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La creación de un expediente conlleva la definición de los metadatos que permitan identificarlo correctamente.
El proceso de creación de un expediente consta de tres pasos:
El primero es la creación básica o inicial que actualmente puede realizarse sin tener que añadir ningún documento. El expediente se quedará creado con estado “En preparación”, y no podremos enviarlo ni gestionarlo.
El segundo paso es añadir un documento al expediente. Con este paso se procede a la apertura real del expediente en el gestor documental y podremos ya enviarlo y gestionarlo. Podemos hacerlo conjuntamente con el primer paso o dejarlo para más adelante.
Y el tercer paso es completar los metadatos del expediente como la información de los interesados y sus representantes.
Para comenzar con la creación de un expediente, hay que pulsar el botón “Nuevo expediente”:
A continuación, rellenar los metadatos completando los campos obligatorios que están señalados con un asterisco:
Número interno (es el primer campo a rellenar y es el código de referencia de cada órgano o unidad administrativa. El número máximo de caracteres es 20).
Descripción de expediente (es un campo que permite identificar el contenido del expediente cuando se busque o se envíe a otro órgano o unidad administrativa. El número máximo de caracteres es 200).
Procedimiento (dependiendo del procedimiento elegido, habilitará o no, los organismos para compartirles la visibilidad del expediente).
Visibilidad, limitada al aportador ó compartida, en la que podrán acceder al expediente y gestionarlo todas las personas de los órganos que se seleccionen (y los jerárquicamente dependientes) que tengan permisos en el procedimiento del expediente.
Nombre del aportador (campo no editable).
NIF del aportador (campo no editable).
Si se quiere añadir ahora un documento tenemos las siguientes alternativas:
Buscarlo por CSV (en este caso, añadimos un original o una copia auténtica), según se describe a continuación
Añadirlo desde el equipo (en este caso, añadimos una copia simple), según se describe a continuación
También puede dejarse para más tarde, seleccionando la opción “No quiero añadir ningún documento por ahora”.
Búsqueda de documento por CSV
Se introduce el CSV en el campo de búsqueda y se pulsa el icono de la lupa:
Si el CSV es encontrado en la base de datos del sistema, éste lo muestra de la siguiente forma. Cabe mencionar que en el proceso de creación de expediente, el documento se añade sin carpeta. Se podrá crear una carpeta e incluir el documento dentro de la misma con posterioridad a su creación.
A continuación, se deberá seleccionar una fase del expediente. La vinculación de los documentos a una fase ayudará al sistema a recomendar las acciones que se hacen dentro de cada expediente de cara a posteriores desarrollos de la herramienta, así como a mejorar la información del expediente que se pueda llegar a ofrecer en la Sede electrónica o Carpeta ciudadana.
Para seleccionar una fase se deberá pulsar el desplegable:
Pulsando el icono de información (
) que está al lado de “¿Qué fase selecciono?” se abre una ventana con el listado de fases que se pueden asignar a un expediente. Esta ventana es meramente informativa. Con la barra de scroll vertical se puede recorrer la totalidad de fases disponibles:
Seleccionada la fase del documento, se habilita el botón “Crear” que deberá pulsarse para finalizar el proceso de creación de nuevo expediente:
Recuerda que para que este botón de muestre habilitado es necesario haber completado toda la información del formulario.
Añadir documento desde el equipo
También se puede añadir un documento al expediente en creación desde el equipo:
Se deben completar todos los campos obligatorios:
Descripción del documento
Procedimiento
Tipo de documento
Una vez completada la información, se habilitará el botón “Confirmar” para terminar con el proceso de añadir documento:
A continuación, se selecciona la fase para el documento, que ayudará al sistema a recomendar las acciones que se hacen dentro de cada expediente de cara a posteriores desarrollos de la herramienta, así como a mejorar la información del expediente que se pueda llegar a ofrecer en la Sede electrónica o Carpeta ciudadana:
Y se pulsa el botón “Crear” de la cabecera para completar el proceso.
Finalizado el proceso correctamente, se podrá visualizar el expediente creado en la pantalla “Expedientes“ y accederse a su detalle pulsando el enlace ubicado dentro de la notificación o directamente en el enlace de la tabla:
