Introducción
El Gestor de expedientes permite notificar y comunicar documentos a personas interesadas y sus representantes.
Podemos realizar la preparación y envío de notificaciones y comunicaciones:
1.- Desde el apartado “Expedientes”, accediendo al detalle de un expediente.
1.- Notificar o comunicar documentos desde el detalle de un expediente
Podemos realizar el proceso de preparación de una nueva notificación o comunicación accediendo al detalle de un expediente, seleccionando uno o más documentos que vamos a notificar o comunicar, y pulsando el botón “Notificar o comunicar”:
| Info |
|---|
Para las notificaciones se otorga a las personas destinatarias un plazo para su aceptación o rechazo (notificaciones), en tanto las comunicaciones no tienen un plazo de acceso. |
Notificaciones
Para realizar una notificación seleccionaremos la acción “Notificar” del desplegable:
En la siguiente pantalla, visualizamos los pasos para la preparación de una notificación:
Seleccionar los documentos del expediente
En este primer paso seleccionaremos los documentos que van a formar parte de la notificación y a continuación, pulsaremos “Añadir a seleccionados”:
Al pulsar “Añadir a seleccionados”, los documentos que hemos elegido se listarán en una tabla con las siguientes columnas:
Documento
CSV
Código de procedimiento, posando el ratón sobre el icono de información
podrás visualizar el nombre del procedimientoFase
Función del documento
...
Cuando preparamos una notificación, uno de los documentos del envío cumplirá la función de “Notificación” y, automáticamente, los restantes quedarán marcados con la función de “Adjunto”:
...
| Info |
|---|
Solo un documento cumplirá la función de notificación (o comunicación). El resto de los documentos serán adjuntos. |
Características de los documentos:
Extensión. El documento que cumple la función de “Notificación” deberá ser un fichero .PDF. Por ejemplo, si seleccionamos un archivo con formato .mp3, solo podremos asignarle la función de “Adjunto”, pero no de “Notificación”:
| Info |
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El documento de notificación o comunicación deberá tener formato PDF. |
Tamaño. Cada documento no podrá superar los 15Mb. En caso de superarlo, visualizaremos un mensaje informándolo:
...
Visibilidad externa. Si alguno de los documentos tiene configurada la visibilidad externa como “No permitida”, podremos continuar con el proceso de preparación de la notificación, pero visualizaremos un mensaje informándolo y sugiriéndonos modificar la visibilidad para que las personas destinatarias puedan verificar o cotejar el documento elegido:
Para suprimir algún documento del listado de documentos seleccionados, pulsaremos la equis de la última columna:
A continuación, indicaremos si queremos que la documentación asociada a la notificación se guarde o no en una carpeta (nueva o existente) del expediente:
...
Rellenar los metadatos de la notificación
| Info |
|---|
En este paso se habilita el botón “Guardar y salir” para guardar las /wiki/spaces/GDE/pages/4707778572 |
Asunto de la notificación
El asunto de la notificación, por defecto, es el del documento que cumple la función de notificación, pero podemos editarlo:
| Info |
|---|
La cantidad máxima de caracteres del asunto de la notificación es 250. |
Procedimiento
El código de procedimiento de la notificación al momento de su preparación coincide, por defecto, con el del documento principal, pero podremos modificarlo:
...
Visibilidad
La visibilidad interna puede ser:
Limitada a la persona aportadora, es decir, a quien es preparadora de la notificación
Compartida, con las personas que pertenezcan al organismo o a los organismos de las ramas relacionadas a este y, a su vez, tengan permisos para el procedimiento de la notificación
...
Organismo emisor
El organismo emisor por defecto es aquel en el que está dada de alta la persona preparadora, pero podremos modificarlo y seleccionar cualquier otro organismo de los ascendentes:
...
Días de plazo
Finalmente, indicaremos los días de plazo otorgados para la aceptación o rechazo de la notificación.
Por defecto se otorgan 10 días naturales, pero podemos editar el plazo hasta un máximo de 30:
Si se intentase introducir un plazo mayor, el Gestor de expedientes indicará que el plazo máximo para notificar puede ser de hasta 30 días:
Una vez rellenados los campos obligatorios, pulsaremos el botón “Siguiente” para ir a la gestión de las personas destinatarias de la notificación:
Selección de personas destinatarias
Podemos seleccionar como personas destinatarias de la notificación a las personas interesadas o representantes:
del documento que cumple la función de notificación;
del expediente;
o bien añadir manualmente una nueva persona destinataria para la notificación.
...
Añadir una persona interesada del documento
Si el documento que hemos seleccionado para que cumpla la función de notificación tiene personas interesadas o representantes, podremos seleccionarlas marcando el check-box y a continuación, pulsaremos el botón “Añadir a seleccionados”:
...
Una vez añadidas las personas destinatarias de la notificación, visualizaremos una tabla para distribuir (si corresponde) sus nombres y apellidos:
...
Añadir una persona interesada del expediente
Si el expediente en el que estamos preparando la notificación tiene personas interesadas o representantes, las visualizaremos en la pestaña “Interesados del expedientes”. Podremos seleccionarlas marcando el check-box y a continuación, pulsaremos el botón “Añadir a seleccionados”.
Una vez añadidas las personas destinatarias de la notificación, tendremos que distribuir (si corresponde) la información de nombre y apellidos en los campos de la tabla que se muestra a continuación.
...
En este paso debemos añadir (si no lo tuviera) el email de la persona seleccionada, siendo un dato obligatorio. También podremos editarlo:
...
Añadir manualmente una persona destinataria
Si necesitamos añadir a una persona destinataria que no está en el documento seleccionado como documento de notificación o en el expediente, podremos hacerlo manualmente:
Añadir manualmente una Persona física
Rellenaremos los campos Nombre, Primer apellido, Segundo apellido, Tipo de identificación, Número de identificación, Email:
...
| Info |
|---|
Los campos marcados con asterisco son de rellenado obligatorio. |
Una vez rellenados los datos de la persona destinataria, indicamos si la añadiremos:
Como persona interesada del documento de notificación y del expediente; o
Como persona representante del documento de notificación y del expediente; o
No añadirla como persona interesada ni representante. En este caso, solo se añadirá como persona destinataria de la notificación.
Y a continuación, pulsamos el botón “Añadir a seleccionados”:
...
Una vez que hemos añadido manualmente a la persona destinataria de la notificación, la visualizaremos en la tabla de personas destinatarias:
...
Añadir manualmente una Persona jurídica
Rellenaremos los campos Razón social, NIF, Email:
| Info |
|---|
Los campos marcados con asterisco son campos obligatorios. |
Y a continuación, indicaremos si la añadiremos:
Como persona interesada del documento de notificación y del expediente; o
Como persona representante del documento de notificación y del expediente; o
No añadirla como persona interesada ni representante. En este caso, solo se añadirá como persona destinataria de la notificación.
Y a continuación, pulsamos el botón “Añadir a seleccionados”:
...
Una vez que hemos añadido manualmente a la persona destinataria de la notificación, la visualizaremos en la tabla de personas destinatarias:
...
Notificación conjunta o individual
Finalmente, en caso de que la notificación tenga como destinataria a más de una persona, podremos indicar que la aceptación o rechazo realizado por una de ellas surta efectos respecto de las demás, o bien que cada persona destinataria deba aceptar o rechazar la notificación de forma independiente:
...
Programar la emisión de la notificación
Podemos preparar el envío de la notificación para que sea inmediato o programado:
...
En caso que se programe la notificación para que se envíe en una cierta fecha, seleccionaremos la opción “Programar fecha de emisión para la notificación”, e indicaremos el día, la fecha y el año de emisión:
...
| Info |
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La notificación se emitirá a las 00:00 horas de la fecha indicada. |
La fecha de envío debe encontrarse dentro de los 3 (tres) meses desde el día en que se prepara la notificación:
Una vez seleccionados el/los documentos a notificar y sus adjuntos, rellenados los metadatos, identificadas las personas destinatarias de la notificación y configurado el momento de envío, pulsaremos el botón “Notificar” ubicado en el encabezado para finalizar el proceso de preparación y envío:
...
Al pulsar el botón “Notificar”, nos redirigirá al detalle del expediente desde el que hemos iniciado el envío de la notificación, donde visualizaremos un mensaje informando que esta se ha enviado, que el proceso de envío puede tardar unos segundos, que en caso de error en el proceso de envío el preparador recibirá un correo electrónico y que, en este caso, la notificación volverá al estado “En borrador”:
...
Si en la preparación de la notificación se ha indicado que el envío se produzca una vez finalizado este proceso, el estado de la notificación será “Emitida”, en tanto si hemos programado su envío para una fecha posterior a la actual, su estado será “Pendiente de emisión”.
En caso de que se produzca un error en el proceso de emisión de la notificación, el preparador recibirá un correo electrónico informándolo. Podrá visualizarla en notificaciones en borrador:
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Comunicaciones
Para realizar una comunicación seleccionaremos la acción “Comunicar” del desplegable:
...
En la siguiente pantalla, visualizamos los pasos para la preparación de una comunicación:
Paso 1. Seleccionar los documentos del expediente
En este primer paso seleccionaremos los documentos que van a formar parte de la comunicación y, a continuación, pulsaremos “Añadir a seleccionados”:
...
Al pulsar “Añadir a seleccionados”, los documentos que hemos elegido se listarán en una tabla con las siguientes columnas:
Documento
CSV
Código de procedimiento, posando el ratón sobre el icono de información
podrás visualizar el nombre del procedimientoFase (corresponde a la fase del documento que se notifica o comunica)
Función del documento
...
Cuando preparamos una comunicación, uno de los documentos del envío cumplirá la función de “Comunicación” y, automáticamente, los restantes quedarán marcados con la función de “Adjunto”:
Para suprimir algún documento del listado de documentos seleccionados, pulsaremos la equis de la última columna:
| Info |
|---|
Los documentos a comunicar tienen las mismas características que los de las notificaciones en cuanto a la extensión, tamaño y visibilidad externa. |
A continuación, indicaremos si queremos que la documentación asociada a la comunicación se guarde o no en una carpeta (nueva o existente) del expediente, y pulsamos el botón “Siguiente”:
...
Paso 2. Rellenar los metadatos de la comunicación
Los metadatos de una comunicación son los mismos que los de una notificación, con excepción del plazo: las comunicaciones no tienen un plazo para ser aceptadas o rechazadas.
Asunto
Procedimiento
Visibilidad (interna)
Organismo emisor
| Info |
|---|
Todos los campos marcados señalados con asterisco (*) deben rellenarse obligatoriamente. |
Asunto de la comunicación
El asunto de la comunicación, por defecto, es el del documento que cumple la función de comunicación, pero podemos editarlo:
| Info |
|---|
La cantidad máxima de caracteres del asunto de la comunicación es 250. |
Procedimiento
El código de procedimiento de la comunicación al momento de su preparación coincide, por defecto, con el del documento que cumple la función de comunicación, pero podremos modificarlo:
...
Visibilidad
La visibilidad interna puede ser:
Limitada a la persona aportadora, es decir, a quien es preparadora de la comunicación.
Compartida, con las personas que pertenezcan al organismo o a los organismos de las ramas relacionadas a éste y, a su vez, tengan permisos para el procedimiento de la comunicación.
Organismo emisor
El organismo emisor por defecto es aquel en el que está dada de alta la persona preparadora, pero podremos modificarlo y seleccionar cualquier otro organismo de los ascendentes:
Paso 3. Selección de personas destinatarias
Podemos seleccionar como personas destinatarias de la comunicación a las personas interesadas o representantes:
del documento que cumple la función de comunicación;
del expediente;
o bien añadir manualmente una nueva persona destinataria para la comunicación.
Añadir una persona interesada del documento
Si el documento que hemos seleccionado para que cumpla la función de comunicación tiene personas interesadas o representantes, podremos seleccionarlas marcando el check-box y a continuación, pulsaremos el botón “Añadir a seleccionados”:
En este paso podemos añadir (si no lo tuviera) el email de la persona seleccionada. También podremos editarlo:
...
Añadir una persona interesada del expediente
Si el expediente en el que estamos preparando la comunicación tiene personas interesadas o representantes, las visualizaremos en la pestaña “Interesados del expedientes”. Podremos seleccionarlas marcando el check-box y a continuación, pulsaremos el botón “Añadir a seleccionados”.
Una vez añadidas las personas destinatarias de la comunicación, tendremos que distribuir (si corresponde) la información de nombre y apellidos en los campos de la tabla que se muestra a continuación:
...
En este paso también podremos añadir (si no lo tuviera)y modificar el email de la persona seleccionada:
...
Añadir manualmente una persona interesada
Si necesitamos añadir a una persona destinataria que no están en el documento seleccionado como comunicación o en el expediente, podremos hacerlo manualmente:
Añadir manualmente una Persona física
Rellenaremos los campos Nombre, Primer apellido, Segundo apellido, Tipo de identificación, Número de identificación, Email:
...
| Info |
|---|
Los campos marcados con asterisco son obligatorios. |
Una vez rellenados los datos de la persona destinataria, indicamos si la añadiremos:
Como persona interesada del documento de comunicación y del expediente; o
Como persona representante del documento de comunicación y del expediente; o
No añadirla como persona interesada ni representante. En este caso, solo se añadirá como persona destinataria de la comunicación.
Y a continuación, pulsamos el botón “Añadir a seleccionados”:
...
Una vez que hemos añadido manualmente a la persona destinataria de la comunicación, la visualizaremos en la tabla de personas destinatarias:
...
Añadir manualmente una Persona jurídica
Rellenaremos los campos Razón social, NIF, Email:
| Info |
|---|
Los campos marcados con asterisco son obligatorios. |
Y a continuación, indicaremos si la añadiremos:
Como persona interesada del documento de comunicación y del expediente; o
Como persona representante del documento de comunicación y del expediente; o
No añadirla como persona interesada ni representante. En este caso, solo se añadirá como persona destinataria de la comunicación.
Y a continuación, pulsamos el botón “Añadir a seleccionados”:
...
Una vez que hemos añadido manualmente a la persona destinataria de la comunicación, la visualizaremos en la tabla de personas destinatarias:
...
Comunicación conjunta o individual
Finalmente, en caso de que la comunicación tenga como destinataria a más de una persona, a fin de tener constancia de quiénes la han leído, podremos seleccionar si queremos que la comunicación sea la misma para todas las personas o individual para cada una:
Programar la emisión de la comunicación
Podemos preparar el envío de la comunicación para que sea inmediato o programado:
En caso que se programe la comunicación para que se envíe en una cierta fecha, seleccionaremos la opción “Programar fecha de emisión para la comunicación”, e indicaremos el día, la fecha y el año de emisión:
| Info |
|---|
La comunicación se emitirá a las 00:00 horas de la fecha indicada. |
La fecha de envío debe encontrarse dentro de los 3 (tres) meses desde el día en que se prepara la comunicación:
...
Una vez seleccionados el/los documentos a comunicar y sus adjuntos, rellenados los metadatos, identificadas las personas destinatarias de la comunicación y configurado el momento de envío, pulsaremos el botón “Comunicar” ubicado en la cabecera para finalizar el proceso de preparación y envío:
...
Al pulsar el botón “Comunicar”, nos redirigirá al detalle del expediente desde el que hemos iniciado el envío de la comunicación, donde visualizaremos un mensaje informando que esta se ha enviado, que el proceso de envío puede tardar unos segundos y que en caso de error, el preparador recibirá un correo electrónico, volviendo la comunicación al estado “En borrador”:
...
Si en la preparación de la comunicación se ha indicado que el envío se produzca una vez finalizado este proceso, el estado de la comunicación será “Emitida”, en tanto si hemos programado su envío para una fecha posterior a la actual, su estado será “Pendiente de emisión”:
...