Puedes consultar los siguientes vídeos:
Cómo añadir, editar y eliminar un interesado de un expediente
Cómo añadir, editar y eliminar un representante y cómo eliminar una representación
Cómo generar, actualizar y acceder al detalle del índice de un expediente
Estados de los expedientes
Un expediente puede encontrarse en los siguientes estados:
En preparación
Abierto
Cerrado
Anulado
Podemos realizar distintas acciones desde el detalle de un expediente en función del estado en el que se encuentre, según se indica a continuación:
Expediente en estado “En preparación”
Acciones con documentos:
Añadir documento
Editar metadatos
Gestionar interesados y representantes
Crear y eliminar una representación
Eliminar expediente
Expedientes en estado “Abierto”
Acciones con documentos:
Añadir documento
Cambiar fase de documento
Descargar documento
Organizar documentos
Quitar documento
Acciones con carpetas:
Añadir carpeta
Eliminar carpeta
Descargar documento
Descargar carpeta
Editar metadatos
Gestionar interesados y representantes
Crear y eliminar una representación
Añadir expedientes relacionados
Quitar expedientes relacionados
Ver Traza
Generar Índice
Cambiar estado
Enviar a una bandeja personal / a un organismo
Expedientes en estado “Cerrado”
Gestionar interesados y representantes
Crear y eliminar una representación
Ver Traza
Generar Índice
Cambiar estado
Enviar a una bandeja personal / a un organismo
Expedientes en estado “Anulado”
Enviar a una bandeja personal / a un organismo
Acciones que se pueden realizar desde el detalle de un expediente
Pestaña Vista general
En la pestaña Vista General hay dos secciones de pantalla: Documentos / Expedientes relacionados.
La sección de pantalla “Documentos”, desplegada por defecto, muestra los documentos y las carpetas vinculadas a un expediente, sobre los que el usuario puede realizar distintas acciones.
La sección de pantalla “Expedientes relacionados”, replegada por defecto, muestra los expedientes que han sido añadidos al expediente en consulta. Las funcionalidades de la sección “Expedientes relacionados” se explican en otro capítulo del presente documento.
Acciones con documentos
Añadir documento
Anteriormente se ha explicado cómo añadir un documento desde el listado de Expedientes. Para añadir un documento desde el detalle del expediente, se debe acceder al apartado Expedientes y pulsar sobre el enlace del expediente con el que se quiere trabajar. Dentro del detalle, se pulsa el botón “Acciones documentos” y se selecciona la opción “Añadir documento”:
En la siguiente pantalla se elige si buscar el documento a añadir por CSV o bien añadirlo desde el equipo y seleccionada la opción, se asigna la fase del expediente en la que quiero añadir el documento, luego se indica si se añade a una carpeta nueva, a una carpeta existente o sin carpeta, tras lo cual, completados todos los campos, se habilita el botón “Añadir”:
Una vez añadido el documento, la aplicación muestra una notificación de éxito y redirige a la pestaña “Vista general” donde se encontrará el documento añadido:
El Gestor de expedientes admite ciertos formatos de ficheros que pueden consultarse a continuación:
GZIP
SGMIL
GML
GML_XML
MP3
MP4
CSV
TXT
HTML
CSS
JPG
ODT
ODS
ODP
DOCX
DOC
XLSX
XLS
PPTX
PPT
PDF
PNG
SVG
TIFF
OGG
OGA
WEBM
OCTET
En caso que se intente subir ficheros no incluidos en el listado anterior, la aplicación lo impedirá mostrando una notificación de error:
Cómo añadir un documento a un expediente
Cambiar fase a un documento
La fase de un documento añadido a un expediente puede cambiarse accediendo al detalle del mismo, posicionándose en la pestaña “Vista general”, seleccionándose el documento cuya fase desea cambiar y, finalmente, pulsándose el botón “Acciones documentos”. Al pulsarse este botón, se despliegan opciones, entre las cuales está la de “Cambiar fase”:
En la siguiente pantalla se debe elegir la nueva fase del documento pulsando el desplegable:
Si se pulsa el icono de información (
) ubicado al lado de “¿Qué fase selecciono?”, se abre una ventana con las fases que pueden ser asignadas al documento. Esta ventana es meramente informativa. La barra lateral permite un desplazamiento vertical para conocer las fases disponibles:
Seleccionada la nueva fase, el botón “Cambiar fase” se habilita:
En caso que el proceso de cambio de fase del documento se complete correctamente, la aplicación muestra una notificación de éxito, y la nueva fase se refleja en el apartado de Documentos de la Vista general:
Para cambiar la Fase a más de un documento, se debe acceder al detalle del expediente y seleccionar todos los documentos en la pestaña “Vista General”, marcar el check-box “Seleccionar todo”, y pulsar el botón “Acciones con documentos” > “Cambiar fase”:
Finalmente, se selecciona la fase para los documentos elegidos. y se pulsa el botón “Cambiar fase”:
Una vez completado con éxito el cambio de fase en múltiples documentos, la nueva fase muestra la nueva fase de dichos documentos en el apartado Documentos de la pestaña Vista general:
Quitar documento
La aplicación permite desvincular documentos de un expediente. Para quitar un documento de un expediente se debe acceder al detalle de expediente y en “Vista general”, seleccionar en el apartado “Documentos” aquél/aquellos que se quiera/n eliminar:
Seleccionado el documento a eliminar, se debe pulsar el botón “Acciones documentos” y elegir la opción “Quitar documento”:
Una vez elegida la opción “Quitar documento”, se abre una ventana que consulta si se está seguro de querer avanzar con la acción. Puede declinar su acción pulsando el botón “Cancelar” o puede continuar con la misma, pulsando el botón “Eliminar”:
Si el sistema ha desvinculado el documento correctamente del expediente, muestra una notificación informándolo y lo elimina del listado de documentos:
Acciones con carpetas
Añadir carpeta
El sistema permite añadir una o más carpetas a un expediente, accediendo a su detalle y pulsando el botón “Acciones documentos” > “Añadir Carpeta”:
Para crear la Carpeta se debe introducir el nombre de la nueva carpeta en el campo correspondiente y pulsar el botón “Crear”:
Si la carpeta ha sido creada correctamente, el sistema muestra una notificación de éxito y se visualiza la nueva carpeta, por defecto replegada, en la “Vista general” y con 0 documentos añadidos:
Para añadir documentos a la carpeta, se puede hacer creando un documento y en su proceso añadirlo a la carpeta existente:
O bien se puede añadir un documento a una carpeta mediante la acción de Organizar, según se explicará más adelante.
Eliminar carpeta
Para eliminar una carpeta de un expediente, hay que seleccionar el check-box correspondiente a la carpeta, luego pulsar “Acciones carpetas” y elegir la opción “Eliminar carpeta”:
Para declinar la acción de eliminar carpeta, se debe pulsar el botón “Cancelar:
Para ejecutar la acción de eliminar carpeta, se debe pulsar el botón “Eliminar.
Si se confirma la acción y el proceso es correcto, el sistema lo informa con una notificación, elimina la carpeta del expediente y sus documentos pasan a su raíz:
Descargar documentos/carpetas
La aplicación permite descargar uno o más documento/s contenidos dentro de un expediente, estén o no contenidos en carpetas.
Para ello, se debe acceder al detalle del expediente y en la pestaña “Vista general” seleccionar el o los documentos a descargar. En ese momento, se habilita el botón “Descargar”:
Realizada correctamente la descarga, la aplicación muestra una notificación de éxito y se abre una ventana de descarga del navegador con los documentos contenidos por un fichero .zip:
Para descargar carpetas, el proceso es el mismo:
Realizada correctamente la descarga, la aplicación muestra una notificación de éxito y se abre una ventana de descarga del navegador con los ficheros descargados en formato .zip:
Organizar
La aplicación permite organizar documentos dentro de expedientes, así como también introducirlos y extraerlos de carpetas. Para ello, se debe acceder al detalle de un expediente y en la pestaña “Vista general” pulsar el botón “Organizar” y se habilita el modo edición:
En el modo edición se puede organizar el orden de los documentos pulsando sobre el expediente y arrastrando y soltándolo en la posición en la que se lo quiera ubicar:
Para finalizar el proceso, se deberá pulsar el botón “Guardar cambios”:
Mientras se ejecuta el proceso de organización de documentos en segundo plano, la aplicación permite realizar otras acciones, pero le recuerda mediante una notificación informativa que no se deberá intentar ninguna acción con documentos o carpetas ni regenerar el Índice (sin perjuicio de que podrá continuar realizando el resto de las acciones como la edición de metadatos, la gestión de interesados y representantes o la consulta de la traza del expediente):
Finalizado el proceso de guardado de cambios, se puede ver el nuevo orden de los documentos:
Se puede introducir y extraer documentos de carpetas pulsando el botón “Organizar” y arrastrando y soltando los mismos dentro y fuera, respectivamente:
Para finalizar, se debe pulsar el botón “Guardar cambios”:
Añadir expedientes relacionados
Se pueden añadir expedientes relacionados al expediente en consulta pulsando el botón “Añadir expediente”, ubicado en la sección de pantalla “Expedientes relacionados” de la pestaña “Vista general”.
El primer paso es desplegar la sección de pantalla “Expedientes relacionados” pulsando el botón “Mostrar”:
A continuación, se debe pulsar el botón “Añadir expediente” y elegir si se añadirá un expediente nuevo o uno existente:
Añadir un expediente nuevo
Para añadir un expediente nuevo, se rellenarán los campos del formulario para crear expediente y una vez completados los mismos, se pulsa el botón “Crear”. Realizado el proceso correctamente, la aplicación muestra una notificación de éxito, devuelve al detalle del expediente y el nuevo añadido se lista en la sección “Expedientes relacionados”:
Añadir un expediente existente
Para añadir un expediente existente al expediente en curso, se pulsa el botón “Añadir expediente” y se selecciona “Existente”:
En la siguiente pantalla se selecciona el expediente a través de una Búsqueda por CSV o por Búsqueda avanzada:
Si se selecciona mediante CSV, se despliega el campo para introducir el CSV o bien se puede buscar el CSV accediendo a Portafirmas si se desconoce el CSV expediente, pero se conoce el CSV de un documento contenido por el expediente que se quiere añadir:
Finalmente, introducido el CSV y pulsada la lupa para procesar la búsqueda, en caso de haber resultado, éste se lista y, seleccionado, se habilita el botón “Añadir”:
Finalizado el proceso correctamente, la aplicación muestra una notificación de éxito, devuelve a la pestaña “Vista general” con el expediente añadido ya listado en la sección “Expedientes relacionados”:
Si se quisiera añadir un expediente existente mediante la Búsqueda avanzada, se debe pulsar el botón “Búsqueda avanzada”, que despliega un buscador con distintos criterios que pueden rellenarse individual y conjuntamente:
Realizada la búsqueda, se listan los resultados encontrados y se debe seleccionar un expediente, tras lo cual se habilita el botón “Añadir”:
Finalizado el proceso, la aplicación muestra una notificación de éxito, el expediente existente que se añadió ya luce añadido al expediente en consulta en el apartado “Expedientes relacionados” de la Vista general:
Quitar expediente
Si se quiere quitar un expediente relacionado, hay que elegir el o los expedientes que se quieren desvincular y pulsar el botón “Quitar expediente”:
A continuación, se abre una ventana en la que la aplicación pregunta si se quiere desasociar el expediente. En caso afirmativo, debe pulsar “Desasociar” y en caso de declinar la acción, “Cancelar”:
Finalizado el proceso, la aplicación muestra una notificación y ya no se visualiza el expediente en la sección “Expedientes relacionados”:
Editar metadatos
Los metadatos de un expediente pueden editarse tanto desde el listado como desde su detalle. Para editar los metadatos desde el detalle de un expediente, hay que acceder a él, posicionarse en la pestaña “Metadatos” y pulsar el botón “Editar” del dato que se quiera editar:
Al pulsar el botón “Editar” se abre el modo edición y para finalizar la edición se debe pulsar el botón “Guardar cambios”:
Guardados los cambios la aplicación muestra una notificación de éxito con las modificaciones reflejadas:
La edición del procedimiento y de la visibilidad se habilita en conjunto, pero se pueden editar individualmente:
Finalizada la edición de la visibilidad, se muestra una notificación que informa que la misma ha sido modificada con éxito:
Cómo editar los metadatos de un expediente
Gestionar interesados y representantes
En el proceso de creación de un expediente es importante identificar a las personas interesadas en el mismo. Esto va a facilitar el posterior acceso de estas personas al expediente así como las acciones que se hagan sobre el él y que se implementarán en ulteriores versiones de la herramienta.
En un expediente pueden informarse Interesados y representantes, y realizar gestiones con ellos tales como su edición, eliminación, y crear y eliminar una representación.
Añadir un interesado a un expediente
Para añadir un interesado a un expediente accedemos a su detalle y en la pestaña “Interesados y representantes”, hay que pulsar el botón “Añadir interesado”:
En la siguiente pantalla, se muestran las opciones de añadir como Interesados a personas tanto físicas como jurídicas:
> Añadir un interesado persona física
Para añadir un interesado, primero se debe verificar si ya existe en la base de datos, para lo cual hay que introducir su número de identificación (NIF, NIE) y pulsar el botón “Buscar”:
En caso que el interesado exista en la base de datos, éste se lista en los resultados de búsqueda:
Es posible editar los datos del interesado en el proceso de añadirlo, pulsando el botón “Editar datos”:
Se pueden guardar los cambios realizados en el interesado para futuros expedientes, marcando el check-box o dejarlo vacío si se quiere que el cambio afecte únicamente a la edición del interesado en el expediente en concreto.
Finalizada la edición del interesado, hay que pulsar el botón “Guardar cambios”:
Para finalizar el proceso de añadir un interesado a un expediente, se debe pulsar el botón “Añadir interesado”:
Añadido el interesado, se muestra una notificación de éxito, y visualiza el interesado añadido en la pestaña “Interesados y representantes”:
Editar interesado persona física
Además de editar un interesado en el proceso de añadirlo, también puede editarse una vez añadido, accediendo a su detalle y pulsando el botón “Editar interesado”:
Finalizada la edición del interesado, hay que pulsar el botón “Guardar” para finalizar el proceso:
Se visualiza una notificación de éxito y el cambio realizado:
La modificación realizada en el Interesado también queda reflejada en la pestaña de “Interesados y representantes”:
Eliminar interesado
Para eliminar un interesado, se accede a su detalle y se pulsa el botón “Eliminar interesado”:
A continuación, se abre una ventana con un mensaje de consulta acerca de si se está seguro de continuar con la acción:
Para finalizar el proceso, se pulsará el botón “Eliminar”, tras lo cual se visualiza un mensaje que informa que el interesado se ha eliminado correctamente. En la pestaña “Interesados y representantes” ya no se mostrará el interesado eliminado:
Cómo añadir, editar y eliminar un interesado de un expediente
Añadir un representante a un expediente
Se pueden añadir representantes a un expediente accediendo a su detalle y en la pestaña “Interesados y representantes”, pulsar el botón “Añadir representante”:
El representante puede ser persona física como jurídica:
> Añadir un representante persona jurídica
Para añadir un representante persona jurídica, se debe seleccionar la opción correspondiente y se despliega el campo para introducir su número de identificación:
Si se conoce el NIF del representante, el paso siguiente es introducirlo en el campo “Número de identificación” y pulsar el botón “Buscar”:
Si existe resultado para la búsqueda, ésta se muestra de la siguiente forma:
En el proceso de añadir representante, pueden editarse sus datos pulsando el botón “Editar datos”:
Se pueden guardar los cambios realizados en el representante para futuros expedientes, marcando el check-box o dejarlo vacío si se quiere que el cambio afecte únicamente a la edición del interesado en el expediente en concreto.
Por último, para finalizar el proceso, hay que pulsar el botón “Añadir representante”:
El representante se añadirá al listado de “Interesados y representantes” y en caso que no tenga aún interesados representados, un mensaje de información lo indicará en la parte superior de la tabla:
Editar representante persona jurídica
Además de poder editarse los datos del representante cuando se añade a un expediente, también puede hacerse accediendo directamente a su detalle:
Una vez terminada la edición, hay que pulsar el botón “Guardar”. Si se quiere que los cambios realizados se guarden
Finalizado el proceso, se visualiza una notificación de éxito y la modificación realizada:
Eliminar representante
Para eliminar un representante, hay que acceder a su detalle y pulsar el botón “Eliminar representante”
A continuación, se abre una ventana con un mensaje que consulta si se está seguro de la acción que realizará:
Tras pulsar el botón “Eliminar”, si el proceso se realiza correctamente, se visualiza una notificación indicando que el representante se ha eliminado correctamente y ya no se muestra el representante eliminado en la pestaña “Interesados y representantes”:
Crear una representación
Para añadir un interesado a un representante se debe pulsar el botón “Añadir representante” en la pestaña “Interesados y representantes”:
En la siguiente pantalla, se crea el representante eligiendo si es una persona física o jurídica. Elegida una opción, se introduce el Nº de identificación (si se lo conoce). Si existe un resultado, éste se listará debajo:
El siguiente paso es seleccionar del listado el o los interesado/s a los que representará:
Realizado lo anterior, el paso final es pulsar el botón “Añadir representante”:
Se puede consultar los interesados representados accediendo al detalle de un representante:
Eliminar representación
Para eliminar una representación, hay que acceder al detalle del representante y pulsar el botón “Eliminar representación”:
Cómo añadir, editar y eliminar un representante de un expediente y cómo eliminar una representación
Ver Traza
Para visualizar los movimientos y acciones realizados en un expediente hay que acceder a su detalle y posicionarse en la pestaña “Traza”:
El orden de la traza por defecto es de más a menos reciente, aunque el orden de los registros puede cambiarse pulsando la flecha ubicada en la cabecera de cada columna.
Generar Índice
El Índice es el foliado electrónico del expediente y garantiza su integridad. Recoge el conjunto de documentos electrónicos asociados al expediente en un momento dado y, si es el caso, su disposición en carpetas o expedientes.
Para ver el Índice de un expediente debemos acceder a su detalle y seleccionar la pestaña “Índice”:
Actualizar Índice
Si se han realizado cambios en el expediente que afecten al índice, éste aparecerá desactualizado, por lo que hay que volver a generarlo pulsando el botón “Actualizar índice”. Este proceso puede demorar unos segundos.
Una vez finalizado el proceso de actualización, el botón “Actualizar índice” se deshabilita y se visualiza el Índice actual en primer lugar y luego los anteriores:
Descargar Índice
Para descargar el índice actual o anterior hay que acceder a la pestaña “Índice” y pulsar el botón “Descargar”:
El índice se abrirá en formato PDF y contendrá la siguiente información:
Información general del expediente
CSV Expediente
Nº de expediente
Estado del expediente
Tipo de expediente
Procedimiento
Organismo productor
Descripción
Contenido del expediente electrónico
Carpetas (si las hubiera) con sus respectivas fechas de creación.
Documentos con sus respectivas fechas de creación.
Expedientes añadidos (si los hubiera) con sus respectivas fechas de creación.
Firma con su respectiva información.
Ver detalles del Índice
Se puede ver más información del Índice pulsando el botón “Ver detalles”:
En el detalle del Índice se puede consultar sus metadatos, verificar su firma y ver su traza:
Cómo generar, actualizar y acceder al detalle del índice de un expediente
Cambiar estado
Así como puede cambiarse el estado de un expediente desde el listado, también puede hacerse desde su detalle.
Un expediente en estado “Abierto” puede cambiar su estado a “Cerrado” o “Anulado”, pulsando el botón “Cambiar estado”:
Realizado correctamente el cambio de estado, se visualiza una notificación de éxito y el nuevo estado debajo del número de expediente:
Enviar a una bandeja personal o a un organismo
Un expediente puede enviarse a una bandeja personal o a un organismo. Para ello, hay que acceder al detalle del expediente, pulsar el botón “Enviar” y seleccionar la opción deseada:
Y a continuación, seguir los pasos que se realizan cuando se envían expedientes desde el listado.
Puede eliminarse un expediente en estado “En preparación” accediendo a su detalle y pulsando el botón eliminar:
A continuación, se abre una ventana que pregunta si se está seguro de la acción. Para finalizar el proceso, debe pulsar el botón “Eliminar”:
Gestiones con documentos
La aplicación permite realizar acciones desde el detalle de un documento:
Descargar documento
Descargar firma
Ver metadatos
Verificar firma
Visualizar traza
Descargar documento
Para descargar un documento hay que acceder a su detalle, pulsar el botón “Descargar” ubicado arriba a la derecha y seleccionar “Documento”. Realizados estos pasos, se producirá su descarga en una nueva pestaña del navegador:
Descargar firma
Para descargar un documento hay que acceder a su detalle, pulsar el botón “Descargar” ubicado arriba a la derecha y seleccionar “Firma”. La firma se abrirá en formato .csig:
Ver metadatos
Un documento tiene tres grupos de metadatos:
Obligatorios
No obligatorios
Relaciones del documento: organismo productor, aportador, interesado y representante, en su caso.
Pulsando sobre el botón “Mostrar” se despliega la información correspondiente a cada grupo:
Verificar firma
La verificación de la firma de un documento electrónico permite comprobar la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos administrativos y de sus firmas electrónicas.
Para proceder con la verificación de la firma de un documento, hay que posicionarse en la pestaña “Verificar firma” y pulsar el botón homónimo:
Una vez terminado el proceso de verificación de la firma, la aplicación muestra que la firma se ha verificado y que es correcta, junto con su fecha y la hora:
Ver traza
Por último, en la pestaña “Traza” se visualizan los movimientos de un documento, ordenados por fecha, de más a menos reciente, indicando su acción y el detalle de la acción, y los cambios que se han producido en cada uno de los movimientos:
