Introducción
Los documentos administrativos electrónicos originales y las copias electrónicas auténticas requieren firma electrónica.
Las personas que tienen que firmar un documento pueden hacerlo haya sido o no revisado. Es una decisión organizativa interna la que debe establecer si se firman únicamente los documentos que hayan sido revisados o es indiferente esta revisión para proceder a la firma.
A su vez, los documentos pueden necesitar la firma de una persona o de varias, en función de cómo hayan sido preparados.
Los documentos que requieren firma deberán ser revisados por quienes estén dadas de alta como revisoras. Una vez que éstas realizan su revisión, los documentos pasarán a la firma de las correspondientes personas firmantes.
Podemos encontrar los documentos pendientes de firma en los “Accesos rápidos por rol y tarea” y en “Accesos rápidos” del apartado “Documentos”:
Acceso a documentos pendientes de firma
Accesos rápidos por rol y tarea
En este apartado, bajo el título “Firmo documentos”, encontraremos los documentos:
Para firmar, sin revisar
Para firmar revisado
Firmado
Accesos rápidos por estado del documento
En este apartado encontraremos los documentos pendientes de firmar. No obstante, si quisiéramos buscar un documento en concreto podremos utilizar dos tipos de buscadores: por CSV, en la pantalla principal de “Documentos” o mediante la búsqueda avanzada, en el apartado de “Documentos pendientes de firma”.
Acciones desde el listado
Pendientes de mi firma
En la pestaña “Pendientes de mi firma” encontraremos los documentos en los que actuamos en calidad de Firmantes, con dos posibles acciones:
Firmar documentos
Rechazar documentos
Firmar documentos pendientes de mi firma
Para proceder a firmar documentos en lote, los seleccionaremos del listado y pulsaremos el botón “Firmar”. En la siguiente pantalla visualizaremos:
Los documentos seleccionados (con su descripción, preparador, fecha de fin de preparación, información de otros firmantes - si se hubiera preparado el documento con varios firmantes -, el CSV del documento y las notas indicadas por quienes lo han revisado), y un botón de “Seleccionar más documentos” en caso de que queramos seleccionar más documentos para firma en lote.
Los métodos disponibles para proceder a la firma de los documentos:
Certificado electrónico. Dado que la firma se produce en el ejercicio del puesto de trabajo, se recomienda seleccionar esta opción utilizando el certificado electrónico de persona empleada pública. En el caso de firma desde el móvil, si no tenemos instalado nuestro certificado en el dispositivo móvil, seleccionaremos la firma con Cl@ve permanente.
Cl@ve Firma
Para firmar documentos tendremos que tener instalada la aplicación AutoFirma (para firmar con nuestro certificado personal) o habernos registrado y tener nivel avanzado en Cl@ve. Al pie de la pantalla encontraremos el enlace al Manual de ayuda del Módulo de Firma Electrónica e Identificación (MFE).
Firmar con certificado electrónico
En caso de optar por firmar el documento con certificado electrónico, elegiremos la opción y pulsaremos el botón “Firmar”:
A continuación, se abrirá una pestaña nueva de “FIRma Electrónica” en la que pulsaremos el botón “Firmar”:
Nos pedirá que abramos AutoFirma:
Tras pulsar el botón “Abrir AutoFirma”, visualizaremos esta pantalla:
Y a continuación seleccionaremos el certificado y pulsaremos “Aceptar”:
En algunos navegadores podemos encontrarnos con que al firmar se bloquean las ventanas emergentes y éstas no se mostrarán automáticamente en la pantalla. Podremos ver este icono en la barra de navegación, que nos indica que hay ventanas emergentes bloqueadas:
Según cada navegador podremos permitir ventanas emergentes del siguiente modo:
Google Chrome |
|---|
Pulsamos el icono de bloqueo: 
Se despliega la siguiente ventana: 
Pulsaremos “Permitir siempre ventanas emergentes y redirecciones de…”: 
|
|
Una vez que permitimos el desbloqueo de la ventana emergente, seleccionamos el certificado electrónico y pulsamos el botón “Aceptar”, visualizaremos la siguiente pantalla:
Terminado el proceso de firma con éxito, la aplicación nos devolverá al listado de documentos pendientes de firmar, los documentos que hemos firmado dejarán de mostrarse en dicho listado y visualizaremos un mensaje informando que los documentos han sido firmados correctamente:
Firmar con Cl@veFirma
Para firmar con Cl@veFirma, seleccionaremos dicha opción y pulsaremos el botón “Firmar”:
Acto seguido, visualizaremos la siguiente pantalla:
Y se abrirá la siguiente pantalla en la que elegiremos el certificado con el que firmaremos:
Por último, introduciremos nuestra contraseña:
Realizado el proceso de firma con éxito, la herramienta nos mostrará el siguiente mensaje:
Los documentos que hemos firmado con éxito pasarán a mostrarse en los apartados de documentos firmados:
Al acceder a los documentos firmados, los encontraremos en la pestaña “Firmados por mí”:
Desde que se produce la firma y se verifica de conformidad, transcurre un breve intervalo de tiempo hasta que el documento se muestra en “Documentos firmados”. Durante estos segundos, se almacenan la firma y el documento en el Gestor documental. Cuando ese proceso finaliza con éxito, aparecerá nuestro documento en la pestaña de “Documentos firmados”.
Para separar estos procesos y controlar los casos de error, se envía un correo electrónico al firmante para informar de que este segundo proceso se ha completado con éxito. Así, si nuestro documento no aparece en documentos firmados, debemos revisar nuestro correo para ver si nos han informado de algún error en el proceso de firma.
Rechazar documentos pendientes de mi firma
En caso que advirtiésemos que el documento que nos han preparado para la firma tuviere errores o no me corresponde a mi firmarlo o hubiese algún motivo de oportunidad por el cual no corresponde firmarlo, podremos rechazarlo. Para proceder a rechazar en lote documentos que están pendientes de mi firma, los seleccionaremos del listado y pulsaremos el botón “Rechazar”:
Se abrirá una ventana modal que nos consulta si confirmaremos o declinaremos la acción. Así mismo, en caso de rechazar los documentos, introduciremos el motivo del rechazo. Una vez rechazado, el documento dejará de mostrarse de los documentos pendientes de firma y volverá a los documentos borradores del preparador:
Si pulsamos “Cancelar”, declinaremos la acción y permaneceremos en el listado de documentos pendientes de mi firma. Si pulsamos “Rechazar”, los documentos volverán al listado de “Documentos en borrador”, mostrándonos una notificación informándonos que los documentos se han rechazado correctamente:
Pendientes de otros firmantes, preparados por mí
La pestaña “Pendientes de otras firmas preparados por mí” es exclusivamente de consulta. En ella encontraremos aquellos documentos que hemos preparado para que firmen otras personas:
Pendientes de otras firmas preparados por otros
En esta pestaña es exclusivamente de consulta. En ella encontraremos los documentos que han preparado otras personas, y que están pendientes de firmas que no es la nuestra, pero sobre los que tenemos visibilidad.
La pestaña se muestra inicialmente vacía para realizar la búsqueda mediante el buscador avanzado:
Acciones desde el detalle
Podemos realizar las siguientes acciones con un documento pendiente de firma:
Documentos pendientes de mi firma:
Descargar
Rechazar
Firmar
Documentos pendientes de otras firmas preparados por mí/mi unidad:
Descargar
Recuperar, si hemos actuado como Preparador
Documentos pendientes de otras firmas, preparados por otros:
Descargar
Añadir a expediente
Acciones desde el detalle del documento pendiente de mi firma
Firmar
Podremos firmar el documento pulsando el botón “Firmar”
El documento seleccionado (con su descripción, preparador, fecha de fin de preparación, información de otros firmantes - de corresponder -, el CSV del documento y las notas indicadas por quienes lo han preparado y revisado), y un botón “Seleccionar más documentos” en caso de requerir firmar más documentos.
Los métodos disponibles para proceder a la firma de los documentos:
Certificado electrónico, si Cl@veFirma no estuviera disponible
Cl@veFirma, que es el recomendado
Para firmar documentos tendremos que tener instalada la aplicación AutoFirma (para firmar con nuestro certificado personal) o habernos registrado y tener nivel avanzado en Cl@ve. Al pie de la pantalla encontraremos el enlace al Manual de ayuda del Módulo de Firma Electrónica e Identificación (MFE).
Una vez que hemos pulsado el botón “Firmar” y seleccionado el certificado para la firma, visualizaremos la siguiente pantalla:
Terminado el proceso de firma con éxito, la aplicación nos devolverá al listado de documentos pendientes de firma, el documento que hemos firmado dejará de mostrarse en dicho listado y visualizaremos un mensaje informando que el documento se ha firmado correctamente:
El documento que hemos firmado con éxito pasará a mostrarse en los apartados de documentos firmados:
Al acceder a los documentos firmados, lo encontraremos en la pestaña “Firmados por mí”:
Rechazar
Para rechazar un documento en particular, accederemos a su detalle y pulsaremos el botón “Rechazar”:
A continuación, se abrirá una ventana modal que nos consulta si confirmaremos o declinaremos la acción. Así mismo, en caso de rechazar el documento, introduciremos el motivo del rechazo:
Si pulsamos “Cancelar”, declinaremos la acción y permaneceremos en el detalle del documento pendiente de mi firma. Si pulsamos “Rechazar”, el documento volverá al listado de “Documentos en borrador”, en caso de tener revisores y mantrendrá su estado “Pendiente de firma”, mostrándonos una notificación que nos informa que el documento se ha rechazado correctamente:
Acciones desde el detalle del documento pendiente de otras firmas preparado por mí
Descargar
Para descargar un documento pendiente de mi firma, accederemos a su detalle y pulsaremos el botón “Descargar”:
Descargar
Si he preparado un documento y no ha sido firmado, podré recuperarlo pulsando el botón “Recuperar”:
A continuación, se abrirá una ventana en la que introduciremos el motivo de la recuperación, y pulsaremos el botón “Recuperar”:
Una vez finalizado el proceso correctamente, visualizaremos el siguiente mensaje:
El documento dejará de mostrarse en “Documentos pendientes de firma” y volverá al listado de mis “Documentos en borrador”.
Expiración del plazo para firmar un documento
Como firmantes, disponemos de un plazo máximo de 3 meses para firmar un documento. En caso que transcurra dicho plazo sin ser firmado, volverá a los documentos borradores del preparador y tanto éste como los firmantes y sus revisores recibirán un correo electrónico de aviso:
Otros avisos en el proceso de firma
Si hemos participado en el proceso de preparación, revisión o firma de un documento, recibiremos correos electrónicos que nos informan de su estado.
Si estamos ante un caso de firma de un documento con un único firmante interno, llegará un correo de aviso de documento firmado correctamente o con error al firmante único, a su revisor (en caso de que lo tuviera) y al preparador.
Si estamos ante un caso de firma de un documento con más de un firmante interno, llegará un correo de aviso de documento firmado correctamente o con error a todos los firmantes, a sus revisores (en caso de que lo tuvieran) y al preparador.
Si estamos ante un caso de un firma de un documento por parte de un firmante interno y otro externo, llegará un correo de aviso a ambos firmantes tanto si la firma se ha realizado correctamente o con error.
Si estamos ante un caso de firma de un documento con más de un firmante, una vez que un firmante realiza correctamente su firma, llegará un aviso por correo electrónico a todos los firmantes, incluida la persona que ha firmado, y sus revisores. Cuando firma el último firmante requerido para que el documento se considere “Firmado”, el preparador recibirá un aviso por correo electrónico. De igual forma, si se produce un fallo en la última firma requerida para que un documento se considere “Firmado”, llegará un correo a todos los firmantes y al preparador.
Buscar documentos pendientes de firma
Si conocemos el CSV del documento que vamos a firmar, podremos buscarlo mediante esta dato:
En caso de no conocer el CSV de un documento pendiente de firma, podremos realizar su búsqueda avanzada. Para ello, a su vez, dispondremos de buscadores avanzados específicos para los siguientes escenarios:
Pendientes de mi firma | Pendientes de otros firmantes, preparados por mí o por mi unidad | Pendientes de otras firmas preparados por otros |
En esta pestaña aparece la acción más frecuente en este acceso por rol que sería el acceso a los documentos que tengo que firmar yo: 
| Además de los documentos que tengo que firmar yo, podré acceder a los documentos que he preparado yo y están pendientes de otras firmas. Esta información no está tan vinculada al rol de acceso pero se ha considerado que puede facilitar tener una visión de conjunto de las tareas en caso de roles conjuntos de preparador y firmante.  | Podré acceder también a aquellos que estuvieran pendientes de otras firmas y hayan sido preparados por otros, en el caso de que tenga acceso por tener el documento una visibilidad interna compartida. Solo en este caso, tendré que seleccionar el procedimiento como criterio de búsqueda previo.  En el caso de un documento puesto para varias personas firmantes en el que yo soy uno de ellos, accederé siempre a “pendientes de mi firma”. Desde allí podré consultar las firmas que ya se han producido sobre el documento. En el caso de un documento puesto para varias firmantes en el que se alcanza el quorum necesario antes de mi firma, no podré verlo en “pendiente de mi firma” y podré consultarlo en “firmados por otros preparados por otros”. |
La búsqueda de los documentos se podrá realizar según los siguientes parámetros:
| La búsqueda de los documentos se podrá realizar según los siguientes parámetros:
| La búsqueda de los documentos se podrá realizar según los siguientes parámetros:
|
Los resultados se listarán mostrando la siguiente información: 
| Los resultados se listarán mostrando la siguiente información, visualizándose, por defecto, los documentos preparados por nosotros y un buscador de pendientes de firma de otros: 
| En el escenario indicado, en caso de no haber documentos preparados, visualizaremos un mensaje informativo en la pantalla: 
Para encontrar resultados en este listado, es necesario indicar un procedimiento en la búsqueda avanzada: 
Tras seleccionar un procedimiento en el buscador avanzado y en caso de existir resultados, los visualizaremos en la tabla: 
|