Manual de Usuario (legacy)
- Andrés Gaudioso (Unlicensed)
P1 Definición del documento.
Este documento define las funcionalidades de la aplicación de gestión de los sistemas de Archivo.
La denominación general del proyecto será ARCA.
1.1 Objetivos
El objetivo del documento consiste en definir y establecer las funcionalidades en las que va a consistir la nueva aplicación, y todo lo relacionado con la misma, para el conocimiento de la gestión de los procesos.
# | Objetivos |
1 | Entrada al sistema |
2 | Página Principal |
3 | Menú |
4 | Gestion y Clasificación de Series |
5 | Gestion de Usuarios |
6 | Configuración |
2 Entrada al sistema
Para acceder a la aplicación, el usuario debe de hacer uso de sus credenciales de acceso (usuario y contraseña).
2.1 Login
Para acceder a la aplicación se utilizará el siguiente enlace:
http://desaplicaciones.aragon.es/arcaweb_internal
Al hacer clic en la url podrá ver el portal de entrada a la aplicación, desde donde puede acceder a la aplicación con sus credenciales.
Pantalla de login de la aplicación
Como se observa, en esta pantalla se muestran los siguientes apartados:
· Usuario: Campos para introducir el usuario habilitado en la aplicación. Obligatorio.
· Contraseña: Clave de acceso habilitada para el usuario. Obligatorio.
· Login: Botón para acceder a la aplicación mediante los datos introducidos.
3 Pantalla principal
Una vez identificado en la aplicación se mostrará la siguiente pantalla:
Dashboard
En la pantalla principal se diferencian tres apartados:
· Menú superior: Se muestran enlaces a la información común de la aplicación.
· Menú lateral: Se informan las funcionalidades existentes en la aplicación.
· Pantalla principal: Apartado donde se mostrará la información seleccionada.
En esta pantalla principal se mostrarán datos informativos de la aplicación y un formulario de búsqueda general para la consulta de series, unidades de instalacion y/o expedientes.
4 Menú
4.1 Menú superior
En este menú existen 4 funcionalidades:
Haciendo click sobre el logo del Gobierno de Aragón la aplicación nos llevará a esta pantalla inicial desde cualquier parte de la aplicación.
4.1.1 Mostrar/ocultar menú
Desde el icono se podrá ocultar o mostrar el menú lateral izquierdo, con esta funcionalidad se conseguirá aumentar el tamaño de la pantalla donde se muestra la información consultada.
4.1.2 Dashboard
Desde este enlace se accederá a la pantalla principal.
4.1.3 Configuración
Desde este enlace se accederá a la pantalla de configuración. Se muestra su funcionalidad en el apartado 7 - Configuración
4.1.4 Usuario conectado
Desde este enlace se accederá a las posibles funcionalidades a acometer con el usuario conectado.
Funcionalidades de usuario conectado.
Las funcionalidades existentes son:
· Actualizar contraseña
· Preferencias
· Cerrar Sesión
4.1.4.1 Actualizar contraseña
Al seleccionar esta opción se abrirá una ventana emergente como la siguiente:
Actualizar contraseña
Los campos existentes en esta pantalla son:
· Contraseña actual: Campo donde informar la contraseña actual. Obligatorio.
· Nueva contraseña: Campo donde informar la nueva contraseña. Obligatorio.
· Confirmar nueva contraseña: Campo donde informar la nueva contraseña para evitar equivocaciones al introducir una nueva contraseña. Obligatorio.
· Botón Cerrar: Al seleccionar esta opción no se actualizará la contraseña y se volverá a la pantalla anterior.
· Botón Actualizar: Al seleccionar esta opción se actualizará la contraseña para el Usuario conectado.
4.1.4.2 Cerrar Sesión
Al seleccionar esta opción, se finalizará la sesión del usuario y se mostrará de nuevo la pantalla de login, para iniciar una nueva sesión.
4.2 Menú Lateral
En la parte izquierda de la pantalla se dispone este menú, en el cual se informan las opciones disponibles en la aplicación, clasificadas por bloques, estos apartados están agrupados dependiendo de su funcionalidad. Desplazándose hacia abajo sobre el mismo, se pueden ver todos los distintos apartados de la aplicación.
Al hacer click sobre estas opciones accederemos, o bien directamente a la parte de la aplicación seleccionada, o si tiene opciones internas se mostrarán para poder de igual manera acceder a ellas.
Menú
5 Gestión y Clasificación de Series
En este bloque existen los apartados dependientes de las series documentales y todas las entidades asociadas a la misma.
Las funcionalidades existentes son:
· Gestión de series
· Cambio orgánico
· Gestión de funciones
· Gestión de normas
· Gestión de lugares
· Cuadro de clasificación funcional
· Cuadro de clasificación orgánico
5.1 Series
En este apartado se define la gestión de las propias series documentales y la gestión del cambio orgánico sobre las series existentes.
Al acceder al enlace de series generarán dos opciones sobre las que al hacer click de nuevo se accederá a la parte correspondiente (Gestión de series o Cambio orgánico de series) sobre la parte de la pantalla que antes correspondía al Dashboard o a la opción anteriormente seleccionada.
Menú / Gestión de series
5.1.1 Gestión de Series
Al seleccionar esta opción de menú se mostrará en la pantalla la gestión de series documentales, mostrando los siguientes apartados:
· Filtros de búsqueda
· Filtros de búsqueda avanzada
· Búsquedas favoritas
· Tabla de resultados
Pantalla Gestión de Series
5.1.1.1 Filtros de búsqueda
Esta imagen muestra la pantalla con la que se inicia la sección de la gestión de series.
En la parte superior se dispone un buscador en el cual se ofrecen distintos tipos de campos que poseen las series a buscar.
Los campos superiores son los siguientes:
· Código de serie
· Nombre de serie
· Código de serie horizontal
· Nombre de serie horizontal
· Código de subserie
· Nombre de subserie
Estos permiten añadir los códigos y nombres de la serie o subserie a encontrar. Los campos inferiores (Organismos por niveles, Función y Procedimiento) se generarán unos desplegables autorrellenables que filtrarán sobre las opciones disponibles o se podrá hacer scroll con las opciones posibles a marcar en estos campos, como se muestra en la siguiente imagen.
Pantalla Gestión Series / Desplegables
5.1.1.2 Búsqueda avanzada
A continuación, siguiendo este orden descendente existe un apartado para completar la acotación de la búsqueda a partir de otros campos de las series documentales. Haciendo click sobre ella esta se desplegará de la siguiente forma.
Búsqueda avanzada
Al expandir esta opción se mostrará un desplegable con los posibles campos para acotar la búsqueda.
Se debe seleccionar una opción y hacer clic sobre el icono , con ello se incluirá una nueva línea con el filtro de búsqueda del campo seleccionado.
Estos campos se incluirán a los anteriores en la búsqueda al seleccionar el botón buscar.
Posibles campos de búsqueda avanzada
Una vez añadido un filtro este se mostrará en la parte inferior, se podrá modificar según las posibilidades que nos ofrezca el filtro, también podremos añadir nuevos filtros, existiendo varios actuando al mismo tiempo, además de la posibilidad de eliminar uno a uno el no deseado para la búsqueda.
Al hacer click sobre el botón “Buscar” se realizará la búsqueda con el o los filtros actuando sobre esta.
Búsqueda avanzada
5.1.1.3 Búsquedas Favoritas
La siguiente posibilidad que nos ofrece esta pantalla es la de Búsquedas Favoritas, esta nos permite guardar nuestra última búsqueda como favorita, al desplegarlo se mostrará lo siguiente.
Pantalla Gestión Series / Búsquedas Favoritas
Para eliminar una búsqueda se dispone el botón con la imagen de una papelera, el cual eliminará una a una la búsqueda seleccionada.
Pantalla Gestión Series / Nueva Búsqueda Favorita
Para añadir una nueva búsqueda a nuestras favoritas el procedimiento es hacer click sobre el botón “Añadir a Favoritos” mientras nuestra búsqueda está activa en el resto del panel, una ventana emergente se abrirá y solicitará un nombre para esta búsqueda, introducido este y al hacer click sobre “Guardar” la búsqueda habrá quedado guardada para futuros usos.
5.1.1.4 Acciones sobre las búsquedas
Las posibles acciones sobre las búsquedas son:
Acciones sobre las búsquedas
· Añadir a favoritos: almacenará los campos del filtro rellenos en una búsqueda favorita
· Limpiar: Vaciará los campos rellenos de todos los filtros de búsqueda
· Buscar: Hará una consulta de las series documentales según los criterios seleccionados
5.1.1.5 Tabla de resultados
En este apartado se muestran las series documentales que cumplen los criterios de búsqueda y las acciones disponibles para las mismas.
Tabla Contenedora Series
Sobre este listado podremos, (en la parte superior del listado de izquierda a derecha) asignar que columnas queremos ver:
· Columnas visibles: Se permite seleccionar una lista de las deseadas haciendo click sobre el desplegable que mostrará las posibilidades y nuestra selección.
· Filtro global: Existe una herramienta de filtrado global, la cual filtra por caracteres de manera automática sobre los registros disponibles en todas las páginas del resultado de la búsqueda.
· Modificacion Organica : Se activará al seleccionar una serie. Se mostrará una ventana emergente con cuatro campos, uno por organismos, debemos introducir los organismos en orden descendente y al darle a actualizar cambiaremos el organismo de todas las series seleccionadas.
· Modificación masiva: Se activará al seleccionar al menos una serie. Se mostrará una ventana emergente para hacer la modificación masiva con el campo a modificar y los textos de reemplazo.
· Generar informes: Se activará al seleccionar al menos una serie. Mediante el botón “Imprimir selección” accederemos al gestor de impresión con un documento que poseerá las series seleccionadas en el cuadro “check” situado a la izquierda de todas las líneas de la tabla contenedora.
· Añadir: Al seleccionar esta acción se mostrará una nueva pantalla para informar de una nueva serie.
En la fila de la tabla situada en la posición inferior a la anterior se disponen las cabeceras de las columnas. Las opciones disponibles sobre esta cabecera son:
· Seleccionar todos: En esta cabecera podremos, a través del “checkbox”, seleccionar o deseleccionar todos los elementos de la lista independientemente de la página en la que se encuentren.
· Flechas en las cabeceras: Al hacer click sobre cada una de las líneas, éstas se ordenarán en orden ascendente o descendente y según el criterio asignado a cada columna.
· Redimensión de columnas: A través de las líneas verticales en las cabeceras se podrá ampliar o disminuir el ancho que abarque dicha columna.
· Reorganización de columnas: Manteniendo pulsada una cabecera se podrá mover para elegir el orden en el que se muestra dicha columna.
Ya en la propia tabla se dispone de la información básica y seleccionada por las columnas, para observar más información de una serie concreta.
· Al inicio de cada fila el botón “>” abrirá la fila y nos aportará la información adicional de la serie, en este caso se informarán las subseries de la misma.
· El “checkbox” permite seleccionar individualmente o un conjunto de manera manual de las series.
· La última columna (Acciones) de la tabla muestra las acciones disponibles de manera individual sobre cada serie
Acciones Tabla
Las acciones que podemos realizar sobre ellas, de izquierda a derecha, Detalle, Editar, Copiar y Eliminar.
· Detalle: El botón permite ver los detalles de la serie documental en una ventana emergente, clasificada por pestañas
· Modificar: El botón redireccionará a una nueva pantalla con los datos actuales de la serie y ofrecerá la posibilidad de modificar los datos de esta.
· Copiar: El botón redireccionará a una nueva pantalla con los datos actuales de la serie, excepto código y nombre de la serie y ofrecerá la posibilidad de duplicarla modificando alguno de los datos de la misma.
· Eliminar: El botón eliminará de manera permanente la fila de la tabla sobre la que realizamos la acción. Se requerirá de una confirmación para la eliminación de la serie documental.
5.1.1.6 Pantalla de Gestión de una serie documental
Al seleccionar las opciones de añadir, modificar o copiar una serie, se mostrará una nueva pantalla con la siguiente información:
Nueva Serie
En esta pantalla se pueden identificar las distintas pestañas en las que está clasificada la información de las series:
· Identificación
· Descripción
· Valoración
· Observaciones
· Catalogo
Mediante el botón esta ventana se cerrara y se redireccionará la página a la pantalla anterior.
5.1.1.6.1 Identificación
En esta pestaña se muestra la información que identifica a la serie documental.
Pestaña de identificación de una serie documental
Sobre la pantalla de Identificación se disponen los campos que ofrecen la información de las principales características de identificación de cada serie.
Mediante el botón esta ventana se cerrara y se redireccionará la página a la pantalla anterior.
5.1.1.6.2 Descripción
En esta pestaña se muestra la información que describe a la serie documental
Pestaña de descripción de una serie documental
En la pantalla de Descripción se visualizan los campos descriptivos de la serie seleccionada:
· Objeto
· Legislación
· Trámite
· Expediente
· Fechas
· Ordenación
· Series Relacionadas
5.1.1.6.3 Valoración
En esta pestaña se muestra la información de la valoración de la serie documental.
Pestaña de valoración de una serie documental
En la pantalla de Valoración los campos muestran la información sobre la valoración que posee la serie en concreto y todo lo relacionado con la misma. Los campos son los siguientes:
· Valor según tipo
· Expurgo
· Fechas
· Muestreo y Plazos de muestreo
· Condiciones y tipos de accesos
· Legislaciones de Acceso
· Publicaciones en el BOA
5.1.1.6.4 Observaciones
En esta pestaña se muestra información adicional de la serie documental
Pestaña de observaciones de una serie documental
En la pantalla de Observaciones se muestran los siguientes campos:
· Número de registro de expurgo y salida
· Información de salida
· Observaciones y observaciones internas
· Información sobre su publicación en portales
5.1.1.6.5 Catalogo
En esta pestaña se gestionan los procedimientos asociados a la serie documental.
Pestaña de catálogo de una serie documental
Sobre esta pestaña se genera la posibilidad de añadir nuevos procedimientos a una serie documental, filtrarlos y guardarlos.
Pestaña de gestión de procedimientos de una serie documental
5.1.2 Cambio Orgánico de Series
Este apartado da la funcionalidad para el cambio de organismos antiguos asociados a las series.
Pestaña de Cambio Orgánico de Series
Sobre esta pantalla se visualiza lo siguiente:
· Árbol de organismos: Este árbol muestra todos los organismos que no son últimos (organismos con organismo propuesto), que tienen series asociadas. (Parte izquierda de la pantalla)
· Opciones de Cambio Orgánico: Este apartado muestra la información de las series afectadas con su organismo actual y el propuesto. (Parte derecha de la pantalla)
Sobre el listado al hacer click sobre el botón se desplegará el listado de los organismos hijos y serias asociadas al mismo siempre y cuando estén inmediatamente en un nivel inferior, sobre estos dispondremos de este mismo botón el cual realizará esta misma función de apertura hasta no disponer de más pestañas en niveles inferiores. Asimismo el botón realizará la función inversa e irá reduciendo lo ya mostrado.
Al hacer click sobre el botón en un organismo padre este desplegara el árbol completo con los organismos hijos así como las series asociadas. El botón cerrará el organismo completo, únicamente el relacionado al botón, para cerrar varios organismos del árbol que estén abiertos existe el botón .
Árbol de organismos dados de baja con series asociadas-
Se podrá seleccionar o un organismo que tenga series asociadas al mismo o una serie especifica.
Al seleccionar alguno de los casos anteriores se informará el apartado derecho.
Opciones de cambio orgánico
En este apartado aparece la siguiente información:
· Series afectadas: Listado de series a actualizar.
· Organismo actual: Nombre del organismo asociado actualmente.
· Organismo propuesto: Nombre del organismo propuesto para la/s series afectadas
Las acciones disponibles son:
· Actualizar organismos: Al hacer click sobre el botón “Actualizar Organismos” se modificará las series afectadas cambiando el organismo actual por el organismo propuesto. Una vez acometido el cambio se actualizará el árbol de organismos.
· Modificar serie: En el caso de que nos situemos en la sección de “Opciones de Cambio Orgánico” sobre una serie asociada se mostrará también la opción de modificar la serie, haciendo click sobre el botón “Modificar Serie” se redireccionará la página a la pantalla de modificación de series.
5.2 Clasificación
En este apartado se define la gestión de las entidades asociadas a las series documentales como son:
· Funciones
· Normas
· Lugares
· Cuadro funcional
· Cuadro orgánico
5.2.1 Gestión de Funciones
En este apartado se gestionará todo lo relacionado con las funciones.
Al seleccionar la opción del menú se mostrará el árbol de funciones y las diferentes acciones relacionadas con las mismas.
Gestión de funciones
Las acciones disponibles son:
· Modificar función: Se activará esta opción al seleccionar una función desde el árbol. Mostrará una ventana emergente con los datos de la función para su actualización.
Ventana de modificación de una función.
· Añadir función: Desde esta opción se podrá dar de alta una nueva función indicando si es necesario la jerarquía de la misma.
· Eliminar función: se activará esta opción al seleccionar una función desde el árbol. Eliminará la función seleccionada.
Confirmación para eliminar una función
5.2.2 Gestión de Normas
En este apartado se gestionará todo lo relacionado con las normas.
Al seleccionar esta opción desde el menú lateral se mostrará en la pantalla principal la gestión de normas.
Esta pantalla incluye los siguientes apartados:
· Filtros de búsqueda
· Tabla de resultados
Gestión de normas
Las acciones sobre los filtros de búsqueda son:
· Limpiar: Vacía la información del formulario de búsqueda.
· Buscar: Devuelve las normas que cumplan los criterios de búsqueda informados, si los hay.
Las acciones sobre la tabla de resultados son:
· Imprimir selección: Pendiente de implementar.
· Añadir: Mostrará una ventana emergente con los campos para crear una nueva norma.
· Copiar: A través del icono se mostrará una ventana emergente con la información de la norma para crear una nueva a partir de los datos de la misma.
· Modificar: A través del icono se mostrará una ventana emergente con la información de la norma para su actualización.
· Eliminar: A través del icono se eliminará la norma seleccionada. Se pedirá confirmación para proceder a su eliminación.
Modificación de una norma
5.2.3 Lugares
Al seleccionar esta opción desde el menú lateral se mostrará en la pantalla principal la gestión de lugares. Nos encontramos dos menus dentro de esta pestaña, localidades y municipios.
5.2.3.1 Localidades
En este apartado se gestionarán las localidades a utilizar en la gestión de nuevos fondos y expedientes.
Esta pantalla incluye los siguientes apartados:
· Filtros de búsqueda
· Tabla de resultados
En los filtros al introducir una provincia, comarca o municipio, se filtrarán los otros dos filtros automáticamente; Esto es que, al introducir una provincia, por ejemplo, en el campo de comarcas y municipios solo nos saldrán los resultados de esa provincia.
Las acciones sobre los filtros de búsqueda son:
· Limpiar: Vacía la información del formulario de búsqueda.
· Buscar: Devuelve las localidades que cumplan los criterios de búsqueda informados, si los hay.
Las acciones sobre la tabla de resultados son:
· Imprimir selección: Muestra las opciones de impresión:
o Vista listado de lugares
o Vista detalle de lugares
Se seleccionará la opcion y automaticamente se descargara del navegador el documento.
· Añadir Localidad: Mostrará una ventana emergente con los campos para crear una nueva localidad.
· Detalle: El botón permite ver los detalles de la localidad en una ventana emergente.
· Copiar: A través del icono se mostrará una ventana emergente con la información de la localidad para crear una nueva a partir de los datos de la misma.
· Modificar: A través del icono se mostrará una ventana emergente con la información de la localidad para su actualización.
· Eliminar: A través del icono se eliminará la localidad seleccionada. Se pedirá confirmación para proceder a su eliminación.
Detalle de localidad
5.2.3.2 Municipios
En este apartado se gestionarán los municipios a utilizar en la gestión de nuevos fondos y expedientes.
Esta pantalla incluye los siguientes apartados:
· Filtros de búsqueda
· Tabla de resultados
Las acciones sobre los filtros de búsqueda son:
· Limpiar: Vacía la información del formulario de búsqueda.
· Buscar: Devuelve las localidades que cumplan los criterios de búsqueda informados, si los hay.
Las acciones sobre la tabla de resultados son:
· Imprimir selección: Muestra las opciones de impresión:
o Vista listado de lugares
o Vista detalle de lugares
Se seleccionará la opcion y automaticamente se descargara del navegador el documento.
· Añadir municipio: Mostrará una ventana emergente con los campos para crear una nueva localidad.
· Detalle: El botón permite ver los detalles de la localidad en una ventana emergente.
· Copiar: A través del icono se mostrará una ventana emergente con la información de la localidad para crear una nueva a partir de los datos de la misma.
· Modificar: A través del icono se mostrará una ventana emergente con la información de la localidad para su actualización.
· Eliminar: A través del icono se eliminará la localidad seleccionada. Se pedirá confirmación para proceder a su eliminación.
5.2.4 Cuadros de Clasificación
En este apartado se informan de los dos cuadros de clasificación de las series documentales.
5.2.4.1 Cuadro Funcional
Cuadro funcional
Se informan de las series documentales clasificados por funciones.
Al seleccionar una serie se visualizará el detalle de la misma
Las posibles acciones sobre este apartado son:
· Imprimir Cuadro: Generará una impresión en formato PDF de todo el cuadro funcional.
· Modificar Serie: Se mostrará en una ventana emergente toda la información de la serie que permitirá modificar y guardar una serie.
· Visualizar Serie: Se mostrará en una ventana emergente toda la información de la serie.
· Solicitar préstamo: Pendiente de implementación.
· Solicitar Transferencia: Pendiente de implementación.
· Buscar en Archivo: Mostrará una nueva pantalla con la información de cajas y expedientes asociados.
Búsqueda en Archivo
5.2.4.2 Cuadro Orgánico
Cuadro orgánico
Se informan de las series documentales clasificadas por organismos.
Al seleccionar una serie se visualizará el detalle de la misma.
Las posibles acciones sobre este apartado son:
· Imprimir Cuadro: Generará una impresión en formato PDF de todo el cuadro funcional.
· Modificar Serie: Se mostrará en una ventana emergente toda la información de la serie que permitirá modificar y guardar una serie.
· Visualizar Serie: Se mostrará en una ventana emergente toda la información de la serie.
· Solicitar préstamo: Pendiente de implementación.
· Solicitar Transferencia: Pendiente de implementación.
· Buscar en Archivo: Mostrará una nueva pantalla con la información de cajas y expedientes asociados.
Búsqueda en Archivo
5.2.4.3 Cuadro de Series Horizontales
Desde este cuadro podremos acceder a las series horizontales, clasificadas en Jurídicas, Personáles, y Económicas, las que no tengan ningun tipo asignado serán puestas en Otros. A la derecha de cada serie horizontal tenemos el estado de la misma. Este cuadro tambien incorpora las funcionalidades de los anteriores, como la muestra del detalle de la serie, imprimir el cuadro…
6 Procesos de Archivo
Sobre este apartado se accede a las distintas pantallas relacionadas con los procesos de archivo.
o Descripción
o Transferencia de Fondos
o Préstamos
o Expurgos
o Gestión de Bajas
o Transferencia al archivo histórico
6.1 Descripción
En la pestaña de descripción tendremos los siguientes apartados:
· Unidades de Instalación
· Expedientes
· Documentación electrónica
6.1.1 Unidades de Instalación
Ventana Unidades de Instalación (Búsqueda)
En esta pantalla se muestra el filtro un filtro de búsqueda muy similar a los anteriores vistos. Sus campos son:
· Archivo (Ubicación de la documentacion)
· Signatura (Desde y Hasta)
· Año Inicio (Desde y Hasta)
· Año Final (Desde y Hasta)
· Código y Nombre de Serie
· Organismo (Productor y Remitente)
· Contenido
· Falta
· Observaciones
· Selección
· Provincia de la documentacion
· Estado (Por defecto “Activo”)
Al igual que los anteriores el botón buscar aplicará la búsqueda definida sobre la tabla de resultados (por defecto vacía) y el botón limpiar eliminara los campos de búsqueda que hayamos definido previamente.
Empezando por la izquierda, los campos en esta tabla seran modificables mediante el desplegabale de su cabecera, se dispone también en su parte izquierda un filtro de busqueda por caracteres global.
En la parte derecha de esta cabecera los botones de acción nos permitiran realizar las siguientes acciones:
· Modificación masiva de campos de texto
· Modificacion masiva de organismos
· Modificacion masiva de series
· Imprimir selección
· Añadir
El funcionamiento del pie de la tabla el similar al de las anteriores, mediante las flechas de dirección esta avanzará o retrocederá de página y mediante el desplegable numerico se dispondra el numero de resultados por página deseado.
En la parte derecha de cada una de las filas de resultado se situan una serie de botones de acción.
· Ver: Abrirá una ventana emergente en la cual se podran ver todos los datos de dicha unidad de instalación.
Desde esta opcion tambien se puede dar de baja la unidad de instalacion (Se defiene en el apartado de gestion de bajas su funcionalidad)
Unidades de Instalación (Detalle)
· Modificar: Abrirá una ventana emergente en la cual se podran ver todos los datos de dicha unidad de instalación, la cual permitirá modificar los campos permitidos.
Unidades de Instalación (Añadir/Modificar)
· Eliminar: Eliminará de manera permanente esta unidad de instalación.
6.1.1.1 Modificación masiva de campos de texto
Esta función nos permite modificar el campo introducido en “Seleccione un campo”, reemplazando el texto introducido en “Texto a reemplazar” por el introducido en “Reemplazar por” de los expedientes/unidades de instalación seleccionados.
6.1.1.2 Modificación masiva de organismos productores
Esta función nos permite modificar el organismo productor de las unidades de instalación/expedientes seleccionados. Para ello, primero debemos introducir el año del organismo que sustituirá al anterior. Una vez introducido el año, se desbloqueará el campo Organismo Nivel 1, que nos mostrará todos los organismos de nivel 1 de ese año, una vez introducido se nos desbloqueará el campo Organismo Nivel 2 y así sucesivamente.
6.1.1.3 Modificación masiva de series
Esta función es exclusiva del apartado de unidades de instalación. Nos permite modificar la serie de las cajas seleccionadas y de los expedientes que contiene. Para agilizar el proceso y reducir el tiempo de carga, tenemos que escribir al menos 4 letras de la serie y a continuación se nos mostrará una lista de series que contengan ese fragmento.
6.1.2 Expedientes
Ventana de Expedientes(Búsqueda)
En esta pantalla se muestra el filtro un filtro de búsqueda muy similar a los anteriores vistos. Sus campos son:
· Signatura
· Número de Expediente
· Código y Nombre de Serie
· Organismo Productor
· Promotor
· Provincia(Todas, Huesca, Teruel ó Zaragoza)
· Municipio
· Emplazamiento
· Observaciones
· Contiene
· Año Inicio (Desde y Hasta)
· Año Final (Desde y Hasta)
· Estado (Por defecto “Activo”)
Al igual que los anteriores el botón buscar aplicara la búsqueda definida sobre la tabla de resultados (por defecto vacía) y el botón limpiar eliminara los campos de búsqueda que hayamos definido previamente.
Esta tabla tiene un funcionamiento muy similar a la utilizada en “Uniades de Instalación”.
Empezando por la izquierda, los campos en esta tabla seran modificables mediante el desplegabale de su cabecera, se dispone también en su parte izquierda un filtro de busqueda por caracteres global.
En la parte derecha de esta cabecera los botones de acción nos permitiran realizar las siguientes acciones:
· Modificación masiva
· Modificación masiva de organismos
· Imprimir selección
· Añadir
El funcionamiento del pie de la tabla el similar al de las anteriores, mediante las flechas de dirección esta avanzará o retrocederá de página y mediante el desplegable numerico se dispondra el numero de resultados por página deseado.
En la parte derecha de cada una de las filas de resultado se situan una serie de botones de acción.
· Ver: Abrirá una ventana emergente en la cual se podran ver todos los datos de dicho expediente.
Expedientes (Detalle)
· Modificar: Abrirá una ventana emergente en la cual se podran ver todos los datos de dicho expediente, la cual permitirá modificar los campos permitidos.
Expedientes (Añadir/Modificar)
· Eliminar: Eliminará de manera permanente este expediente.
6.1.2.1 Modificación masiva de campos de texto
Esta función nos permite modificar el campo introducido en “Seleccione un campo”, reemplazando el texto introducido en “Texto a reemplazar” por el introducido en “Reemplazar por” de los expedientes/unidades de instalación seleccionados.
6.1.2.2 Modificación masiva de organismos productores
Esta función nos permite modificar el organismo productor de las unidades de instalación/expedientes seleccionados. Para ello, primero debemos introducir el año del organismo que sustituirá al anterior. Una vez introducido el año, se desbloqueará el campo Organismo Nivel 1, que nos mostrará todos los organismos de nivel 1 de ese año, una vez introducido se nos desbloqueará el campo Organismo Nivel 2 y así sucesivamente.
6.1.3 Documentación electrónica
En este apartado podremos acceder a todos los expedientes y documentos electrónicos disponibles en el archivo.
En esta sección, como en las anteriores nos encontramos un filtro de búsqueda y una tabla de resultados. Podemos buscar tanto expedientes como documentos electrónicos. Al darle al icono de la lupa accederemos al detalle de ese documento :
6.2 Transferencia de Fondos
En la pestaña de transferencia de fondos tendremos los siguientes apartados:
· Solicitud de transferencia
· Gestión de tranferencias
· Entrada de documentación
· Histórico de fondos
6.2.1 Solicitud de transferencia
Esta pantalla constará de cuatro pasos necesarios para realizar una solicitud de transferencia de documentación.
Durante este proceso de solicitud la manera de moverse entre los distintos pasos serán las flechas de acción situadas en la parte central inferior.
Mediante el botón cancelar (situado en la parte inferior derecha), en cualquiera de los pasos se eliminará todo el progreso realizado y se mostrará la ventana con el paso uno.
6.2.1.1 Procedencia
Solicitud de transferencia (Procedencia)
En este primer apartado se muestran los campos necesarios para definir la procedencia de la documentación, los cuales son los siguientes:
· Organismo (Separado en los cuatro niveles)
· Serie
· Provincia (Todas, Huesca, Teruel o Zaragoza)
· Origen de envío
6.2.1.2 Fondos Físicos
Solicitud de Transferencia (Fondos Físicos)
En este segundo apartado se mostrará una serie de botones de acción y una tabla que mostrará los fondos físicos añadidos durante este paso.
En la cabecera de esta tabla se disponen, de izquierda a derecha, un desplegable que permite mostrar las columnas a mostrar en la tabla inferior, también se dispone un filtro de búsqueda global.
Los botones que siguen a estas son los siguientes:
· Eliminar todos: Limpia la tabla de fondos físicos asociados que se hayan incluido.
· Descargar plantilla: Este descargara automáticamente en el navegador una plantilla en formato Excel (xlsx) con los campos a rellenar para poder realizar una inserción masiva de fondos físicos.
· Importar: Mediante este botón se permitirá subir la anterior plantilla una vez rellena y añadir las filas deseadas en el Excel a la tabla,
· Añadir: Este botón mostrara una nueva ventana sobre la anterior que nos permitirá añadir de manera manual las unidades de instalación o expedientes que se deseen.
Nueva Unidad de Instalación
En esta ventana podremos añadir una nueva unidad de instalación, los campos a rellenar serán los siguientes:
· Número de unidad de instalación
· Año (Inicial y Final)
· Contenido
Nuevo Expediente
En esta ventana podremos añadir un nuevo expediente, los campos a rellenar serán los siguientes:
· Número Expediente
· Número de unidad de instalación
· Año (Inicial y Final)
· Provincia (Todas, Huesca, Teruel, Zaragoza)
· Emplazamiento
· Municipio
· Contenido
· Promotor
Mediante el botón guardar se añadirá el fondo físico a la tabla y el botón cerrar cerrará esta ventana emergente.
Sobre la tabla de muestra se disponen en cada fila unos botones de acción.
Sus acciones (por orden de izquierda a derecha) serán las siguientes:
· Asociar: Pendiente de implementación
· Modificar: Dispondrá la ventana emergente similar a la de añadir con el tipo de fondo deseado y permitirá su modificación.
· Copiar: Dispondrá la ventana emergente similar a la de añadir o modificar con el tipo de fondo deseado y permitirá su copia.
· Eliminar: Eliminara la fila seleccionada
6.2.1.3 Fondos Electrónicos
En este tercer apartado se mostrará una serie de botones de acción y una tabla que mostrará los fondos electrónicos añadidos durante este paso.
En la cabecera de esta tabla se disponen, de izquierda a derecha, un desplegable que permite mostrar las columnas a mostrar en la tabla inferior, también se dispone un filtro de búsqueda global.
Al darle a añadir , se mostrará una ventana en la que podremos añadir tanto expedientes como documentos electronicos. Esta ventana esta compuesta por un filtro(para elegir el tipo de documento a buscar) y una tabla en la que saldran los documentos/expedientes electronicos disponibles para esa serie.
6.2.1.4 Resumen
Transferencia de Fondos (Resumen)
En esta última pantalla se dispone un resumen de todos los campos más importantes añadidos sobre la solicitud de transferencia, los cuales son:
· Organismo (sus cuatro niveles)
· Serie y subserie
· Total, de Unidades de Instalación
· Total, de Fondos Electrónicos
El nuevo botón “Solicitar” de la parte inferior derecha nos permitirá realizar la solicitud de manera definitiva, al concluir esta acción se generará de manera automática un informe en formato pdf mostrando la información de esta solicitud de transferencia.
6.2.2 Gestión de Transferencias
Ventana de Gestión de Transferencias (Tabla de Resultados)
Esta tabla mostrará las transferencias que hayan sido solicitadas, su funcionamiento es similar al del resto de tablas de resultados.
El botón de la parte inferior derecha permite rechazar la/s solicitud/es seleccionadas.
El botón de acción situado en la parte derecha de cada línea de la tabla generará una ventana emergente que dispondrá el detalle de la transferencia y de nuevo la posibilidad de aprobar o rechazar la misma de manera individual.
Ventana de Gestión de Transferencias (Detalle)
Para que el botón “Aprobar” se permita usar será necesario añadir una ubicación sobre el detalle de la transferencia en cuestión.
Al utilizar el botón rechazar se abrirá una ventana emergente con un campo de texto, el cual requerirá de un motivo de rechazo para poder rechazar la transferencia de manera definitiva.
Motivo de rechazo
6.2.3 Entrada de Documentación
Gestión de Entrada de Documentación (Tabla de Resultados)
Esta tabla mostrará las transferencias que hayan sido solicitadas, aprobadas y se requiera de su entrada de vuelta en el archivo. su funcionamiento es similar al del resto de tablas de resultados. El botón de acción situado en la parte derecha de cada línea de la tabla generará una ventana emergente que dispondrá el detalle de la entrada.
Gestión de Entrada de Documentación (Detalle)
En esta ventana de detalle se disponen en la parte inferior derecha los siguientes botones:
· Cerrar: Cerrará la ventana de detalle y mostrará de nuevo la tabla de resultados.
· Anular: Anulará la transferencia de manera que no se esperará su recepción, también mostrará una ventana emergente con un área de texto en la que se debe poner el motivo de la anulación.
· Recibir: Recibirá la transferencia y generará de manera automática un archivo en formato pdf con la hoja de relación.
6.2.4 Histórico de Transferencias
Gestión de Entrada de Documentación (Filtro y tabla de resultados)
En esta pantalla se muestra el filtro un filtro de búsqueda y una tabla de resultados similar a las anteriores vistas. Sus campos son:
· Archivo (Ubicación de la documentacion)
· Nº de Hoja de Relacion de la transferencia
· Volumen (Unidades de instalacion de la transferencia)
· Ubicación
· Serie (Código y Nombre)
· Organismo Remitente
· Fecha petición (Desde y Hasta)
· Fecha Ingreso (Desde y Hasta)
· Estado
La tabla de resultados dispone una cabecera que contiene un filtro de búsqueda global y un boton “Imprimir selección” que realizara la impresión del detalle seleccionado de las transferencias seleccionadas sobre la tabla.
En cada fila se dispone una botonera de acciones, las cuales son la siguentes:
· Ver: Abrirá una ventana emergente en la cual se podran ver todos los datos de dicha transferencia.
Gestión de Entrada de Documentación (Detalle)
· Modificar: Abrirá una nueva ventana en la cual se podran ver todos los datos de dicha transferencia y permitirá modificar los campos permitidos.
Gestión de Entrada de Documentación (Modificar)
· Eliminar: Eliminará de manera permanente esta transferencia.
6.3 Préstamos
En esta sección se encuentra todo lo referente a los préstamos de documentación.
6.3.1 Solicitud de prestamos
Ventana Solicitud de Prestamos
Esta ventana en origen muestra una visión similar a la del cuadro orgánico.
Al seleccionar una serie asociada a uno de los organismos se mostrará en la parte derecha su detalle y la posibilidad de buscar documentación dentro de ella, para observar toda la documentación bastará con pulsar el botón buscar sin ninguna información en el campo de búsqueda. Al pulsar dicho botón se direccionará a esta página:
En esta se mostrarán todos los documentos asociados a dicha serie con una serie de datos sobre los mismos, para realizar la solicitud del mismo bastará con pulsar el botón “Solicitar Préstamo”. Se abrirá una ventana emergente como la siguiente.
En la que se deberán rellenar los campos requeridos obligatorios y de manera opcional el resto, para aportar una mayor información. Pulsando el botón solicitar se realizara la petición de préstamo.
6.3.2 Préstamos en trámite
Préstamos en trámite
Esta tabla mostrará los préstamos que hayan sido solicitados. Su funcionamiento es similar al del resto de tablas de resultados.
Los botones de acción situados a la recha de cada fila son los siguientes:
· Ver: Abrirá una ventana emergente como la siguiente, la cual mostrará el detalle de la solicitud en cuestión.
Detalle préstamos
En esta nueva ventana además de la información adicional a la tabla anterior se dispone un botón en la parte inferior derecha que nos permitirá “Marcar como prestado” para dar como prestada dicha solicitud.
· Imprimir: Este botón generará un documento en formato PDF con la información del detalle de la solicitud en cuestión.
6.3.3 Gestión de devoluciones
Gestión de devoluciones
En esta pantalla se muestra el filtro un filtro de búsqueda y una tabla de resultados similar a las anteriores vistas. Sus campos son:
· Signatura
· Número de expediente
· Tipo préstamo
· Serie
· Fecha solicitud (Desde y Hasta)
· Fecha atención (Desde y Hasta)
· Solicitante
· Estado
La tabla de resultados dispone una cabecera que contiene un desplegable quepermite seleccionar las columnas a mostrar y filtro de búsqueda global.
El botón “Reclamar” situado en la parte derecha se mantiene inactivo, y unicamente se permitirá pulsarlo cuando uno o varios de los prestamos esten seleccionados. Para poder seleccionar estos deberan cumplir los requisitos necesarios para poder ser reclamados, ya que sino no se mostrara la opcion de seleccionarlos.
En cada una de las filas hay un boton de accion que mostrará una ventana emergente con el detalle del prestamo.
Detalle prestamo
En este detalle además de mostrarse toda la información sobre un prestamo se dispone un boton “Marcar como prestado” en la parte inferior derecha que permite parcar como prestado dicho prestamo. El boton “Cerrar” direccionará al usuario de nuevo a la tabla de resultados.
6.3.4 Histórico de préstamos
Histórico de préstamos
En esta pantalla se muestra el filtro un filtro de búsqueda y una tabla de resultados similar a las anteriores vistas. Sus campos son:
· Solicitante
· Medio de Distribución
· Tipo de préstamo
· Serie (Código y Nombre)
· Organismo Productor
· Fecha solicitud (Desde y Hasta)
· Fecha atención (Desde y Hasta)
· Fecha devolución (Desde y Hasta)
· Estado
La tabla de resultados dispone una cabecera que contiene un desplegable quepermite seleccionar las columnas a mostrar y filtro de búsqueda global.
· En cada fila se dispone una botonera de acciones, las cuales son la siguentes:
· Ver: Abrirá una ventana emergente en la cual se podran ver todos los datos de dicho préstamo.
Histórico de Préstamos (Detalle)
· Modificar: Abrirá una ventana emergente en la cual se podran ver todos los datos de dicho prestamos, identica a la de “Ver”y permitirá modificar los campos permitidos.
· Eliminar: Eliminará de manera permanente este préstamo.
6.4 Expurgos
El apartado de expurgos define el proceso de eliminación de la documentación dependiendo de la valoración de la serie a la que está asociada.
6.4.1 Documentación a expurgar
Documentación a expurgar
En esta pantalla se muestran los campos de búsqueda para filtrar la documentación. Los campos existentes son:
· Archivo (Ubicación de la documentación)
· Código y nombre de la serie
· Año de inicio (Desde y Hasta)
· Función
· Año de fin (Desde y Hasta)
· Organismo productor
· Plazo de expurgo (Años)
La tabla de resultados dispone una cabecera que contiene un desplegable quepermite seleccionar las columnas a mostrar y filtro de búsqueda global.
En cada fila se dispone una botonera de acciones, las cuales son la siguentes
· Visualizar: Muestra el detalle de la serie a expurgar
· Incluir al expurgo: Adelanta a la siguiente fase del proceso todas las unidades de instalación que cumplan el filtro de búsqueda de la serie indicada.
6.4.2 Expurgos en trámite
En esta pantalla se muestran los campos de búsqueda para filtrar las unidades de instalación que están en trámite de expurgo.
Los campos de búsqueda son:
· Archivo (Ubicación de la documentación)
· Código y nombre de la serie
· Año de inicio (Desde y Hasta)
· Función
· Año de fin (Desde y Hasta)
· Organismo productor
· Plazo de expurgo (Años)
· Signatura (Desde y Hasta)
Las acciones disponibles sobre los registros resultantes son:
· Cancelar tramite: al seleccionar las unidades de instalación elimina dichas unidades del proceso de trámite y vuelven al paso anterior.
· Crear expurgo: Con las unidades de instalación seleccionadas se incluirán en un proceso de expurgo
Las acciones sobre cada registro resultante de la búsqueda son
· Cancelar tramite: devuelve la unidad de instalación al paso anterior
· Visualizar: Muestra el detalle de la unidad de instalación.
· Marcar como muestreo: identifica la unidad de instalación como muestreo, la elimina del proceso de expurgo y no se volverá a visualizar en el paso anterior.
Al crear el expurgo se generará un Acta de expurgo que se descargará por el navegador:
Acta de expurgo.pdf
6.4.3 Gestión de expurgos aprobados
En esta pantalla se mostrarán los expurgos aprobados a falta de la finalización del mismo.
En cada registro resultante se puede:
Visualizar el expurgo: Muestra la información y el contenido del mismo.
Finalizar Expurgo: Esta acción identificar que el expurgo se ha finalizado y dará de baja las unidades de instalación (Previa confirmación)
6.4.4 Histórico de expurgos
En esta pantalla se muestra la gestión histórica de los expurgos, tanto de los que están en proceso como de los ya finalizados.
En este apartado se muestran los campos de búsqueda para filtrar los resultados:
· Archivo (Ubicación de la documentación)
· Nº Hoja de Expurgo
· Nº de depósito de la documentación
· Estado del expurgo
· Fecha del expurgo (Desde y Hasta)
· Código y nombre de la serie
· Fecha de la comisión (Desde y Hasta)
· Organismo productor
· Año inicio de la documentación (Desde y Hasta)
· Función
· Año fin de la documentación (Desde y Hasta)
· Observaciones
· Volumen (Desde y Hasta)
· Signatura (Desde y Hasta)
Sobre los registros resultantes se puede imprimir la selección con distintas opciones de formato, y sobre cada registro se incluyen las opciones de:
· Visualizar expurgo: Muestra el detalle del proceso de expurgo.
· Modificar expurgo: Muestra una pantalla para modificar ciertos campos de expurgo
· Eliminar expurgo: Elimina el registro del expurgo.
6.5 Gestión de bajas
En este apartado se gestionan las bajas realizadas desde los apartados de Unidades de instalación y/o expedientes.
6.5.1 Histórico de bajas
Se muestran determinados campos de búsqueda para filtrar la información resultante:
· Archivo (Ubicación de la documentación)
· Código y nombre de la serie
· Fecha de baja (Desde y Hasta)
· Organismo productor
· Nº de Hoja de relación de Baja
· Observaciones
· Signatura
· Número de expediente
Las acciones disponibles son:
· Imprimir selección: Muestra una lista de informes disponibles para generar con la documentación seleccionada.
· Añadir: Crea un registro de baja para los expedientes definidos a nivel de Unidad de instalación.
6.6 Transferencia al archivo histórico
6.6.1 Documentación a transferir al archivo histórico
En este apartado encontramos toda la documentación susceptible de ser enviada al archivo histórico. Este apartado cuenta con un filtro de búsqueda y una tabla de resultados.
En la columna de acciones de la tabla contamos con dos botones , el de la lupa para ver el detalle de la serie :
Con el boton amarillo podremos incluir dicha serie al al proceso de transferencia al archivo historico.
6.6.2 Transferencias en trámite
En este apartado accederemos a todas las transferencias en trámite que han sido incluidas en el paso anterior.
El boton verde de la columna acciones nos sirve para cancelar el tramite de la transferencia. Ademas en la tabla contamos con una columna que nos permite seleccionar varias series para cancelar o crear la transferencia al historico de todas ellas. Al realizar la transferencia se generaran dos documentos pdf, la hoja de relacion y el acta de la transferencia.
6.6.3 Gestión de transferencias al archivo histórico
En este apartado podremos gestionar las transferencias creadas en el proceso anterior. En la tabla de resultados encontramos un botón Exportar a CSV que descargará un archivo con los datos de las transferencias seleccionadas.
Al pulsar en la lupa accederemos al detalle de dicha transferencia :
Como vemos en el campo CSV se incluye una lupa que nos permitirá volver a descargar el acta de transferencia relacionada a dicha transferencia.
6.6.4 Histórico de transferencias
En este apartado podremos acceder a todas las transferencias al histórico realizadas hasta la fecha.
En este apartado encontramos una tabla de resultados con todas las transferencias, tanto en proceso de transferencia como las ya transferidas.Tras seleccionar al menos una transferencia, al pulsar el boton Imprimir Seleccion en la esquina superior de la tabla se nos mostrará una ventana con los dos tipos de documentos disponibles para imprimir.
La vista funcional historico solo está disponible para transferencias cuyo estado sea transferido.
Vista funcional histórico
Listado por transferencias al histórico
7 Gestión de espacios
En este apartado se accede a las distintas pantallas relacionadas con las órdenes de trabajo :
· Buscador de Signaturas
· Cambio de Ubicación
· Nuevas entradas
· Préstamos
· Devoluciones a depósito
· Salidas por expurgo
· Salidas al historíco
· Gestión de ordenes
7.1 Buscador de signaturas
En este apartado podremos realizar la búsqueda de unidades de instalación por su signatura. Se muestran determinados campos de búsqueda para filtrar la información resultante:
· Archivo y deposito (Ubicación de la documentación)
· Código y nombre de la serie
Al pulsar el botón añadiremos un nuevo elemento al filtro que nos permitirá buscar las signaturas que se encuentren entre dos signaturas introducidas.
Esta acción se puede repetir, de forma que buscaremos las signaturas entre las dos primeras introducidas, entre las dos siguientes y así tantas veces como filtros añadamos.
Por último, al pulsar el botón borraremos esa fila del filtro. Nota: Si solo rellenamos uno de los dos campos nos buscará la caja que tenga esa signatura.
Al realizar la búsqueda obtendremos los siguientes datos de las unidades de instalación:
· Signatura
· Numero de Hoja de Relación
· Código de Serie
· Serie
· Provincia
Al pulsar sobre el botón accederemos al detalle de la unidad de instalación relativa a esa signatura. En el caso de que esta contenga expedientes, los veremos en una tabla en la parte inferior del detalle.
Al seleccionar uno o varios elementos de la tabla del buscador de signaturas podremos acceder a la opción de crear orden de signatura pulsando el botón .
7.2 Cambio de ubicación
En este apartado podremos realizar la búsqueda de unidades de instalación para cambiar su ubicación. Se muestran determinados campos de búsqueda para filtrar la información resultante:
· Archivo y deposito (Ubicación de la documentación)
· Código y nombre de la serie
· Año(desde) y año(hasta)
Al realizar la búsqueda obtendremos los siguientes datos de las unidades de instalación:
· Signatura
· Numero de Hoja de Relación
· Código de Serie
· Serie
· Provincia
Al pulsar sobre el botón en el apartado acciones accederemos al detalle de la unidad de instalación relativa a esa signatura. En el caso de que esta contenga expedientes, los veremos en una tabla en la parte inferior del detalle.
Al seleccionar varias unidades de instalación se habilitará el botón . Esto nos descargará un documento PDF con los datos de la orden de trabajo generada.
7.3 Nuevas entradas al deposito
En este apartado podremos realizar la búsqueda de las nuevas entradas de unidades de instalación. Se muestran determinados campos de búsqueda para filtrar la información resultante:
· Archivo y deposito (Ubicación de la documentación)
· Código y nombre de la serie
· Año(desde) y año(hasta)
Al realizar la búsqueda obtendremos los siguientes datos de las unidades de instalación:
· Signatura
· Numero de Hoja de Relación
· Código de Serie
· Serie
· Provincia
Al pulsar sobre el botón en el apartado acciones accederemos al detalle de la unidad de instalación relativa a esa signatura. En el caso de que esta contenga expedientes, los veremos en una tabla en la parte inferior del detalle.
Al seleccionar varias unidades de instalación se habilitará el botón . Esto nos descargará un documento PDF con los datos de la orden de trabajo generada.
7.4 Prestamos
En este apartado podremos realizar la búsqueda de préstamos. Se muestran determinados campos de búsqueda para filtrar la información resultante:
· Archivo y deposito (Ubicación de la documentación)
· Código y nombre de la serie
Al realizar la búsqueda obtendremos los siguientes datos del préstamo:
· Fecha Solicitud
· Ubicación
· Signatura
· Expediente
· Solicitud
Al pulsar sobre el botón en el apartado acciones accederemos al detalle del préstamo. En el caso de que esta contenga expedientes, los veremos en una tabla en la parte inferior del detalle.
Al seleccionar varias unidades de instalación se habilitará el botón . Esto nos descargará un documento PDF con los datos de la orden de trabajo generada.
7.5 Devoluciones a depósito
En este apartado podremos realizar la búsqueda de préstamos a los que se les haya creado una orden de búsqueda. Se muestran determinados campos de búsqueda para filtrar la información resultante:
· Archivo y deposito (Ubicación de la documentación)
· Código y nombre de la serie
· Fecha devolución (Desde y Hasta)
Al realizar la búsqueda obtendremos los siguientes datos del préstamo:
· Fecha Devolución
· Ubicación
· Signatura
· Solicitud
Al pulsar sobre el botón en el apartado acciones accederemos al detalle del préstamo. En la parte inferior encontraremos los documentos a solicitar, con su signatura y ubicación incluidas.
Al seleccionar varios prestamos se habilitará el botón . Esto nos descargará un documento PDF con los datos de la orden de trabajo generada.
7.6 Salidas por expurgo
En este apartado podremos realizar la búsqueda de las unidades de instalación que vayan a salir para ser expurgadas. Se muestran determinados campos de búsqueda para filtrar la información resultante:
· Archivo y deposito (Ubicación de la documentación)
· Código y nombre de la serie
Al realizar la búsqueda obtendremos los siguientes datos de la unidad de instalación:
· Signatura
· Deposito
· Numero de Hoja de Expurgo
· Código de Serie
· Nombre de serie
· Archivo
Al pulsar sobre el botón en el apartado acciones accederemos al detalle de la unidad de instalación. En la parte inferior encontraremos los documentos a solicitar, con su signatura y ubicación incluidas.
Al seleccionar varios prestamos se habilitará el botón . Esto nos descargará un documento PDF con los datos de la orden de trabajo generada.
7.7 Salidas al histórico
En este apartado podremos realizar la búsqueda de las unidades de instalación que vayan a salir para ser almacenadas en el histórico Se muestran determinados campos de búsqueda para filtrar la información resultante:
· Archivo y deposito (Ubicación de la documentación)
· Código y nombre de la serie
Al realizar la búsqueda obtendremos los siguientes datos de la unidad de instalación:
· Signatura
· Deposito
· Fecha de Transferencia
· Numero de Hoja
· Código de Serie
· Nombre de serie
· Archivo
Al pulsar sobre el botón en el apartado acciones accederemos al detalle de la unidad de instalación. En la parte inferior encontraremos los documentos a solicitar, con su signatura y ubicación incluidas.
Al seleccionar varios prestamos se habilitará el botón . Esto nos descargará un documento PDF con los datos de la orden de trabajo generada.
7.8 Gestión de órdenes de trabajo
En este apartado podremos realizar la búsqueda las ordenes de trabajo generadas en los apartados anteriores, para finalmente imprimir sus correspondientes etiquetas. Se muestran determinados campos de búsqueda para filtrar la información resultante:
· Archivo y deposito (Ubicación de la documentación)
· Fecha orden (Desde y Hasta)
· Fecha finalización (Desde y Hasta)
· Tipo de orden y Estado
Al realizar la búsqueda obtendremos los siguientes datos de la orden:
· Numero de orden
· Archivo
· Tipo de orden
· Ubicación
· Signatura
· Número de expediente
· Estado
· Fecha de la orden
· Fecha de finalización
Al pulsar sobre el botón en el apartado acciones accederemos al detalle de la orden de trabajo, en la que se informan el archivo, la fecha de la orden, la fecha de finalización, su número de orden, el tipo de orden que es(Salidas al histórico, Cambio de ubicación…), su estado, su ubicación y finalmente su signatura.
Al seleccionar alguna(o varias) de las ordenes de trabajo se nos habilitará el botón el cual desplegará un nuevo menú al ser pulsado :
Al pulsar una de las dos primeras opciones nos desplegará un nuevo menú en el que podremos introducir la fila y la columna en la que queremos que comience la impresión:
En el caso de la opción de etiquetas para expedientes podemos además seleccionar la cantidad de etiquetas que queremos de cada signatura:
Una vez rellenos ambos campos se habilitará el botón de imprimir, al pulsarlos se nos descargará un documento PDF con las etiquetas de las ordenes de trabajo seleccionadas.
Volviendo al menú anterior, si pulsamos la tercera opción lo que se nos descargará será un archivo .txt con los datos de las cajas:
Si volvemos a la tabla, al lado del botón de imprimir etiquetas tenemos el botón de estanterías (No necesitamos seleccionar ninguna orden de trabajo para acceder a él) Al pulsarlo nos desplegará un nuevo menú:
Al rellenar los datos y darle a imprimir se generará un documento PDF con las etiquetas.
Nota: Para imprimir las etiquetas correctamente tenemos que asegurarnos de tener configurado correctamente el navegador.
Al darle click al documento descargado se nos abrirá el PDF en el explorador, le damos a imprimir en el icono arriba a la derecha y se nos desplegará el siguiente menú de impresión:
Debemos tener desmarcada la opción “fit to page” (Ajustar a la página en español)
8 Gestión de usuarios
Desde este apartado se podrán gestionar los usuarios de la aplicación.
Se diferencian los siguientes bloques:
· Filtro de búsqueda
· Tabla de resultados
Las acciones disponibles sobre la búsqueda son:
· Limpiar: Vaciará los filtros de búsqueda
· Buscar: Recuperará los usuarios que cumplan los criterios de búsqueda
Las acciones sobre la tabla de resultados son:
· Añadir: Añadirá un nuevo usuario.
· Modificar: A través del botón se modificará la información del usuario seleccionado.
Modificar usuarios
· Eliminar: A través del botón se eliminara el usuario seleccionado.
Gestión de usuarios
9 Configuración
En este apartado se gestionará determinadas entidades obtenidas de las integraciones con los servicios de la Administración Electrónica y la gestión de propiedades necesarias para la aplicación.
Las opciones de configuración existentes son:
· Actualización de organismos procedentes de SIU
· Actualización de procedimientos recibidos de DESFOR
· Gestión de propiedades de la aplicación
Configuración
10 Estadísticas
En este módulo podremos acceder a las estadísticas de la aplicación, al registro de saber y de investigadores.
10.1 Estadísticas anuales y mensuales
Menú estadísticas desplegado
En el módulo estadísticas distinguimos 4 tipos de gráficos, horizontales, verticales, donut y tarta. En todas ellas encontramos una leyenda con colores que nos indica que segmento corresponde a qué provincia/departamento. En todas las tablas, al hacer clic en la leyenda (Tanto el recuadro de color, como en el texto) podemos desactivar la visualización de ese segmento.
Tabla Horizontal
Tabla Vertical
Tabla Donut
Tabla Tarta
