Identificación del documento

Nombre del documento	Manual de Usuario aplicación móvil ArcaApp
Nombre del proyecto	Aplicación Archivo ARCA
Cliente	Gobierno de Aragón
Autor del documento	Deloitte
Versión del documento	2
Estado del documento	Final
Fecha de liberación	28-12-2018

Historial de edición del documento

Versión	Fecha	Adiciones/modificaciones	Elaborado/revisado por
Versión 1.0	19-11-2018	Versión inicial	Deloitte
Versión 1.1	12-12-2018	Anexo lector de códigos	Deloitte
Versión 1.2	28-12-2018	Actualización de procesos	Deloitte

Distribución del documento final

Las siguientes personas son destinatarias de la versión final de este documento:

Nombre	Organización / Cargo
Magdalena Gómez de Valenzuela	Jefe de sección de Archivo. Dirección General de Contratación, Patrimonio y Organización
María Pilar Sanz Jiménez	Jefe/a de Servicio de Información y Documentación Administrativa. Dirección General de Contratación, Patrimonio y Organización.
Antonio Calvo de la Prida	Analista Programador. Dirección General de Administración electrónica y sociedad de la información
Angelina Buil Craver	Técnico de sección de Archivo. Dirección General de Contratación, Patrimonio y Organización
Beatriz Martin Polo	Técnico de sección de Archivo. Dirección General de Contratación, Patrimonio y Organización
Eva Rozas Alós	Técnico de sección de Archivo. Dirección General de Contratación, Patrimonio y Organización
Marcos Pardillos Aznar	Técnico de sección de Archivo. Dirección General de Contratación, Patrimonio y Organización

Índice

1 Definición del documento. 1

1 Objetivos. 1

2 Pantalla principal 2

1 Menú superior 2

1.1 Menú lateral 3

1.2 Nombre de la aplicación. 4

1.3 Otras opciones. 4

2 Detalle con información general 6

3 Lista de signaturas. 8

1 Definición. 8

2 Proceso. 8

2.1 Escanear 10

2.2 Actualizar 14

4 Nuevas entradas. 15

1 Definición. 15

2 Proceso. 15

2.1 Escanear 17

2.2 Actualizar 22

5 Préstamos. 23

1 Definición. 23

2 Proceso. 23

2.1 Escanear 25

2.2 Actualizar 31

6 Devoluciones. 32

1 Definición. 32

2 Proceso. 32

2.1 Escanear 34

2.2 Actualizar 40

7 Salidas por expurgo. 41

1 Definición. 41

2 Proceso. 41

2.1 Escanear 43

2.2 Actualizar 47

8 Salidas al Archivo Histórico. 48

1 Definición. 48

2 Proceso. 48

2.1 Escanear 50

2.2 Actualizar 54

9 Cambio de ubicación. 55

1 Definición. 55

2 Proceso. 55

2.1 Escanear 57

2.2 Actualizar 62

Anexo I: Conectividad con dispositivos Bluetooth. 63

Pasos a seguir para la conexión con el lector Voyager 1602g. 63

Anexo II: Instalación de una nueva versión. 64

1 Definición del documento.

Este documento define las funcionalidades de la aplicación móvil de los sistemas de Archivo para la gestión de espacios de la documentación.

La denominación general del proyecto será ArcaApp.

1.1 Objetivos

El objetivo del documento consiste en definir y establecer las funcionalidades en las que va a consistir la nueva aplicación, y todo lo relacionado con la misma, para el conocimiento de la gestión de los procesos.

#	Objetivos
1	Pantalla principal
2	Lista signatura
3	Nuevas entradas
4	Préstamos
5	Devoluciones
6	Salidas por expurgo
7	Salidas al Archivo Histórico
8	Cambio ubicación

2 Pantalla principal

La pantalla principal se divide en dos apartados:

·
El menú superior.

· Detalle con información general.

Pantalla principal

2.1 Menú superior

En la parte superior de la pantalla se encuentra el menú con los siguientes apartados:

· Menú lateral

· Nombre de la aplicación

· Otras opciones

Menú superior

2.1.1 Menú lateral

El botón de la izquierda despliega un menú lateral que contiene cada uno de los apartados de la aplicación, haciéndolos más accesibles. Además en la parte superior del menú lateral se encuentra el logo del Gobierno de Aragón.

El contenido del mismo es:

· Lista de Signaturas

· Nuevas entradas

· Prestamos

· Devoluciones

· Salidas por expurgo

· Salidas al historico

· Cambios de ubicación

Menú lateral izquierdo

2.1.2 Nombre de la aplicación

En el centro de la barra superior horizontal se encuentra el nombre de la aplicación ArcaApp.

2.1.3 Otras opciones

En la parte derecha del menu superior, aparece el icono , con el que podemos acceder a la obtención de las órdenes de trabajo (Actualización de las ordenes de trabajo en el dispositivo).

Si hacemos clic en ese botón aparece el texto Actualizar.

Botón Actualizar órdenes de trabajo

Al seleccionar dicho botón, aparece una ventana en el centro de la pantalla con las siguientes opciones:

· Huesca (marcada por defecto)

· Teruel

·
Zaragoza

Ventana seleccionar archivo

Debemos seleccionar el archivo del que queramos obtener las órdenes de trabajo.

Esta ventana cuenta con dos botones en la parte inferior derecha:

· Botón Cancelar: vuelve a la pantalla principal

· Botón Aceptar: carga las órdenes de trabajo del archivo seleccionado.

En caso de error se informa de la siguiente manera:

2.2 Detalle con información general

En la parte central de la pantalla aparece la información de las ordenes clasificada en varios apartados, una por cada tipo de orden.

Detalle con información general

En cada apartado se muestra la siguiente información:

· Nombre del tipo de orden

· Estado de la orden

· Numero de documentación pendiente

Apartado Lista signaturas en pantalla principal

Tipos de estados de la orden:

· Órdenes pendientes: Se mostrará el icono

· Sin órdenes pendientes: Se mostrará el icono

Al hacer clic sobre este apartado se accede a la pantalla específica de la orden de trabajo correspondiente.

En el apartado de Cargas Pendientes situado debajo de las órdenes de trabajo, hay una lista de todos los tipos de órdenes indicando cuántas unidades de instalación ejecutadas y pendientes de trasladar información hay. Se indican solamente aquellas que no han podido actualizarse en su respetiva pantalla debido a algún error previo.

Apartado Cargas pendientes en pantalla principal

Al hacer clic en esta sección, si hay cargas pendientes, sale una ventana preguntando si se desea actualizar la información.

Al pulsar el botón Aceptar, en el caso de que haya actualizado los datos correctamente sale la ventana

Por el contrario, si ha habido algún error,

El botón Cancelar vuelve a la pantalla principal.

En el caso de que no haya unidades de instalación pendientes de actualizar, si pulsamos en este detalle sale la siguiente ventana.

3 Lista de signaturas

3.1 Definición

En este apartado se mostrarán las órdenes informadas desde la Gestión de espacios de la aplicación web donde se exponen las unidades de instalación que deben de ser identificadas. De esta manera, se confirmarán las unidades de instalación en las que se ha llevado a cabo el proceso.

3.2 Proceso

Para ejecutar este proceso se seleccionará el apartado Lista signaturas bien desde el menú lateral izquierdo o bien desde la lista de apartados de la pantalla principal.

En el caso de que no haya unidades de instalación pendientes de Lista signatura aparece la siguiente pantalla,

Ventana que aparece cuando no hay pendientes

Haciendo clic en el botón Aceptar se vuelve a la pantalla principal.

Si existen procesos que ejecutar se muestra la siguiente pantalla en la que se informa en la parte superior el título con el nombre del tipo de orden de trabajo.

Pantalla Lista signaturas

Debajo del título se indica cuántas unidades de instalación están pendientes de ejecutar y el número de unidades de instalación totales. A continuación, aparece una lista, cada fila se corresponde con una unidad de instalación. Esta lista está ordenada según el estado de la unidad de instalación, situando arriba las que tienen estado pendiente.

Se muestran tres columnas con la siguiente información:

· Signatura

· Ubicación

· Estado

El estado de la orden de trabajo que puede ser

· Orden pendiente. Se indica con el icono .

· Orden finalizada. Se indica con el icono .

En la parte inferior de la pantalla hay dos botones:

· Escanear

· Actualizar

3.2.1 Escanear

Puede suceder una de las siguientes opciones:

· Si el dispositivo móvil no soporta Bluetooth, aparece una ventana informativa con dos botones.

El botón Cancelar vuelve a la pantalla de Lista signaturas, en cambio, el botón Cámara te lleva a una pantalla capaz de escanear códigos de barras descrita en Cámara.

·
En el caso de que el dispositivo disponga de Bluetooth, pero no esté activado aparece la siguiente ventana

El botón Cámara dirige a una pantalla capaz de escanear códigos de barras descrita en Cámara. Pulsando el botón Activar, aparece una confirmación del evento

Si se presiona Denegar, se vuelve a la pantalla Lista signaturas, si se pulsa Permitir, se activa el Bluetooth del dispositivo y vuelve a la pantalla Lista signaturas. En este caso, para proceder a la lectura de código de barras es necesario volver a pulsar el botón Escanear.

· Si la conexión con el lector de códigos de barras es correcta se lleva a una pantalla descrita en Lector de código de barras. Es importante asegurarse de que no se pierde la conexión mientras se permanece en esta pantalla.

· Si hay conexión con otro dispositivo, pero no se puede asegurar que sea el lector. En este caso se da la oportunidad de elegir si proceder mediante la Cámara del dispositivo móvil descrita en Cámara o mediante el lector de códigos de barras descrito en Lector de código de barras.

3.2.1.1 Cámara

Se traslada a una pantalla capaz de escanear códigos de barras.

Pantalla escanear Lista signatura

Aparece un botón con el que encender y apagar el flash.

En la parte inferior hay un cuadro donde se informarán los distintos mensajes a mostrar.

La funcionalidad de esta pantalla es la siguiente:

Leer código de barras de las unidades de instalación (se mostrará un mensaje indicando la lectura del mismo)

· Si la información obtenida por el lector coincide con algún registro existente en la lista. Produce sonido de acierto. El texto informativo indica que se puede continuar con el siguiente escáner.

·
Si la información obtenida por el lector no coincide con ningún registro existente en la lista. Produce vibración y sonido de error. El texto informativo indica que hay un fallo y cambiar de color.

Para volver a la pantalla de Lista signaturas es suficiente pulsar el botón Atrás del dispositivo. Se puede ver cómo ha cambiado el estado de las unidades de instalación que hemos detectado en esta pantalla.

3.2.1.2 Lector de código de barras

Es muy importante asegurarse durante todo el tiempo que se mantiene en esta pantalla que no se pierde la conexión con el lector. Cada lectura se mostrará brevemente en la parte superior de la pantalla.

Pantalla inicial de Bluetooth

En el caso de escanear una unidad de instalación correcta, se emite sonido de OK y aparece texto informativo como se muestra a continuación,

Pantalla lectura correcta en Bluetooth

Si, por el contrario, hay algún error al leer se produce vibración y sonido de error y aparece el siguiente mensaje,

Pantalla error en lectura Bluetooth

En el caso de error de lectura se podría introducir manualmente el número de la etiqueta correspondiente con el teclado del dispositivo móvil y presionando el botón Enter del teclado. Este método no se recomienda, aunque se puede usar en el caso de que el lector no lea correctamente alguna etiqueta concreta debido al mal estado de ésta.

Para salir de esta pantalla es suficiente pulsar el botón Atrás del dispositivo.

3.2.2 Actualizar

El botón Actualizar transfiere la información de las unidades de instalación modificadas a la aplicación web. Al finalizar el proceso aparece una ventana indicando la resolución que tiene un botón de Aceptar el cual lleva a la pantalla principal de la aplicación.

Si no ha habido ningún error en el proceso la ventana es

Ventana datos actualizados

Si se produce algún error al actualizar, los datos se guardarán en el dispositivo y aparecerán en el apartado de Cargas pendientes de la pantalla principal. De manera que se pueden actualizar en cualquier momento siempre y cuando se haya resuelto el problema de conexión. Y la ventana que merge indicando que ha habido algún fallo es la siguiente.

Ventana de error al actualizar

Para volver a la pantalla principal desde la pantalla de Lista signatura, sale una ventana en el caso de que haya unidades de instalación pendientes de actualizar y no se hayan guardado en el dispositivo. En esta ventana aparecen dos botones. El botón Salir conduce a la pantalla principal y no guarda los datos, de manera que se pierde la información. El botón Cancelar, mantiene la pantalla de Lista signatura.

Ventana Atrás pantalla Lista signatura

4 Nuevas entradas

4.1 Definición

En este apartado se mostrarán las órdenes informadas desde la Gestión de espacios de la aplicación web donde se exponen las unidades de instalación que deben de ser identificadas. De esta manera, se confirmarán las unidades de instalación en las que se ha llevado a cabo el proceso y se transferirá su ubicación.

4.2 Proceso

Para ejecutar este proceso se seleccionará el apartado Nuevas entradas bien desde el menú lateral izquierdo o bien desde la lista de apartados de la pantalla principal.

En el caso de que no haya unidades de instalación pendientes de Nuevas Entradas aparece la siguiente pantalla,

Ventana que aparece cuando no hay pendientes

Haciendo clic en el botón Aceptar se vuelve a la pantalla principal.

En caso de que existan procesos que ejecutar se muestra la siguiente pantalla en la que se informa en la parte superior el título con el nombre del tipo de orden de trabajo.

Pantalla Nuevas entradas

Debajo del título se indica cuántas unidades de instalación están pendientes de ejecutar y el número de unidades de instalación totales. Debajo aparece una lista, cada fila se corresponde con una unidad de instalación. Esta lista está ordenada según el estado de la unidad de instalación, situando arriba las que tienen estado pendiente.

Se muestran tres columnas con la siguiente información:

· Signatura

· Ubicación

· Estado

El estado de la orden de trabajo que puede ser

· Orden pendiente. Se indica con el icono .

· Orden finalizada. Se indica con el icono .

En la parte inferior de la pantalla hay dos botones, Escanear y Actualizar, que comentamos a continuación.

4.2.1 Escanear

Puede suceder una de las siguientes opciones:

· Si el dispositivo móvil no soporta Bluetooth, aparece una ventana informativa con dos botones.

El botón Cancelar vuelve a la pantalla de Lista signaturas, en cambio, el botón Cámara te lleva a una pantalla capaz de escanear códigos de barras descrita en Cámara.

·
En el caso de que el dispositivo disponga de Bluetooth, pero no esté activado aparece la siguiente ventana

El botón Cámara dirige a una pantalla capaz de escanear códigos de barras descrita en Cámara. Pulsando el botón Activar, aparece una confirmación del evento

Si se presiona Denegar, se vuelve a la pantalla Lista signaturas, si se pulsa Permitir, se activa el Bluetooth del dispositivo y vuelve a la pantalla Lista signaturas. En este caso, para proceder a la lectura de código de barras es necesario volver a pulsar el botón Escanear.

· Si la conexión con el lector de códigos de barras es correcta se lleva a una pantalla descrita en Lector de código de barras. Es importante asegurarse de que no se pierde la conexión mientras se permanece en esta pantalla.

· Si hay conexión con otro dispositivo, pero no se puede asegurar que sea el lector. En este caso se da la oportunidad de elegir si proceder mediante la Cámara del dispositivo móvil descrita en Cámara o mediante el lector de códigos de barras descrito en Lector de código de barras.

4.2.1.1 Cámara

El botón Escanear traslada a una pantalla capaz de escanear códigos de barras.

Pantalla escanear Nuevas entradas

Aparece un botón con el que se puede encender y apagar el flash. En la parte inferior hay un texto que es informativo.

Los pasos a seguir para el buen funcionamiento de esta pantalla son los siguientes:

· Leer estantería. En el caso de que la lectura sea correcta, se produce un sonido de OK y el texto informativo indica

·
Leer unidades de instalación. A las unidades de instalación leídas se les introduce la ubicación de la estantería leída anteriormente. En ese caso,

·
Leer estantería anterior. Para cerrar estantería.

· Repetir el proceso las veces deseadas.

Esta pantalla detecta posibles errores si no se procede de manera adecuada.

·
En el caso de leer una estantería antes de haber cerrado la anterior, se produce sonido de error, vibración y el texto informativo indica

·
Si se lee una unidad de instalación sin haber leído previamente una estantería, se produce sonido de error, vibración y el texto informativo indica

· En el caso de que se lea un número de estantería incorrecto, se produce sonido de error, vibración y el texto informativo indica

·
Si se lee una unidad de instalación que no corresponde a esta orden de trabajo

En cualquier momento se puede ir a la pantalla principal de Nuevas entradas pulsando el botón Atrás del dispositivo, en ese caso, si hay alguna estantería abierta, se cierra automáticamente.

Cuando se vuelve a la pantalla principal de la orden de trabajo, se puede observar que ya se han incluido la ubicación en las unidades de instalación correspondientes. Las unidades de instalación con estado finalizado se colocan en la parte inferior de la lista.

4.2.1.2 Lector de código de barras

Es muy importante asegurarse durante todo el tiempo que se mantiene en esta pantalla que no se pierde la conexión con el lector.

Pantalla inicial de Bluetooth

En la parte superior de esta pantalla aparece en un espacio breve de tiempo el número de la etiqueta leída por el lector y en la parte media un aviso recordando la importancia de mantener conectado el lector.

Los pasos a seguir para el buen funcionamiento de esta pantalla son los siguientes:

· Leer estantería. En el caso de que la lectura sea correcta, se produce un sonido de OK y el texto informativo indica

·
Leer unidades de instalación. A las unidades de instalación leídas se les introduce la ubicación de la estantería leída anteriormente. En ese caso,

·
Leer estantería anterior. Para cerrar estantería.

· Repetir el proceso las veces deseadas.

Esta pantalla detecta posibles errores si no se procede de manera adecuada.

·
En el caso de leer una estantería antes de haber cerrado la anterior, se produce sonido de error, vibración y el texto informativo indica

·
Si se lee una unidad de instalación sin haber leído previamente una estantería, se produce sonido de error, vibración y el texto informativo indica

· En el caso de que se lea un número de estantería incorrecto, se produce sonido de error, vibración y el texto informativo indica

·
Si se lee una unidad de instalación que no corresponde a esta orden de trabajo

En el caso de error de lectura se podría introducir manualmente el número de la etiqueta correspondiente con el teclado del dispositivo móvil y presionando el botón Enter del teclado. Este método no se recomienda, aunque se puede usar en el caso de que el lector no lea correctamente alguna etiqueta concreta debido al mal estado de ésta.

Para salir de esta pantalla es suficiente pulsar el botón Atrás del dispositivo.

4.2.2 Actualizar

El botón Actualizar transfiere la información de las unidades de instalación modificadas a la aplicación web. Al finalizar el proceso aparece una ventana indicando la resolución que tiene un botón de Aceptar el cual lleva a la pantalla principal de la aplicación.

Si no ha habido ningún error en el proceso la ventana es

Ventana datos actualizados

Si se produce algún error al actualizar, los datos se guardarán en el dispositivo y aparecerán en el apartado de Cargas pendientes de la pantalla principal. De manera que se pueden actualizar en cualquier momento siempre y cuando se haya resuelto el problema de conexión. Y la ventana que merge indicando que ha habido algún fallo es la siguiente.

Ventana de error al actualizar

Para volver a la pantalla principal desde la pantalla de Nuevas entradas, sale una ventana en el caso de que haya unidades de instalación pendientes de actualizar y no se hayan guardado en el dispositivo. En esta ventana aparecen dos botones. El botón Salir conduce a la pantalla principal y no guarda los datos, de manera que se pierde la información. El botón Cancelar, mantiene la pantalla de Nuevas entradas.

Ventana atrás pantalla Nuevas Entradas

5 Préstamos

5.1 Definición

En este apartado se mostrarán las órdenes informadas desde la Gestión de espacios de la aplicación web donde se exponen la documentación que debe ser identificada. De esta manera, se confirmarán las unidades de instalación o los expedientes en las que se ha llevado a cabo el proceso.

5.2 Proceso

Para ejecutar este proceso se seleccionará el apartado Préstamos bien desde el menú lateral izquierdo o bien desde la lista de apartados de la pantalla principal.

En el caso de que no haya documentación pendiente de Préstamos aparece la siguiente pantalla,

Ventana que aparece cuando no hay pendientes

Haciendo clic en el botón Aceptar se vuelve a la pantalla principal.

En caso de que existan procesos que ejecutar se muestra la siguiente pantalla en la que se informa en la parte superior el título con el nombre del tipo de orden de trabajo.

Pantalla Préstamos

Debajo del título se indica cuántas unidades de instalación o expedientes están pendientes de ejecutar y las totales. Debajo aparece una lista, cada fila se corresponde con una documentación.

Se muestran cuatro columnas con la siguiente información:

· Signatura

· Número de orden

· Ubicación

· Estado

El estado de la orden de trabajo que puede ser

· Orden pendiente. Se indica con el icono .

· Orden finalizada. Se indica con el icono .

Esta lista está ordenada según el estado (situando en la parte superior las que tienen estado pendiente), signatura y orden.

En la parte inferior de la pantalla hay dos botones, Escanear y Actualizar, que comentamos a continuación.

En el caso de que una orden de trabajo requiera varias unidades de instalación será necesario escanear todas ellas para proceder a la actualización.

5.2.1 Escanear

Puede suceder una de las siguientes opciones:

· Si el dispositivo móvil no soporta Bluetooth, aparece una ventana informativa con dos botones.

El botón Cancelar vuelve a la pantalla de Lista signaturas, en cambio, el botón Cámara te lleva a una pantalla capaz de escanear códigos de barras descrita en Cámara.

·
En el caso de que el dispositivo disponga de Bluetooth, pero no esté activado aparece la siguiente ventana

El botón Cámara dirige a una pantalla capaz de escanear códigos de barras descrita en Cámara. Pulsando el botón Activar, aparece una confirmación del evento

Si se presiona Denegar, se vuelve a la pantalla Lista signaturas, si se pulsa Permitir, se activa el Bluetooth del dispositivo y vuelve a la pantalla Lista signaturas. En este caso, para proceder a la lectura de código de barras es necesario volver a pulsar el botón Escanear.

· Si la conexión con el lector de códigos de barras es correcta se lleva a una pantalla descrita en Lector de código de barras. Es importante asegurarse de que no se pierde la conexión mientras se permanece en esta pantalla.

· Si hay conexión con otro dispositivo, pero no se puede asegurar que sea el lector. En este caso se da la oportunidad de elegir si proceder mediante la Cámara del dispositivo móvil descrita en Cámara o mediante el lector de códigos de barras descrito en Lector de código de barras.

5.2.1.1 Cámara

El botón Escanear traslada a una pantalla capaz de escanear códigos de barras.

Pantalla escanear Préstamos

Aparece un botón con el que se puede encender y apagar el flash. En la parte inferior hay un texto que es informativo.

El lector incorporado en el dispositivo lee el código de la documentación, si ésta tiene varias órdenes de trabajo emite un sonido afirmativo y sale la siguiente ventana

Pantalla selección orden de trabajo

Si no se selecciona ninguna opción y se pulsa el botón Aceptar, se modifica el título de la ventana

Si se hace clic en el botón Cancelar, se vuelve a la pantalla de escáner y no modifica ninguna documentación, si se pulsa el botón aceptar, se vuelve a la pantalla de escáner y se modifica el estado (a finalizado) de la documentación que corresponda.

En el caso que solamente haya una unidad de instalación con ese código, no sale esta ventana, emite sonido afirmativo y se puede continuar con la siguiente documentación.

Si se lee una documentación errónea, ya sea porque no pertenece a esta orden de trabajo o porque el número sea incorrecto se emite un sonido de fallo, se produce una vibración y el texto informativo indica error de lectura

Si se lee una documentación que ya se ha leído previamente y no tiene más órdenes de trabajo pendientes,

Para volver a la pantalla de Préstamos suficiente pulsar el botón Atrás del dispositivo. Se puede ver cómo ha cambiado el estado de la documentación que hemos detectado en el Escáner.

5.2.1.2 Lector de códigos de barras

Es muy importante asegurarse durante todo el tiempo que se mantiene en esta pantalla que no se pierde la conexión con el lector.

La pantalla que aparece es la siguiente

Pantalla principal Bluetooth

Al leer una documentación mediante el lector, si ésta tiene varias órdenes de trabajo emite un sonido afirmativo y sale la siguiente ventana