Conoce el módulo de documentos

Introducción

El Gestor de expedientes incorpora un nuevo módulo de “Documentos” que va a a suponer la integración dentro de éste de las funcionalidades de Portafirmas para el personal de la Administración Pública del Gobierno de Aragón, además de nuevas acciones sobre los documentos del expediente.

Acciones con documentos

El Gestor de expedientes permitirá realizar las siguientes acciones con documentos:

• Preparar:

  • Originales

  • Copias electrónicas auténticas

  • Copias simples

• Eliminar documentos que se encuentren en estado borrador.

• Recuperar documentos pendientes de firma que no hayan sido firmados. Esta acción está disponible para el preparador.

• Ponerlos a la firma de uno o más firmantes.

• Revisarlos (si somos personas revisoras de un firmante).

• Rechazarlos (si somos personas revisoras o firmantes).

• Firmar documentos (si somos firmantes).

• Anularlos (si somos los únicos firmantes).

• Sustituirlos (si hemos firmado tanto el documento a sustituir como el sustituto).

• Descargarlos (si están en borrador, pendientes de revisar o revisados, o firmados).

• Asociarlos a expedientes nuevos o existentes (si están firmados).

Presentación de la funcionalidad

Podremos acceder a esta funcionalidad desde los siguientes apartados del Gestor de expedientes:

Desde el menú

En el menú visualizaremos un apartado de “Documentos”. Aquí accederemos para la búsqueda, revisión y firma de documentos. También podremos preparar documentos aunque es recomendable realizar esta acción desde el expediente en el que estemos trabajando ya que así será más rápida la preparación. Si lo pulsamos encontraremos:

1. Un botón “Preparar documento”

1. Un buscador de documentos por CSV

1. Accesos rápidos por rol y tarea

1. Accesos rápidos por el estado de los documentos

Desde el listado de expedientes o desde el detalle de un expediente

Podremos preparar documentos si accedemos al listado de expedientes o desde el detalle del expediente. Es la forma recomendada de hacer la preparación ya que se incorporarán metadatos del expediente desde el que trabajamos al documento que estamos preparando. Podremos preparar y asociar de forma automática al expediente uno o más documentos originales, copias electrónicas auténticas o copias simples.

Esta funcionalidad también la encontraremos al acceder al detalle de un expediente. A partir de ella podremos preparar y añadir a este último uno o más documentos originales, copias electrónicas auténticas o copias simples:

Búsqueda de documentos

Si conocemos el CSV del documento, podremos realizar su búsqueda introduciéndolo en el campo correspondiente. También podremos realizar una búsqueda de más de un documento separando los CSV con un punto y coma:

Una vez introducido el CSV del documento, pulsaremos la lupa:

A continuación, se nos muestra el resultado informando la descripción del documento, el procedimiento asociado, los datos de la preparación y su estado. Es necesario tener en cuenta que la búsqueda por CSV se dirige directamente al gestor documental del Gobierno de Aragón sin aplicar el Gestor de expedientes ninguna restricción de visibilidad sobre el documento. Cabe destacar que se realizará un registro interno de accesos en el que constará la traza de las acciones realizadas.

Accesos rápidos a documentos

Cuando accedemos al apartado “Documentos” podremos utilizar los accesos rápidos para consultar los documentos según nuestro rol o bien en función del estado en que se encuentren. El acceso por rol tiene en cuenta la tarea que tenemos que desempeñar en relación al documento: podemos ser las personas que lo preparan, las personas que tienen que revisar el documento antes de la firma, o, por último, las personas que lo firman. En el caso del acceso por estado del documento, solo se tiene en cuenta en qué momento de la preparación se encuentra. En los dos accesos voy a poder acceder a la misma información, la única diferencia es dónde la herramienta pone el foco a la hora de mostrar los resultados.

Accesos rápidos por rol y tarea

La sección de pantalla “Accesos rápidos por rol y tarea” nos permite tomar conocimiento de forma rápida del trabajo con documentos que se encuentra pendiente tanto en función de nuestro rol como de la tarea a ejecutar:

Preparo documentos: accederé en el caso de que sea la persona que prepara el documento para dejarlo pendiente de firma.

• Borradores para preparar. Se muestran los documentos que se encuentran en estado borrador, es decir, aquellos en los cuales, durante en proceso de preparación, he pulsado el botón “Guardar y salir”.

• Sin firmar preparado por mí.

• Firmado preparado por mí.

Reviso documentos: accederé en el caso de que sea la persona que revisa el documento; es decir, que valida que está correcto para que la persona que debe firmarlo pueda tenerlo en cuenta.

• Para revisar: se muestran los documentos que se encuentran pendientes de la acción de revisión. Si quisiera ver todos los documentos, los que he revisado y los que no, podría quitar el filtro que aparece configurado por defecto.

• Revisados: también podré consultar, desde este acceso los documentos que ya he revisado.

Firmo documentos: accederé en el caso de que sea la persona que firma el documento:

• Para firmar sin revisar:

En el caso de un documento puesto para varias personas firmantes en el que yo soy uno de ellos, accederé siempre a “pendientes de mi firma”. Desde allí podré consultar las firmas que ya se han producido sobre el documento. En el caso de un documento puesto para varias firmantes en el que se alcanza el quorum necesario antes de mi firma, no podré verlo en “pendiente de mi firme” y podré consultarlo en “firmados por otros preparados por otros”. Por ejemplo, me llega un documento en el que figuramos tres firmantes, pero solo es necesario que lo firmemos dos. En un primer momento, este documento aparecerá en la pantalla “Documentos pendientes de mi firma”. Si las otras dos personas firman el documento, pasará a la pantalla “Documentos firmados por otros preparados por otros”.

• Para firmar revisado:

Se muestra el mismo tipo de información que en el acceso anterior pero en este caso, con el filtro que me permite acceder únicamente a los documentos que ya han sido revisados. Se considera de especial utilidad para el caso de “pendientes de mi firma”. El supuesto de hecho sería una persona que va a firmar únicamente aquellos documentos revisados favorablemente porque así se ha pactado de forma interna.

En el caso de que quisiera acceder a los documentos pendientes de mi firma, independientemente de si se encuentran revisados o no, bastaría con quitar el filtro predefinido o bien acceder por estado de documento “documentos pendientes de firmar”.

• Firmado: accederé a los documentos que ya se encuentran en estado Original o Copia electrónica auténtica por haber sido firmados electrónicamente.

Accesos rápidos por el estado del documento

Para acceder a los documentos en función del estado en el que se encuentren y realizar acciones masivas sobre ellos disponemos de los “Accesos rápidos por el estado del documento”. En este caso, no se tiene en cuenta la tarea que debemos hacer, sino únicamente el estado del documento.

• En borrador

• Pendientes de revisar

• Pendientes de firmar

• Firmados

Documentos en borrador

Accederé en el caso de que sea la persona que prepara el documento para dejarlo pendiente de firma.

• Se muestran los documentos que se encuentran en estado borrador, es decir, aquellos que preparé pero no concluí la tarea y guardamos los cambios antes de salir.

• Sin firmar preparado por mí.

Documentos pendientes y revisados

En este caso accederé a los documentos pendientes de revisar y revisados, en el caso de que sea la persona que debe revisar el documento que se encuentra a la firma, es decir, que valida que está correcto e informa de esta acción a la persona que tiene que firmarlo.

Documentos pendientes de firmar

Accederé en el caso de que sea la persona que firma el documento.

La información se muestra en tres pestañas:

1. En primer lugar, aparece la acción más frecuente en este acceso por rol que sería el acceso a los documentos pendientes de mi firma. En el caso de un documento puesto para varias personas firmantes en el que yo soy uno de ellos, accederé siempre a “pendientes de mi firma”. Desde allí podré consultar las firmas que ya se han producido sobre el documento accediendo a la pestaña “Firmas” del detalle del documento.

2. Además, podré acceder a los documentos que he preparado yo para que firmen otras personas.

3. También podré acceder a los documentos pendientes de otras firmas, preparados por otros. Solo en este caso, tendré que seleccionar el procedimiento como criterio de búsqueda previo.

Documentos firmados

La información se muestra en tres pestañas:

1. En primer lugar, aparece la acción más frecuente en este acceso por rol que sería el acceso a los documentos que he firmado yo.

2. Además podré acceder a los documentos que he preparado yo y que han sido firmados por otras personas.

3. Podré acceder también a los documentos firmados por otros preparados por otros. Solo en este caso, tendré que seleccionar el procedimiento como criterio de búsqueda previo.