2.- Manual de usuario del portal de empleados de CCSV
El presente documento tiene como finalidad explicar el funcionamiento del portal privado o portal del funcionario que permite la búsqueda de documentos oficiales gestionados por el Gobierno de Aragón, así como su posterior comprobación y verificación.
CONTENIDO
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1 Roles y usuarios
Esta aplicación está destinada a empleados públicos. Además el acceso al portal privado estará restringido a los usuarios que posean los siguientes roles de aplicación:
Funcionario: permite realizar cualquier búsqueda de documentos pertenecientes a cualquier organismo.
Funcionario por organismo: permite realizar la búsqueda de documentos generados por el organismo al que está asociado y por los organismos/departamentos “hijos” del mismo.
Administrador: dentro del portal privado o del funcionario tiene los mismos permisos que el rol “Funcionario”
Super Administrador: en el portal de acceso privado tiene los mismos permisos que el rol “Funcionario”.
2 Visibilidad de documentos
Puede ver los permisos de acceso a los documentos en este vídeo:
3 Ciclo de vida y estados de los documentos
Un documento electrónico puede encontrarse en los siguientes estados:
Original: El estado Original indicara que se trata de un documento electrónico original.
Borrador: El estado Borrador indicará que se trata de un borrador el cual será eliminado de forma automática si permanece un largo periodo de tiempo en este estado.
Copia: El estado Copia indicará que se trata de un documento de tipo copia que podrá ser de los siguientes tipos:
Copia electrónica auténtica con cambio de formato (Ley 11/2007 Art.30.1).
Copia electrónica auténtica de documento papel (Ley 11/2007 Art.30.2 y 30.3).
Copia electrónica parcial auténtica.
Compulsa Electrónica.
Copia Simple
Otros.
Anulado: El estado Anulado indicará documentos que por considerarlos erróneos se han anulado.
Pendiente de firma: El estado Pendiente de Firma es utilizado por la aplicación Porta Firmas para indicar que el documento se encuentra pendiente de firmar.
Un expediente electrónico puede encontrarse los siguientes estados:
Abierto: El estado Abierto indicara que el expediente se encuentra abierto y por lo tanto se permiten hacer modificaciones en el mismo.
Cerrado: El estado Cerrado indicara que el expediente ha sido cerrado por uno de sus administradores y ya no es posible realizar cambios en el.
Índice para remisión cerrado
4 Descripción de las funcionalidades
En este apartado se van a describir las funcionalidades que el Sistema de Comprobación y Verificación de documentos por CSV (CCSV) nos va a permitir realizar desde el portal de acceso privado.
Login
El acceso a las funcionalidades de la aplicación precisa que los usuarios se identifiquen mediante un certificado electrónico válido y que estén autorizados para el acceso a la aplicación con alguno de los roles indicados en el apartado anterior del presente documento.
En la imagen que se muestra a continuación, se puede observar la disposición de la pantalla inicial de acceso al portal privado.
Imagen 1. Login
Como se ha mencionado anteriormente, el acceso a la aplicación se realiza mediante el uso de certificados electrónicos válidos. Los certificados permiten a personas y empresas identificarse en las aplicaciones del Gobierno de Aragón. Los más comunes serán los emitidos por la FNMT (tanto de persona física, como jurídica) y el DNI Electrónico, pero estos certificados podrán ser cualquiera de los emitidos por las Autoridades de Certificación admitidas por el Gobierno de Aragón mediante convenios.
Imagen 2. Selección certificado clave
El usuario administrador deberá identificarse para acceder a la aplicación, para ello deberá acceder, siendo redireccionado a clave, y elegir uno de los certificados disponibles (resaltado en rojo en la Imagen 2)
Una vez elegido su certificado personal, pulsando el botón Aceptar en la parte inferior del recuadro rojo de la Imagen 2), el sistema validará si el certificado es válido y comprobará si está vinculado a uno o más organismos:
Si el usuario sólo pertenece a un determinado organismo y está autorizado para acceder al portal privado, accederá directamente a la aplicación con el rol de aplicación que tenga asignado.
Si por lo contrario, el funcionario pertenece a más de un organismo, el sistema mostrará al usuario un desplegable (Imagen 3) con los organismos a los que pertenece con el fin de que seleccione el organismo con el cual desea identificarse en el sistema.
Imagen 2. Selección de organismos
Una vez elegido el organismo deberá volver a pulsar el botón Entrar (bajo desplegable con los organismos disponibles en la Imagen 2. Selección de organismos). Si el usuario está autorizado para acceder a la aplicación con el organismo seleccionado se le asociará un rol de aplicación que define las operaciones que puede realizar.
En esta misma pantalla en la parte inferior izquierda (ver Imagen 1, en color verde) se disponen los siguientes enlaces:
Registro de Disponibilidad: Accede a una nueva página donde se pueden almacenar las incidencias de la aplicación.
Normativa: Accede a una página con la normativa estatal y autonómica del Gobierno de Aragón.
Ayuda: Contiene la ayuda de la aplicación.
Y en el pie de la página (ver Imagen 1 , en color naranja), se encuentran los siguientes enlaces:
Aviso Legal: Accede a la página del Gobierno de Aragón con la información del aviso legal.
Política de Privacidad: Accede a la página del Gobierno de Aragón con la información de la política de privacidad.
Búsqueda de documentos
Desde esta opción del portal privado, el funcionario podrá realizar búsquedas de documentos electrónicos gestionados por el Gobierno de Aragón.
Imagen 3. Búsqueda de documentos
En la Imagen 3 se puede apreciar la disposición de la página de búsqueda de documentos, que es también accesible por medio de la opción 'Búsqueda de documentos' del menú, resaltado en color rojo, y situado en la parte izquierda. Este menú estará ubicado en todas las pantallas de la aplicación.
En la parte superior izquierda (resaltado en color azul en la Imagen 3), se muestra el organismo con el que se ha entrado en la aplicación, en cualquier momento pinchando sobre el botón cambiar, se vuelve a la pantalla de selección de organismos. Imagen 2. Selección de organismos
En la parte superior derecha (resaltado en color morado en la Imagen 3), se muestra el nombre y los apellidos del funcionario conectado, junto con la hora y fecha de la última conexión.
Para mostrar la lista de documentos, los cuales aparecerán en la parte resaltada en color amarillo de la Imagen 3, se puede filtrar por los criterios que se pueden observar en la misma, en la parte resaltada en color verde. Estos campos no son obligatorios, con lo que si no se introduce ningún criterio, se muestra la lista completa de los documentos almacenados. En caso contrario, se filtrarán por los criterios seleccionados.
A continuación se detallan cada uno de los criterios de búsqueda:
Búsqueda por Organismo Productor:
Organismo raíz : Organismo por el que se quiere realizar la búsqueda. Una vez seleccionado, podrá ir filtrándose por organismos descendientes, si los tuviera.
Marcar para buscar por históricos: Se puede marcar esta pestaña para que realice la búsqueda también por organismos históricos.
Criterios de Búsqueda:
CSV : Identificador único que identifica a cada documento por el cual se quiera filtrar la búsqueda.
Id de Intercambio : Identificador único entre Administraciones.
Título : Título del documento por el que se quiera filtrar la búsqueda.
Descripción : Descripción del documento por el que se quiera filtrar la búsqueda.
Descriptores : Conjunto de palabras separadas por comas para búsqueda de documentos.
Fecha Creación : Fecha desde y/o hasta por la que se quiera filtrar la búsqueda.
Imagen 4. Búsqueda de documentos
La fecha se puede introducir de dos maneras: tecleándola en la caja de texto con el formato dd/mm/aaaa o utilizando el calendario. Para mostrar el calendario haga clic sobre el icono , como se muestra en la Imagen 4.
Nota: Para usar el calendario debe tener activado en el navegador Javascript.
Nif/Nie: Nif o Nie de la persona que figura como interesado o aportador (según se selecione) en el documento y por el cual se quiera filtrar la búsqueda.
Código procedimiento: Código de procedimiento por el cual se quiera filtrar la búsqueda.
Estado del documento: Se puede seleccionar un estado de documento disponible.
Nº Expediente: Número de expediente por el cual se quiera filtrar la búsqueda.
Tipo : Tipo de documento por el cual se quiera filtrar la búsqueda.
Finalmente, para mostrar los documentos filtrados por los criterios que se introdujeron o seleccionaron se debe pulsar el botón Buscar (Imagen 3, parte inferior del cuadro verde). Si no hay ningún criterio de búsqueda por defecto se mostrará la lista completa de documentos creados a partir de una fecha calculada a partir de la fecha actual (por defecto, se obtienen los documentos creados en el último mes).
La lista con los resultados de la búsqueda se mostrará como aparece en la siguiente imagen:
Imagen 5. Búsqueda de documentos
Encima de la tabla de resultados, se muestra la cantidad de documentos encontrados y un menú (resaltado en color verde, de la Imagen 5) para facilitar la navegación por las diferentes páginas de resultados obtenidas de la búsqueda.
En la tabla, se muestra por cada resultado:
Título : Título del documento.
Descripción : Breve descripción del documento.
CSV : Identificador único del documento.
Fecha de creación : Fecha en la que se creó el documento.
Código de procedimiento : Código de procedimiento del documento.
Tipo : Tipo de documento.
Estado del documento : Estado del documento.
Detalle : Contiene un enlace a otra página en la que se mostrará la información detallada del documento.
Metadatos : Éste último contiene un enlace a otra página en la que se mostrarán los metadatos del documento.
Debajo de la tabla de resultados, existe la opción de exportación en csv, excel, xml, pdf, sirve para exportar el listado obtenido en la búsqueda realizada y en el formato seleccionado.
Ver detalle del documento
Desde la pantalla de búsqueda de documentos, descrita en el apartado anterior, es posible acceder al detalle del documento. Para ello, en cada fila con la información de los documentos hay disponible un enlace “Ver detalle”, pulsándolo el sistema nos mostrará el detalle del documento resultado de la búsqueda realizada.
El detalle del documento se visualizará como se muestra en la siguiente imagen:
Imagen 6. Ver detalle documento
Como se puede apreciar en la Imagen 6 la disposición de la pantalla se divide en cuatro zonas zonas:
Menú: permite volver a la pantalla de búsqueda de documentos
Informativa: ubicada en la parte izquierda de la pantalla y resaltada en color verde en la Imagen 6. Mostrará la siguiente información del documento:
CSV
Descripción
Firmante
Fecha de creación
Volver: ubicada en la parte central de la pantalla y resaltada en color naranja en la Imagen 6 presenta el botón “Volver” que permite al usuario regresar a la pantalla de búsqueda de documentos detallada en el apartado 3.2.Búsqueda de documentos del presente documento.
Descarga y Verificación: presente en la parte derecha de la pantalla y resaltada en rojo en la Imagen 6 permite realizar las siguientes acciones:
Descargar
Ver Documentos Relacionados
Verificar firma
Descargar firma
Descargar XML
Descarga del documento
Para proceder a la descarga del documento resultado de la búsqueda se debe pulsar en la opción de “Descargar”. Pulsado el botón se abrirá un cuadro de descarga del documento:
En este cuadro de descarga, el usuario podrá elegir entre :
Abrir con : permite seleccionar el programa elegir el programa con el cual visualizar el documento.
Guardar archivo : permite seleccionar la ubicación donde el usuario quiera almacenar el documento.
Descarga de Documentos Relacionados
Aparecen los documentos relacionados en la siguiente pantalla:
Imagen 7. Detalle de documentos relacionados.
Podemos distinguir varias zonas en la Imagen 7 que describimos a continuación:
En rojo podemos ver el CSV de documento referencia, del cual visualizamos los documentos relacionados.
En verde, tenemos dos opciones de información ampliada del documento relacionado, VER DETALLE y VER METADADOS, a lo cuales accederíamos pulsando sobre cada uno de ellos.
En azul podemos ver el listado en el que aparecen los documentos relacionados.
Por último en naranja, debajo de la tabla de resultados, existe la opción de exportación en csv, excel, xml, pdf, sirve para exportar el listado obtenido en la búsqueda realizada y en el formato seleccionado.
Verificación de la firma
La opción de “Verificar firma” permite al usuario acceder al detalle de la firma asociada al documento resultado de la búsqueda.
En la siguiente imagen se muestra cómo es la pantalla de verificación de la firma.
Imagen 8. Verificar firma
En esta pantalla se informa al usuario si la firma es correcta o no (resaltado en color rojo de la Imagen 8), y la información extraída de la firma (resaltado en color verde de la Imagen 8).
Los datos que el sistema muestra son :
Fecha de la firma
Fecha de la verificación
Estado del documento original : Si ha sido modificado o no.
Firmantes : relación de firmantes del documento (resaltados en color naranja de la Imagen 7), mostrando por cada uno de ellos la siguiente información :
Nombre
Nif
Emisor de certificado
Verificación
Inicio de la validez
Caducidad
El usuario tiene a su disposición un botón “Volver” para que pueda regresar a la pantalla del detalle del documento, el cual se encuentra en la parte inferior de la pantalla de verificación de la firma.
Descarga de la firma
Desde la pantalla del detalle del documento, el usuario podrá también optar por la opción de “Descargar firma”. Esta opción nos permitirá descargarnos la firma asociada al documento. Una vez pulsado el botón, el sistema mostrará un cuadro de descarga como el siguiente:
En este cuadro de descarga, el usuario podrá elegir entre :
Abrir con : permite seleccionar el programa elegir el programa con el cual visualizar la firma.
Guardar archivo : permite seleccionar la ubicación donde el usuario quiera guardar la firma.
Descarga del XML
Desde la pantalla del detalle del documento, el usuario podrá también optar por la opción de “Descargar XML”. Esta opción nos permitirá descargarnos la firma asociada al documento en Base64 en un archivo XML. Una vez pulsado el botón, el sistema mostrará un cuadro de descarga como el siguiente:
En este cuadro de descarga, el usuario podrá elegir entre :
Abrir con : permite seleccionar el programa elegir el programa con el cual visualizar el archivo xml.
Guardar archivo : permite seleccionar la ubicación donde el usuario quiera guardar la firma.
Ver metadatos
Desde la pantalla de búsqueda de documentos es posible acceder a los metadatos del documento. Para ello, en cada fila con la información de los documentos hay disponible un enlace “Ver Metadatos”, pulsándolo el sistema nos mostrará los metadatos del documento resultado de la búsqueda realizada.
Los metadatos del documento se visualizarán como se muestra en la siguiente imagen:
Imagen 9. Metadatos
Como se puede ver en la Imagen 9 los metadatos están clasificados en tres pestañas, las cuales mostaremos a continuación:
Metadatos obligatorios del documento.
Metadatos no obligatorios del documento.
Relaciones de los metadatos del documento.
Búsqueda de expedientes
Desde esta opción del portal privado, el funcionario podrá realizar búsquedas de expedientes electrónicos gestionados por el Gobierno de Aragón.
Imagen 10. Búsqueda de expedientes
En la Imagen 10 se puede apreciar la disposición de la página de búsqueda de expedientes, que es también accesible por medio de la opción 'Búsqueda de expedientes' del menú, resaltado en color rojo, y situado en la parte izquierda. Este menú estará ubicado en todas las pantallas de la aplicación.
En la parte superior izquierda (resaltado en color azul en la Imagen 10), se muestra el organismo con el que se ha entrado en la aplicación, en cualquier momento pinchando sobre el botón cambiar, se vuelve a la pantalla de selección de organismos. Imagen 2. Selección de organismos
En la parte superior derecha (resaltado en color morado en la Imagen 10), se muestra el nombre y los apellidos del funcionario conectado, junto con la hora y fecha de la última conexión.
Para mostrar la lista de expedientes, los cuales aparecerán en la parte resaltada en color amarillo de la Imagen 10, se puede filtrar por los criterios que se pueden observar en la misma, en la parte resaltada en color verde. Estos campos no son obligatorios, con lo que si no se introduce ningún criterio, se muestra la lista completa de los expedientes almacenados. En caso contrario, se filtrarán por los criterios seleccionados.
A continuación se detallan cada uno de los criterios de búsqueda:
Búsqueda por organismo productor:
Organismo raíz : Identificador único que identifica a cada documento por el cual se quiera filtrar la búsqueda.
Criterios de búsqueda:
Número de expediente: Número de expediente por el cual se quiera filtrar la búsqueda.
CSV: Identificador único que identifica a cada documento por el cual se quiera filtrar la búsqueda.
Id de Intercambio : Identificador único entre Administraciones.
Cód Procedimiento : Código de procedimiento por el cual se quiere filtrar la búsqueda.
Fecha Creación : Fecha desde y/o hasta por la que se quiera filtrar la búsqueda.
Estado: Estado en el que se encuentra el expediente.
Imagen 11. Búsqueda de expedientes
La fecha se puede introducir de dos maneras: tecleándola en la caja de texto con el formato dd/mm/aaaa o utilizando el calendario. Para mostrar el calendario haga clic sobre el icono , como se muestra en la Imagen 11.
Nota: Para usar el calendario debe tener activado en el navegador Javascript.
Finalmente, para mostrar los expedientes filtrados por los criterios que se introdujeron o seleccionaron se debe pulsar el botón Buscar (Imagen 10, parte inferior del cuadro verde). Si no hay ningún criterio de búsqueda por defecto se mostrará la lista completa de expedientes creados a partir de una fecha calculada a partir de la fecha actual (por defecto, se obtienen los expedientes creados en el último mes).
La lista con los resultados de la búsqueda se mostrará como aparece en la siguiente imagen:
Imagen 12. Búsqueda de expedientes
Encima de la tabla de resultados, se muestra la cantidad de expedientes encontrados y un menú (resaltado en color verde, de la Imagen 12) para facilitar la navegación por las diferentes páginas de resultados obtenidas de la búsqueda.
En la tabla, se muestra por cada resultado:
Procedimiento : Nombre del procedimiento.
Nº Expediente : Numero de expediente.
CSV Expediente: Identificador único del expediente.
CSV Índice: Identificador único del documento.
Fecha de apertura: Fecha en la que se abrió el expediente.
Fecha de cierre: Fecha en la que se cerró el expediente.
Estado : Estado del expediente.
Descripción : Descripción del expediente.
Índice : Contiene un enlace a otra página en la que se mostrará información detallada del documento.
Contenidos: Contiene un enlace a otra página en la que se mostrará información detallada de los contenidos del expediente.
Metadatos: Contiene un enlace a otra página en la que se mostrará información detallada de los metadatos del expediente.
Debajo de la tabla de resultados, existe la opción de exportación en csv, excel, xml, pdf, sirve para exportar el listado obtenido en la búsqueda realizada y en el formato seleccionado.
Ver índice del expediente
Desde la pantalla de búsqueda de expedientes, descrita en el apartado anterior, es posible acceder al índice del expediente. Para ello, en cada fila con la información de los expedientes hay disponible un enlace “Ver Índice”, pulsándolo el sistema nos mostrará el índice del expediente resultado de la búsqueda realizada.
El índice del expediente se visualizará como se muestra en la siguiente imagen:
Imagen 13. Detalle de documento índice
Como se puede apreciar en la Imagen 13 la disposición de la pantalla se divide en cuatro zonas zonas:
Menú: permite volver a la pantalla de búsqueda de expedientes
Informativa: ubicada en la parte izquierda de la pantalla y resaltada en color verde en la Imagen 12. Mostrará la siguiente información del documento:
CSV
Descripción
Firmante
Fecha de creación
Volver: ubicada en la parte central de la pantalla y resaltada en color naranja en la Imagen 12 presenta el botón “Volver” que permite al usuario regresar a la pantalla de búsqueda de expedientes detallada en el apartado 3.3.Búsqueda de expedientes del presente documento.
Descarga y Verificación: presente en la parte derecha de la pantalla y resaltada en rojo en la Imagen 13 permite realizar las siguientes acciones:
Descargar
Ver Contenido Expediente
Verificar firma
Descargar firma
Descargar XML
Descarga del documento
Para proceder a la descarga del documento resultado de la búsqueda se debe pulsar en la opción de “Descargar”. Pulsado el botón se abrirá un cuadro de descarga del documento:
En este cuadro de descarga, el usuario podrá elegir entre :
Abrir con : permite seleccionar el programa elegir el programa con el cual visualizar el documento.
Guardar archivo : permite seleccionar la ubicación donde el usuario quiera almacenar el documento.
Ver Contenido Expediente
Ir a punto Ver contenidos del expediente.
Verificación de la firma
La opción de “Verificar firma” permite al usuario acceder al detalle de la firma asociada al documento resultado de la búsqueda.
En la siguiente imagen se muestra cómo es la pantalla de verificación de la firma.
Imagen 15. Verificar firma
En esta pantalla se informa al usuario si la firma es correcta o no (resaltado en color rojo de la Imagen 15), y la información extraída de la firma (resaltado en color verde de la Imagen 15).
Los datos que el sistema muestra son :
Fecha de la firma
Fecha de la verificación
Estado del documento original : Si ha sido modificado o no.
Firmantes : relación de firmantes del documento (resaltados en color naranja de la Imagen 14), mostrando por cada uno de ellos la siguiente información :
Nombre
Nif
Emisor de certificado
Verificación
Inicio de la validez
Caducidad
El usuario tiene a su disposición un botón “Volver” para que pueda regresar a la pantalla del detalle del documento, el cual se encuentra en la parte inferior de la pantalla de verificación de la firma.
Descarga de la firma
Desde la pantalla del detalle del documento, el usuario podrá también optar por la opción de “Descargar firma”. Esta opción nos permitirá descargarnos la firma asociada al documento. Una vez pulsado el botón, el sistema mostrará un cuadro de descarga como el siguiente:
En este cuadro de descarga, el usuario podrá elegir entre :
Abrir con : permite seleccionar el programa elegir el programa con el cual visualizar la firma.
Guardar archivo : permite seleccionar la ubicación donde el usuario quiera guardar la firma.
Descarga del XML
Desde la pantalla del detalle del documento, el usuario podrá también optar por la opción de “Descargar XML”. Esta opción nos permitirá descargarnos la firma asociada al documento en Base64 en un archivo XML. Una vez pulsado el botón, el sistema mostrará un cuadro de descarga como el siguiente:
En este cuadro de descarga, el usuario podrá elegir entre :
Abrir con : permite seleccionar el programa elegir el programa con el cual visualizar el archivo xml.
Guardar archivo : permite seleccionar la ubicación donde el usuario quiera guardar la firma.
Ver contenidos del expediente
Desde la pantalla de búsqueda de expedientes, descrita en el apartado anterior, es posible acceder a los contenidos del expediente. Para ello, en cada fila con la información de los expedientes hay disponible un enlace “Ver Contenidos”, pulsándolo el sistema nos mostrará los contenidos del expediente resultado de la búsqueda realizada.
Los contenidos del expediente se visualizarán como se muestra en la siguiente imagen:
Imagen 16a. Contenidos del expediente.
Podemos distinguir varias zonas en la Imagen 16a que describimos a continuación:
En azul podemos ver el nombre del expediente. Sí pulsamos el botón que tenemos delante del nombre, podemos expandir la información, y nos aparecerán los campos que se pueden ver en la Imagen 16, en verde:
Imagen 16b. Contenidos del expediente. Datos expandidos
Podemos ver:
Descripción.
CSV.
Tipo Documento.
Fecha Incorporación.
Volviendo a la Imagen 16a:
En rojo podemos ver el botón Ver Detalles, a través del cual accedemos a la pantalla de detalles de documento.
En naranja vemos el botón volver, mediante el que volvemos al listado de expedientes.