Firmar documentos

Introducción

Los documentos administrativos electrónicos originales y las copias electrónicas auténticas requieren firma electrónica.

Las personas que tienen que firmar un documento pueden hacerlo haya sido o no revisado. Es una decisión organizativa interna la que debe establecer si se firman únicamente los documentos que hayan sido revisados o es indiferente esta revisión para proceder a la firma.

A su vez, los documentos pueden necesitar la firma de una persona o de varias, en función de cómo hayan sido preparados.

Los documentos que requieren firma deberán ser revisados por quienes estén dadas de alta como revisoras. Una vez que éstas realizan su revisión, los documentos pasarán a la firma de las correspondientes personas firmantes.

Podemos encontrar los documentos pendientes de firma en los “Accesos rápidos por rol y tarea” y en “Accesos rápidos” del apartado “Documentos”:

Open

Acceso a documentos pendientes de firma

Accesos rápidos por rol y tarea

En este apartado, bajo el título “Firmo documentos”, encontraremos los documentos:

• Para firmar, sin revisar

• Para firmar revisado

• Firmado

Accesos rápidos por estado del documento

En este apartado encontraremos los documentos pendientes de firmar. No obstante, si quisiéramos buscar un documento en concreto podremos utilizar dos tipos de buscadores: por CSV, en la pantalla principal de “Documentos” o mediante la búsqueda avanzada, en el apartado de “Documentos pendientes de firma”.

Acciones desde el listado

Pendientes de mi firma

En la pestaña “Pendientes de mi firma” encontraremos los documentos en los que actuamos en calidad de Firmantes, con dos posibles acciones:

• Firmar documentos

• Rechazar documentos

Open

Firmar documentos pendientes de mi firma

Para proceder a firmar documentos en lote, los seleccionaremos del listado y pulsaremos el botón “Firmar”. En la siguiente pantalla visualizaremos:

• Los documentos seleccionados (con su descripción, preparador, fecha de fin de preparación, información de otros firmantes - si se hubiera preparado el documento con varios firmantes -, el CSV del documento y las notas indicadas por quienes lo han revisado), y un botón de “Seleccionar más documentos” en caso de que queramos seleccionar más documentos para firma en lote.

• Los métodos disponibles para proceder a la firma de los documentos:

  • Certificado electrónico. Dado que la firma se produce en el ejercicio del puesto de trabajo, se recomienda seleccionar esta opción utilizando el certificado electrónico de persona empleada pública. En el caso de firma desde el móvil, si no tenemos instalado nuestro certificado en el dispositivo móvil, seleccionaremos la firma con Cl@ve permanente.

  • Cl@ve Firma
    
    

Firmar con certificado electrónico

En caso de optar por firmar el documento con certificado electrónico, elegiremos la opción y pulsaremos el botón “Firmar”:

A continuación, se abrirá una pestaña nueva de “FIRma Electrónica” en la que pulsaremos el botón “Firmar”:

Nos pedirá que abramos AutoFirma:

Tras pulsar el botón “Abrir AutoFirma”, visualizaremos esta pantalla:

Y a continuación seleccionaremos el certificado y pulsaremos “Aceptar”:

En algunos navegadores podemos encontrarnos con que al firmar se bloquean las ventanas emergentes y éstas no se mostrarán automáticamente en la pantalla. Podremos ver este icono en la barra de navegación, que nos indica que hay ventanas emergentes bloqueadas:

Según cada navegador podremos permitir ventanas emergentes del siguiente modo:

Una vez que permitimos el desbloqueo de la ventana emergente, seleccionamos el certificado electrónico y pulsamos el botón “Aceptar”, visualizaremos la siguiente pantalla:

Terminado el proceso de firma con éxito, la aplicación nos devolverá al listado de documentos pendientes de firmar, los documentos que hemos firmado dejarán de mostrarse en dicho listado y visualizaremos un mensaje informando que los documentos han sido firmados correctamente:

Firmar con Cl@veFirma

Para firmar con Cl@veFirma, seleccionaremos dicha opción y pulsaremos el botón “Firmar”:

Acto seguido, visualizaremos la siguiente pantalla:

Y se abrirá la siguiente pantalla en la que elegiremos el certificado con el que firmaremos:

Por último, introduciremos nuestra contraseña:

Realizado el proceso de firma con éxito, la herramienta nos mostrará el siguiente mensaje:

Los documentos que hemos firmado con éxito pasarán a mostrarse en los apartados de documentos firmados:

Al acceder a los documentos firmados, los encontraremos en la pestaña “Firmados por mí”:

Desde que se produce la firma y se verifica de conformidad, transcurre un breve intervalo de tiempo hasta que el documento se muestra en “Documentos firmados”. Durante estos segundos, se almacenan la firma y el documento en el Gestor documental. Cuando ese proceso finaliza con éxito, aparecerá nuestro documento en la pestaña de “Documentos firmados”.

Para separar estos procesos y controlar los casos de error, se envía un correo electrónico al firmante para informar de que este segundo proceso se ha completado con éxito. Así, si nuestro documento no aparece en documentos firmados, debemos revisar nuestro correo para ver si nos han informado de algún error en el proceso de firma.

Rechazar documentos pendientes de mi firma

En caso que advirtiésemos que el documento que nos han preparado para la firma tuviere errores o no me corresponde a mi firmarlo o hubiese algún motivo de oportunidad por el cual no corresponde firmarlo, podremos rechazarlo. Para proceder a rechazar en lote documentos que están pendientes de mi firma, los seleccionaremos del listado y pulsaremos el botón “Rechazar”:

Se abrirá una ventana modal que nos consulta si confirmaremos o declinaremos la acción. Así mismo, en caso de rechazar los documentos, introduciremos el motivo del rechazo. Una vez rechazado, el documento dejará de mostrarse de los documentos pendientes de firma y volverá a los documentos borradores del preparador:

Si pulsamos “Cancelar”, declinaremos la acción y permaneceremos en el listado de documentos pendientes de mi firma. Si pulsamos “Rechazar”, los documentos volverán al listado de “Documentos en borrador”, mostrándonos una notificación informándonos que los documentos se han rechazado correctamente:

Pendientes de otros firmantes, preparados por mí

La pestaña “Pendientes de otras firmas preparados por mí” es exclusivamente de consulta. En ella encontraremos aquellos documentos que hemos preparado para que firmen otras personas:

Pendientes de otras firmas preparados por otros

En esta pestaña es exclusivamente de consulta. En ella encontraremos los documentos que han preparado otras personas, y que están pendientes de firmas que no es la nuestra, pero sobre los que tenemos visibilidad.

La pestaña se muestra inicialmente vacía para realizar la búsqueda mediante el buscador avanzado:

Acciones desde el detalle

Podemos realizar las siguientes acciones con un documento pendiente de firma:

• Documentos pendientes de mi firma:

  • Descargar

  • Rechazar

  • Firmar

• Documentos pendientes de otras firmas preparados por mí/mi unidad:

  • Descargar

  • Recuperar, si hemos actuado como Preparador

• Documentos pendientes de otras firmas, preparados por otros:

  • Descargar

  • Añadir a expediente

Acciones desde el detalle del documento pendiente de mi firma

Firmar

Podremos firmar el documento pulsando el botón “Firmar”

• El documento seleccionado (con su descripción, preparador, fecha de fin de preparación, información de otros firmantes - de corresponder -, el CSV del documento y las notas indicadas por quienes lo han preparado y revisado), y un botón “Seleccionar más documentos” en caso de requerir firmar más documentos.

• Los métodos disponibles para proceder a la firma de los documentos:

  • Certificado electrónico, si Cl@veFirma no estuviera disponible

  • Cl@veFirma, que es el recomendado

Una vez que hemos pulsado el botón “Firmar” y seleccionado el certificado para la firma, visualizaremos la siguiente pantalla:

Terminado el proceso de firma con éxito, la aplicación nos devolverá al listado de documentos pendientes de firma, el documento que hemos firmado dejará de mostrarse en dicho listado y visualizaremos un mensaje informando que el documento se ha firmado correctamente:

El documento que hemos firmado con éxito pasará a mostrarse en los apartados de documentos firmados:

Al acceder a los documentos firmados, lo encontraremos en la pestaña “Firmados por mí”:

Rechazar

Para rechazar un documento en particular, accederemos a su detalle y pulsaremos el botón “Rechazar”:

A continuación, se abrirá una ventana modal que nos consulta si confirmaremos o declinaremos la acción. Así mismo, en caso de rechazar el documento, introduciremos el motivo del rechazo:

Si pulsamos “Cancelar”, declinaremos la acción y permaneceremos en el detalle del documento pendiente de mi firma. Si pulsamos “Rechazar”, el documento volverá al listado de “Documentos en borrador”, en caso de tener revisores y mantrendrá su estado “Pendiente de firma”, mostrándonos una notificación que nos informa que el documento se ha rechazado correctamente:

Acciones desde el detalle del documento pendiente de otras firmas preparado por mí

Descargar

Para descargar un documento pendiente de mi firma, accederemos a su detalle y pulsaremos el botón “Descargar”:

Descargar

Si he preparado un documento y no ha sido firmado, podré recuperarlo pulsando el botón “Recuperar”:

A continuación, se abrirá una ventana en la que introduciremos el motivo de la recuperación, y pulsaremos el botón “Recuperar”:

Una vez finalizado el proceso correctamente, visualizaremos el siguiente mensaje:

El documento dejará de mostrarse en “Documentos pendientes de firma” y volverá al listado de mis “Documentos en borrador”.

Expiración del plazo para firmar un documento

Como firmantes, disponemos de un plazo máximo de 3 meses para firmar un documento. En caso que transcurra dicho plazo sin ser firmado, volverá a los documentos borradores del preparador y tanto éste como los firmantes y sus revisores recibirán un correo electrónico de aviso:

Otros avisos en el proceso de firma

Si hemos participado en el proceso de preparación, revisión o firma de un documento, recibiremos correos electrónicos que nos informan de su estado.

• Si estamos ante un caso de firma de un documento con un único firmante interno, llegará un correo de aviso de documento firmado correctamente o con error al firmante único, a su revisor (en caso de que lo tuviera) y al preparador.

• Si estamos ante un caso de firma de un documento con más de un firmante interno, llegará un correo de aviso de documento firmado correctamente o con error a todos los firmantes, a sus revisores (en caso de que lo tuvieran) y al preparador.

• Si estamos ante un caso de un firma de un documento por parte de un firmante interno y otro externo, llegará un correo de aviso a ambos firmantes tanto si la firma se ha realizado correctamente o con error.

• Si estamos ante un caso de firma de un documento con más de un firmante, una vez que un firmante realiza correctamente su firma, llegará un aviso por correo electrónico a todos los firmantes, incluida la persona que ha firmado, y sus revisores. Cuando firma el último firmante requerido para que el documento se considere “Firmado”, el preparador recibirá un aviso por correo electrónico. De igual forma, si se produce un fallo en la última firma requerida para que un documento se considere “Firmado”, llegará un correo a todos los firmantes y al preparador.

Buscar documentos pendientes de firma

Si conocemos el CSV del documento que vamos a firmar, podremos buscarlo mediante esta dato:

En caso de no conocer el CSV de un documento pendiente de firma, podremos realizar su búsqueda avanzada. Para ello, a su vez, dispondremos de buscadores avanzados específicos para los siguientes escenarios: