1.- Introducción

El objeto del presente documento es ofrecer una guía de uso del portal público del Sistema de Facturación Electrónica desarrollado para el Plan de Administración Electrónica del Gobierno de Aragón.

Está destinado al usuario de una empresa que accede al portal público, y se explican las funcionalidades alcanzables desde este portal.

2.- Descripción funcional básica del servicio

El Sistema de Facturación Electrónica (en adelante SFE) es la plataforma para la gestión de facturas electrónicas del Gobierno de Aragón.

El SFE es una solución software creada para facilitar al Gobierno de Aragón la gestión de sus facturas recibidas por medios telemáticos. Los usuarios de empresas que facturan al Gobierno de Aragón pueden acceder al portal público (en adelante PUB) para generar facturas a partir de borradores, firmarlas y emitirlas a los organismos correspondientes, así como gestionar estas facturas emitidas.

Las funcionalidades ofrecidas por el PUB de SFE son:

• Listar borradores (con ordenación, paginación y filtros de búsqueda)

• Alta/edición de borrador (en formato Facturae3.2)

• Gestión de ficheros asociados a borrador (adjuntar fichero, eliminar fichero asociado, listar ficheros asociados, descargar ficheros asociados)

• Importar borrador sin firmar (en formato Facturae3.2)

• Firmar borrador en cliente (con un certificado del usuario)

• Ver detalle de borrador

• Duplicar borrador

• Quitar firma de borrador

• Eliminar borrador Enviar borrador firmado (en formato Facturae3.2)

• Listar facturas emitidas (con ordenación, paginación y filtros de búsqueda)

• Importar factura

• Ver detalle de factura emitida

• Obtener borrador a partir de factura emitida

• Ver histórico de estados de factura emitida

• Descargar factura emitida en formato original

• Generar borrador a partir de factura emitida

• Consultar ficheros asociados a factura emitida

• Descargar ficheros asociados a factura emitida

• Descargar recibo de registro de factura emitida

• Descargar firma del recibo de registro de factura emitida

• Modificar datos externos a la factura

3.- Formato del Expediente

El expediente es uno de los datos a informar en el alta/edición de un borrador, en la importación de un borrador o factura, así como en los campos de búsqueda de los listados. También se puede indicar en el detalle de una factura.

Para que un expediente se considere válido, ha de cumplir la siguiente especificación (todo junto sin espacios ni separadores): 5 caracteres alfanuméricos, seguidos de 14 numéricos.

4.- Roles y usuarios

No todos los usuarios pueden acceder a todas las funcionalidades ofrecidas por el PUB.

Actualmente los roles existentes para el portal público de SFE son los siguientes:

• FIRMANTE: posee capacidad para gestionar los borradores de facturas y para gestionar las facturas emitidas, incluyendo cualquiera de las funcionalidades que ofrece el portal público de SFE.

• PREPARADOR: posee capacidad para gestionar los borradores de facturas, excepto firmar y enviarlos; y para gestionar las facturas emitidas, pero no puede importar facturas, ni descargar el recibo de registro de una factura, ni la firma del recibo de registro, ni modificar datos externos a la factura.

5.- Descripción de la operativa para cada bloque funcional

Para acceder a las funciones del servicio deberemos primero superar el sistema de login, explicado paso a paso en su respectivo apartado de la descripción completa de la aplicación.

La principal función del portal es la de emitir una factura a un organismo concreto, y puede hacerse de distintas maneras:

• Importando una factura que hayamos preparado externamente, tal y como se describe en el apartado importar factura de la descripción completa de la aplicación.

• Enviando un borrador firmado. Para hacer esto, previamente deberemos:

  • Dar de alta un borrador.

  • Firmarlo.

  • Enviarlo.

Y los diferentes mecanismos para dar de alta un borrador, mostrados en los ejemplos de uso, son:

• Alta manual, completando datos de ese borrador, como se indica en la explicación de uso.

• Importar un borrador externo.

• Duplicar un borrador existente.

• Crear borrador a partir de una factura ya emitida, a lo que accederemos desde el detalle de factura
  emitida.

Tras emitir una factura, se puede consultar el listado de facturas emitidas, al que podremos aplicar diferentes filtros de búsqueda para seleccionar las que nos interesen.

El estado de una factura se puede conocer desde el listado de facturas emitidas y desde el propio detalle de la factura, en el que se mostrará también todo el histórico de estados por los que ha pasado la factura. Otras funcionalidades accesibles desde el detalle de una factura emitida son:

• Descargar la factura emitida.

• Descargar recibo de registro de una factura.

• Descargar firma del recibo de registro de una factura.

• Consultar y descargar ficheros adjuntos a una factura emitida.

El portal permite preparar facturas a partir de borradores. Para ello deberemos acceder al listado de borradores, al que también podremos aplicar diferentes filtros de búsqueda. Desde el listado podremos editar un borrador (si no está firmado), adjuntarle ficheros o, si está firmado,  descargarlo y visualizar su detalle antes de enviarlo. También se permite quitar la firma de un borrador que esté firmado. 

Los borradores se pueden eliminar, estén firmados o no. Por el contrario las facturas no.

Explicación de uso básico

A continuación se presentan las funcionalidades ofrecidas por el PUB, mostrando capturas de pantalla para facilitar su comprensión.

5.1.- Login

Se accede a la aplicación mediante la URL http://[ip]:[puerto]/sfe_pub. Una vez cargada, aparece la pantalla de acceso al portal, donde tendremos que identificarnos mediante un certificado electrónico. Además, se muestra información sobre la disponibilidad de los servicios, la normativa  aplicada y una ayuda online sobre la aplicación.

Open

Podemos diferenciar dos partes claras, en primer lugar una zona donde elegir el certificado deseado y entrar en el portal. En segundo lugar, disponemos de varios accesos a información relacionada con la aplicación.

5.1.1.- Selección de certificado, gestora y empresa

La aplicación , una vez pulsado el botón “Entrar”, cargará los certificados instalados en el navegador (sólo los emitidos por las Autoridades de Certificación permitidas por el Gobierno de Aragón) y será el usuario el que escoja con qué certificado desea iniciar sesión. Una vez elegido se  accederá a la selección de empresa.

Open

Una vez seleccionado el certificado aparecerá la lista de empresas asociadas a ese certificado. En el caso de disponer únicamente de una empresa con privilegios suficientes, el sistema avanzará al siguiente paso sin necesidad de seleccionar la empresa.

Una vez seleccionada la empresa con que se desea trabajar, se ha de pulsar sobre el botón Entrar.

Si la empresa seleccionada está autorizada para gestionar a otras empresas, aparecerá la lista de empresas representadas de la que se deberá elegir con la que se desea acceder a la aplicación mediante el botón Entrar. Si consta como gestora de una sola empresa o no es una empresa gestora, accederá al portal directamente.

La aplicación comprobará que el usuario tenga los premisos pertinentes y en caso afirmativo, permitirá el acceso al portal público. En el caso de que pulsemos sobre Volver en cualquier punto del login, se regresará al paso anterior.

5.2.- Inicio en la aplicación

Una vez seleccionado el certificado y la empresa con la que se desea trabajar, la aplicación redirecciona al listado de borradores.

En esta y en todas las páginas de la aplicación, podemos encontrar partes comunes como son la cabecera, el menú lateral de la izquierda que nos servirá para volver a la página inicial, y el pie de página que nos ofrece información legal de la aplicación. A continuación se procede a una explicación de estos componentes comunes en el portal.

5.2.1.- Cabecera

En la cabecera de las páginas podemos encontrar el logotipo del Gobierno de Aragón a la izquierda y el nombre de la aplicación que estamos utilizando, en el centro. En otro nivel inferior, se muestra a la izquierda un desplegable con las empresas asociadas al usuario autenticado, el cargo del usuario para la empresa actual y un botón para cambiar la empresa con la que se actúa sin tener que volver a la pantalla de login. A la derecha podemos encontrar el usuario con el que se ha accedido al sistema y un enlace para cerrar la sesión del usuario actual.

5.2.2.- Menú lateral izquierdo

En el menú lateral de la izquierda podemos encontrar los enlaces a las principales funcionalidades de la aplicación divididas en tres submenús: Facturas Emitidas, Borradoresy Ayuda

En el submenú de facturas emitidas aparece Listado, que muestra un listado con todas las facturas emitidas por la empresa del usuario activo y permite realizar búsquedas con unos filtros definidos. También aparece Importar, que da la opción de importar una factura al sistema.

En el submenú de borradores aparece el Listado, opción que permite realizar búsquedas también con unos filtros similares a los del apartado de facturas, la opción para Crear borradores y la opción de Importar un borrador al sistema.

En el submenú de ayuda se accederá al manual de usuario del portal del ciudadano.

5.2.3.- Pie de página

El pie de página se sitúa en la parte inferior de cada una de las páginas de la aplicación. Muestra enlaces al aviso legal y a la política de privacidad, en el centro. A la izquierda se indica la versión de la aplicación. A la derecha, una mínima información sobre el copyright y la bandera de la Unión Europea, cofinanciadora del proyecto.

5.3.- Facturas

5.3.1.- Lista de facturas emitidas

Esta página permite realizar búsquedas sobre las facturas emitidas por la empresa del usuario que ha accedido a la aplicación. Está dividida en dos bloques, en el primero de ellos aparecen los filtros de búsqueda, y en el segundo aparece el listado de resultados obtenidos.

Con el fin de listar las facturas deseadas, esta página dispone de un bloque que contiene dos tipos de filtros de búsqueda diferentes. En el primer tipo disponemos de búsquedas por campo, estos son:

• NIF Pagador: NIF del organismo pagador de la factura.

• Número Factura: número de la factura.

• CSV: identificador CSV de la factura (Código Seguro de Verificación).

• Nombre Pagador: nombre del organismo pagador de la factura.

• Número Expediente: número del expediente al que pertenece la factura.

• Estado: estado de la factura.

• Nombre Receptor: nombre del organismo receptor de la factura.

También se permite realizar filtros por rangos, pudiendo introducir unos límites inferiores y superiores para los campos:

• Fecha de emisión: fecha en la que se emitió la factura.

• Fecha de registro de entrada: fecha en la que la factura pasó por el Registro Telemático.

• Importe total: importe total de la factura.

Si se quiere realizar algún tipo de filtro, se completa el campo correspondiente y se pulsa sobre el botón Buscar, rellenándose el listado con las facturas que cumplen dichos criterios de búsqueda. El formato utilizado en los campos que filtran por fechas debe ser dd/mm/aaaa.

El listado de las facturas muestra para cada una los siguientes campos: Número de factura, NIF Pagador, Nombre del Receptor, Fecha de emisión, Fecha de registro de entrada, Número de expediente, Estado e Importe total. Pulsando sobre los nombres de las columnas se cambia la  ordenación del listado, alternando entre una ordenación ascendente y descendente por el campo sobre el que se ha pulsado.

Los resultados se muestran paginados, facilitando la visualización. En el caso de tener más de una página con resultados, se muestran enlaces para acceder al resto de las facturas, permitiendo navegar por las diferentes páginas de resultados.

5.3.1.1 Acciones

Las acciones permitidas en la pantalla de búsqueda son:

• Botón Buscar: el sistema realiza la búsqueda con los filtros rellenados.

• Botón Limpiar: el sistema borra los filtros y carga el filtro por defecto.

• Enlace Primera: se muestra cuando nos encontramos en una página de resultados diferente a la primera y dirige a esa página de resultados.

• Enlace Anterior: en el caso de que dispongamos de más de una página de resultados, este enlace carga el anterior bloque de resultados.

• Enlace Última: aparece cuando nos encontramos en una página de resultados diferente a la última, y dirige a esa página de resultados.

• Enlace Siguiente: en el caso de que dispongamos de más de una página de resultados, este enlace carga el siguiente bloque de resultados.

• Enlaces numéricos: nos permiten ir directamente al número de página deseado.

• Icono lupa: permite acceder al detalle de la factura.

5.3.2 Detalle de factura emitida

Desde el listado de facturas emitidas se puede acceder al detalle de una factura, pulsando sobre el icono con forma de lupa, permitiendo así acceder a toda la información relacionada con dicha factura. La pantalla de detalle de factura se divide en dos partes claramente diferenciadas a las que se accede pulsando en las pestañas correspondientes en la parte superior: Detalle y Visualización.

5.3.2.1 Pestaña detalle

La pestaña Detalle muestra los datos generales, los centros gestores de la factura, los datos del proveedor y del pagador. También se muestran los ficheros asociados y el histórico de estados por el que ha pasado la factura.

En la parte superior de esta pestaña, tenemos la información General de la factura, donde se muestran los siguiente datos: número de factura, número de serie, expediente, fecha de emisión, fecha de registro de entrada, fecha de operación, fecha de inicio de servicio, fecha de fin de servicio, CSV, importe total de la factura y el tipo.

Seguidamente tenemos información de los órganos administrativos, donde vemos el receptor y el pagador de la factura.

Posteriormente se muestran los datos tanto del proveedor como del pagador, se ven inicialmente el NIF y el nombre, pero disponen de un enlace (Mostrar más datos) que permite obtener otros datos como son la dirección, el teléfono o la dirección de correo electrónico. En la siguiente figura aparece los datos del pagador desplegados.

En la sección de Ficheros asociados, se muestra la información de cada fichero que se ha adjuntado a la factura. Se puede descargar cada fichero de manera individual pulsando sobre la flecha que aparece a la derecha en cada fila. También se pueden descargar todos los ficheros asociados en un único archivo con compresión ZIP, pulsando sobre el botón Descargar todos. En esta misma sección se puede descargar el recibo del registro y la firma del recibo de registro.

Por último, dentro de esta pestaña, tenemos el histórico de estados, donde aparece un listado de todos los cambios del estado por los que ha pasado la factura. Por cada cambio, disponemos de la una fila con información del la fecha del estado, persona que realizó el cambio y la razón del mismo.

5.3.2.2 Pestaña Visualización

La pestaña Visualización muestra la representación de todos los datos de la factura, con tres niveles de detalle:

• Resumen de la factura:

• Detalle de la factura:

• Detalle de un concepto:

• Detalle de un concesionario:

5.3.2.3 Acciones

Las acciones permitidas en la pantalla de detalle son:

• Crear borrador: permite generar un borrador a partir de la factura. El borrador creado carece de la firma y de los ficheros asociados que pudiera contener la factura original, pero el resto de sus datos son idénticos. La factura original sigue existiendo.

• Descargar factura: permite obtener el fichero físico almacenado en el gestor documental.

• Volver: devuelve a la página del listado de facturas emitidas.

• Guardar cambios: permite guardar los datos externos a la factura (expediente).

5.3.3 Importar factura

A la pantalla para importar una factura se accede pulsando el botón Importar factura que se encuentra en el menú de la izquierda en el submenú de facturas emitidas. La importación de la factura cuenta con dos pasos claramente diferenciados.

5.3.3.1 Importar factura (paso 1)

En el primero se muestra una pantalla en la que se debe elegir el fichero a importar y se puede indicar, si se conoce, el número de expediente vinculado a la factura.

5.3.3.2 Acciones

• Botón Previsualizar: permite acceder al siguiente paso, que consiste en la confirmación del proceso de importación.

• Botón Volver: devuelve a la pantalla del listado de facturas emitidas, cancelando el proceso de importación.

5.3.3.3 Confirmación de importación (paso 2)

Si la factura cumple con el formato elegido en el paso anterior, se muestra el detalle de la factura que se pretende importar, como en la pestaña Visualización del detalle de una factura emitida.

5.3.3.4 Acciones

• Botón Importar: finaliza el proceso de importación de la factura y muestra la página del listado de facturas emitidas, donde se encontrará la factura que se acaba de importar.

• Botón Volver: devuelve a la página del listado de facturas emitidas, cancelando el proceso de
  importación.

5.4.- Borradores

5.4.1 Listado de borradores

Esta página permite realizar búsquedas sobre los borradores creados por la empresa del usuario que ha accedido a la aplicación. Está dividida en dos bloques, en el primero de ellos aparecen los filtros de búsqueda, y en el segundo aparece el listado de resultados obtenidos.

Este listado se puede filtrar mediante una serie de criterios de búsqueda, tales como:

• NIF Pagador: NIF del organismo pagador de la factura.

• Número Borrador: Número del borrador.

• CSV: identificador CSV de la factura (Código Seguro de Verificación).

• Nombre Pagador: nombre del organismo pagador de la factura

• Número Expediente: número del expediente asociado a la factura.

• Estado: estado del borrador (Creado o Firmado).

• Nombre Receptor: nombre del organismo receptor de la factura.

• Formato: formato del borrador.

• Fecha de creación: fecha de creación del borrador.

• Importe total: Importe total del borrador.

Si se quiere realizar algún tipo de filtro, se completa el campo correspondiente y se pulsa sobre el botón Buscar, obteniéndose el listado con los borradores que cumplen dichos criterios de búsqueda. El formato utilizado en los campos que filtran por fechas debe ser dd/mm/aaaa.

El listado de los borradores muestra los siguientes campos: Número de borrador, Nif del Pagador, Nombre del Receptor, Fecha de creación, Número de expediente, Formato, Estado e Importe total. Pulsando sobre los nombres de las columnas se cambia la ordenación del listado, alternando entre una ordenación ascendente y descendente por el campo sobre el que se ha pulsado.

Los resultados se muestran paginados, facilitando la visualización. En el caso de tener más de una página con resultados, se muestran enlaces para acceder al resto de los borradores, permitiendo navegar por las diferentes páginas de resultados.

En la parte derecha de cada fila de borrador aparecen iconos que permiten editar, visualizar o eliminar el borrador correspondiente. La edición y la visualización son excluyentes: se podrá editar un borrador mientras no se encuentre firmado. Una vez que el borrador se haya firmado, únicamente se podrá visualizar.

5.4.1.1 Acciones

Las acciones permitidas en la pantalla de búsqueda son:

• Botón Buscar: el sistema realiza la búsqueda con los filtros rellenados.

• Botón Limpiar: el sistema borra los filtros y carga el filtro por defecto.

• Enlace Primera: se muestra cuando nos encontramos en una página de resultados diferente a la primera y dirige a esa página de resultados.

• Enlace Anterior: en el caso de que dispongamos de más de una página de resultados, este enlace carga el anterior bloque de resultados.

• Enlace Última: aparece cuando nos encontramos en una página de resultados diferente a la última, y dirige a esa página de resultados.

• Enlace Siguiente: en el caso de que dispongamos de más de una página de resultados, este enlace carga el siguiente bloque de resultados.

• Enlaces numéricos: nos permiten ir directamente al número de página deseado.

• Icono edición: permite acceder a la edición de un borrador.

• Icono lupa: permite acceder al detalle del borrador.

• Icono papelera: muestra la pantalla de eliminación de borrador.

• Botón Firmar: muestra la pantalla de firma de borrador. (Es necesario seleccionar un borrador).

• Botón Enviar: muestra la pantalla de envío de borrador. (Es necesario seleccionar un borrador).

• Botón Duplicar: realiza una copia del borrador seleccionado, devolviendo de nuevo al listado de borradores. Si el borrador estuviera firmado, la copia no estará firmada. (Es necesario seleccionar un borrador).

• Botón Quitar firma: actualiza el borrador elegido, eliminando su firma. (Es necesario seleccionar un borrador).

• Botón Descargar: permite obtener el fichero físico almacenado en el gestor documental. (Es necesario seleccionar un borrador).

5.4.2 Importar borrador

A esta pantalla se accede pulsando sobre el botón Importar borrador presente en el menú de la izquierda en el submenú de borradores. El funcionamiento es similar al mostrado por la importación de facturas. Se realiza en dos pasos.

5.4.2.1 Importar borrador (paso 1)

En la primera pantalla se debe elegir el fichero a importar y se puede indicar, si se conoce, el número de expediente vinculado a la factura que se pretende importar como borrador.

5.4.2.2 Acciones

• Botón Previsualizar: permite acceder al segundo paso, que consiste en la confirmación del proceso de importación.

• Botón Volver: devuelve a la pantalla del listado de borradores, cancelando el proceso de importación.

5.4.2.3 Confirmación de importación (paso 2)

Si el borrador cumple con el formato elegido en el paso anterior, se muestra el detalle de la factura que se pretende importar como borrador.

5.4.2.4 Acciones

• Botón Finalizar importación: importa el borrador y devuelve a la página del listado de borradores, donde se encontrará el borrador que se acaba de importar.

• Botón Volver: devuelve a la página del listado de borradores, cancelando el proceso de importación.

5.4.3 Detalle de borrador

Esta pantalla es similar a la del detalle de factura. Consta de dos partes que se muestran en pestañas separadas : Detalle y Visualización.
Sólo es accesible para borradores firmados.

5.4.3.1 Pestaña Detalle

La pestaña Detalle muestra los datos generales, los centros gestores del borrador, los datos del proveedor y del pagador y los ficheros asociados.

Los datos tanto del proveedor como del pagador, muestran inicialmente el NIF y el nombre, pero disponen de un enlace (Mostrar más datos) que permite obtener otros datos como son la dirección, el teléfono o la dirección de correo electrónico.

En la sección de ficheros asociados, se muestra la información de cada fichero que se ha adjuntado al borrador. Se puede descargar cada fichero de manera individual pulsando sobre la flecha que aparece a la derecha en cada fila. También se pueden descargar todos los ficheros asociados en un único archivo con compresión ZIP, pulsando sobre el botón Descargar todos.

5.4.3.2 Pestaña Visualización

La pestaña de visualización muestra una mayor profundidad en el detalle, pudiendo acceder a los conceptos, las descripciones, los descuentos, los cargos y los impuestos del borrador.

5.4.3.3 Acciones

Las acciones que se pueden llevar a cabo en esta pantalla (desde ambas pestañas) son:

• Descargar borrador: permite obtener el fichero físico almacenado en el gestor documental.

• Volver: devuelve a la página del listado de borradores.

5.4.4 Eliminar borrador

Desde el listado de borradores se puede acceder a la pantalla de eliminación de un borrador, pulsando en el icono de la papelera que se encuentra a la derecha de la fila del borrador elegido. Así se nos presenta la siguiente pantalla, en la que se pueden ver los datos del borrador que se pretende borrar:

5.4.4.1 Acciones

En la parte inferior se encuentran los botones que nos dan acceso a las acciones disponibles: 

• Botón Eliminar: se procede a eliminar el borrador seleccionando la casilla de confirmación. Esto eliminará el borrador completamente del sistema.

• Botón Volver: devuelve al listado de borradores sin eliminar el borrador

5.4.5 Firmar borrador

Desde el listado de borradores un usuario con rol Firmante puede acceder a la pantalla de firma de un borrador, seleccionando el borrador deseado y pulsando en el botón Firmar de la parte inferior. Así se nos presenta la siguiente pantalla, en la que se muestra el detalle del borrador que va a ser firmado:

5.4.5.1 Acciones

En esta pantalla se pueden realizar las siguientes acciones:

• Botón Firmar: se firma el borrador, seleccionando el certificado con el que va a realizar la firma del borrador, en la sección Certificados y marcando la casilla de conformidad. Una vez que el borrador se encuentre firmado, no va a poder ser editado.

• Botón Volver: devuelve a la pantalla del listado de borradores, cancelando el proceso de firma.

5.4.6 Enviar borrador firmado

Desde el listado de borradores un usuario con rol Firmante puede acceder a la pantalla de envío de un borrador, seleccionando el borrador deseado y pulsando en el botón Enviar de la parte inferior. Así se nos presenta la siguiente pantalla, que muestra el detalle del borrador firmado que va a ser enviado:

5.4.6.1 Acciones

En la parte inferior se encuentran los botones que nos dan acceso a las acciones disponibles:

• Botón Enviar: se emite el borrador firmado como factura, seleccionando la casilla de conformidad. Una vez que el borrador se envíe pasará a ser una factura emitida, desapareciendo del listado de borradores y pudiéndose consultar en el listado de facturas emitidas.

• Botón Volver: devuelve a la pantalla del listado de borradores, cancelando el proceso de envío.

5.4.7 Creación de borrador

A la creación de un borrador se accede mediante el enlace que se encuentra en el submenú Borradores siguiendo el enlace Crear.

5.4.7.1 Pestaña General

En la pestaña General se muestra un formulario a rellenar con los datos generales de la factura como son:

• Número de factura: número de la factura a generar.

• Número de serie: número de serie de la factura a generar.

• Expediente: número de expediente vinculado al borrador de factura a generar.

• Fecha de expedición: fecha de emisión de la factura, en la que se hará llegar al receptor.

• Fecha de operación: fecha de la operación facturada en el borrador de factura a generar.

• Fecha de inicio de servicio: fecha de inicio del servicio facturado en el borrador de factura a generar.

• Fecha de fin de servicio: fecha de fin del servicio facturado en el borrador de factura a generar.

• Observaciones: campo libre para añadir cualquier observación sobre la factura.

Los campos obligatorios se muestran con asterisco al lado del nombre de cada campo. Los valores de las fechas deben ser introducidos con el formato dd/mm/aaaa. Los totales de la factura se calculan automáticamente a medida que se van añadiendo conceptos a facturar.

En la configuración del portal existe una propiedad para permitir facturas rectificativas. De base estará desactivada, pero en el caso de cambiarse, aparecerá en esta pestaña un cuadro dedicado a los datos de la factura rectificativa, con un checkbox para activarlos:

• Factura a rectificar: número de la factura a rectificar.

• Fecha inicio de tasas.

• Fecha fin de tasas.

• Razón: Combo para seleccionar entre las distintas razones por las que rectificar la factura.

5.4.7.2 Pestaña Sujetos

En la pestaña Sujetos se rellenan los datos de las distintas partes que intervienen en la factura. Los datos del emisor se rellenan automáticamente en función de la empresa con la que ha accedido el usuario a la aplicación.

El usuario debe elegir cuál será el organismo receptor de la factura. Puede hacerlo indicando el código DIR3 de los organismos y pulsando el botón Seleccionar, o indicando el nombre de los organismos y pulsando el botón Seleccionar. Si en algún momento desea borrar la selección realizada, puede pulsar sobre el botón Limpiar para volver al nivel anterior, o Limpiar Todo para volver al nivel inicial. Los datos del organismo receptor no serán editables, salvo que no se disponga de los mismos, en cuyo caso se dejarán editar para que sean rellenados por el usuario.

Dado que no todos los organismos son receptores de facturas, se mostrará un mensaje de aviso si el organismo seleccionado no dispone de esta capacidad.

El pagador se completa automáticamente en función del organismo receptor que se haya seleccionado.

5.4.7.3 Pestaña Conceptos

En la pestaña Conceptos se añaden las líneas de la factura una a una. Los campos marcados con asterisco es obligatorio rellenarlos:

• Concepto: descripción del bien o servicio.

• Cantidad: número de unidades servidas/prestadas.

• Precio unitario: precio de la unidad del bien o servicio servido/prestado, sin impuestos.

• Coste total: coste total de las unidades por precio unitario, sin impuestos. (Se calcula automáticamente).

• Importe bruto: coste total de las unidades por precio unitario aplicando descuentos. Siempre sin impuestos. (Se calcula automáticamente).

• Impuestos repercutidos: tasa a aplicar al artículo que se está dando de alta. Se han de indicar:

  • Impuesto: tipo de impuesto a aplicar al artículo.

  • Porcentaje: porcentaje a aplicar como tasa sobre la base imponible del artículo.

  • Base imponible: base imponible del artículo, sobre la que se aplica el porcentaje de la tasa. (Se calcula automáticamente).

  • Importe: importe que se aplica al artículo, como consecuencia de aplicar el porcentaje de tasa. (Se calcula automáticamente).

• Descuento: concepto e importe a aplicar como descuento al artículo.

• Cargo: concepto e importe a aplicar como cargo al artículo.Pedido: pedido en el que se solicitó el artículo.

• Albarán: bloque de datos del albarán en el que se remitió la mercancía (obligatorios si se indica pedido). Se han de indicar:

  • Número: identificador del albarán.

  • Fecha: fecha del albarán.

  • Dirección de envío: dirección de envío de la mercancía.

5.4.7.4 Acciones pestaña Conceptos

Las acciones disponibles en la pestaña Conceptos de la creación de borrador son las siguientes:

• Botón Añadir: permite añadir el concepto al borrador, mostrándose en una tabla justo debajo de los campos del concepto.

• Icono papelera: si se desea eliminar algún concepto ya insertado en la factura, simplemente se ha de pulsar sobre el icono de papelera para eliminar el concepto de esa fila.

5.4.7.5 Pestaña datos de pago

En esta pestaña se puede agregar un vencimiento para el pago de la factura. Para rellenar el vencimiento hay que completar los campos Fecha de vencimiento, Medio de pago e Importe. En el caso de que el medio de pago seleccionado sea Transferencia o Recibo domiciliado, será necesario completar el campo IBAN de la cuenta bancaria a la que se hace referencia.

5.4.7.6 Pestaña endoso

En la pestaña Endoso se añade la información necesaria acerca del endoso de la factura a un tercero, pudiendo indicar uno o varios vencimientos, según la configuración del portal, que de serie solamente permitirá un vencimiento, siempre como transferencia. Los campos marcados con asterisco es obligatorio rellenarlos:

• NIF: Nif del endosatario, según sea persona jurídica o física.

• Residencia: lugar donde reside el endosatario (fijado al valor “Residente”).

• Razón social: nombre de la razón social del endosatario.

• Nombre comercial: nombre comercial del endosatario.

• Dirección: dirección del endosatario.

• Fecha de vencimiento: fecha en que se efectuará el pago.

• Medio de pago: forma de pago por el endosatario (fijado a “Transferencia”).

• Importe: total a ser pagado en la fecha de vencimiento.

• IBAN: IBAN de la cuenta bancaria en la que se realizará en el endoso.

• Texto de cláusula de cesión: texto del acuerdo de endoso entre los interesados.

5.4.7.7 Acciones pestaña Endoso

Las acciones disponibles en la pestaña Endoso de la creación de borrador son las siguientes:

• Icono papelera: si se desea eliminar algún endoso ya insertado en la factura, simplemente se ha de pulsar sobre el icono de papelera para eliminar el endoso de esa fila.

• Botón Añadir: permite añadir el endoso al borrador, mostrándose en una tabla justo debajo de los campos del endoso. En el caso de que por configuración sólo se permita un único vencimiento, el botón no será visible si ya hay uno registrado.

5.4.7.8 Acciones Creación de borrador

Las acciones disponibles en la pantalla de creación de borrador son las siguientes:

• Botón Guardar: cuando se han rellenado todos los campos necesarios para la creación del borrador, se confirma pulsando sobre el botón Guardar.

• Botón Volver: en caso de que se quiera cancelar la creación, se puede pulsar sobre el botón Volver, lo que mostrará la página del listado de borradores.

5.4.8 Edición de borrador

A la pantalla de edición se accede pulsando sobre el icono de edición de un borrador que se encuentre sin firmar, desde el listado de borradores. Esta pantalla es similar a la de creación de borrador, pero los datos ya se encuentran cargados. Permite modificar los datos existentes. Los datos de los conceptos no pueden ser editados: será necesario borrar el concepto y volverlo a introducir.

Esta pantalla muestra una pestaña adicional a la pantalla de creación de borrador. Se trata de la pestaña Adjuntos.

Para agregar archivos adjuntos a una factura es necesario rellenar los siguientes campos:

• Descripción: explicación del documento que se adjunta.

• Documento: archivo que se desea adjuntar.

Los datos de los adjuntos añadidos se muestran en una tabla debajo de los campos mencionados, detallando su nombre, su descripción y la fecha en la que han sido creados.

5.4.8.1 Acciones pestaña Adjuntos

Las acciones disponibles en la pestaña Adjuntos de la edición de borrador son las siguientes:

• Botón Añadir: permite elegir el archivo a adjuntar, en el campo Documento.

• Icono papelera: elimina el adjunto del gestor documental.

• Icono flecha: permite descargar el contenido del adjunto desde el gestor documental.

• Botón Descargar todos: permite descargar un archivo con compresión ZIP que contiene todos los adjuntos del borrador de factura.

5.4.8.2 Acciones Edición de borrador

Las acciones disponibles en la pantalla de edición de borrador son las siguientes:

• Botón Editar: confirma los cambios, almacenando el borrador con las modificaciones realizadas.

• Botón Volver: en caso de que se quiera cancelar la edición, se puede pulsar sobre el botón Volver, lo que mostrará la página del listado de borradores, sin almacenarse modificación alguna sobre el borrador.