Introducción

En la pestaña “Seguimiento” de MiA podrás ver el estado de tramitación de tu expediente:

Seguimiento del procedimiento

Cuando realizas un trámite con la Administración, los órganos encargados de gestionarlo abren un expediente administrativo en el que te incluirán como persona interesada en el mismo e irán añadiendo todos los actos administrativos que conforman el procedimiento administrativo que se tramita. A medida que los órganos encargados de la gestión de tu expediente asocien documentos que se generen y a los que se le asigne una fase, MiA te informará de su estado de tramitación.

En un primer momento, MiA te ofrecerá información de los expedientes que se hayan creado con la herramienta corporativa de gestión de expedientes del Gobierno de Aragón. Sin embargo, hay organismos que gestionan sus expedientes con herramientas propias o también conocidas como “herramientas específicas”. Progresivamente, MiA irá incorporando la información de estas herramientas para que puedas acceder a una mayor cantidad de tus expedientes; por ejemplo, próximamente, MiA te ofrecerá información de tus trámites gestionados por ante el Instituto aragonés de Servicios Sociales en temas de discapacidad y dependencia.

Cómo funciona la comunicación entre MiA y la herramienta de gestión de expedientes

Una vez que el órgano responsable de la tramitación recibe una solicitud realizada desde la sede electrónica a través del Tramitador online, en caso de no haberse generado el expediente automáticamente, debe añadir el documento de solicitud, los adjuntos y los justificantes de registro a un expediente administrativo electrónico.

En el proceso de creación del expediente, para definir el acceso de la ciudadanía al mismo, se debe cumplimentar la siguiente información:

• Personas interesadas y representantes. Se puede introducir la información de las personas interesadas y representantes en la pestaña correspondiente del Gestor de expedientes.

• Metadato “Acceso a la consulta y verificación del expediente desde la sede y carpeta ciudadana”. Las opciones son:

  1. Público

  • Cualquier persona con CSV podrá acceder al mismo.

  • Las personas interesadas y representantes podrán verlo en la sección “Mis trámites” al iniciar sesión en MiA.

  b. Limitado

  • Cualquier persona que se identifique previamente y conozca el CSV podrá acceder al mismo.

  • Las personas interesadas y representantes podrán verlo en la sección “Mis trámites” al iniciar sesión en MiA.

  c. Restringido

  • Sólo las personas interesadas y representantes podrán acceder al expediente, tanto si lo hacen mediante la consulta del CSV como desde el apartado “Mis trámites” de MiA.

  d. No permitido

  • No se podrá acceder en ningún caso.

En caso que el procedimiento de tu trámite se encuentre configurado para que el expediente se cree automáticamente, esta información ya estará incorporada en el Gestor de expedientes garantizándose el acceso de la persona interesada a su expediente a través de MiA desde el primer momento.

Cómo se visualiza el estado de tramitación del expediente

Acceso al expediente según su fase

Una vez que el expediente está debidamente metadatado, si accedes a tu expediente a través del apartado “Trámites” de MiA, en la pestaña “Seguimiento” encontrarás el estado del trámite en la fase en la que se encuentra. Estas fases son:

• Solicitud presentada/expediente iniciado

• Subsanación

• En tramitación

• En fase de finalización

• En fase de ejecución

Coordinación de fases del expediente entre herramientas de gestión electrónica

Las se coordinan con las fases que se encuentran en el Gestor de expedientes. Si en el futuro se incorporan nuevas herramientas de gestión de expedientes específicas, las fases de las nuevas herramientas también se coordinarán con las fases de MiA.

De esta forma, cuando la persona que gestiona el expediente añade un documento al mismo en una fase, a la persona que accede a MiA se le muestran los documentos que el gestor del expediente asocia en la fase correspondiente y en función de las limitaciones de acceso concretas del documento.

La persona que accede a MiA ve los documentos asociados a cada fase dentro de la pestaña de seguimiento y también en la pestaña de documentos.

La inclusión de la persona interesada dentro de los metadatos del expediente y la asociación de los documentos del expediente en sus fases correspondientes, posibilitará algo esencial para la administración: permitir que las personas accedan al estado de tramitación de sus expedientes. Con esta información se mejora la información que recibes y se optimizan los canales para suministrártela.