Introducción

El Gestor de expedientes permite notificar y comunicar documentos a personas interesadas y sus representantes.

Podemos realizar la preparación y envío de notificaciones y comunicaciones:

1.- Desde el apartado “Expedientes”, accediendo al detalle de un expediente.

1.- Notificar o comunicar documentos desde el detalle de un expediente

Podemos realizar el proceso de preparación de una nueva notificación o comunicación accediendo al detalle de un expediente, seleccionando uno o más documentos que vamos a notificar o comunicar, y pulsando el botón “Notificar o comunicar”:

Open

Notificaciones

Para realizar una notificación seleccionaremos la acción “Notificar” del desplegable:

Open

En la siguiente pantalla, visualizamos los pasos para la preparación de una notificación:

Seleccionar los documentos del expediente

En este primer paso seleccionaremos los documentos que van a formar parte de la notificación y a continuación, pulsaremos “Añadir a seleccionados”:

Al pulsar “Añadir a seleccionados”, los documentos que hemos elegido se listarán en una tabla con las siguientes columnas:

• Documento

• CSV

• Código de procedimiento, posando el ratón sobre el icono de información podrás visualizar el nombre del procedimiento

• Fase

• Función del documento

Cuando preparamos una notificación, uno de los documentos del envío cumplirá la función de “Notificación” y, automáticamente, los restantes quedarán marcados con la función de “Adjunto”:

Características de los documentos:

• Extensión. El documento que cumple la función de “Notificación” deberá ser un fichero .PDF. Por ejemplo, si seleccionamos un archivo con formato .mp3, solo podremos asignarle la función de “Adjunto”, pero no de “Notificación”:

• Tamaño. Cada documento no podrá superar los 15Mb. En caso de superarlo, visualizaremos un mensaje informándolo:

• Visibilidad externa. Si alguno de los documentos tiene configurada la visibilidad externa como “No permitida”, podremos continuar con el proceso de preparación de la notificación, pero visualizaremos un mensaje informándolo y sugiriéndonos modificar la visibilidad para que las personas destinatarias puedan verificar o cotejar el documento elegido:

Para suprimir algún documento del listado de documentos seleccionados, pulsaremos la equis de la última columna:

A continuación, indicaremos si queremos que la documentación asociada a la notificación se guarde o no en una carpeta (nueva o existente) del expediente:

Rellenar los metadatos de la notificación

El asunto de la notificación, por defecto, es el del documento que cumple la función de notificación, pero podemos editarlo:

El código de procedimiento de la notificación al momento de su preparación coincide, por defecto, con el del documento principal, pero podremos modificarlo:

La visibilidad interna puede ser:

• Limitada a la persona aportadora, es decir, a quien es preparadora de la notificación

• Compartida, con las personas que pertenezcan al organismo o a los organismos de las ramas relacionadas a este y, a su vez, tengan permisos para el procedimiento de la notificación

El organismo emisor por defecto es aquel en el que está dada de alta la persona preparadora, pero podremos modificarlo y seleccionar cualquier otro organismo de los ascendentes:

Finalmente, indicaremos los días de plazo otorgados para la aceptación o rechazo de la notificación.

Por defecto se otorgan 10 días naturales, pero podemos editar el plazo hasta un máximo de 30:

Si se intentase introducir un plazo mayor, el Gestor de expedientes indicará que el plazo máximo para notificar puede ser de hasta 30 días:

Una vez rellenados los campos obligatorios, pulsaremos el botón “Siguiente” para ir a la gestión de las personas destinatarias de la notificación:

Selección de personas destinatarias

Podemos seleccionar como personas destinatarias de la notificación a las personas interesadas o representantes:

• del documento que cumple la función de notificación;

• del expediente;

• o bien añadir manualmente una nueva persona destinataria para la notificación.

Si el documento que hemos seleccionado para que cumpla la función de notificación tiene personas interesadas o representantes, podremos seleccionarlas marcando el check-box y a continuación, pulsaremos el botón “Añadir a seleccionados”:

Una vez añadidas las personas destinatarias de la notificación, visualizaremos una tabla para distribuir (si corresponde) sus nombres y apellidos:

Si el expediente en el que estamos preparando la notificación tiene personas interesadas o representantes, las visualizaremos en la pestaña “Interesados del expedientes”. Podremos seleccionarlas marcando el check-box y a continuación, pulsaremos el botón “Añadir a seleccionados”.

Una vez añadidas las personas destinatarias de la notificación, tendremos que distribuir (si corresponde) la información de nombre y apellidos en los campos de la tabla que se muestra a continuación.

En este paso debemos añadir (si no lo tuviera) el email de la persona seleccionada, siendo un dato obligatorio. También podremos editarlo:

Si necesitamos añadir a una persona destinataria que no está en el documento seleccionado como documento de notificación o en el expediente, podremos hacerlo manualmente:

Rellenaremos los campos Nombre, Primer apellido, Segundo apellido, Tipo de identificación, Número de identificación, Email:

Una vez rellenados los datos de la persona destinataria, indicamos si la añadiremos:

• Como persona interesada del documento de notificación y del expediente; o

• Como persona representante del documento de notificación y del expediente; o

• No añadirla como persona interesada ni representante. En este caso, solo se añadirá como persona destinataria de la notificación.

Y a continuación, pulsamos el botón “Añadir a seleccionados”:

Una vez que hemos añadido manualmente a la persona destinataria de la notificación, la visualizaremos en la tabla de personas destinatarias:

Rellenaremos los campos Razón social, NIF, Email:

Y a continuación, indicaremos si la añadiremos:

• Como persona interesada del documento de notificación y del expediente; o

• Como persona representante del documento de notificación y del expediente; o

• No añadirla como persona interesada ni representante. En este caso, solo se añadirá como persona destinataria de la notificación.

Y a continuación, pulsamos el botón “Añadir a seleccionados”:

Una vez que hemos añadido manualmente a la persona destinataria de la notificación, la visualizaremos en la tabla de personas destinatarias:

Notificación conjunta o individual

Finalmente, en caso de que la notificación tenga como destinataria a más de una persona, podremos indicar que la aceptación o rechazo realizado por una de ellas surta efectos respecto de las demás, o bien que cada persona destinataria deba aceptar o rechazar la notificación de forma independiente:

Programar la emisión de la notificación

Podemos preparar el envío de la notificación para que sea inmediato o programado:

En caso que se programe la notificación para que se envíe en una cierta fecha, seleccionaremos la opción “Programar fecha de emisión para la notificación”, e indicaremos el día, la fecha y el año de emisión:

La fecha de envío debe encontrarse dentro de los 3 (tres) meses desde el día en que se prepara la notificación:

Una vez seleccionados el/los documentos a notificar y sus adjuntos, rellenados los metadatos, identificadas las personas destinatarias de la notificación y configurado el momento de envío, pulsaremos el botón “Notificar” ubicado en el encabezado para finalizar el proceso de preparación y envío:

Al pulsar el botón “Notificar”, nos redirigirá al detalle del expediente desde el que hemos iniciado el envío de la notificación, donde visualizaremos un mensaje informando que esta se ha enviado, que el proceso de envío puede tardar unos segundos, que en caso de error en el proceso de envío el preparador recibirá un correo electrónico y que, en este caso, la notificación volverá al estado “En borrador”:

Si en la preparación de la notificación se ha indicado que el envío se produzca una vez finalizado este proceso, el estado de la notificación será “Emitida”, en tanto si hemos programado su envío para una fecha posterior a la actual, su estado será “Pendiente de emisión”.

En caso de que se produzca un error en el proceso de emisión de la notificación, el preparador recibirá un correo electrónico informándolo. Podrá visualizarla en notificaciones en borrador:

Comunicaciones

Para realizar una comunicación seleccionaremos la acción “Comunicar” del desplegable:

En la siguiente pantalla, visualizamos los pasos para la preparación de una comunicación:

Paso 1. Seleccionar los documentos del expediente

En este primer paso seleccionaremos los documentos que van a formar parte de la comunicación y, a continuación, pulsaremos “Añadir a seleccionados”:

Al pulsar “Añadir a seleccionados”, los documentos que hemos elegido se listarán en una tabla con las siguientes columnas:

• Documento

• CSV

• Código de procedimiento, posando el ratón sobre el icono de información podrás visualizar el nombre del procedimiento

• Fase (corresponde a la fase del documento que se notifica o comunica)

• Función del documento

Cuando preparamos una comunicación, uno de los documentos del envío cumplirá la función de “Comunicación” y, automáticamente, los restantes quedarán marcados con la función de “Adjunto”:

Para suprimir algún documento del listado de documentos seleccionados, pulsaremos la equis de la última columna:

A continuación, indicaremos si queremos que la documentación asociada a la comunicación se guarde o no en una carpeta (nueva o existente) del expediente, y pulsamos el botón “Siguiente”:

Paso 2. Rellenar los metadatos de la comunicación

Los metadatos de una comunicación son los mismos que los de una notificación, con excepción del plazo: las comunicaciones no tienen un plazo para ser aceptadas o rechazadas.

• Asunto

• Procedimiento

• Visibilidad (interna)

• Organismo emisor

Asunto de la comunicación

El asunto de la comunicación, por defecto, es el del documento que cumple la función de comunicación, pero podemos editarlo:

Procedimiento

El código de procedimiento de la comunicación al momento de su preparación coincide, por defecto, con el del documento que cumple la función de comunicación, pero podremos modificarlo:

Visibilidad

La visibilidad interna puede ser:

• Limitada a la persona aportadora, es decir, a quien es preparadora de la comunicación.

• Compartida, con las personas que pertenezcan al organismo o a los organismos de las ramas relacionadas a éste y, a su vez, tengan permisos para el procedimiento de la comunicación.

Organismo emisor

El organismo emisor por defecto es aquel en el que está dada de alta la persona preparadora, pero podremos modificarlo y seleccionar cualquier otro organismo de los ascendentes:

Paso 3. Selección de personas destinatarias

Podemos seleccionar como personas destinatarias de la comunicación a las personas interesadas o representantes:

• del documento que cumple la función de comunicación;

• del expediente;

• o bien añadir manualmente una nueva persona destinataria para la comunicación.

Añadir una persona interesada del documento

Si el documento que hemos seleccionado para que cumpla la función de comunicación tiene personas interesadas o representantes, podremos seleccionarlas marcando el check-box y a continuación, pulsaremos el botón “Añadir a seleccionados”:

En este paso podemos añadir (si no lo tuviera) el email de la persona seleccionada. También podremos editarlo:

Añadir una persona interesada del expediente

Si el expediente en el que estamos preparando la comunicación tiene personas interesadas o representantes, las visualizaremos en la pestaña “Interesados del expedientes”. Podremos seleccionarlas marcando el check-box y a continuación, pulsaremos el botón “Añadir a seleccionados”.

Una vez añadidas las personas destinatarias de la comunicación, tendremos que distribuir (si corresponde) la información de nombre y apellidos en los campos de la tabla que se muestra a continuación:

En este paso también podremos añadir (si no lo tuviera) y modificar el email de la persona seleccionada:

Añadir manualmente una persona interesada

Si necesitamos añadir a una persona destinataria que no están en el documento seleccionado como comunicación o en el expediente, podremos hacerlo manualmente:

Rellenaremos los campos Nombre, Primer apellido, Segundo apellido, Tipo de identificación, Número de identificación, Email:

Una vez rellenados los datos de la persona destinataria, indicamos si la añadiremos:

• Como persona interesada del documento de comunicación y del expediente; o

• Como persona representante del documento de comunicación y del expediente; o

• No añadirla como persona interesada ni representante. En este caso, solo se añadirá como persona destinataria de la comunicación.

Y a continuación, pulsamos el botón “Añadir a seleccionados”:

Una vez que hemos añadido manualmente a la persona destinataria de la comunicación, la visualizaremos en la tabla de personas destinatarias:

Rellenaremos los campos Razón social, NIF, Email:

Y a continuación, indicaremos si la añadiremos:

• Como persona interesada del documento de comunicación y del expediente; o

• Como persona representante del documento de comunicación y del expediente; o

• No añadirla como persona interesada ni representante. En este caso, solo se añadirá como persona destinataria de la comunicación.

Y a continuación, pulsamos el botón “Añadir a seleccionados”:

Una vez que hemos añadido manualmente a la persona destinataria de la comunicación, la visualizaremos en la tabla de personas destinatarias:

Comunicación conjunta o individual

Finalmente, en caso de que la comunicación tenga como destinataria a más de una persona, a fin de tener constancia de quiénes la han leído, podremos seleccionar si queremos que la comunicación sea la misma para todas las personas o individual para cada una:

Programar la emisión de la comunicación

Podemos preparar el envío de la comunicación para que sea inmediato o programado:

En caso que se programe la comunicación para que se envíe en una cierta fecha, seleccionaremos la opción “Programar fecha de emisión para la comunicación”, e indicaremos el día, la fecha y el año de emisión:

La fecha de envío debe encontrarse dentro de los 3 (tres) meses desde el día en que se prepara la comunicación:

Una vez seleccionados el/los documentos a comunicar y sus adjuntos, rellenados los metadatos, identificadas las personas destinatarias de la comunicación y configurado el momento de envío, pulsaremos el botón “Comunicar” ubicado en la cabecera para finalizar el proceso de preparación y envío:

Al pulsar el botón “Comunicar”, nos redirigirá al detalle del expediente desde el que hemos iniciado el envío de la comunicación, donde visualizaremos un mensaje informando que esta se ha enviado, que el proceso de envío puede tardar unos segundos y que en caso de error, el preparador recibirá un correo electrónico, volviendo la comunicación al estado “En borrador”:

Si en la preparación de la comunicación se ha indicado que el envío se produzca una vez finalizado este proceso, el estado de la comunicación será “Emitida”, en tanto si hemos programado su envío para una fecha posterior a la actual, su estado será “Pendiente de emisión”: