La aplicación Registro de Actividades de Tratamiento proporciona la información necesaria de cada tratamiento de datos personales que hay que incluir en el Registro de Actividades de Tratamiento exigido por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

En este apartado explicaremos cómo poder acceder al Portal para empleados de NOTIFLOPD y sus funcionalidades.

1 1.- Roles de usuarios
2 2.- Visibilidad de la Actividad de Tratamiento
3 3.- Ciclo de vida y estados de la Actividad de Tratamiento
4 4. Descripción de las funcionalidades

1.- Roles de usuarios

A continuación se explican los distintos roles que un usuario puede tener en la aplicación:

Gestor: Tendrá visibilidad sobre los registros que sean de su departamento. Podrá llevar a cabo todas las acciones posibles sobre los registros excepto dar de baja y publicar. En cuanto a los Ejercicios de derechos/Brechas de confidencialidad se refiere, este usuario podrá realizar todas las acciones posibles en aquellos registros cuyo organismo responsable pertenezca al departamento del gestor.
Responsable: Tendrá visibilidad sobre los registros que sean de su departamento. Podrá llevar a cabo todas las acciones posibles sobre estos registros. En cuanto a los Ejercicios de derechos/Brechas de confidencialidad se refiere, este usuario podrá realizar todas las acciones posibles en aquellos registros cuyo organismo responsable pertenezca al departamento del responsable.
Encargado: Tendrá visibilidad sobre los registros en los que aparezca como encargado. Solamente podrá trabajar sobre estos registros. No podrá realizar ninguna otra acción (ni crear un nuevo registro, ni borrar un borrador, ni adaptar). Este usuario no tiene acceso a la pestaña de Ejercicios de derechos/Brechas de confidencialidad.
Delegado de protección de datos: Tendrá visibilidad sobre los registros en los que aparezca como delegado de protección de datos y los registros del departamento al que pertenece su organismo cuando el Delegado de protección de datos elegido sea la Unidad de Protección de la DG de Administración Electrónica y Sociedad de la información. No podrá realizar ninguna acción sobre los registros, solamente podrá acceder a su contenido.
Super delegado de protección de datos. Tendrá visibilidad sobre todos los registros ede todos los departamentos , pero únicamente tendrá acceso a su contenido. En cuanto a los Ejercicios de derecho se refiere, este usuario tendrá acceso a aquellos registros cuyo órgano responsable sea la DGA

2.- Visibilidad de la Actividad de Tratamiento

La visibilidad de una Actividad de Tratamiento depende del organismo con el que se ha creado dicha actividad. Aunque dependiendo del rol que tenga el usuario, por ejemplo "Encargado" o "Delegado de protección de datos", le va a permitir visualizar unas Actividades de Tratamiento específicas (Viene explicado en el apartado anterior de "Roles de usuarios")

Por lo tanto el usuario podrá visualizar aquellas Actividades que pertenezcan al organismo con el que se ha logueado.

3.- Ciclo de vida y estados de la Actividad de Tratamiento

Un fichero dispone de diferentes estados por los que va pasando a lo largo de su existencia.

Los posibles estados de un registro de actividades de tratamiento son:

Importado: con el cambio de la LOPD se llevó a cabo una importación de los ficheros declarados a la A.E.P.D. en la aplicación Registro de Actividades de Tratamiento. Estos ficheros deberán ser revisados y adaptados.
Baja importado: ficheros importados que se han dado de baja (se pueden recuperar de nuevo).
Borrador: registro de actividades de tratamiento en estado borrador, que se está adaptando tras el cambio de la LOPD.
Finalizado: registro de actividades de tratamiento que aún no ha sido publicado.
Publicado: registro de actividades de tratamiento publicado según la nueva LOPD.
Baja: registro de actividades de tratamiento en estado publicado que ha sido dado de baja (se pueden recuperar de nuevo).
Histórico: cuando existe un registro con varias versiones, todas las versiones anteriores a la versión publicada se encontrarán en estado histórico.

El flujo de estados por el que pasa una actividad de tratamiento es el siguiente:

Dispone de dos puntos de creación dependiendo de si se realiza una importación (IMPORTADO) o se genera un nuevo registro (BORRADOR). Un registro IMPORTADO también puede ser dado de baja pasando a aparecer como (BAJA_IMPORTADO) o puede adaptarse para dar lugar a un BORRADOR.

Desde el BORRADOR se incia la gestión común de los datos del registro. Existen varios estados por los que puede pasar bajo diferentes requisitos: FINALIZADO, PUBLICADO, BAJA, HISTÓRICO e incluso BORRADOR.

4. Descripción de las funcionalidades

La aplicación se puede dividir en varios bloques. Cada uno de los bloques funcionales tiene sus propias acciones que se van a explicar a continuación.

4.1.- Acceso a la aplicación y login

Todos los usuarios acceden del mismo modo a la aplicación. Para poder acceder a la aplicación Registro de Actividades de Tratamiento habrá que tener permisos para acceder, es decir un certificado con permisos de acceso a la aplicación, y estar dado de alta en el Servicio de Identificación de Usuarios (SIU).
El login se realiza mediante el Módulo de Firma Electrónica (MFE), como se muestra a continuación:

Tras pulsar el botón "ACCEDER", nos identificamos en el portal mediante el método deseado (certificado, Cl@vePin, Cl@ve Permanente...)

Si tenemos problemas en cualquier momento con la identificación, podemos pulsar sobre el sistema de ayuda online y nos mostrará un manual de ayuda, una pantalla para comprobar nuestro equipo y dudas más frecuentes.

Una vez hemos accedido a la aplicación, nos redirigirá a la ventana de consulta de registros de actividades publicados (apartado 4.4.2 Consulta registros de actividades publicados).

A la izquierda del formulario de búsqueda nos encontramos el menú principal.
En los siguiente aparatados se explica cada uno de las entradas que lo forman.

4.2.- Consulta de ficheros declarados

Esta sección muestra un buscador que permite recuperar los ficheros cuya procedencia ha sido el proceso de importación (antiguas tablas de NOTIF_LOPD), siempre y cuando no hayan pasado a estado Borrador. Es decir, deben de estar en estado Importado o Baja Importado.
En la cabecera de la página se muestra el nombre de la pestaña seleccionada del menú, un formulario de búsqueda y un bloque con el resultado de la búsqueda. Por defecto en el bloque de resultados se muestran todos los ficheros declarados, en estado Importado o Baja Importado.

4.2.1.- Datos de búsqueda

Dentro de este bloque podemos realizar búsquedas por nombre de fichero y estado (Importado o Baja Importado).

Por defecto, si los campos se dejan vacíos, se mostrarán todos los ficheros declarados. Para realizar la búsqueda, es necesario pulsar el botón 'Buscar', que se encuentra en la parte inferior derecha del bloque.

4.2.2.- Resultados de la Búsqueda

En este bloque se muestra el resultado de la búsqueda realizada.

En la parte superior se muestra el número de elementos encontrados. En caso de superar los 10 resultados, se mostrarán de forma paginada en páginas de 1 a 10 elementos, con enlaces para avanzar o retroceder el número de página (Primero/Anterior, Número de página, Siguiente/Último). Como se observa en la ilustración, dentro de este bloque existen varías columnas: Id fichero, Nombre del fichero, Estado y Acciones que se pueden realizar sobre el fichero. Las acciones permitidas sobre los ficheros declarados son:

Baja: Cambia el estado de un fichero en estado Importado a estado Baja Importado.
Adaptar: Cambia el estado de un fichero en estado Importado a estado Borrador para su adaptación. Se muestra una nueva sección ADAPTAR FICHERO, desde la que el usuario puede editar y adaptar el fichero (ver detalles de esta nueva sección en el apartado 4.2.3 Adaptar fichero).
Ver detalle: Presenta la información del fichero en modo detalle, sin posibilidades de modificación (ver detalles de la información mostrada en el apartado 4.2.4 Detalles del registro de actividades de tratamiento).
Si el estado del Fichero es Baja Importado:
Recuperar: Permite crear un fichero en estado Importado, a partir de un fichero en estado Baja Importado. No se versiona fichero.
Ver detalle: Presenta la información del fichero en modo detalle, sin posibilidades de modificación (ver detalles de la información mostrada en el apartado 4.2.4 Detalles del registro de actividades de tratamiento).

4.2.3.- Adaptar fichero

Al adaptar un fichero (pasando de estado Importado a Borrador) se informa al usuario que el fichero ha sido almacenado con éxito en estado Borrador.

Se muestra un nuevo formulario con la información del registro, que el usuario puede modificar. En la parte inferior del formulario se encuentran las acciones permitidas:

Guardar: guarda las modificaciones realizadas en el registro en estado Borrador. El registro aparecerá en la sección Borradores de Registros de actividades (apartado 4.3 Borradores de registros de actividades). Si al guardar existe algún campo que no ha pasado la validación, se le indica al usuario, pero los cambios se guardan independientemente de si existen campos incompletos o no.

Finalizar: guarda las modificaciones realizadas y cambia el estado del registro a Finalizado. El registro aparecerá en la sección Consulta registros de actividades finalizados (apartado 4.4.1 Consulta registros de actividades finalizados). Al finalizar, la aplicación nos avisa de que se va a finalizar el proceso de modificación del fichero y quedará pendiente de publicarse.

Si al finalizar existe algún campo que no ha pasado la validación, se mostrarán los campos inválidos y no se guardarán los cambios ni se modificará el estado del registro. (Quedará en estado Borrador)

Volver: redirigirá a la pestaña 'Consulta de borradores' (apartado 4.3 Borradores de registros de actividades). No se guardan las modificaciones realizadas pero el registro sí pasa a estado Borrador.

La información que podemos adaptar en el registro de actividades de tratamiento se agrupa en varias pestañas (Identificación, Tratamiento, Seguridad y Derechos), que se detallan a continuación.

4.2.3.1.- Pestaña Identificación

Los datos de esta pestaña se muestran en varios bloques:

Nombre de la actividad de tratamiento de datos: campo obligatorio, con una longitud máxima de 70 caracteres.

Finalidades del tratamiento: campo obligatorio, con una longitud máxima de 350 caracteres.

Licitud del tratamiento: campo obligatorio, se debe seleccionar una de las opciones que se presentan en el desplegable. Existe la posibilidad de añadir varias licitudes. Para ello, es necesario completar el formulario y clicar en "Añadir licitud", por cada una que vayamos añadiendo irá apareciendo en la tabla "Licitudes identificadas"

Base jurídica del tratamiento: campo obligatorio, es necesario añadir al menos un registro en este bloque. Para añadir un registro se debe rellenar de forma obligatoria el campo Base jurídica (longitud máxima 300 caracteres), el campo Localización de la disposición en Internet (URL) (de forma opcional) (longitud máxima 300 caracteres) y pulsar el botón 'Añadir'.

Responsable del tratamiento: campo obligatorio, compuesto por tres bloques (Unidad/Organismo, Persona Física y Dirección). Pueden añadirse tantos responsables como se deseen. Para ello una vez rellenado el formulario clicamos en "Añadir responsable", de esta forma se irán añadiendo en la tabla inferior.

Unidad/Organismo: para seleccionar un organismo debe seleccionarse un organismo raíz y pulsar el botón “Seleccionar Organismo”.

Al seleccionar un organismo se auto completa el CIF del Organismo, si el sistema dispone de esa información. Si no es así, tendrá que rellenarla el usuario manualmente. Como puede observarse, el Nombre del Órgano Responsable no es un campo editable, mientras que el CIF sí lo es.

Un organismo puede tener varios organismos descendientes. Si el organismo raíz seleccionado tiene organismos descendientes, se mostrarán en el nivel inferior. El usuario puede seleccionar organismos de niveles inferiores utilizando los botones “Seleccionar Organismo” de cada nivel.

Persona Física: este bloque no es obligatorio, permite indicar los datos de la persona física.

Dirección: este bloque es obligatorio. Por defecto, el país seleccionado es 'España'. Todos los campos son obligatorios a excepción de 'Teléfono', 'Fax' e 'Información adicional'.

Encargado de tratamiento: este bloque es obligatorio, se puede indicar cualquiera de las tres opciones, seleccionando si forma parte de la Administración autonómica, es una Persona/Entidad Externa o es un Encargado genérico. Pueden añadirse tantos encargados como se deseen. Para ello una vez rellenado el formulario clicamos en "Añadir encargado", de esta forma se irán añadiendo en la tabla inferior.

Forma parte de la Administración autonómica: se muestra un nuevo bloque en el que se deberán completar los campos obligatorios (con asterisco). Este bloque está compuesto a su vez por tres bloques (Unidad/Organismo, Persona Física y Dirección).

Unidad/Organismo: para seleccionar un organismo debe seleccionarse un organismo raíz y pulsar el botón “Seleccionar Organismo”.

Al seleccionar un organismo se auto completa el CIF del Organismo, si el sistema dispone de esa información. Si no es así, tendrá que rellenarla el usuario manualmente. Como puede observarse, el Nombre del Órgano Responsable no es un campo editable, mientras que el CIF sí lo es.

Un organismo puede tener varios organismos descendientes. Si el organismo raíz seleccionado tiene organismos descendientes, se mostrarán en el nivel inferior. El usuario puede seleccionar organismos de niveles inferiores utilizando los botones “Seleccionar Organismo” de cada nivel.

Persona Física: este bloque no es obligatorio, permite indicar los datos de la persona física.

Dirección: este bloque es obligatorio. Por defecto, el país seleccionado es 'España'. Todos los campos son obligatorios a excepción de 'Teléfono' y 'Fax'.

Persona/Entidad Externa: al seleccionar esta opción se muestran los campos para introducir el Nombre o Denominación, CIF/NIF y la dirección (obligatorio rellenar todos los campos marcados con asterisco).

Encargado genérico: al seleccionar esta opción se muestran los campos para introducir el Nombre o Denominación, CIF/NIF y la dirección (obligatorio rellenar todos los campos marcados con asterisco).

Delegado de protección de datos: bloque obligatorio, se debe completar la información del delegado, seleccionando si Forma parte de la Administración autonómica o es una Persona/Entidad Externa.

Forma parte de la Administración autonómica: se muestra un nuevo bloque en el que se deberán completar los campos obligatorios (con asterisco). Este bloque está compuesto a su vez por tres bloques (Unidad/Organismo, Persona Física y Dirección).

Unidad/Organismo: para seleccionar un organismo debe seleccionarse un organismo raíz y pulsar el botón “Seleccionar Organismo”.

Al seleccionar un organismo se auto completa el CIF del Organismo, si el sistema dispone de esa información. Si no es así, tendrá que rellenarla el usuario manualmente. Como puede observarse, el Nombre del Órgano Responsable no es un campo editable, mientras que el CIF sí lo es.

Un organismo puede tener varios organismos descendientes. Si el organismo raíz seleccionado tiene organismos descendientes, se mostrarán en el nivel inferior. El usuario puede seleccionar organismos de niveles inferiores utilizando los botones “Seleccionar Organismo” de cada nivel.

Persona Física: este bloque no es obligatorio, permite indicar los datos de la persona física.

Dirección: este bloque es obligatorio. Por defecto, el país seleccionado es 'España'. Todos los campos son obligatorios a excepción de 'Teléfono' y 'Fax'

Persona/Entidad Externa: al seleccionar esta opción se muestran los campos necesarios para introducir el Nombre o Denominación, CIF/NIF y la dirección (obligatorio rellenar todos los campos marcados con asterisco).

Categorías de datos: bloque obligatorio en el que se debe seleccionar al menos una opción dentro de uno de sus apartados. Al seleccionar un apartado, aparecerán todas las opciones disponibles en el bloque adyacente.

Cuando se selecciona una opción del apartado, aparecerá un 'tick' al lado del apartado indicando que dentro del mismo se ha seleccionado al menos una opción.

Es posible seleccionar varias opciones dentro de un mismo apartado.

Colectivos o categorías de interesados: bloque obligatorio en el que se debe seleccionar al menos una de las opciones que se muestran. Es posible seleccionar varios colectivos o categorías.

Procedencia de datos: bloque no obligatorio en el que se pueden seleccionar una o varias opciones.

Usos previstos: bloque no obligatorio, se pueden seleccionar una o varias opciones.

Algunas de las opciones muestran un mensaje informativo con los usos que incluye dentro de la misma. Por ejemplo, al seleccionar 'Justicia' se muestra este mensaje:

Periodo de conservación de datos: bloque no obligatorio. Se asignará un texto por defecto al crear un nuevo registro o si el campo está vacío al adaptar un fichero.

4.2.3.2.- Pestaña Tratamiento

Los datos de esta pestaña se dividen en varios bloques:

Cesión: Categorías de destinatarios: bloque no obligatorio, es posible seleccionar varias opciones de este bloque.

Países y destinatarios de la transferencia: bloque no obligatorio, permite almacenar hasta 5 registros. Para añadir un registro se debe seleccionar el país y la categoría de los destinatarios.

4.2.3.3.- Pestaña Seguridad

Contiene dos bloques de información.

Medidas de seguridad: bloque no obligatorio, con un límite de 2000 caracteres, al que se le asigna un texto por defecto al crear un nuevo registro o al adaptar un fichero si el campo está vacío.

Análisis de riesgo y evaluación de impacto: en este bloque encontramos 3 datos diferentes.

En primer lugar vemos el campo en el que se inserta el CSV que contiene dicho análisis, este está limitado a 20 caracteres.

A continuación vemos un campo que muestra el resumen de dicho análisis (2000 caracteres de limite), el cual es obligatorio si el campo anterior esta relleno.

Y por último, vemos el código de referencia del documento informativo, donde podemos ver el mensaje que nos informa que dicho documento tiene que ser público.

4.2.3.4.- Pestaña Derechos

Contiene un único bloque de información. Este apartado se amolda dependiendo de si los derechos están limitados o no.

Derechos no limitados:

Derechos limitados:

4.2.3.5.- Pestaña Información al Ciudadano

En ella podemos destacar las secciones “Información de primer nivel” y “Información de
segundo nivel”

En “Información de primer nivel” podemos publicar el texto a través del botón “Publicar“.

En “Información de segundo nivel” tenemos la posibilidad de subir un documento, el cual
aparecerá reflejado en una tabla tal y como se muestra en la imagen superior, con la posibilidad de
descargar.

4.2.4.- Detalles del registro de actividades de tratamiento

Cuando el usuario accede al detalle de un registro, este se muestra en un formulario no editable. En la parte inferior de este formulario únicamente está permitida la acción Volver, que redirigirá a la página anterior.

Volver: volver al listado anterior.

La información del registro que se muestra al usuario se agrupa en varias pestañas (Identificación, Tratamiento, Seguridad, Derechos e Información al ciudadano), que se detallan a continuación. Ninguno de estos campos se podrán editar.

4.2.4.1.- Pestaña Identificación

Los datos de esta pestaña se muestran en varios bloques:

Identificador del registro

Nombre de la actividad de tratamiento de datos

Finalidades del tratamiento

Licitud del tratamiento

Base jurídica del tratamiento

Responsable del tratamiento

Encargado de tratamiento: en función del tipo de encargado se mostrará distintos bloques de información. El registro puede no tener un encargado asignado.

Delegado de protección de datos: en función del tipo de delegado se mostrará distintos bloques de información.

Categorías de datos: Las categorías de datos no seleccionadas se muestran en un color gris claro mientras que las seleccionadas se muestran en color negro.

Colectivos o categorías de interesados: Los colectivos o categorías de interesados no seleccionadas se muestran en un color gris claro mientras que las seleccionadas se muestran en color negro.

Procedencia de datos: Las opciones no seleccionadas se muestran en un color gris claro mientras que las seleccionadas se muestran en color negro.

Usos previstos: Las opciones no seleccionadas se muestran en un color gris claro mientras que las seleccionadas se muestran en color negro.

Periodo de conservación de datos

4.2.4.2.- Pestaña Tratamiento

Los datos de esta pestaña se muestran en varios bloques:

Cesión: Categorías de destinatarios

Países y destinatarios de la transferencia

4.2.4.3.- Pestaña Seguridad

Contiene dos bloques de información.

Medidas de seguridad: bloque no obligatorio, con un límite de 2000 caracteres, al que se le asigna un texto por defecto al crear un nuevo registro o al adaptar un fichero si el campo está vacío.

Análisis de riesgo y evaluación de impacto: en este bloque encontramos 3 datos diferentes.

En primer lugar vemos el enlace en el que se consulta el CSV que contiene dicho análisis.

A continuación vemos el resumen de dicho análisis.

Y por último, vemos el enlace que hace referencia del documento informativo.

4.2.4.4.- Pestaña Derechos

Contiene un único bloque de información. Este apartado se amolda dependiendo de si los derechos están limitados o no.

Derechos no limitados:

Derechos limitados:

4.2.4.5.- Pestaña Información al Ciudadano

En ella podemos destacar las secciones “Información de primer nivel” y “Información de
segundo nivel”

En “Información de primer nivel” podemos publicar el texto a través del botón “Publicar“.

En “Información de segundo nivel” tenemos la posibilidad de subir un documento, el cual
aparecerá reflejado en una tabla tal y como se muestra en la imagen superior, con la posibilidad de
descargar.

Información de segundo nivel” tenemos la posibilidad de subir un documento, el cual
aparecerá reflejado en una tabla tal y como se muestra en la imagen superior, con la posibilidad de
descargar.

4.3.- Borradores de registros de actividades

En esta sección se muestran los registros de actividades de tratamiento que se encuentran en estado Borrador, permitiendo realizar las correspondientes acciones asociadas a dicho estado.

En la cabecera de la página se muestra el nombre de la pestaña seleccionada del menú, un formulario de búsqueda y un bloque con el resultado de la búsqueda.

4.3.1.- Datos de búsqueda

Dentro de este bloque podemos buscar registros de actividades de tratamiento en estado Borrador filtrando por nombre de registro.

Por defecto, si los campos se dejan vacíos, se mostrarán todos los registros de actividades de tratamiento en estado Borrador.

Para realizar la búsqueda es necesario pulsar el botón 'Buscar', que se encuentra en la parte inferior derecha del bloque.

4.3.2 Resultados de la búsqueda

En este bloque se muestra el resultado de la búsqueda.

En la parte superior se muestra el número de elementos encontrados. En caso de superar los 10 resultados, se mostrarán de forma paginada en páginas de 1 a 10 elementos, con enlaces para avanzar o retroceder el número de página (Primero/Anterior, Número de página, Siguiente/Último). Como se observa en la ilustración, dentro de este bloque existen varías columnas: ID, Nombre, Versión y Acciones que se pueden realizar sobre el registro. Las acciones permitidas sobre los registros de actividades de tratamiento en estado Borrador son:

Editar: Modifica el registro sin modificar el estado. No versiona.

Borrar: Elimina el registro (sólo la última versión). El borrado es físico. El registro volverá al estado que tenía antes (en caso de haber una versión anterior) de entrar al modo borrador por tanto, se revertirán todos los cambios hechos en este estado.

4.3.3 Editar registro de actividades de tratamiento

Al editar un registro de actividades de tratamiento se muestra un nuevo formulario con la información existente del registro y que el usuario podrá modificar. En la parte inferior de este formulario se encuentran las acciones permitidas:

Guardar: guarda las modificaciones realizadas. El registro permanece en estado Borrador. Si al guardar existe algún campo que no ha pasado la validación, se le indica al usuario, pero los cambios se guardan independientemente de si existen campos incompletos o no.

Finalizar: guarda las modificaciones realizadas y cambia el estado del registro a Finalizado, si la validación de todos los campos es correcta. El registro aparecerá en el buscador de registros finalizados (apartado 4.4.1 Consulta registros de actividades finalizados). Al finalizar, la aplicación nos avisa de que se va a finalizar el proceso de modificación del registro y quedará pendiente de publicarse.

Volver: no se guardan las modificaciones realizadas y redirige a la página de consulta de registros en estado borrador. El registro permanece en la sección Borrador.

La información que podemos editar en el registro se agrupa en varias pestañas (Identificación, Tratamiento, Seguridad y Derechos), que se detallan a continuación.

4.3.3.1 Pestaña Identificación

Los datos de esta pestaña se muestran en varios bloques:

Nombre de la actividad de tratamiento de datos: campo obligatorio, con una longitud máxima de 70 caracteres.

Finalidades del tratamiento: campo obligatorio, con una longitud máxima de 350 caracteres.

Licitud del tratamiento: campo obligatorio, se debe seleccionar una de las opciones que se presentan en el desplegable.

Base jurídica del tratamiento: campo obligatorio, es necesario añadir al menos un registro en este bloque. Para añadir un registro se debe rellenar de forma obligatoria el campo Base jurídica (longitud máxima 300 caracteres), y de forma opcional el campo Localización de la disposición en Internet (URL) (longitud máxima 300 caracteres).

Responsable del tratamiento: campo obligatorio, compuesto por tres bloques (Unidad/Organismo, Persona Física y Dirección).