenarios más frecuentes con los que podrá encontrarse. La aplicación irá evolucionando en el tiempo e incorporando nuevas funcionalidades que se irán describiendo en futuras versiones de este documento.
Descripción de funcionalidades
Iniciar sesión
El presente apartado explica cómo iniciar sesión en el Gestor de expedientes.
Se puede acceder al Gestor de expedientes a través del sistema Cl@ve o directamente con su Certificado electrónico, si el sistema Cl@ve no está disponible.
En caso de dudas, puede consultar el Manual de Ayuda en la pantalla de acceso.
La pestaña de entradas nos muestra los documentos y expedientes que hemos recibido y que nos ha enviado otro organismo de la administración autonómica. La pestaña de salidas nos muestra los documentos y expedientes que hemos enviado nosotros, bien desde nuestra bandeja personal o de nuestra bandeja de unidad.
Dentro de cada una de las pestañas entradas y salidas, veremos un filtro para seleccionar si queremos consultar las entradas de la Bandeja personal o la de una Unidad en la que estemos dados de alta.
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Si se selecciona el acceso con Cl@ve, se deberá elegir un método de identificación:
DNIe / Certificado Electrónico
Acceso PIN 24H
Cl@ve permanente
Si se selecciona “DNIe / Certificado electrónico” y luego elige la opción de acceso con “Certificado electrónico”, se abrirá una ventana con los certificados de la persona usuaria para proceder a seleccionar uno y así autenticarse:
Se seleccionará el certificado con el que se accederá al sistema:
Por razones de seguridad, Windows pedirá a la persona usuaria introducir su clave privada. Una vez hecho, deberá pulsar el botón “Permitir”:
A continuación, se seleccionará del desplegable el organismo con el que iniciará sesión y pulsará el botón “Continuar”:
Para acceder con otro usuario, se deberá pulsar el enlace “Acceder con otro usuario”. El sistema lo redirigirá a la pantalla en la que podrá volver a elegir el método de identificación:
Problemas con el acceso al sistema
Si en el proceso de acceso al sistema el navegador mostrase una pantalla vacía, se deberá:
1. Eliminar el historial de su navegador.
2. Quitar las cookies en uso, realizando los siguientes pasos:
Pulsar sobre el icono del candado ubicado al comienzo de la URL:
Luego seleccionar las cookies almacenadas una a una y pulsar el botón “Quitar” para ir eliminándolas, hasta limpiar completamente el listado de cookies. Una vez hecho, pulsar el botón “Listo”:
3. Finalmente, cerrar la ventana del navegador y abrir otra para realizar nuevamente el proceso de acceso al sistema.
Menú principal
Una vez iniciada la sesión, se visualiza la pantalla de Inicio.
En la barra superior se ubica el Menú principal compuesto por el logotipo del Gobierno de Aragón, las diferentes funcionalidades de la herramienta y la información del perfil del usuario, además de un icono de campana que muestra las alertas sobre los eventos del sistema:
Logotipo del Gobierno de Aragón, al pulsarse, dirige al Inicio:
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Ítem “Gestor de expedientes”, que despliega opciones para acceder rápidamente a otras aplicaciones de los Servicios Digitales de Aragón, y cuyos enlaces derivan a las mismas, según el entorno en el que se haya iniciado la sesión:
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Ítem “Inicio”, al pulsarlo dirige a la pantalla “Inicio”.
Ítem “Expedientes”, al pulsarlo dirige a la pantalla “Expedientes”.
Ítem “Bandejas”, al pulsarlo dirige a la pantalla “Bandejas”.
Ítem “Indicadores”, al pulsarlo dirige a la pantalla “Indicadores” (este apartado estará disponible en una próxima versión).
Ítem “Usuario”, muestra el nombre del usuario. Al pulsar sobre la flecha, se despliega el nombre del organismo con el se ha iniciado sesión y el botón para “Cerrar sesión”. En una próxima versión de la aplicación se prevé que se pueda iniciar sesión con otro organismo en el que se esté dado de alta, accediendo a la selección de organismo desde este menú desplegable:
Icono campana, que, si está acompañada de un punto naranja, significa que se tienen avisos pendientes de lectura. Al pulsar la campana, se accede al listado de Avisos:
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Inicio
La pantalla Inicio está organizada en varias secciones:
Avisos
La pantalla Inicio muestra en un primer apartado los eventos importantes que se producen en la aplicación, por ejemplo: el lanzamiento de una nueva versión, la suspensión del servicio por acciones de mantenimiento. Algunos avisos contienen un enlace desde el que podrás consultar más información:
Últimos expedientes consultados
Esta sección muestra los expedientes a los que se ha accedido en los últimos 30 días naturales. Estos expedientes se agrupan por procedimiento. Si se posa el ratón sobre el icono de información (
), se puede ver el nombre del procedimiento que se corresponde con el servicio/proceso del Catálogo de Servicios (el servicio, si no se han definido convocatorias o procesos, o la convocatoria y el proceso específico en el caso de sí se hayan identificado convocatorias o procesos).
Para ir al listado de los expedientes con el procedimiento indicado en la caja, se pulsará el enlace “Ver expedientes”. También se puede acceder al listado completo de expedientes desde el enlace “Ver todos los expedientes”:
Mis acciones
La siguiente sección de pantalla es “Mis acciones”, que muestra 3 acciones directas para poder realizar sin tener que acceder a otras pantallas de la aplicación:
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Nuevo expediente, para crear un expediente.
Buscar expediente, para realizar la búsqueda de un expediente.
Nuevo envío, para hacer un envío a una bandeja personal o a un organismo.
Últimas entradas pendientes
La última sección es la de “Últimas entradas pendientes”, en la que se visualizan las últimas 10 entradas recibidas y que se encuentran pendientes de aceptar y una botonera para realizar acciones con las mismas (“Reenviar”, “Aceptar”, “Aceptar y añadir”). Por defecto, estos botones se muestran deshabilitados, ya que es necesario marcar una o varias entradas para realizar estas acciones:
La bandeja de entrada seleccionada por defecto es la personal. A través del filtro de “bandeja seleccionada” se puede navegar entre la bandeja personal y las de unidades que se tengan dadas de alta. Las bandejas a las que tenemos acceso son independientes del organismo con el que hayamos accedido al Gestor de expedientes. Para pedir el alta o la baja en las bandejas, es necesario ponerse en contacto con el Soporte de Atención a Usuarios a través del responsable de unidad correspondiente.
Se pueden conocer ciertas características sobre el funcionamiento de este apartado desplegando la sección “Acerca de esta tabla”, que es un elemento transversal de la aplicación:
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La botonera se habilita completamente al seleccionar, al menos, un registro del listado y en caso de seleccionar más de un registro el comportamiento será el mismo:
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La citada botonera tiene a su izquierda un botón para “Importar asientos de REGFIA”, funcionalidad que será abordada en un próximo apartado del presente documento.
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Las últimas entradas pendientes se presentan organizadas en una tabla. Cada fila permite visualizar una síntesis de la información de cada registro: Asunto, Procedimiento, Registro, Origen, Remitente. Las cabeceras de las columnas permiten ordenar sus elementos mediante la flecha de doble sentido:
Por defecto, el orden de las entradas es por fecha y hora de registro, pero puede cambiarse haciendo clic en las cabeceras de las tablas.
Toda entrada puede ser aceptada siempre que no contenga, al menos, un documento con procedimiento de necesaria edición en forma previa a su aceptación. En este caso, el sistema informa que la acción no se ha podido realizar individualizando el/los casos/s e indicando que esta/s entrada/s tiene/n documento/s cuyos procedimientos necesita/n ser editado/s antes de aceptarse:
Si las entradas seleccionadas no contienen documentos que necesiten editarse previamente, el proceso de aceptación se completará correctamente, las entradas desaparecerán del listado y el sistema mostrará una notificación de éxito, indicando que se podrán encontrar las entradas en el apartado de “Bandejas”:
Por último, pulsando el enlace “Ver bandeja de entrada”, se accede a la pantalla Bandejas:
Expedientes
Acciones que se pueden realizar con expedientes
La aplicación permite realizar las siguientes acciones vinculadas a Expedientes:
Crear expedientes
en preparación
abiertos
Buscar expedientes
búsqueda por CSV
búsqueda avanzada
búsqueda ampliada
Gestionar expedientes
desde el listado
desde su detalle
A continuación, se describen las acciones citadas anteriormente:
Crear expediente
La creación de un expediente conlleva la definición de los metadatos que permitan identificarlo correctamente.
El proceso de creación de un expediente consta de tres pasos:
El primero es la creación básica o inicial que actualmente puede realizarse sin tener que añadir ningún documento. El expediente se quedará creado con estado “En preparación”, y no podremos enviarlo ni gestionarlo.
El segundo paso es añadir un documento al expediente. Con este paso se procede a la apertura real del expediente en el gestor documental y podremos ya enviarlo y gestionarlo. Podemos hacerlo conjuntamente con el primer paso o dejarlo para más adelante.
Y el tercer paso es completar los metadatos del expediente como la información de los interesados y sus representantes.
Para comenzar con la creación de un expediente, hay que pulsar el botón “Nuevo expediente”:
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Número interno (es el primer campo a rellenar y es el código de referencia de cada órgano o unidad administrativa. El número máximo de caracteres es 20).
Descripción de expediente (es un campo que permite identificar el contenido del expediente cuando se busque o se envíe a otro órgano o unidad administrativa. El número máximo de caracteres es 200).
Procedimiento (dependiendo del procedimiento elegido, habilitará o no, los organismos para compartirles la visibilidad del expediente).
Visibilidad, limitada al aportador ó compartida, en la que podrán acceder al expediente y gestionarlo todas las personas de los órganos que se seleccionen (y los jerárquicamente dependientes) que tengan permisos en el procedimiento del expediente.
Nombre del aportador (campo no editable).
NIF del aportador (campo no editable).
Si se quiere añadir ahora un documento tenemos las siguientes alternativas:
Buscarlo por CSV (en este caso, añadimos un original o una copia auténtica), según se describe a continuación
Añadirlo desde el equipo (en este caso, añadimos una copia simple), según se describe a continuación
También puede dejarse para más tarde, seleccionando la opción “No quiero añadir ningún documento por ahora”.
Búsqueda de documento por CSV
Se introduce el CSV en el campo de búsqueda y se pulsa el icono de la lupa:
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Si el CSV es encontrado en la base de datos del sistema, éste lo muestra de la siguiente forma. Cabe mencionar que en el proceso de creación de expediente, el documento se añade sin carpeta. Se podrá crear una carpeta e incluir el documento dentro de la misma con posterioridad a su creación.
A continuación, se deberá seleccionar una fase del expediente. La vinculación de los documentos a una fase ayudará al sistema a recomendar las acciones que se hacen dentro de cada expediente de cara a posteriores desarrollos de la herramienta, así como a mejorar la información del expediente que se pueda llegar a ofrecer en la Sede electrónica o Carpeta ciudadana.
Para seleccionar una fase se deberá pulsar el desplegable:
Pulsando el icono de información () que está al lado de “¿Qué fase selecciono?” se abre una ventana con el listado de fases que se pueden asignar a un expediente. Esta ventana es meramente informativa. Con la barra de scroll vertical se puede recorrer la totalidad de fases disponibles:
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Seleccionada la fase del documento, se habilita el botón “Crear” que deberá pulsarse para finalizar el proceso de creación de nuevo expediente:
...
Recuerda que para que este botón de muestre habilitado es necesario haber completado toda la información del formulario.
Añadir documento desde el equipo
También se puede añadir un documento al expediente en creación desde el equipo:
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Se deben completar todos los campos obligatorios:
Descripción del documento
Procedimiento
Tipo de documento
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Una vez completada la información, se habilitará el botón “Confirmar” para terminar con el proceso de añadir documento:
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A continuación, se selecciona la fase para el documento, que ayudará al sistema a recomendar las acciones que se hacen dentro de cada expediente de cara a posteriores desarrollos de la herramienta, así como a mejorar la información del expediente que se pueda llegar a ofrecer en la Sede electrónica o Carpeta ciudadana:
Y se pulsa el botón “Crear” de la cabecera para completar el proceso.
Finalizado el proceso correctamente, se podrá visualizar el expediente creado en la pantalla “Expedientes“ y accederse a su detalle pulsando el enlace ubicado dentro de la notificación o directamente en el enlace de la tabla:
Creación de expediente (estados)
Un expediente puede crearse en estado “Abierto” o “En preparación”:
El expediente se crea en estado “Abierto” cuando se le añade un documento en el proceso de creación. Esto significa que el expediente existe ya en el Gestor documental y tiene asignado un CSV.
El expediente se crea en estado “En preparación” cuando se crea sin documento. Esto significa que el expediente aún no se ha creado en el Gestor documental y, por lo tanto, no tiene un CSV asignado.
Más adelante se abordarán los estados en los que pueden encontrarse los expedientes.
| Info |
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En el proceso de creación de un expediente el documento se añade sin carpeta. En caso de querer incluirlo dentro de una carpeta, esto deberá hacerse en un paso posterior, desde el detalle del expediente, según se explicará más adelante. |
Buscar expedientes
La búsqueda de uno o varios expedientes se puede realizar de las siguientes formas:
Búsqueda por CSV
Búsqueda avanzada
Búsqueda por CSV
Si se conoce el CSV, se puede hacer su búsqueda desde la la pantalla “Expedientes”. Pulsando el enlace “Mostrar”, se despliega el campo para introducir el/los CSV a buscar:
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A continuación, se introduce el CSV completo y se pulsa el icono de la lupa para finalizar el proceso de búsqueda:
...
Al pulsar la lupa se visualizará el resultado debajo de la tabla y el buscador se contraerá dejando a la vista la pill (o etiqueta) con el valor de búsqueda introducido:
Para limpiar la búsqueda se debe pulsar el aspa:
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Si lo que se quiere es buscar mas de un expediente, se deben incluir los CSV de cada expediente separados por punto y coma:
| Note |
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Aunque el expediente haya sido creado con visibilidad limitada al Aportador, si un tercero realiza una búsqueda de un CSV mediante esta forma, podrá encontrarlo, verlo en el listado y acceder a su detalle. |
En caso que el CSV no exista, el buscador se contrae, dejando a la vista la pill (o etiqueta) con el dato de búsqueda, e indicando debajo de la tabla que no hay resultados encontrados. Así mismo, el sistema muestra una notificación de error en color rojo:
El campo de Búsqueda por CSV, al igual que todos los campos de los formularios de la aplicación, cuenta con un validador que alerta al usuario en caso que el valor introducido no cumpla con el formato correcto para cada dato:
...
Búsqueda avanzada
Hemos visto cómo realizar una búsqueda de expedientes por CSV. Ahora vamos a ver cómo hacer una Búsqueda avanzada. Para ello, en la pantalla Expedientes, hacemos clic en el botón “Mostrar”de la búsqueda avanzada, que desplegará los parámetros que podemos usar para localizar los expedientes.
La Búsqueda avanzada realiza la búsqueda contra la base de datos del Gestor de expedientes:
...
Se despliega un combo de filtros que pueden usarse individual o combinadamente:
Procedimiento
Número de expediente interno
Descripción
Fecha de creación: desde
Fecha de creación: hasta
Fecha de última consulta: desde
Fecha de última consulta: hasta
Agente + NIF o nombre
Una vez que se han introducido los criterios de búsqueda se pulsa el botón “Buscar”:
El buscador se condensa y la pantalla muestra las pills (o etiquetas) con los criterios de búsqueda introducidos y los resultados en la tabla:
Búsqueda ampliada
Como método complementario de búsqueda de expedientes a los dos mencionados, también puede realizarse una búsqueda ampliada.
El sistema permite realizar una Búsqueda avanzada de expedientes contra la base de datos del Gestor de expedientes. Si no se han obtenido resultados en esta búsqueda por parámetros, puede ser por dos motivos:
1. Porque la persona usuaria no tiene permisos de acceso al expediente bien porque este expediente es de visibilidad limitada, bien porque siendo de visibilidad compartida la persona usuaria no está en los órganos designados como gestores del mismo.
2. Porque el expediente ha sido creado por una herramienta diferente al Gestor de expedientes; en este caso, la primera vez que quiero trabajar con él desde el Gestor, debo importarlo y para ello, necesito realizar una búsqueda ampliada.
Para realizar la búsqueda ampliada, se deberá pulsar el enlace dentro del recuadro.
Los resultados de esta búsqueda serán aquellos en los que la persona usuaria haya sido la Aportadora y que coincidan con los criterios de búsqueda introducidos. Para recuperar expedientes que no cumplan estas condiciones, se deberá contactar con Soporte de usuarios de SDA:
| Note |
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La búsqueda ampliada devuelve expedientes que estén creados en el Gestor documental, por lo que no mostrará los expedientes que se encuentren en estado “En preparación”. |
Los datos de los expedientes importados desde el Gestor documental están pendientes de validación. Se debe revisar que la información esté correctamente volcada en la pestaña “Metadatos” así como también en la de los “Interesados y representantes”, y luego pulsar el botón “Validar”:
Búsqueda con los filtros de la tabla
Los expedientes se listan en una tabla cuya cabecera tiene los siguientes filtros de búsqueda, que pueden ser usados individual o conjuntamente:
Expediente
Última consulta
Descripción
Procedimiento
Estado
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| Note |
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Actualmente, la conjunción de los filtros horizontales y el paginador no está operativa, por lo que la acción de filtrado se hace en la página, por lo que si la búsqueda se realiza en la página 1, los resultados listados serán los de la página 1: |
Gestionar expedientes
Acciones desde el listado
Se pueden realizar acciones sobre uno o más expedientes desde el listado haciendo uso de la botonera que se muestra a continuación. Por defecto, si no hay ningún expediente marcado, la botonera estará deshabilitada:
Descargar
El sistema permite descargar los documentos del expediente con toda su estructura de carpetas, documentos y último índice, así como también se puede descargar la información de los expedientes en listados.
Para ello, se seleccionan los expedientes que se quieren descargar y se pulsa el botón “Descargar”:
Las opciones que se despliegan tras pulsar el botón “Descargar” son:
Documentos del expediente
Listado en formato CSV
Listado en formato JSON
Listado en formato XML
Listado en formato XLSX
Para proceder con la descarga de los documentos del expediente, hay que seleccionar la opción “Documentos del expediente” y se descargan los documentos en un .zip:
Para descargar los listados de los datos de los expedientes en los formatos disponibles, hay que seleccionar la opción del formato deseado:
Realizada la acción de descarga de listado, se abre una ventana en el navegador que muestra el fichero en el formato elegido:
Cambiar estado
Los expedientes pueden tener los siguientes estados:
En preparación
Abierto
Cerrado
Anulado
Desde el listado, sólo podrá cambiarse el estado de un expediente a “Abierto” o “Cerrado”.
Para cambiar el estado de uno o más expedientes desde el listado, se deben elegir mediante el check-box, pulsar el botón “Cambiar estado” y eligiendo el nuevo estado:
...
Si el cambio de estado se completa exitosamente, el sistema muestra una notificación, los expedientes muestran el nuevo estado y la botonera queda deshabilitada hasta que se vuelva a seleccionar, al menos, un expediente del listado:
Si se intenta modificar el estado de un expediente al estado actual (p.e., de Abierto a Abierto), el sistema lo advertirá mostrando una notificación de error:
...
Editar metadatos
Desde el listado, sólo podrán editarse los metadatos “Procedimiento” y “Visibilidad” de los expedientes.
| Note |
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Si se quiere editar los metadatos “Visibilidad” y “Procedimiento” en forma masiva, los expedientes seleccionados deben tener el mismo Procedimiento. |
Editar visibilidad
Se seleccionan los expedientes del listado, se pulsa el botón “Editar metadatos” y luego “Gestionar visibilidad”:
...
Si se quiere editar la visibilidad en más expedientes además de los ya elegidos sin tener que volver al paso anterior, se pueden seleccionar nuevos pulsando el botón “Seleccionar más expedientes”:
Se abrirá una nueva pantalla para realizar la selección y finalizarla pulsando el botón “Seleccionar expedientes”. En caso de no querer seleccionar más expedientes, podemos volver a la pantalla anterior pulsando el botón “Volver” para continuar con la edición de la visibilidad de los expedientes elegidos originalmente:
Para finalizar la edición de la visibilidad de los expedientes, se marcará el check-box de los órganos que podrán acceder al expediente así como gestionarlo todas las personas de dichos órganos (y los órganos jerárquicamente dependientes) que tengan permisos en el procedimiento del expediente, o se limitará la visibilidad a la persona aportadora, y una vez elegida la opción, se habilita el botón “Cambiar”:
Pulsado el botón “Cambiar”, la aplicación muestra una notificación de éxito y redirige al listado de expedientes:
| Note |
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La edición de la visibilidad de un expediente procede en tanto la unidad en la que está dada de alta la persona usuaria pertenezca a alguno de los organismos gestores del procedimiento que tiene el expediente en el Catálogo de servicios. En caso contrario, la visibilidad del expediente no podrá compartirse y sólo podrá estar limitada a la persona aportadora. |
| Info |
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La aplicación permite la edición masiva de la visibilidad y del procedimiento de expedientes recuperados del Gestor documental. Esta acción se realiza de la misma forma que con los expedientes del Gestor de expedientes. |
Editar procedimiento
Se seleccionan los expedientes del listado, se pulsa el botón “Editar metadatos” y se elige “Cambiar procedimiento”:
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Si se quiere editar el procedimiento en más expedientes además de los ya elegidos sin tener que volver al paso anterior, se pueden seleccionar nuevos pulsando el botón “Seleccionar más expedientes”:
...
Se abrirá una nueva pantalla para realizar la selección y finalizarla pulsando el botón “Seleccionar expedientes”:
Con el filtro de procedimientos, se puede hacer una búsqueda predictiva, introduciendo el número y/o el nombre del nuevo procedimiento:
Seleccionado el nuevo procedimiento, se habilita el botón “Cambiar” que se deberá pulsar para finalizar el proceso:
Una vez ejecutada la acción, la aplicación muestra una notificación de éxito y redirige al listado de expedientes:
El cambio del metadato realizado se puede verificar en la columna “Procedimiento”:
Enviar a bandejas
El sistema permite enviar expedientes del listado a bandejas de otros usuarios. Para ello, se debe seleccionar uno o más registros del listado y elegir como destinatarios:
A una bandeja personal o
A un organismo
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La acción de envío de expedientes se detallará más adelante en el presente documento cuando se aborden las acciones que se pueden realizar desde el detalle del expediente.
Consulta este apartado del Manual para conocer en detalle cómo es el proceso de envío de expedientes.
Añadir documento
El sistema permite añadir un documento a múltiples expedientes seleccionando uno o más registros del listado y pulsando el botón “Añadir documento” (próximamente se van a poder añadir varios documentos en este proceso):
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En la siguiente pantalla podemos seleccionar más expedientes a los que añadir el documento pulsando el botón “Seleccionar más expedientes”:
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Para añadir un documento a los expedientes seleccionados la aplicación ofrece dos formas:
Realizando su búsqueda por CSV o
Añadiéndolo desde el equipo
Búsqueda de documento por CSV
Si se realiza la búsqueda del documento por CSV, se debe introducir el CSV completo del documento y pulsar el icono de la lupa:
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Si se existe resultado para la búsqueda, la aplicación muestra la información del documento en la tabla:
Por último, se debe seleccionar del desplegable la fase del expediente que corresponde al documento. Por defecto, se asigna la misma fase para todos los expedientes:
Sin embargo, en caso que se quiera seleccionar una fase distinta del expediente para cada documento, se deberá desmarcar el check-box y elegir la correspondiente fase para cada uno:
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Seleccionada la fase o fases del expediente a la/s que se añadirá el documento, se habilita el botón “Añadir” que deberá pulsarse para finalizar el proceso:
Añadido el documento, se visualiza una notificación de éxito y redirecciona al listado de expedientes:
Añadir documento desde el equipo
Para añadir un documento desde el equipo, se elige la opción “Añadir desde el equipo” que desplegará el botón para elegir un archivo:
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Seleccionado el archivo, se deben completar los siguientes campos:
Descripción del documento, que será el nombre del archivo para su identificación
Procedimiento, que podrá buscarse escribiendo su número o su nombre
Tipo de documento, que deberá elegirse de las opciones del desplegable
Completada toda la información, se habilita el botón “Confirmar”:
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Al pulsar el botón “Confirmar”, la información del documento se muestra en una tabla, tras lo cual se deberá asignar el documento a una fase del expediente. Realizados estos pasos, se habilitará el botón “Añadir”:
Si se quisiera asignar una fase distinta al documento en cada expediente, se deberá desmarcar el check-box y realizar la selección de la fase utilizando los diferentes desplegables:
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Acciones desde el detalle
En el detalle de un expediente encontramos distintas pestañas para realizar acciones en el mismo:
Vista general
Metadatos
Interesados y representantes
Traza
Índice
Se pueden realizar distintas acciones desde el detalle de un expediente en función del estado en el que se encuentre, según se indica a continuación:
Expedientes en estado “En preparación”
Se pueden realizar las siguientes acciones desde el detalle de un expediente en estado “En preparación”:
Añadir documento
Para añadir un documento, hay que acceder al detalle del expediente y pulsar el botón “Acciones con documentos”, y luego “Añadir documento”:
...
Para añadir un documento a los expedientes seleccionados la aplicación ofrece dos formas:
Realizando su búsqueda por CSV o
Añadiéndolo desde el equipo
...
Búsqueda de documento por CSV
Si se realiza la búsqueda del documento por CSV, se debe introducir el CSV completo del documento y pulsar el elemento lupa:
...
Si se existe resultado para la búsqueda, la aplicación muestra la información del documento en una tabla:
A continuación, se debe seleccionar del desplegable la fase del expediente a la que corresponde el documento:
...
Por último, se puede añadir el documento a una carpeta nueva, a una existente o hacerlo sin carpeta y, completado este paso, se habilita el botón “Añadir”:
...
Añadido el documento, se visualiza una notificación de éxito y redirecciona al listado de expedientes:
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Una vez añadido el primer documento el expediente se creará en el Gestor documental, por lo que cambiará su estado a “Abierto”, y se habilitarán todas las pestañas y sus respectivas acciones.
Añadir documento desde el equipo
Para añadir un documento desde el equipo, se debe seleccionar la opción “Añadir desde el equipo” que despliega el botón para elegir un archivo:
Seleccionado el archivo, se deben completar los siguientes campos:
Descripción del documento, que será el nombre del archivo para su identificación
Procedimiento, que podrá buscarse escribiendo su número o su nombre
Tipo de documento, que deberá elegirse de las opciones del desplegable
Una vez completados todos los datos, pulsar el botón “Confirmar”:
A continuación, se selecciona una fase del documento:
Pulsando el icono de información () se abre una ventana emergente que muestra un listado de fases del expediente que pueden elegirse. La barra lateral permite recorrer el listado de fases:
Por último, se puede añadir el documento a una carpeta nueva o hacerlo sin carpeta y, completado este paso, se habilita el botón “Añadir”.
En el caso de los expedientes en estado “En preparación”, la opción de añadir a carpeta existente estará siempre deshabilitada dado que no es posible añadir una carpeta a un expediente en este estado:
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Finalizado el proceso correctamente, se visualiza una notificación de éxito y el documento se muestra añadido en la pestaña “Vista general”:
Editar metadatos
Los metadatos de un expediente pueden editarse tanto desde el listado tanto desde el listado (en el caso del procedimiento y la visibilidad), como desde su detalle.
Para editar los metadatos desde el detalle de un expediente, hay que acceder a él, posicionarse en la pestaña “Metadatos” y pulsar el botón “Editar” correspondiente al dato que se quiera editar.
Al pulsar el botón “Editar” se abre el modo edición y para finalizar la edición se debe pulsar el botón “Guardar cambios”:
Finalizado el proceso correctamente, se visualiza una notificación y la modificación del metadato reflejada en el correspondiente campo:
Gestionar interesados y representantes
En el proceso de creación de un expediente es importante identificar a las personas interesadas y sus representantes en el mismo. Esto va a facilitar el posterior acceso de estas personas al expediente así como las acciones que se hagan sobre él y que se implementarán en ulteriores versiones de la herramienta.
En un expediente pueden informarse Interesados y representantes, y realizar gestiones con ellos tales como su edición, eliminación y crear y eliminar una representación.
Añadir un interesado a un expediente
Para añadir un interesado a un expediente accedemos a su detalle y en la pestaña “Interesados y representantes”, hay que pulsar el botón “Añadir interesado”:
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> Añadir un interesado persona jurídica
En la siguiente pantalla, se puede elegir entre añadir un interesado persona física o persona jurídica.
Si se elige persona jurídica y se conoce el Número de identificación, al introducirlo y pulsar el botón “Buscar”, la aplicación recupera la información existente para ese Número de identificación en cualquier procedimiento del Gestor de expedientes, en una base de datos centralizada de la herramienta.
Esa información puede editarse y personalizarse para ese expediente.
Si se quiere que esa información personalizada se traslade a la base de datos centralizada para recuperarla actualizada en un futuro (en cualquier procedimiento), hay que marcar el check-box “Guardar cambios para futuros expedientes”. Esto en ningún caso supondrá la modificación de ese interesado en el resto de expedientes existentes. Esto se explicará más detalladamente un poco más adelante en el Manual.
Si no hay resultados para la búsqueda que se ha hecho, se podrá añadir manualmente la información correspondiente al interesado. Ésta se almacenará también en la base de datos centralizada.
Si hay resultado para la búsqueda, éste se listará a continuación:
Para finalizar el proceso de añadir el interesado al expediente, se debe pulsar el botón “Añadir interesado”:
A continuación, se visualiza una notificación informando que el interesado ha sido añadido correctamente al expediente y aparece listado en la pestaña de “Interesados y representantes”:
La opción de “Sin Identificar” se puede utilizar en el caso de las personas jurídicas, para las entidades sin personalidad jurídica:
A continuación, se escribe la razón social para luego pulsar el botón “Añadir interesado”:
Finalmente, el interesado se añade al listado con tipo de documento “Sin identificación”:
Editar interesado persona jurídica
Puede editarse un interesado, accediendo a su detalle y pulsando el botón “Editar interesado”:
Si se elige persona física y se conoce el Número de identificación, al introducirlo y pulsar el botón “Buscar”, la aplicación recupera la información existente para ese Número de identificación en cualquier procedimiento del Gestor de expedientes, en una base de datos centralizada de la herramienta.
Esa información puede editarse mientras se está añadiendo el interesado y personalizarse para ese expediente pulsando el botón “Editar datos”.
Si se quiere que esa información personalizada se traslade a la base de datos centralizada para recuperarla actualizada en un futuro (en cualquier procedimiento), hay que marcar el check-box “Guardar cambios para futuros expedientes”. Esto en ningún caso supondrá la modificación de ese representante en el resto de expedientes existentes.
Si no hay resultados para la búsqueda que se ha hecho, se podrá añadir manualmente la información correspondiente al representante. Ésta se almacenará también en la base de datos centralizada.
Eliminar interesado
Para eliminar un interesado de un expediente, hay que acceder al detalle del interesado y pulsar el botón “Eliminar interesado”:
Como paso previo a eliminar el interesado, se abre una ventana con un mensaje que consultando si se está seguro de querer eliminarlo. Para finalizar el proceso, se debe pulsar “Eliminar”:
Eliminado el interesado, se visualiza una notificación y el interesado ya no se muestra en la pestaña “Interesados y representantes”:
Añadir un representante a un expediente
Se pueden añadir representantes a un expediente accediendo a su detalle y en la pestaña “Interesados y representantes”, pulsar el botón “Añadir representante”:
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> Añadir un representante persona física
El representante puede ser tanto persona física como persona jurídica:
En la siguiente pantalla, se puede elegir entre añadir un representante persona física o persona jurídica.
Si se elige persona física y se conoce el Número de identificación, al introducirlo y pulsar el botón “Buscar”, la aplicación recupera la información existente para ese Número de identificación en cualquier procedimiento del Gestor de expedientes, en una base de datos centralizada de la herramienta.
Esa información puede editarse y personalizarse para ese expediente.
Si se quiere que esa información personalizada se traslade a la base de datos centralizada para recuperarla actualizada en un futuro (en cualquier procedimiento), hay que marcar el check-box “Guardar cambios para futuros expedientes”. Esto en ningún caso supondrá la modificación de ese representante en el resto de expedientes existentes.
Si no hay resultados para la búsqueda que se ha hecho, se podrá añadir manualmente la información correspondiente al representante. Ésta se almacenará también en la base de datos centralizada.
En caso que la aplicación encuentre un resultado para la búsqueda realizada, se listará debajo:
Finalmente, se vincula el representante con el interesado que va a representar y se pulsa el botón “Añadir representante”:
Finalizado el proceso, el representante persona física se añade al expediente y se visualiza en el listado de “Interesados y representantes”:
Al acceder al detalle del representante, se visualizan los interesados representados:
Así mismo, en caso de no conocerse el NIF/NIE de la persona física, ésta se puede añadir al expediente seleccionando el “Tipo de identificación” > “Sin identificación”, completando los campos nombre y apellido/s.
Editar representante persona física
Para editar un representante persona física, hay que acceder a su detalle y pulsar el botón “Editar representante”:
La siguiente pantalla muestra los campos editables. Esa información puede editarse y personalizarse para ese expediente.
Si se quiere que esa información personalizada se traslade a la base de datos centralizada para recuperarla actualizada en un futuro (en cualquier procedimiento), hay que marcar el check-box “Guardar cambios para futuros expedientes”. Esto en ningún caso supondrá la modificación de ese representante en el resto de expedientes existentes.
Finalizada la edición, se debe pulsar el botón “Guardar”:
Realizado el cambio con éxito, se muestra una notificación y el usuario es devuelto a la pantalla del representante editado:
Eliminar representante
Para eliminar un representante hay que acceder a su detalle y pulsar el botón “Eliminar representante”:
Como paso previo a eliminar el representante, se abre una ventana consultando si se está seguro de la acción:
Al pulsar el botón “Eliminar”, se elimina el representante, pero los interesados representados se mantienen en el expediente:
Crear una representación
Para crear una representación, se accede al detalle del representante para vincularle interesados del listado y se pulsa el botón “Añadir interesado”:
A continuación, se selecciona el check-box del interesado a añadir y se pulsa el botón “Añadir interesado”:
Finalizado el proceso correctamente, se visualiza una notificación de éxito y el interesado se lista en la tabla de “Interesados representados”:
Eliminar representación
Para eliminar la representación, hay que acceder al detalle del representante, seleccionar el/los interesado/s cuya relación de representación se quiere eliminar y, finalmente, pulsar el botón “Eliminar representación”:
Eliminar expediente
Puede eliminarse un expediente en estado “En preparación” accediendo a su detalle y pulsando el botón eliminar:
A continuación, se abre una ventana que pregunta si se está seguro de la acción. Para finalizar el proceso, debe pulsar el botón “Eliminar”:
| Note |
|---|
La acción de eliminar expediente significa su borrado físico de la Base de Datos del Gestor de expedientes. Esta acción no se puede deshacer. |
Expedientes en estado “Abierto”
Pestaña Vista general
En la pestaña Vista General hay dos secciones de pantalla: Documentos / Expedientes relacionados.
La sección de pantalla “Documentos”, desplegada por defecto, muestra los documentos y las carpetas vinculadas a un expediente, sobre los que el usuario puede realizar distintas acciones.
La sección de pantalla “Expedientes relacionados”, replegada por defecto, muestra los expedientes que han sido añadidos al expediente en consulta. Las funcionalidades de la sección “Expedientes relacionados” se explican en otro capítulo del presente documento.
Acciones con documentos:
Añadir documento
Anteriormente se ha explicado cómo añadir un documento desde el listado de Expedientes. Para añadir un documento desde el detalle del expediente, se debe acceder al apartado Expedientes y pulsar sobre el enlace del expediente con el que se quiere trabajar. Dentro del detalle, se pulsa el botón “Acciones documentos” y se selecciona la opción “Añadir documento”:
S
En la siguiente pantalla se elige si buscar el documento a añadir por CSV o bien añadirlo desde el equipo y seleccionada la opción, se asigna la fase del expediente en la que quiero añadir el documento, luego se indica si se añade a una carpeta nueva, a una carpeta existente o sin carpeta, tras lo cual, completados todos los campos, se habilita el botón “Añadir”:
Una vez añadido el documento, la aplicación muestra una notificación de éxito y redirige a la pestaña “Vista general” donde se encontrará el documento añadido:
El Gestor de expedientes admite ciertos formatos de ficheros que pueden consultarse a continuación:
GZIP
SGMIL
GML
GML_XML
MP3
MP4
CSV
TXT
HTML
CSS
JPG
ODT
ODS
ODP
DOCX
DOC
XLSX
XLS
PPTX
PPT
PDF
PNG
SVG
TIFF
OGG
OGA
WEBM
OCTET
En caso que se intente subir ficheros no incluidos en el listado anterior, la aplicación lo impedirá mostrando una notificación de error:
Cambiar fase a un documento
La fase de un documento añadido a un expediente puede cambiarse accediendo al detalle del mismo, posicionándose en la pestaña “Vista general”, seleccionándose el documento cuya fase desea cambiar y, finalmente, pulsándose el botón “Acciones documentos”. Al pulsarse este botón, se despliegan opciones, entre las cuales está la de “Cambiar fase”:
En la siguiente pantalla se debe elegir la nueva fase del documento pulsando el desplegable:
Si se pulsa el icono de información () ubicado al lado de “¿Qué fase selecciono?”, se abre una ventana con las fases que pueden ser asignadas al documento. Esta ventana es meramente informativa. La barra lateral permite un desplazamiento vertical para conocer las fases disponibles:
Seleccionada la nueva fase, el botón “Cambiar fase” se habilita:
En caso que el proceso de cambio de fase del documento se complete correctamente, la aplicación muestra una notificación de éxito, y la nueva fase se refleja en el apartado de Documentos de la Vista general:
Para cambiar la Fase a más de un documento, se debe acceder al detalle del expediente y seleccionar todos los documentos en la pestaña “Vista General”, marcar el check-box “Seleccionar todo”, y pulsar el botón “Acciones con documentos” > “Cambiar fase”:
Finalmente, se selecciona la fase para los documentos elegidos. y se pulsa el botón “Cambiar fase”:
Una vez completado con éxito el cambio de fase en múltiples documentos, la nueva fase muestra la nueva fase de dichos documentos en el apartado Documentos de la pestaña Vista general:
...
Quitar documento
La aplicación permite desvincular documentos de un expediente. Para quitar un documento de un expediente se debe acceder al detalle de expediente y en “Vista general”, seleccionar en el apartado “Documentos” aquél/aquellos que se quiera/n eliminar:
Seleccionado el documento a eliminar, se debe pulsar el botón “Acciones documentos” y elegir la opción “Quitar documento”:
...
Una vez elegida la opción “Quitar documento”, se abre una ventana que consulta si se está seguro de querer avanzar con la acción. Puede declinar su acción pulsando el botón “Cancelar” o puede continuar con la misma, pulsando el botón “Eliminar”:
...
Si el sistema ha desvinculado el documento correctamente del expediente, muestra una notificación informándolo y lo elimina del listado de documentos:
...
Acciones con carpetas:
Añadir carpeta
El sistema permite añadir una o más carpetas a un expediente, accediendo a su detalle y pulsando el botón “Acciones documentos” > “Añadir Carpeta”:
Para crear la Carpeta se debe introducir el nombre de la nueva carpeta en el campo correspondiente y pulsar el botón “Crear”:
Si la carpeta ha sido creada correctamente, el sistema muestra una notificación de éxito y se visualiza la nueva carpeta, por defecto replegada, en la “Vista general” y con 0 documentos añadidos:
...
Para añadir documentos a la carpeta, se puede hacer creando un documento y en su proceso añadirlo a la carpeta existente:
...
O bien se puede añadir un documento a una carpeta mediante la acción de Organizar, según se explicará más adelante.
Eliminar carpeta
Para eliminar una carpeta de un expediente, hay que seleccionar el check-box correspondiente a la carpeta, luego pulsar “Acciones carpetas” y elegir la opción “Eliminar carpeta”:
Para declinar la acción de eliminar carpeta, se debe pulsar el botón “Cancelar:
...
Para ejecutar la acción de eliminar carpeta, se debe pulsar el botón “Eliminar.
| Note |
|---|
Los documentos contenidos por una carpeta eliminada no serán eliminados del expediente, sino que se mantendrán en su raíz, sin carpeta. |
Si se confirma la acción y el proceso es correcto, el sistema lo informa con una notificación, elimina la carpeta del expediente y sus documentos pasan a su raíz:
...
Descargar documentos/carpetas
La aplicación permite descargar uno o más documento/s contenidos dentro de un expediente, estén o no contenidos en carpetas.
Para ello, se debe acceder al detalle del expediente y en la pestaña “Vista general” seleccionar el o los documentos a descargar. En ese momento, se habilita el botón “Descargar”:
Realizada correctamente la descarga, la aplicación muestra una notificación de éxito y se abre una ventana de descarga del navegador con los documentos contenidos por un fichero .zip:
Para descargar carpetas, el proceso es el mismo:
Realizada correctamente la descarga, la aplicación muestra una notificación de éxito y se abre una ventana de descarga del navegador con los ficheros descargados en formato .zip:
Organizar
La aplicación permite organizar documentos dentro de expedientes, así como también introducirlos y extraerlos de carpetas. Para ello, se debe acceder al detalle de un expediente y en la pestaña “Vista general” pulsar el botón “Organizar” y se habilita el modo edición:
...
En el modo edición se puede organizar el orden de los documentos pulsando sobre el expediente y arrastrando y soltándolo en la posición en la que se lo quiera ubicar:
...
Para finalizar el proceso, se deberá pulsar el botón “Guardar cambios”:
Mientras se ejecuta el proceso de organización de documentos en segundo plano, la aplicación permite realizar otras acciones, pero le recuerda mediante una notificación informativa que no se deberá intentar ninguna acción con documentos o carpetas ni regenerar el Índice (sin perjuicio de que podrá continuar realizando el resto de las acciones como la edición de metadatos, la gestión de interesados y representantes o la consulta de la traza del expediente):
Finalizado el proceso de guardado de cambios, se puede ver el nuevo orden de los documentos:
Se puede introducir y extraer documentos de carpetas pulsando el botón “Organizar” y arrastrando y soltando los mismos dentro y fuera, respectivamente:
Para finalizar, se debe pulsar el botón “Guardar cambios”:
| Note |
|---|
En la versión actual del Gestor de expedientes no es posible organizar documentos dentro de una carpeta ni crear subcarpetas. La funcionalidad será incorporada al sistema próximamente. |
Añadir expedientes relacionados
Se pueden añadir expedientes relacionados al expediente en consulta pulsando el botón “Añadir expediente”, ubicado en la sección de pantalla “Expedientes relacionados” de la pestaña “Vista general”.
El primer paso es desplegar la sección de pantalla “Expedientes relacionados” pulsando el botón “Mostrar”:
...
A continuación, se debe pulsar el botón “Añadir expediente” y elegir si se añadirá un expediente nuevo o uno existente:
Añadir un expediente nuevo
Para añadir un expediente nuevo, se rellenarán los campos del formulario para crear expediente y una vez completados los mismos, se pulsa el botón “Crear”. Realizado el proceso correctamente, la aplicación muestra una notificación de éxito, devuelve al detalle del expediente y el nuevo añadido se lista en la sección “Expedientes relacionados”:
Añadir un expediente existente
Para añadir un expediente existente al expediente en curso, se pulsa el botón “Añadir expediente” y se selecciona “Existente”:
...
En la siguiente pantalla se selecciona el expediente a través de una Búsqueda por CSV o por Búsqueda avanzada:
Si se selecciona mediante CSV, se despliega el campo para introducir el CSV o bien se puede buscar el CSV accediendo a Portafirmas si se desconoce el CSV expediente, pero se conoce el CSV de un documento contenido por el expediente que se quiere añadir:
...
Finalmente, introducido el CSV y pulsada la lupa para procesar la búsqueda, en caso de haber resultado, éste se lista y, seleccionado, se habilita el botón “Añadir”:
Finalizado el proceso correctamente, la aplicación muestra una notificación de éxito, devuelve a la pestaña “Vista general” con el expediente añadido ya listado en la sección “Expedientes relacionados”:
Si se quisiera añadir un expediente existente mediante la Búsqueda avanzada, se debe pulsar el botón “Búsqueda avanzada”, que despliega un buscador con distintos criterios que pueden rellenarse individual y conjuntamente:
...
Realizada la búsqueda, se listan los resultados encontrados y se debe seleccionar un expediente, tras lo cual se habilita el botón “Añadir”:
...
Finalizado el proceso, la aplicación muestra una notificación de éxito, el expediente existente que se añadió ya luce añadido al expediente en consulta en el apartado “Expedientes relacionados” de la Vista general:
...
La relación entre expedientes relacionados es jerárquica, siendo el expediente al que se le añade un expediente el padre y el añadido, el hijo.
Quitar expediente
Si se quiere quitar un expediente relacionado, hay que elegir el o los expedientes que se quieren desvincular y pulsar el botón “Quitar expediente”:
A continuación, se abre una ventana en la que la aplicación pregunta si se quiere desasociar el expediente. En caso afirmativo, debe pulsar “Desasociar” y en caso de declinar la acción, “Cancelar”:
...
Finalizado el proceso, la aplicación muestra una notificación y ya no se visualiza el expediente en la sección “Expedientes relacionados”:
...
Editar metadatos
Los metadatos de un expediente pueden editarse tanto desde el listado como desde su detalle. Para editar los metadatos desde el detalle de un expediente, hay que acceder a él, posicionarse en la pestaña “Metadatos” y pulsar el botón “Editar” del dato que se quiera editar:
...
Al pulsar el botón “Editar” se abre el modo edición y para finalizar la edición se debe pulsar el botón “Guardar cambios”:
...
Guardados los cambios la aplicación muestra una notificación de éxito con las modificaciones reflejadas:
...
La edición del procedimiento y de la visibilidad se habilita en conjunto, pero se pueden editar individualmente:
...
Finalizada la edición de la visibilidad, se muestra una notificación que informa que la misma ha sido modificada con éxito:
...
Gestionar interesados y representantes
En el proceso de creación de un expediente es importante identificar a las personas interesadas en el mismo. Esto va a facilitar el posterior acceso de estas personas al expediente así como las acciones que se hagan sobre el él y que se implementarán en ulteriores versiones de la herramienta.
En un expediente pueden informarse Interesados y representantes, y realizar gestiones con ellos tales como su edición, eliminación, y crear y eliminar una representación.
Añadir un interesado a un expediente
Para añadir un interesado a un expediente accedemos a su detalle y en la pestaña “Interesados y representantes”, hay que pulsar el botón “Añadir interesado”:
...
En la siguiente pantalla, se muestran las opciones de añadir como Interesados a personas tanto físicas como jurídicas:
> Añadir un interesado persona física
Para añadir un interesado, primero se debe verificar si ya existe en la base de datos, para lo cual hay que introducir su número de identificación (NIF, NIE) y pulsar el botón “Buscar”:
...
En caso que el interesado exista en la base de datos, éste se lista en los resultados de búsqueda:
...
Es posible editar los datos del interesado en el proceso de añadirlo, pulsando el botón “Editar datos”:
...
Se pueden guardar los cambios realizados en el interesado para futuros expedientes, marcando el check-box o dejarlo vacío si se quiere que el cambio afecte únicamente a la edición del interesado en el expediente en concreto.
Finalizada la edición del interesado, hay que pulsar el botón “Guardar cambios”:
...
Para finalizar el proceso de añadir un interesado a un expediente, se debe pulsar el botón “Añadir interesado”:
...
Añadido el interesado, se muestra una notificación de éxito, y visualiza el interesado añadido en la pestaña “Interesados y representantes”:
...
Editar interesado persona física
Además de editar un interesado en el proceso de añadirlo, también puede editarse una vez añadido, accediendo a su detalle y pulsando el botón “Editar interesado”:
...
Finalizada la edición del interesado, hay que pulsar el botón “Guardar” para finalizar el proceso:
...
Se visualiza una notificación de éxito y el cambio realizado:
...
La modificación realizada en el Interesado también queda reflejada en la pestaña de “Interesados y representantes”:
...
Eliminar interesado
Para eliminar un interesado, se accede a su detalle y se pulsa el botón “Eliminar interesado”:
...
A continuación, se abre una ventana con un mensaje de consulta acerca de si se está seguro de continuar con la acción:
...
Para finalizar el proceso, se pulsará el botón “Eliminar”, tras lo cual se visualiza un mensaje que informa que el interesado se ha eliminado correctamente. En la pestaña “Interesados y representantes” ya no se mostrará el interesado eliminado:
...
| Info |
|---|
El interesado se elimina del expediente en consulta, pero no de otros en los que se encuentre añadido. |
Añadir un representante a un expediente
Se pueden añadir representantes a un expediente accediendo a su detalle y en la pestaña “Interesados y representantes”, pulsar el botón “Añadir representante”:
...
El representante puede ser persona física como jurídica:
...
> Añadir un representante persona jurídica
Para añadir un representante persona jurídica, se debe seleccionar la opción correspondiente y se despliega el campo para introducir su número de identificación:
...
Si se conoce el NIF del representante, el paso siguiente es introducirlo en el campo “Número de identificación” y pulsar el botón “Buscar”:
...
Si existe resultado para la búsqueda, ésta se muestra de la siguiente forma:
...
En el proceso de añadir representante, pueden editarse sus datos pulsando el botón “Editar datos”:
...
Se pueden guardar los cambios realizados en el representante para futuros expedientes, marcando el check-box o dejarlo vacío si se quiere que el cambio afecte únicamente a la edición del interesado en el expediente en concreto.
Por último, para finalizar el proceso, hay que pulsar el botón “Añadir representante”:
...
El representante se añadirá al listado de “Interesados y representantes” y en caso que no tenga aún interesados representados, un mensaje de información lo indicará en la parte superior de la tabla:
...
Editar representante persona jurídica
Además de poder editarse los datos del representante cuando se añade a un expediente, también puede hacerse accediendo directamente a su detalle:
...
Una vez terminada la edición, hay que pulsar el botón “Guardar”. Si se quiere que los cambios realizados se guarden
Finalizado el proceso, se visualiza una notificación de éxito y la modificación realizada:
...
Eliminar representante
Para eliminar un representante, hay que acceder a su detalle y pulsar el botón “Eliminar representante”
...
A continuación, se abre una ventana con un mensaje que consulta si se está seguro de la acción que realizará:
...
Tras pulsar el botón “Eliminar”, si el proceso se realiza correctamente, se visualiza una notificación indicando que el representante se ha eliminado correctamente y ya no se muestra el representante eliminado en la pestaña “Interesados y representantes”:
...
Crear una representación
Para añadir un interesado a un representante se debe pulsar el botón “Añadir representante” en la pestaña “Interesados y representantes”:
...
En la siguiente pantalla, se crea el representante eligiendo si es una persona física o jurídica. Elegida una opción, se introduce el Nº de identificación (si se lo conoce). Si existe un resultado, éste se listará debajo:
...
El siguiente paso es seleccionar del listado el o los interesado/s a los que representará:
...
Realizado lo anterior, el paso final es pulsar el botón “Añadir representante”:
Se puede consultar los interesados representados accediendo al detalle de un representante:
...
Eliminar representación
Para eliminar una representación, hay que acceder al detalle del representante y pulsar el botón “Eliminar representación”:
...
Ver Traza
Para visualizar los movimientos y acciones realizados en un expediente hay que acceder a su detalle y posicionarse en la pestaña “Traza”:
...
El orden de la traza por defecto es de más a menos reciente, aunque el orden de los registros puede cambiarse pulsando la flecha ubicada en la cabecera de cada columna.
Generar Índice
El Índice es el foliado electrónico del expediente y garantiza su integridad. Recoge el conjunto de documentos electrónicos asociados al expediente en un momento dado y, si es el caso, su disposición en carpetas o expedientes.
Para ver el Índice de un expediente debemos acceder a su detalle y seleccionar la pestaña “Índice”:
...
| Note |
|---|
Esta pestaña estará deshabilitada en los expedientes “En preparación”, dado que estos aún no contienen documentos ni expedientes añadidos. |
Actualizar Índice
Si se han realizado cambios en el expediente que afecten al índice, éste aparecerá desactualizado, por lo que hay que volver a generarlo pulsando el botón “Actualizar índice”. Este proceso puede demorar unos segundos.
Una vez finalizado el proceso de actualización, el botón “Actualizar índice” se deshabilita y se visualiza el Índice actual en primer lugar y luego los anteriores:
...
Descargar Índice
Para descargar el índice actual o anterior hay que acceder a la pestaña “Índice” y pulsar el botón “Descargar”:
...
El índice se abrirá en formato PDF y contendrá la siguiente información:
Información general del expediente
CSV Expediente
Nº de expediente
Estado del expediente
Tipo de expediente
Procedimiento
Organismo productor
Descripción
Contenido del expediente electrónico
Carpetas (si las hubiera) con sus respectivas fechas de creación.
Documentos con sus respectivas fechas de creación.
Expedientes añadidos (si los hubiera) con sus respectivas fechas de creación.
Firma con su respectiva información.
...
Ver detalles del Índice
Se puede ver más información del Índice pulsando el botón “Ver detalles”:
...
En el detalle del Índice se puede consultar sus metadatos, verificar su firma y ver su traza:
...
Cambiar estado
Así como puede cambiarse el estado de un expediente desde el listado, también puede hacerse desde su detalle.
Un expediente en estado “Abierto” puede cambiar su estado a “Cerrado” o “Anulado”, pulsando el botón “Cambiar estado”:
...
Realizado correctamente el cambio de estado, se visualiza una notificación de éxito y el nuevo estado debajo del número de expediente:
...
Enviar a una bandeja personal o a un organismo
Un expediente en estado “Abierto” puede enviarse a una bandeja personal o a un organismo. Para ello, hay que acceder al detalle del expediente, pulsar el botón “Enviar” y seleccionar la opción deseada:
...
Y a continuación, seguir los pasos que se realizan cuando se envían expedientes desde el listado.
Expedientes en estado “Anulado”
Enviar a una bandeja personal o a un organismo
Un expediente en estado “Anulado” solo puede enviarse a una bandeja personal o a un organismo, pero no puede realizarse ninguna otra acción con él ni sobre su información.
Para enviar un expediente en estado “Anulado”, hay que acceder al detalle del expediente, pulsar el botón “Enviar” y seleccionar el destino del expediente:
...
Y seguir los pasos que se realizan cuando se envían expedientes desde el listado.
Expedientes en estado “Cerrado”
Las acciones que pueden realizarse en un expediente cerrado desde su detalle son las siguientes:
Gestionar interesados y representantes
Desde el detalle de un expediente en estado “Cerrado” puede realizarse la gestión de interesados y representantes, siguiendo los pasos indicados para ello.
Ver Traza
En un expediente en estado cerrado puede verse la traza de las acciones realizadas accediendo a su detalle, siguiendo los pasos indicados para ello.
Ver Índice
Ver índices anteriores y actualizarlo, así como descargarlos y ver detalles, siguiendo los pasos indicados para ello.
Cambiar estado
Puede cambiarse el estado de un expediente “Cerrado” accediendo al detalle y pulsando el botón “Cambiar estado”, y seleccionar el estado deseado:
...
Enviar a una bandeja personal o a un organismo
Un expediente en estado “Cerrado” puede enviarse a una bandeja personal o a un organismo. Para ello, hay que acceder al detalle del expediente, pulsar el botón “Enviar” y seleccionar la opción deseada:
...
Y a continuación, seguir los pasos indicados para ello.
Gestiones con documentos
La aplicación permite realizar acciones desde el detalle de un documento:
Descargar documento
Descargar firma
Ver metadatos
Verificar firma
Visualizar traza
Descargar documento
Para descargar un documento hay que acceder a su detalle, pulsar el botón “Descargar” ubicado arriba a la derecha y seleccionar “Documento”. Realizados estos pasos, se producirá su descarga en una nueva pestaña del navegador:
...
Descargar firma
Para descargar un documento hay que acceder a su detalle, pulsar el botón “Descargar” ubicado arriba a la derecha y seleccionar “Firma”. La firma se abrirá en formato .csig:
...
Ver metadatos
Un documento tiene tres grupos de metadatos:
Obligatorios
No obligatorios
Relaciones del documento: organismo productor, aportador, interesado y representante, en su caso.
...
Pulsando sobre el botón “Mostrar” se despliega la información correspondiente a cada grupo:
...
Verificar firma
La verificación de la firma de un documento electrónico permite comprobar la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos administrativos y de sus firmas electrónicas.
Para proceder con la verificación de la firma de un documento, hay que posicionarse en la pestaña “Verificar firma” y pulsar el botón homónimo:
...
Una vez terminado el proceso de verificación de la firma, la aplicación muestra que la firma se ha verificado y que es correcta, junto con su fecha y la hora:
...
Ver traza
Por último, en la pestaña “Traza” se visualizan los movimientos de un documento, ordenados por fecha, de más a menos reciente, indicando su acción y el detalle de la acción, y los cambios que se han producido en cada uno de los movimientos:
...
Bandejas
Nuevo envío
Se puede preparar un nuevo envío pulsando el botón “Nuevo envío” desde la pantalla Inicio o desde el apartado de “Bandejas” del Menú:
...
Inicio
...
...
Bandejas
...
El nuevo envío puede realizarse:
A una bandeja personal
A un organismo
...
> Nuevo envío a una bandeja personal:
Si se pulsa “Nuevo envío” y se selecciona la opción “A una bandeja personal”, se abre una pantalla para completar los datos del envío:
...
Asunto: es el campo que nos va a permitir identificar un envío en el listado de Entradas o Salidas. A la hora de rellenarlo, utilizaremos, en primer lugar, alrededor de cinco palabras representativas que faciliten su reconocimienti y después, continuaremos con el resto del contenido. Por ejemplo: “Petición de informe. Buenos días. Os remitimos la petición de informe…”.
...
Desde qué bandeja se realiza el envío: personal o unidad. En caso que se se seleccione “unidad”, un desplegable muestra los organismos en los que la persona usuaria está dada de alta:
...
Seleccionar el destinatario: a través del desplegable de “Últimos destinatarios” o bien buscando un Empleado Público:
Para realizar la búsqueda de empleado público, se deben completar su nombre y su primer apellido o su DNI o su email, y pulsar el botón “Buscar”:
Si existe coincidencia con la búsqueda realizada, se muestra en una tabla:
Una vez seleccionado el empleado público destinatario, debe añadirse el documento/expediente al envío, añadiéndolo mediante una búsqueda por CSV o bien adjuntando múltiples CSV a través de una plantilla Excel:
...
| Note |
|---|
Si por error se intentase añadir CSV duplicados, erróneos y/o inexistentes, se informa que no se puede completar la acción con un mensaje de error que indica el/los motivo/s: |
Para realizar la búsqueda por CSV, hay que seleccionar la opción “Búsqueda por CSV”, introducirlo y pulsar la lupa:
El documento encontrado se añade al envío. Pueden añadirse más documentos pulsando el botón “Añadir otro documento”:
Para completar el proceso de preparación de nuevo envío, hay que pulsar el botón “Enviar”:
Completado el proceso con éxito, una notificación informándole que el envío se ha realizado correctamente:
...
En la Bandeja de Salidas se puede comprobar el estado del envío realizado (*durante los primeros segundos, el estado del envío será “Procesando”):
> Nuevo envío a un organismo:
Se puede preparar un nuevo envío pulsando el botón “Nuevo envío” desde la pantalla Inicio o desde el apartado de “Bandejas” del Menú:
...
Si se pulsa “Nuevo envío” y se selecciona la opción “A un organismo”, se abre una pantalla para completar los datos del envío:
...
Asunto: es recomendable escribir 4 ó 5 palabras que sinteticen el tema para facilitar su reconocimiento:
...
Desde qué bandeja se realiza el envío: personal o unidad. En caso que se se seleccione “unidad”, un desplegable muestra los organismos en los que la persona usuaria está dada de alta:
...
Seleccionar el destinatario: a través del desplegable de “Últimos destinatarios” o bien buscando un Organismo.
Existen 3 formas de realizar la búsqueda de organismo destinatario:
> Consultando los últimos destinatarios del desplegable:
...
> Seleccionándolo en el organigrama, completando los niveles necesarios hasta seleccionar el organismo al que se quiere realizar el envío:
...
> Buscándolo por nombre o por código:
...
Por nombre
...
...
Por código
...
Al código de organismo hay que anteponer el prefijo ORG.
Una vez seleccionado el organismo, el siguiente paso es añadir el documento/expediente a enviar, haciendo una búsqueda por CSV o bien adjuntando masivamente documentos/expedientes a través de una plantilla Excel:
...
Una vez completados los campos del formulario, se debe pulsar el botón “Enviar” para finalizar el proceso de nuevo envío:
...
El proceso de nuevo envío finaliza correctamente cuando se visualiza un mensaje de éxito:
...
El envío realizado se puede ver en la Bandeja de Salidas desde la que se ha hecho el mismo, y su estado es “Pendiente de aceptar” hasta que el destinatario lo acepte: (* Durante los primeros segundos, antes de pasar a “Pendiente de aceptar” el estado del envío es “Procesando”).
...
Entradas
Los movimientos de los envíos se reflejan en las bandejas de Entradas y Salidas.
Un persona usuaria puede tener una Bandeja Personal y una o más Bandejas de Entradas de los organismos en los que está dado de alta.
Para consultar la Bandeja de Entradas, hay que ir al apartado “Bandejas” del Menú y posicionarse en la pestaña “Entradas”. También pueden verse las últimas entradas pendientes de aceptar en el Inicio:
...
Bandejas > Entradas
...
...
Inicio > Últimas entradas pendientes
...
Búsqueda
Una de las funcionalidades del Gestor de expedientes es posibilitar el envío y recepción interna de documentos y expedientes. Para consultar el estado de nuestras bandejas y hacer acciones sobre ellas, accederemos a a la opción “Bandejas” del Menú.
La pestaña de entradas nos muestra los documentos y expedientes que hemos recibido, y que nos ha enviado otro organismo de la administración autonómica.
La pestaña de salidas nos muestra los documentos y expedientes que hemos enviado, bien desde nuestra bandeja personal o de nuestra bandeja de unidad.
Las entradas pueden buscarse:
Con el Buscador avanzado
Búsqueda con los filtros de la tabla
Búsqueda avanzada
Para buscar una entrada, el primer paso es desplegar el Buscador pulsando el botón “Mostrar”:
Se despliega un combo filtro de búsqueda:
A continuación, se deben introducir criterios de búsqueda en uno o más campos y pulsar el botón “Buscar”:
De existir coincidencias, se listan los resultados debajo de la tabla:
En caso que no existan resultados para la búsqueda intentada, se muestra un mensaje en la pantalla informándolo:
Para limpiar el resultado hay que pulsar el aspa:
Búsqueda con los filtros de la tabla
Para realizar una búsqueda de entradas en la página, pueden usarse los filtros ubicados en las cabeceras de las columnas de la tabla:
...
De haber resultados coincidentes, estos se filtran en la pantalla y se listan en la tabla:
...
Si no hay coincidencias para la búsqueda intentada, la pantalla se muestra vacía:
...
| Note |
|---|
Actualmente, la conjunción de los filtros horizontales y el paginador no está operativa, por lo que la acción de filtrado se hace en la página, por lo que si la búsqueda se realiza en la página 1, los resultados listados serán los de la página 1. |
Reenviar
Una entrada puede reenviarse tanto si está en estado “Aceptado” como en “Pendiente de aceptar”. La acción de reenvío puede hacerse desde el Inicio, desde Bandejas y desde el detalle de la entrada:
...
Inicio
...
...
Bandejas > Entradas
...
...
Detalle de la entrada
...
...
Desde este apartado pueden reenviarse masivamente todas las 10 últimas entradas recibidas, algunas o solo una.
...
Desde este apartado pueden reenviarse masivamente todas las entradas de la página, algunas o solo una.
...
El reenvío en el detalle se hace solo de la entrada en la que se está trabajando, aunque luego pueden seleccionarse más entradas al proceso pulsando el botón “Seleccionar más entradas” que aparece en la siguiente pantalla.
Reenvío masivo de entradas
Desde el Inicio o desde el apartado Bandejas, pueden seleccionarse todas o algunas entradas a reenviar mediante el check-box de “Seleccionar todo” o los check-boxes individuales:
Con el filtro de “Bandeja seleccionada” se selecciona la bandeja de entradas desde las que se hará el reenvío:
...
Una vez elegida la bandeja desde la que se realizará el reenvío y seleccionadas las entradas, pulsando el botón “Reenviar” se elige si el reenvío se hace:
A una bandeja personal
A un organismo
> Reenviar a una Bandeja personal:
El primer paso es seleccionar las entradas del listado. A continuación, pulsar el botón “Reenviar” y elegir la opción “A una bandeja personal”:
...
En la siguiente pantalla se visualizan las entradas seleccionadas, un botón para seleccionar más entradas a reenviar, un campo para las Notas de operación y los selectores de destinatario:
El botón para seleccionar más entradas se usa para poder sumar más entradas al reenvío sin tener que volver al paso anterior:
Al pulsar este botón se abre la pantalla desde la que se hizo la selección inicial. Con los check-boxes se pueden seleccionar más entradas a reenviar, y terminar el proceso pulsando “Seleccionar entradas”:
El siguiente paso es completar las “Notas de operación”:
Y a continuación, elegir el destinatario del reenvío. Éste puede seleccionarse del desplegable de “Últimos destinatarios”:
O bien haciendo una búsqueda de empleado público:
| Note |
|---|
Se debe introducir, al menos, el nombre y el primer apellido del empleado público o su DNI o su Email para poder realizar la búsqueda. |
Introducidos los criterios de búsqueda, hay que pulsar el botón “Buscar”:
De existir resultados, estos se listan en la tabla:
Seleccionado el empleado público, debe pulsarse el botón “Reenviar” para finalizar el proceso de reenvío:
Realizado el reenvío, se visualiza una notificación informando que se ha hecho correctamente:
Se pueden comprobar los reenvíos realizados en la Bandeja de Salidas correspondiente (personal u organismo). Los mismos tendrán el estado “Pendiente de aceptar”:
> Reenviar a un Organismo:
El primer paso es seleccionar las entradas del listado y pulsar el botón “Reenviar”. A continuación, elegir la opción “A un organismo”:
En la siguiente pantalla pueden seleccionarse más entradas a reenviar, se introducen las Notas de operación y se selecciona el destinatario:
Puede seleccionarse un destinatario pulsando el desplegable de “Últimos destinatarios”:
O seleccionándolo del organigrama, para lo que se deberá elegir de cada desplegable el nivel necesario hasta seleccionar el organismo destinatario:
O por código o nombre de organismo:
...
Y pulsar el Botón “Buscar” para ver los resultados:
...
| Info |
|---|
Para realizar la búsqueda de organismo destinatario por su código se debe anteponer el prefijo ORG. |
Una vez completadas las Notas de operación y elegido el organismo destinatario, hay que pulsar el botón “Reenviar”. Si el reenvío se ha realizado correctamente, se visualiza un mensaje de éxito:
Se pueden comprobar los reenvíos realizados en la Bandeja de Salidas correspondiente (personal u organismo). Los mismos tendrán el estado “Pendiente de aceptar”:
...
Reenvío desde el detalle de entrada
Para reenviar una entrada desde el detalle se debe acceder a ella, pulsar el botón “Reenviar” y seguir los pasos indicados anteriormente, en función de si se quiere hacer el reenvío desde una Bandeja Personal o desde una Bandeja Organismo a una Bandeja Personal o a una bandeja de un Organismo:
Añadir
Una entrada puede añadirse a un expediente tanto si está en estado “Aceptado” como si está en estado “Pendiente de aceptar”. Esta acción puede hacerse desde el apartado “Bandejas” así como también desde el detalle de la entrada:
...
...
...
Desde este apartado pueden añadirse masivamente todas las entradas de la página, algunas o solo una.
...
La acción de añadir en el detalle se hace solo de la entrada en la que se está trabajando, aunque luego pueden añadirse más entradas al proceso pulsando el botón “Seleccionar más entradas” que aparece en la siguiente pantalla.
Añadir entradas masivas
El primer paso para añadir entradas masivamente a un expediente es elegir la bandeja cuyas entradas se van a añadir seleccionándola en el filtro de bandejas:
...
El siguiente paso es seleccionar las entradas a añadir y pulsar el botón “Añadir”:
Las entradas pueden añadirse a un expediente nuevo o a un expediente existente:
> Añadir entradas a un expediente nuevo:
Para añadirse las entradas a un expediente nuevo, hay que seleccionar la opción “A un expediente nuevo” y en la siguiente pantalla se visualizan las entradas previamente seleccionadas y un botón para seleccionar más entradas:
...
Y el formulario para crear nuevo expediente al que se añadirán las mismas que deberá rellenarse para finalizar el proceso:
...
Finalizado el proceso correctamente, se visualiza una notificación de éxito:
...
El nuevo expediente se encuentra listado en el apartado “Expedientes”:
...
Al acceder a su detalle, se visualizan las entradas recientemente añadidas dentro del apartado “Documentos” de la pestaña “Vista general”:
...
> Añadir entradas a un expediente existente:
Para añadir entradas masivas a un expediente existente, hay que elegir las entradas que se quieren añadir al expediente, pulsar el botón “Añadir” y luego la opción “A un expediente existente”.
En la siguiente pantalla se visualizan las entradas previamente seleccionadas y un botón para seleccionar más entradas:
Y a continuación hay un apartado para buscar el expediente al que se añadirán las entradas seleccionadas:
Si se elige buscar por CSV, hay que introducir el CSV y pulsar la lupa:
A continuación, el expediente encontrado se muestra listado en la tabla:
Se selecciona la Fase del expediente al que se añadirán los documentos de las entradas:
Luego se debe elegir si las entradas se van a añadir a una carpeta nueva, a una existente (de corresponder) o sin carpeta:
Por último, hay que pulsar el botón “Añadir a expediente” para finalizar el proceso:
Si se elige la búsqueda avanzada para realizar la búsqueda del expediente al que se añadirán las entradas, se despliega un Buscador con los siguientes criterios de búsqueda:
Procedimiento
Número de expediente interno
Descripción
Fecha de inicio de creación / Fecha de fin de creación
Fecha de última consulta: desde / Fecha de última consulta: hasta
Agente (Aportador / Interesado)
NIF o nombre (del Agente)
...
Una vez introducidos los criterios de búsqueda, se pulsa el botón “Buscar” para ver los resultados:
...
Se selecciona el expediente al que se añadirán las entradas previamente seleccionadas:
El siguiente paso es seleccionar la Fase del expediente al que se añadirán los documentos de las entradas:
...
Y si se va a añadir a una nueva carpeta, a una carpeta existente o si no se quiere añadir a ninguna carpeta:
Por último, hay que pulsar el botón “Añadir a expediente” para finalizar el proceso:
Añadir entrada desde el detalle
Para añadir una entrada desde el detalle se debe acceder a ella, pulsar el botón “Añadir” y seguir los pasos indicados anteriormente, en función de si se quieren añadir entradas de una Bandeja Personal o de una Bandeja Organismo, y si se añadirán a un expediente nuevo o a un expediente existente:
Aceptar
Una entrada puede aceptarse en tanto su estado sea “Pendiente de aceptar”. Esta acción puede hacerse tanto desde el apartado “Inicio”, como desde “Bandejas” y desde el detalle de la entrada:
...
Inicio
...
...
Bandejas > Entradas
...
Detalle de entrada
...
...
Desde este apartado pueden aceptarse masivamente las 10 últimas entradas recibidas, algunas o solo una, siempre que las entradas no contengan documentos que requieren edición previa.
Una vez aceptada la entrada desde el apartado Inicio, ésta desaparece de la sección “Últimas entradas pendientes” y puede encontrarse en el apartado “Bandejas”.
...
Desde este apartado pueden aceptarse masivamente todas las entradas de la página, algunas o solo una, siempre que las entradas no contengan documentos que requieren edición previa.
...
La acción de aceptar desde el detalle se hace solo de la entrada en la que se está trabajando, aunque luego pueden añadirse más entradas al proceso pulsando el botón “Seleccionar más entradas” que aparece en la siguiente pantalla.
Aceptar entradas masivas
El primer paso para añadir entradas masivamente a un expediente es elegir la bandeja cuyas entradas se van a aceptar seleccionándola desde el filtro de bandejas:
A continuación, seleccionar las entradas a aceptar y pulsar el botón “Aceptar”:
Finalizado el proceso correctamente, se visualiza una notificación de éxito:
Las entradas que han sido aceptadas se muestran con el estado “Aceptado” en la Bandeja de Entradas personal o del organismo elegido:
...
Aceptar entrada desde el detalle
Para aceptar una entrada desde el detalle se debe acceder a ella y pulsar el botón “Aceptar”:
Una vez aceptada correctamente, se visualiza una notificación y el estado de la entrada cambia a “Aceptado”:
| Info |
|---|
Entradas con documentos que requieren de edición previa: Para aceptar una entrada que tiene uno o más documentos con procedimientos que requieren de ser editados previamente a su aceptación, se deberá acceder a la misma y editar su procedimiento para luego poder aceptarse. |
Aceptar y añadir
Una entrada puede aceptarse y añadirse tanto desde el apartado “Inicio”, como desde “Bandejas” y desde el detalle de la entrada en estado “Pendiente de aceptar”:
...
Inicio
...
...
Bandejas > Entradas
...
...
Detalle de entrada
...
Desde este apartado pueden aceptarse y añadirse masivamente las 10 últimas entradas recibidas, algunas o solo una, siempre que las entradas no contengan documentos que requieren edición previa.
Una vez aceptada y añadida la entrada desde el apartado Inicio, ésta desaparece de la sección “Últimas entradas pendientes” y puede encontrarse en el apartado “Bandejas”.
...
Desde este apartado pueden aceptarse y añadirse masivamente todas las entradas de la página, algunas o solo una, siempre que las entradas no contengan documentos que requieren edición previa.
La acción de aceptar y añadir a expediente puede realizarse con entradas aceptadas y pendientes de aceptar. Las aceptadas se añadirán aunque ya estén aceptadas.
...
La acción de aceptar y añadir desde el detalle se hace solo de la entrada en la que se está trabajando, aunque luego pueden añadirse más entradas al proceso pulsando el botón “Seleccionar más entradas” que aparece en la siguiente pantalla.
Aceptar y añadir entradas masivas
El primer paso para aceptar y añadir entradas masivamente a un expediente es elegir la bandeja cuyas entradas se van a añadir seleccionándola en el filtro de bandejas:
...
Y luego seleccionar las entradas a aceptar y añadir:
Las entradas pueden aceptarse y añadirse:
A un expediente existente
A un expediente nuevo
> A un expediente existente
Para aceptar y añadir entradas masivamente a un expediente existente, hay que pulsar el botón “Aceptar y añadir” y seleccionar: “A un expediente existente”:
En la siguiente pantalla, se visualizan las entradas seleccionadas. Pueden seleccionarse más entradas a aceptar y añadir pulsando el botón “Seleccionar más entradas”:
Al pulsar el botón “Seleccionar más entradas” se abre una pantalla con las entradas del listado original, con las elegidas originalmente ya seleccionadas:
En caso de no querer seleccionar más entradas a aceptar y añadir, se regresa al paso anterior pulsando el botón “Volver”:
El siguiente paso es seleccionar el expediente al que se añadirán las entradas, pudiendo buscarlo:
Por CSV
Por Búsqueda avanzada
Se se elige buscar el expediente por CSV, se despliega el campo para introducirlo y luego se debe pulsar la lupa para completar la búsqueda:
Si existe un resultado coincidente con la búsqueda realizada, el resultado se muestra en la tabla:
El siguiente paso es seleccionar una fase del expediente en la que se incorporarán los documentos de las entradas, que se elige desde el desplegable:
Por último, pueden añadirse los documentos de las entradas a una carpeta nueva, a una existente (de corresponder) o añadirlos sin carpeta:
El proceso finaliza pulsando el botón “Añadir a expediente”:
Aceptadas y añadidas las entradas con éxito, se visualiza una notificación:
Puede comprobarse que las dos entradas aceptadas han cambiado su estado a “Aceptado”:
Y las entradas añadidas al expediente:
> A un expediente nuevo
Para aceptar y añadir entradas a un expediente nuevo se selecciona la Bandeja y las entradas que se van a aceptar y añadir:
A continuación, hay que pulsar el botón “Aceptar y añadir” y elegir la opción “A un expediente nuevo”:
En la siguiente pantalla se visualizan las entradas a aceptar y añadir. Pueden seleccionarse más entradas a aceptar y añadir pulsando el botón “Seleccionar más entradas”:
...
A continuación, se completarán los metadatos del nuevo expediente con los siguientes datos:
Número interno (es el primer campo a rellenar y es el código de referencia de cada órgano u unidad administrativa. El número máximo de caracteres es 20):
...
Asunto del expediente (es el dato que permitirá identificar el contenido del expediente cuando se busque o se envíe a otro órgano o unidad administrativa):
...
Procedimiento, se debe seleccionar un procedimiento del Catálogo de servicios:
...
Visibilidad, para poder asignar visibilidad compartida al expediente es necesario que la unidad esté incluida en alguno de los organismos del procedimientos en el Catálogo de servicios. En caso contrario, sólo se puede asignar la visibilidad limitada a la persona aportadora):
...
Los campos “Nombre del aportador” y “NIF del aportador” estarán rellenados por defectos y no serán editables:
...
Fase del expediente:
...
Seleccionar carpeta, pudiendo crear una nueva o no añadiendo las entradas al expediente sin carpeta:
...
Rellenados todos los campos, se habilitará el botón “Añadir a expediente”:
...
Finalizado el proceso correctamente, la aplicación dirige a la Bandeja de entradas desde donde se comenzó la acción. Así mismo, se visualiza una notificación de éxito con un enlace para acceder al detalle del nuevo expediente al que se han añadido las entradas y, a su vez, estas últimas se muestran con estado “Aceptado”:
...
Si se accede al detalle del expediente mediante el enlace o desde el apartado Expedientes, se visualizan las entradas añadidas:
...
Aceptar y añadir una entrada desde el detalle
Para aceptar una entrada desde el detalle se debe acceder a ella y pulsar el botón “Aceptar y añadir”:
...
Luego elegir si se añadirá a un expediente nuevo o a un expediente existente, y realizar los pasos indicados anteriormente.
Una vez aceptada y añadida la entrada, su estado pasará a “Aceptado” y sus documentos se añadirán al expediente elegido.
Importar asientos de REGFIA
La funcionalidad de importar asientos de REGFIA permite incorporar al Gestor de expedientes aquellas entradas que se hayan producido en REGFIA y que quieran reenviarse a través del Gestor de expedientes o asociarse a un expediente.
Se pueden importar asientos de entrada desde REGFIA a la bandeja equivalente del Gestor de expedientes pulsando el botón “Importar asientos de REGFIA” ubicado en la pantalla “Inicio” y en la pantalla “Bandejas”, que siempre estará habilitado:
...
Inicio > Últimas entradas pendientes
...
...
Bandejas > Entradas
...
Una vez pulsado el botón “Importar asientos de REGFIA”, la aplicación muestra un Buscador de asientos registrales que permite elegir el organismo desde el que queremos realizar la importación y establecer el rango de fechas de registro. El organismo seleccionado en el Gestor de expedientes deberá tener su equivalente en REGFIA:
Como primer paso, se debe seleccionar el organismo desde el que se quiere importar los registros de REGFIA:
Luego se debe a elegir una fecha o rango de fechas para la búsqueda y pulsar el botón “Buscar”:
...
| Info |
|---|
El rango de fechas que aparece por defecto es de los 10 últimos días naturales |
Una vez finalizado el proceso de búsqueda de registro en REGFIA, se listarán los resultados encontrados debajo de la tabla. Solo aparecerán aquellos registros que en REGFIA estén en estado Enviado y confirmado:
A continuación, se deben seleccionar los asientos que se van a importar al Gestor de expedientes y se habilitará el botón “Importar” del menú, que se deberá pulsar para finalizar el proceso de importación:
Finalizado el proceso de importación, la aplicación dirige a la Bandeja de Entrada del organismo al que se han importado los registros y le muestra un mensaje informando de que los registros se han importado correctamente a la Bandeja del Organismo seleccionado:
Los asientos importados se muestran en el listado de la Bandeja de Entradas del organismo desde el que se han importado. Para comprobar la importación, refrescaremos la pantalla:
A partir de su importación, estas entradas se comportarán como el resto y podrán reenviarse o añadirse a un expediente, así como realizar con ellas el resto de acciones que se vayan incorporando al Gestor de expedientes.
Documentos relacionados de una entrada
Pueden realizarse varias gestiones con los documentos relacionados a una entrada:
> Editar documento
En el detalle de una entrada pueden consultarse los documentos relacionados y, en determinados casos (según se reseñará a continuación), pueden editarse sus datos.
Para editar los documentos relacionados, hay que acceder al detalle de una entrada, posicionarse en la pestaña “Documentos relacionados” y pulsar el botón “Editar datos”:
En el modo edición, se pueden editar los siguientes metadatos:
Descripción
Tipo documento
Procedimiento
| Note |
|---|
Cuando se modifica el Procedimiento, automáticamente se modifica el organismo productor por el que corresponde al nuevo procedimiento. |
Finalizada la edición, hay que pulsar el botón “Guardar cambios”:
Si el proceso de edición se realiza correctamente, se visualiza un mensaje de éxito y los cambios guardados:
| Note |
|---|
En la versión actual del Gestor de expedientes, no es posible editar los datos si el documento relacionado es un documento de tipo “Expediente”: |
| Info |
|---|
Las entradas con documentos con procedimientos inválidos deben editarse obligatoriamente y como condición necesaria para que la entrada pueda ser aceptada. |
> Descargar documento
Para descargar los documentos relacionados, hay que acceder al detalle de la entrada y en la pestaña “Documentos relacionados”, seleccionar el/los documento/s y pulsar el botón “Descargar”:
...
Realizada la descarga, se abre una ventana en el navegador con el documento descargado:
> Ver la traza del documento
Para ver la traza de un documento relacionado, hay que acceder a su detalle y seleccionar la pestaña “Traza”:
También puede descargarse la traza del documento relacionado en formato Excel, pulsando el botón “Descargar traza en Excel”:
Realizada la descarga, se abre una ventana en el navegador con el documento disponible para su apertura:
...
> Ir al detalle del documento/expediente
Si se quiere ir al detalle del documento o del expediente, hay que acceder a la pestaña “Documentos relacionados”, y pulsar el enlace correspondiente:
...
Detalle del expediente
...
...
Detalle del documento
...
...
Al pulsar el enlace, se accede al detalle del Expediente:
...
...
Al pulsar el enlace, se accede al detalle del Documento:
...
Salidas
Los nuevos envíos, envíos y reenvíos de las entradas pueden consultarse en la pestaña “Salidas” del apartado “Bandejas”:
...
Búsqueda
Las salidas pueden consultarse:
Mediante el Buscador avanzado
A través de los filtros de la tabla
Búsqueda avanzada
Pueden consultarse las salidas, desplegando el Buscador avanzado y pulsando el botón “Mostrar”:
Una vez desplegado, se visualizan distintos campos que pueden rellenarse individual o conjuntamente, y pulsar el botón “Buscar”:
Asunto
Origen (Interno Administración local, Interno otra Administración, REGFIA, LEMA Notificación, TTO, SSS Genérico, SSS Aportación voluntaria, SSS Recurso, SSS Subsanación, SETA Notificación, SETA Comunicación).
Destinatario
Fecha de envío: desde / Fecha de envío: hasta
Estado (Pendiente de aceptar, Aceptado, Procesando, Completado con error)
Pulsado el botón “Buscar”, de haber coincidencias entre lo buscado y la base de datos del Gestor de expedientes, los resultados se muestran en la tabla:
En caso de no haber resultados para la búsqueda intentada, se visualiza un mensaje en la pantalla:
Para limpiar la búsqueda hay que pulsar las aspas de cada pill (o etiqueta).
Búsqueda con los filtros de la tabla
Para realizar una búsqueda de salidas en la página, pueden usarse los filtros ubicados en las cabeceras de las columnas de la tabla:
...
Si hay resultados, los mismos se muestran listados:
...
De no haber resultados coincidentes con la búsqueda, la pantalla se muestra vacía:
...
| Note |
|---|
Actualmente, la conjunción de los filtros horizontales y el paginador no está operativa, por lo que la acción de filtrado se hace en la página, por lo que si la búsqueda se realiza en la página 1, los resultados listados serán los de la página 1. |
Detalle de salida
Para acceder al detalle de una salida hay que pulsar sobre el “Asunto” de una salida del listado:
En el detalle de la salida se puede ver la información general de la salida:
Identificador
Remitente
Nº de registro
Fecha de envío
Destinatario
Nº de registro de salida
Aportador
Documentos relacionados de una salida
Pueden realizarse las siguientes gestiones con los documentos relacionados de una salida:
> Descargar documento
Para descargar los documentos relacionados, hay que acceder al detalle de la salida y en la pestaña “Documentos relacionados”, seleccionar el/los documento/s y pulsar el botón “Descargar”:
Realizada la descarga, se abre una ventana en el navegador con el documento disponible para su apertura:
> Ir al detalle del documento/expediente
Para acceder al detalle del documento relacionado de una salida, hay que pulsar el enlace del documento:
Al acceder al detalle, se visualizan las siguientes pestañas:
Metadatos
En la que se pueden ver los metadatos obligatorios, no obligatorios y las relaciones de los metadatos:
...
Verificar firma:
En la que puede verificarse la firma del documento pulsando el botón “Verificar firma”:
Traza:
En la que se puede ver la traza del documento:
...
Traza de una salida
Para ver la traza de una salida, hay que acceder a su detalle y seleccionar la pestaña “Traza”:
También puede descargarse la traza de la salida en formato Excel, pulsando el botón “Descargar traza en Excel”:
Realizada la descarga, se abre una ventana en el navegador con el documento disponible para su apertura:
