Mientras que el Tramitador Online permite a cualquier ciudadano realizar solicitudes de forma telemática,  su portal para empleados públicos permite definir los trámites que estarán a disposición de los ciudadanos para su tramitación vía online.

En los siguientes apartados describiremos cómo acceder a a la herramienta y las funcionalidades que ofrece.

1.- Roles y usuarios

En la herramienta Backoffice existen 3 roles definidos que especifican qué acciones puede realizar cada usuario. Dichos roles son:

1. ROL FUNCIONARIO: Con este rol podrá realizar la gestión del alta/baja de trámites concretos en la plataforma y modificación de sus propiedades (activo/inactivo, modo de tramitación, etc.) y gestionar el documento que define la estructura (categorías, campos, documentos, autorizaciones...) y propiedades del formulario asociado a un trámite.

2. ROL ADMIN: Rol que permite administrar el listado de aplicaciones integradoras.

3. ROL SUPER: Rol que permite realizar cualquier acción relacionada con el tramitador y la gestión de los aspectos generales como la activación/desactivación del Tramitador Online o la definición de mensajes globales. 

2.- Ciclo de vida y estados de los trámites

Los trámites pueden tener los siguientes estados dentro del portal:

• Activo y en plazo: el trámite está disponible para su tramitación telemática.
• Activo y fuera de plazo/plazo pendiente: el trámite está disponible para rellenar el formulario pero no para su tramitación telemática.
• Inactivo: el trámite no está disponible para su tramitación telemática.

3.- Descripción de funcionalidades

El usuario desde el navegador web accede al Backoffice, donde deberá autenticarse mediante un certificado electrónico válido.

3.1.- Acceso a la aplicación

El usuario accede a la URL de inicio (https://aplicaciones.aragon.es/tto_bo) o se le redirige a la misma en caso de no haberse autenticado previamente (Imagen 3.1.1).

Imagen 3.1.1: Login de la Aplicación

Para acceder al portal privado se ha de pulsar sobre el botón CL@VE donde se nos redirigirá al servicio de Cl@ve donde podremos seleccionar nuestro certificado (Imagen 3.1.2).

Imagen 3.1.2: Selección de certificado en Cl@ve

En caso de que la identificación presentada no haya podido ser validada satisfactoriamente el servicio Cl@ve mostrara un mensaje de error. Pulsando en el botón Salir se volverá a la aplicación para elegir otro certificado (Imagen 3.1.3).

Imagen 3.1.3: Detalle de error de identificación en el login

Si el certificado es valido, desde el servicio Cl@ve se volverá a la aplicación donde se cargará una segunda página de login (Imagen 3.1.4), en la cual se mostrará un nuevo desplegable con los diferentes organismos a los que esté asociado dicho certificado. Una vez seleccionado el organismo y pulsando el botón “Entrar” de nuevo, se accede a la aplicación. 

En caso de que la identificación se haya validado correctamente el usuario accede al Backoffice donde se le mostrará la pantalla principal con el listado de trámites dados de alta.

3.2.- Pantalla principal

Tras realizar el login se presenta la página principal del Backoffice (Imagen 3.2.1).

Esta pantalla está constituida por los siguientes elementos:

1. Filtro de trámites: permite filtrar los resultados del listado de trámites. Los datos sobre los que se efectúa el filtro son la signatura y el nombre del trámite.
2. Listado de trámites: en el aparecen los diferentes trámites dados de alta en el Tramitador Online. Es posible editar cada uno de ellos pulsando sobre el botón   (ver sección 1660813599). Los elementos aparecen ordenados por signatura y únicamente se muestran 10 resultados al mismo tiempo. En la parte inferior se incluye un navegador para avanzar y retroceder en el listado total de trámites.
3. Añadir trámite: abre una nueva pantalla para dar de alta un nuevo trámite (ver sección 1660813599). 

3.3.- Alta de trámites

Tras pulsar el botón "Añadir procedimiento" en la pantalla principal, aparece la pantalla para dar de alta un nuevo trámite (Imagen 3.3.1),

Imagen 3.3.1: Alta de nuevos trámites

Para crear un nuevo trámite es necesario especificar los siguientes campos:482px

• Signatura: identificador único del trámite. Debe coincidir con el especificado en la plataforma DESFOR.
• Entidad; entidad a la que pertenece el trámite (por defecto, indicar 0).
• Admite representación: permite indicar si el trámite lo podrán realizar personas o empresas en representación de otras.
• Comentario versión: permite especificar el comentario asociado a la primera versión del trámite.
• Activo: permite indicar si el trámite está disponible para su tramitación. Si se desmarca esta opción, aparecerá un campo contiguo en el que especificar el mensaje que se mostrará a los usuarios cuando el trámite esté desactivado. El mensaje puede redactarse en formato HTML para aplicar estilos.
• Multiprocedimiento: permite definir si un procedimiento es multiprocedimiento.

• Identificador de cláusula LOPD: Identificador del fichero con el texto de LOPD en la aplicación NOTIF_LOPD. Si no se especifica este valor, se utilizará el definido en TTO para esa signatura. Se puede comprobar el resultado pulsando sobre el botón "Previsualizar":

   Ejemplo de previsualización

  

En la parte inferior figuran 2 botones:

• Volver: navega de nuevo al listado de trámites.
• Guardar y seguir: da de alta el trámite en el Tramitador Online y se mostrará la pantalla de la Imagen 3.3.2, indicando que el proceso se ha realizado correctamente. Además, en esta pantalla aparecerá un nuevo botón sobre dicho mensaje, "Subir XML", que permite adjuntar al trámite el fichero con la estructura del formulario. No es necesario pulsar de nuevo el botón "Guardar y seguir" para almacenar el formulario.

Imagen 3.3.2: Trámite dado de alta

3.4.- Edición de trámites

Tras pulsar el botón  de un trámite en la pantalla principal, aparece la pantalla para dar de editar dicho trámite (Imagen 3.4.1),

Imagen 3.4.1: Edición de un trámite

Esta pantalla presenta los mismos campos que la pantalla de "Alta de procedimiento" (ver sección 3.3), aunque no se permite modificar los campos "Signatura", "Entidad" y "Alias". Además, incluye una serie de opciones adicionales:

1. Control de campos: abre una nueva ventana  (imagen 3.4.2) en la que se permite especificar qué datos del formulario pueden recuperar los integradores mediante el servicio getXml. 

   

   Imagen 3.4.2: Selección de campos a devolver en el servicio getXml

   Cada casilla representa una sección de los datos aportados:

   1. RequestInformation: información general de la solicitud
   2. Applicant: información del solicitante
   3. Documents: documentos adjuntados
   4. OtherDocuments: otros documentos adjuntado no requeridos explícitamente por el trámite
   5. Authorizations: datos que el usuario autoriza a recuperar por la administración.
   6. Form: datos del formulario
   7. Beneficiary: información del beneficiario (sólo en caso de representación)
2. Versión: especifica que versión del trámite se está tratando. Cuenta con los siguientes campos:
   1. En uso: permite especificar si la versión que se está gestionando es la que está en uso. Esta opción no se puede desmarcar, pero sí marcar cuando se está gestionando una versión que no está en uso.
   2. Número de versión: indica el número de la versión del trámite que se está gestionando(no modificable).
   3. Número de versión de industrialización: indica el número de la versión de industrialización del trámite que se está gestionando(no modificable). Este número se gestionará mediante el botón "Nueva versión industrialización".
   4. Fecha de la versión: indica la fecha de creación de la versión (no modificable).
   5. Comentario de la versión: indica el comentario asociado a la versión.
3. Descargar XML: permite descargar el fichero de definición del formulario.
4. Nueva versión: permite gestionar una nueva versión.
5. Nueva versión industrialización: permite gestionar una nueva versión de industrialización. Su uso es principalmente para la gestión de modificaciones realizadas sobre el formulario.
6. Eliminar: permite eliminar la versión que se está gestionando del trámite, o bien el trámite completo si se ha marcado la opción anterior. No se permite eliminar la versión en uso, siendo necesario establecer previamente otra versión como "en curso".
7. Borrar todo el procedimiento: permite indicar si, cuando se pulse el botón de "Eliminar", se quiere eliminar todo el trámite o únicamente la versión que se está gestionando.
8. Versiones: muestra el listado de versiones existentes para el trámite. Pulsando sobre la fila que corresponde a cada versión, se permite gestionar los datos (incluido el formulario) de dicha versión en los campos anteriores.  Será necesario pulsar sobre el botón "Guardar" para aplicar los cambios.

3.5.- Gestión de aplicaciones integradoras

Se ha creado una pantalla nueva ADMIN para los usuarios que tengan el rol ADMIN configurado. Dicha pantalla permite a los administradores gestionar las aplicaciones integradoras con el Tramitador. Para acceder a ella se debe pulsar el botón ADMIN en el lado izquierdo de la cabecera a la derecha del logo GOBIERNO DE ARAGÓN. Aparecerá la pantalla que se muestra en la imagen 3.5.1:

Imagen 3.5.1: Pantalla ADMIN

En primer lugar se muestra un mensaje informativo que notifica las signaturas que en principio no deben darse de alta en esta pantalla.

Si el administrador tiene permisos para visualizar el listado verá la lista de aplicaciones integradoras con el alias de la aplicación y las signaturas que gestiona. 

Si el administrador tiene permisos para editar las aplicaciones podrá editarlas, eliminarlas (con los botones correspondientes) y crear una aplicación nueva. Para esto último sirve el botón AÑADIR APLICACIÓN con el cual se abre el formulario (imagen 3.5.2):

Imagen 3.5.2: Formulario creación aplicaciones

Para crear una aplicación hay que rellenar el alias de dicha aplicación y la lista de signaturas separadas por comas y pulsar sobre el botón GUARDAR. 

3.6.- Activar/desactivar el Tramitador

Se ha creado una pantalla nueva CONFIGURACIÓN para los usuarios que tengan la acción CONFIGURACION configurada. Dicha pantalla permite a los administradores activar y desactivar el Tramitador y exponer los motivos por los que la aplicación deja de funcionar. Para aplicar los cambios es necesario pulsar el botón "Guardar cambios". Las configuraciones que se pueden modificar son:

1. "Se permite la realización de trámites a través del Tramitador Online": permite activar/desactivar la realización de trámites a través del Tramitador Online.
2. "fecha/hora de inicio": fecha y hora del inicio del apagado de TTO. Se activa solo si la opción previa está desmarcada.
3. "fecha/hora de fin": fecha y hora del fin del apagado de TTO. Se activa solo si la opción previa está desmarcada.
4. "Indica el motivo por el cual se suspenden los servicios digitales de tramitación de la sede electrónica": permite especificar el mensaje que se mostrará a los usuarios cuando el Tramitador Online esté desactivado. El mensaje puede redactarse en formato HTML para aplicar estilos. 
5. "Indica el motivo por defecto que se mostrará a los usuarios al desactivar un procedimiento": permite especificar el mensaje por defecto que se mostrará a los usuarios cuando un trámite en concreto del Tramitador Online esté desactivado y no tenga mensaje propio. El mensaje puede redactarse en formato HTML para aplicar estilos.

Imagen 3.6.1: Pantalla CONFIGURACION

3.7.- Salir de la aplicación

En cualquier momento, el usuario puede dar por finalizada su sesión de trabajo con el Backoffice, de tal modo que la información asociada a dicha sesión se limpia y se permite el acceso desde el mismo navegador a otro o al mismo usuario.

Este portal tiene un sistema de autenticación única por la que una vez identificado en este portal el usuario lo estará en todos las que utilicen el mismo sistema de autenticación única. Además, la autenticación persiste aunque se cierre y abra otra vez el navegador con lo que la funcionalidad descrita en este apartado adquiere gran importancia.

A esta funcionalidad se accede mediante el enlace de la cabecera “Salir” (Imagen 3.6.1).

El usuario pulsa sobre la opción de “Salir” (Imagen 3.5.1) y su sesión de trabajo se da por finalizada dirigiéndole al apartado 1660813599.