El servicio de Portafirmas proporciona una aplicación que unifica el firmado electrónico de documentos para personas de una misma organización. 

En este apartado explicaremos cómo poder acceder al  portal de Portafirmas Electrónico y sus funcionalidades

ÍNDICE DE CONTENIDO

La visibilidad de documentos en PFI depende del rol que tenga el usuario que accede a la aplicación. 

Rol Firmante:

En este caso la visibilidad de los documentos que el usuario puede ver se encuentra gestionada por tres bandejas de documentos.

Borradores, en esta bandeja se muestran al usuario los documentos que se encuentran en estado borrador, es decir, no se han terminado de preparar. Para que los documentos se encuentren en estado borrador es necesario que al menos se haya guardo la información del primer paso de la preparación. El usuario encontrará en esta bandeja los documentos que se haya comenzado el su preparación o se haya elegido como órgano gestor de uno organismos que se encuentre en su rama.

Pendientes de firma, esta bandeja está formada por dos subbandejas,

Propio firmante, el usuario verá en esta bandeja todos los documentos en los que se encuentre como firmante propuesto y no haya firmado

Otros firmantes, en esta bandeja el usuario verá todos los documentos con visibilidad compartida que posean un órgano gestor que se encuentre en su rama de organismos. 

Firmados, esta bandeja está formada por dos subbandejas

Propio firmante, el usuario verá en esta bandeja todos los documentos en los que se encuentre como firmante propuesto y ya haya firmado

Otros firmantes, en esta bandeja el usuario verá todos los documento con visibilidad compartida que se encuentren firmados y posean un órgano gestor que se encuentre en su rama de organismos

Rol Revisor:

En este caso además de que el usuario posea las bandejas comentadas en el apartado anterior, se mostrará una bandeja para cada uno de los firmantes a los que revisa. En cada una de esta subbandejas se mostrarán todos los documentos del usuario al que revisa.

Para aclarar los conceptos de acceso y visibilidad puede ver los siguientes vídeos del del Canal de youtube de Administración Electrónica GA

A continuación se detalla el ciclo de un documento en PFI indicando en cada uno de los estados en los que se puede encontrar y las transiciones de uno a otro.

Preparación de un documento, proceso por el cual se genera un documento con los datos correspondientes, indicando los usuarios que deben firmar el documento. Si el proceso de preparación se realiza desde el portal privado de la aplicación y este proceso no finaliza, el documento se almacena en estado "Borrador" a la espera de finalizar su preparación. Si el proceso de preparación se finaliza, el documento se guarda almacenado en estado "Pendiente de firma" en PFI y se manda el documento almacenar a CCSV.
La preparación de un documento se puede realizar por una aplicación externa. En este caso, las aplicaciones externas hacen uso de los servicios expuestos por PFI_core para añadir el documento a PFI, información adicional sobre los servicios se puede encontrar en el manual de integración.

Rechazo de un documento, si tras la preparación de un documento se detecta algún error en este, y no ha sido firmado por los firmantes necesario, el documentos puede ser rechazado, siendo eliminado de CCSV

Firma de un documento, durante este proceso, el documento es firmado en PFI. Durante la realización de este proceso, el documento queda almacenado en PFI con estado "Firma programada".

Si el proceso finaliza correctamente y el documento tiene asignados más de un firmante, se almacena en estado "Firmando en paralelo". En caso de que se trate del último firmante del documento, este se almacenará con estado "Firmado" y se enviará el documento firmado a CCSV para su almacenamiento. 

En caso de que se produzca algún error durante el proceso de firma, el documento volverá al estado "Pendiente de firma"

Anulación del documento, este proceso se puede llevar a cabo de dos formas diferentes, a través de una anulación propiamente dicha, con esta operación el documento se almacena en estado "Anulado" en PFI y se actualiza al mismo estado en CCSV. O bién a través de una sustitución, en la que el documento sustituido queda en estado "Anulado" en PFI, indicando a CCSV que ha sido sustituido por otro documento que se debe encontrar en estado "Firmado".

En la ventana del login se pueden ver los siguientes enlaces encima del pie de pagina:

Ayuda: Contiene la ayuda de la aplicación.

Aviso legal: Accede a una página con la información legal de uso de la pagina

Política de privacidad: Accede a una página con toda la información de las politicas de privacidad

Se accede a la aplicación desde un navegador mediante la siguiente url https://<entorno>/pfi_priv.

^{Imagen 1.1: Página de inicio}

Al pulsar en Acceder nos muestra las opciones de identificación.

Accediendo mediante “Certificado electrónico” nos aparecerán los certificados instalados en el navegador o que sean accesibles desde este (Imagen 1.3).

Una vez seleccionado un certificado y pulsado aceptar redirige al módulo privado de PFI.

Si el usuario está dado de alta en SIU se cargarán los datos del usuario en pantalla y el desplegable de los organismos relacionados con el usuario (Imagen 2.1).

Si el usuario solamente está asignado a un organismo no se cargará el despegable y se accederá directamente a la bandeja de documentos pendientes de firmar, en el caso de estar en más de un organismo deberá seleccionar uno del desplegable y pulsar aceptar para acceder a la bandeja de documentos pendientes de firmar.

Acceso a la aplicación como usuario externo. A continuación se muestra una pantalla de acceso mediante certificado de un usuario externo.

Una vez dentro de la aplicación nos aparece la bandeja de entrada con las opciones disponibles.

4.2.1. Pendientes de firma - usuario

La primera página que se muestra una vez logueado es el listado de los documentos pendientes de firma, los cuales están divididos entre los que corresponden al usuario conectado y los preparados por dicho usuario para otros firmantes. También se puede acceder a esta pantalla a través de la opción 'Pendientes de firma' del menú lateral izquierdo.

En la parte superior izquierda de la pantalla aparece el organismo y el rol asociado al usuario.

Por otro lado, en la parte superior derecha se muestra el nombre y los apellidos del usuario que ha iniciado sesión.

Para salir de la aplicación hacer click sobre el icono situado a la derecha del nombre del usuario.

Tal como se puede apreciar en la Imagen 3, se muestra un listado con los documentos pendientes de firma que han sido asignados al usuario conectado. Por defecto, aparecen ordenados de forma descendente por fecha fin de preparación. A continuación se detalla cada uno de los campos por los que se puede filtrar:

Preparador: es el nombre del usuario que ha preparado el documento. El usuario logueado puede escribir el nombre completo o solo parte de él y al clicar sobre Buscar, se listarán todos los documentos que cumplan con este criterio.

Tipo documento: Tipo de documento.

Origen documento: Desplegable en el cual el usuario puede buscar por el origen del documento (original, copia y compulsa).

Descripción: breve texto que describe el documento. El usuario logueado puede escribir parte de la descripción y al clicar sobre Buscar, se listarán todos los documentos que contengan el texto introducido como parte de la descripción.

Bloque/Carpeta: sitio donde se agrupa el documento.

Fecha preparación desde: fecha desde la cual vamos a empezar a buscar. Es el único campo que por defecto tiene valor, 2 meses anterior al actual. Su formato debe ser dd/mm/yyyy. Se puede introducir en la caja de texto o desde el calendario que aparece al pulsar con el ratón sobre el icono

Fecha preparación hasta: fecha hasta la cual vamos a buscar. Su formato debe ser dd/mm/yyyy. Se puede introducir en la caja de texto o desde el calendario que aparece al pulsar con el ratón sobre el icono

CSV: Código CSV asociado al documento.

Procedimiento: Procedimiento asociado al documento.

Estado: Estado del documento

Mostrar los documentos de todos los organismos asociados al usuario: Por defecto aparecen todos los documentos del usuario logueado sin tener en cuenta su organismo, si se desmarca el check aparecerán los documentos con el organismo del usuario.

Si los campos de fecha introducidos no son correctos, se mostrará un mensaje de error:

Una vez introducidos los filtros de búsqueda deseados, se pueden realizar dos acciones:

Buscar: busca aquellos documentos pendientes de firma que cumplen con los criterios de búsqueda que han sido introducidos por el usuario. Si no se rellena ningún campo, por defecto mostrará todos los asociados al usuario.

Limpiar: limpia los campos que componen el filtrado de los documentos, excepto el campo Fecha desde que seguirá apareciendo por defecto.

En el caso de que la lista contenga más de 10 elementos, estos van a ser paginados. Para recorrer los demás elementos, se proporciona el menú de navegación:

^{Imagen 4. Menú de navegación}

Después de la lista de documentos se puede observar una caja con diferentes botones:

Marcar como revisado: Tal como su nombre lo indica su funcionalidad es la de marcar un documento como revisado. Solamente se permite una revisión por firmante y únicamente podrán revisar el documento el firmante del mismo y sus revisores que tengan rol de revisor asociado. Se puede seleccionar uno o más documentos, agregar una nota si se desea y al clicar sobre este botón si la operación se efectúa correctamente aparecerá un mensaje de información:

Si no se agrega ninguna nota el sistema generará una nota con el texto “Revisado el día: dd/mm/aaaa ”

Rechazar: una vez seleccionado uno o varios documentos, al clikear sobre este botón, los documentos seleccionados serán marcados como Rechazados lo que significa que pasarán nuevamente a la bandeja de borradores. Los documentos pueden ser rechazados por el firmante, sus revisores y el preparador. Si la operación se realiza correctamente aparecerá un mensaje de información:

Se puede añadir una nota adicional al rechazar, si no se introduce ningún texto el sistema generará una nota con el texto “Rechazado el día: dd/mm/aaaa ”

Descargar: una vez seleccionado uno o varios documentos y al clicar sobre este botón, el usuario se estará descargando todos los documentos que haya seleccionado. Estos se descargan con el formato zip.

Firmar selección: Para firmar uno o varios documentos seleccionados. Redirige a una pantalla con las opciones de firma.
Ver Imagen 52

Firmar todos: Firma todos los documentos filtrados en la bandeja. Redirige a una pantalla con las opciones de firma.
Ver Imagen 52

A continuación se detalla la información que se muestra en la tabla del listado de documentos:

Estado: El estado que puede tener un documento en la bandeja pendientes de firma puede ser:

^{Tabla 1. Estados de un documento pendiente de firma}

Visibilidad: El tipo de visibilidad con la que ha sido preparado el documento. Puede tener dos valores: 

Un documento preparado con visibilidad compartida podrá ser visualizado desde el árbol de órganos gestores del organismo en el que se encuentre el usuario. Si por el contrario se trata de un documento en visibilidad limitada, solo podrá ser visualizado por su preparador y sus firmantes.

Revisado: Los documentos revisados están marcados por un check.

^{Tabla 2. Documento revisado}

Prioridad: Puede tener los valores:

^{Tabla 3. Prioridad de un documento.}

Preparador: Nombre del usuario que ha preparado el documento.

Descripción: Breve texto que describe el documento.

Procedimiento: Procedimiento asociado al documento.

Tipo doc.: Tipo de documento.

Copia/Original: Origen del documento.

Fecha fin prep.: Fecha de preparación del documento.

CSV: CSV asociado al documento.

Acciones: Se muestra el enlace “Ver” en cada uno de los documentos, el cual redirige a la pantalla de detalle del documento. Ver Imagen 11

Se puede ordenar ascendente o descendente por cada columna, haciendo click sobre el nombre de la columna.

4.2.2. Pendientes de firma – Otros firmantes

Como se había mencionado anteriormente el usuario tiene acceso a los documentos preparados por él para que sean firmados por otros usuarios. Para acceder a estos documentos hacer click sobre la pestaña Otros Firmantes.

^{Imagen 5. Otros Firmantes}

^{Imagen 6: Bandeja de pendientes de firma – Otros firmantes}

Como se puede observar en la anterior imagen, hay un filtro de búsqueda y una columna Firmante. Y en las acciones que puede realizar el usuario no aparece Firmar.

La bandeja Pendientes de firma de otros firmantes es similar a la bandeja del usuario. Las diferencias son tres:

Existe un selector de visibilidad limitada/compartida.
Si se selecciona visibilidad limitada, solo se podrán visualizar documentos pertenecientes al organismo en el que usuario se encuentre identificado.
Si se seleccionado visibilidad compartida, se deberá seleccionar también un procedimiento. De esta manera, el usuario podrá ver documentos preparados en visibilidad compartida para ese procedimiento en la rama de órganos gestores del organismo en el que se encuentre identificado. ( En modo visibilidad compartida no se podrá marcar la opción "mostrar documentos de autorización" ).

Búsqueda por firmante. Se puede especificar el nombre de un firmante como filtro en la búsqueda.

Documentos de autorización. Si se marca, se mostrarán documentos de autorización. Normalmente estos documentos son los usados para autorizar la cancelación o sustitución de documentos existentes. Esta opción no está disponible en el modo de visibilidad limitada, ya que estos documentos no están asociados a un procedimiento.

4.3. Bandeja de firmados

4.3.1. Firmados – Usuario

En esta bandeja se muestran los documentos que han sido firmados. Al igual que la bandeja pendientes de firma, el usuario tendrá acceso a los documentos firmados por él y los que han sido preparados por él para otros firmantes.

También se proporcionan filtros de búsqueda de documentos. Estos son:

Preparador: es el nombre del usuario que ha preparado el documento firmado. El usuario logueado puede escribir parte del nombre y al clicar sobre buscar, se buscarán todos los documentos que contengan la parte del nombre del preparador escrita.

Descripción: breve texto que describe el documento. El usuario logueado puede escribir parte de la descripción y al clicar sobre buscar, se buscarán todos los documentos que contengan como descripción esa parte.

Tipo documento: tipo de documento.

Carpeta: sitio donde se agrupa el documento.

Fecha preparación desde: fecha desde la cual vamos a empezar a buscar. Es el único campo que por defecto tiene valor, 2 meses atrás. Su formato debe ser dd/mm/yyyy. Se puede introducir en la caja de texto o desde el calendario que aparece al pulsar con el ratón sobre el icono

Fecha preparación hasta: fecha hasta la cual vamos a buscar. Su formato debe ser dd/mm/yyyy. Se puede introducir en la caja de texto o desde el calendario que aparece al pulsar con el ratón sobre el icono

Procedimiento: Procedimiento asociado al documento.

Origen documento: Desplegable en el cual el usuario puede buscar por el origen del documento (original, copia y compulsa).

CSV: CSV asociado al documento.

Estado: Estado del documento

Mostrar los documentos de todos los organismos asociados al usuario: Por defecto aparecen todos los documentos del usuario logueado sin tener en cuenta su organismo, si se desmarca el check aparecerán los documentos con el organismo del usuario.

Por defecto, los documentos aparecen ordenados descendente por fecha de preparación. A continuación se detalla la información que se muestra del listado de documentos.

Estado: Los documentos de esta bandeja se pueden encontrar en dos estados:

^{Tabla 4. Estados de un documento firmado.}

Prioridad: icono que representa la prioridad del documento. Puede tener los valores:

^{Tabla 5. Prioridad de un documento.}

Visibilidad: el tipo de visibilidad con la que ha sido preparado el documento. Será el mismo que aparecía en la bandeja de pendientes de firma, antes de que el documento fuese firmado. Indica si el documento es visible en la rama de órganos gestores del organismo en el que se encuentra identificado el usuario.

Preparador: es el nombre del usuario que ha preparado el documento.

Descripción: breve texto que describe el documento.

Procedimiento: procedimiento asociado al documento.

Tipo doc.: tipo de documento.

Copia/Original: Origen del documento.

Fecha fin prep.: fecha de preparación del documento.

CSV: CSV asociado al documento.

Acciones: Se muestra “Ver” en cada uno de los documentos para que, al clicar sobre cada uno de ellos, se muestre el detalle del documento.

Por otro lado en esta pantalla solo existen cuatro botones:

Buscar: busca aquellos documentos firmados que cumplen con los criterios de búsqueda que han sido introducidos por el usuario. Si no se rellena ningún campo, por defecto mostrará todos los asociados al usuario.

Limpiar: limpia los campos que componen el filtrado de los documentos, excepto el campo de Fecha desde que se le pone por defecto los dos meses anteriores.

Descargar: una vez seleccionado uno o varios documentos y al clicar sobre este botón, el usuario se estará descargando todos los documentos que haya seleccionado. Los documentos se descargan en formato zip.

Asociar a expediente: una vez seleccionado uno o varios documentos y al clicar sobre este botón, el usuario podrá buscar un expediente y asociar estos documentos a él.

4.3.2. Firmados – Otros firmantes

En esta bandeja se muestran los documentos que han sido preparados por el usuario conectado y firmados por los usuarios asignados. Para ver estos documentos hay que acceder a la pestaña Otros firmantes.

^{Imagen 8: Bandeja de firmados – Otros firmantes}

Por otro lado, en los filtros de búsqueda aparecerá Firmante, y en la tabla de los documentos una columna con el mismo nombre.
El comportamiento general de la página y el de los criterios de búsqueda es igual que en la pantalla de Pendientes de firma - Otros firmantes, con la excepción de que en este caso no existe la opción de buscar documentos de autorización.
El usuario conectado podrá descargar los documentos en el listado y ver el detalle accediendo al enlace Ver.

4.4. Bandeja de borradores

En la bandeja de borradores el usuario puede consultar cualquier documento rechazado o que no hayan terminado la preparación.

El funcionamiento de los filtros de búsqueda es el mismo que el mencionado en las páginas de Pendientes de firma, o Firmados.

La información que se muestra de cada documento en la bandeja es la siguiente:

Estado: estado en el que se encuentra un documento, en este caso puede ser:

^{Tabla 6. Estados de un borrador.}

Visibilidad: el tipo de visibilidad con la que ha sido preparado el documento.

Prioridad: puede tener los valores:

^{Tabla 7. Prioridad de un documento.}

Firmante: es el nombre del firmante propuesto del documento.

Descripción: breve texto que describe el documento.

Procedimiento: procedimiento asociado al documento.

Tipo doc.: tipo de documento.

Copia/Original: Origen del documento.

Fecha prep.: fecha de preparación del documento.

Acciones: Se pueden realizar dos acciones en cada uno de los documentos:

Ver: al clicar sobre esta opción se muestra el detalle del documento .

Preparar: para documentos que no se haya terminado su preparación o han sido rechazados.

Además, la bandeja de borradores, también contiene los siguientes botones:

Eliminar: Elimina del sistema todos aquellos documentos previamente seleccionados.

Descargar: una vez seleccionado uno o varios documentos y al clicar sobre este botón, el usuario se estará descargando todos los documentos que haya seleccionado.

4.5. Detalle de un documento

Se puede acceder al detalle del documento desde el enlace Ver que se muestra en la columna Acciones de la tabla de documentos de todas las bandejas. Las acciones que se puedan ejecutar desde esta pantalla dependerán de la bandeja en la que se encuentre el documento.

4.5.1. Detalle de un Documento Borrador

^{Imagen 11: Detalle de un documento borrador.}

En el detalle del documento se muestra información relativa al documento: origen, prioridad y estado.

Dependiendo desde la bandeja de la cual se ha accedido a este detalle, estarán habilitadas una serie de acciones, en el caso de los borradores serán:

Descargar: Descargar el documento en formato pdf

Ver metadatos: Ver los metadatos del documento.

Al hacer click sobre “Ver metadatos” accedemos al panel de “Metadatos del documento”, que tiene 3 pestañas: “Datos obligatorios”, “Datos opcionales” y “Relaciones”.

^{Imagen 12: Datos obligatorios.}

^{Imagen 13: Datos opcionales.}

^{Imagen 14: Relaciones.}

4.5.2. Detalle de un documento pendiente de firmar

^{Imagen 15: Detalle de un documento pendiente de firma.}

En el detalle del documento se muestra información relativa al documento: CSV, descripción, tipo, preparador, origen, firmantes, revisión, prioridad y estado.

Dependiendo desde la bandeja de la cual se ha accedido a este detalle, estarán habilitadas una serie de acciones, en el caso de pendientes de firma serán:

Descargar: Descargar el documento en formato pdf.

Verificar firma: Se accederá a otra pantalla donde se comprueba que la firma es correcta, además de una serie de atributos de esta.

Descargar firma: Descargar la firma en formato csig

Ver metadatos: Ver los metadatos del documento.

Este documento pendiente de firma, se podrá firmar, en puntos posteriores detallaremos más a fondo el proceso de firma.

Para poder firmar desde el detalle de un documento vamos a necesitar el certificado asociado a nuestro usuario, adicionalmente también se puede añadir un comentario o nota a la firma.

Así como marcar el documento como revisado como rechazar dicho documento.

4.5.3. Detalle de un documento pendiente de firmar (Otros Firmantes)

Como se puede ver, el detalle del documento es igual al detalle de los documentos de la bandeja de pendientes de firma de la imagen nº 16. La única diferencia esta en la firma de documentos, estos no pueden ser firmadas desde esta bandeja.

4.5.4 Detalle de un documento firmado

En el detalle del documento firmado se muestra información relativa al documento: CSV, descripción, tipo, preparador, origen, firmantes, revisión, prioridad y estado.

Dependiendo desde la bandeja de la cual se ha accedido a este detalle, estarán habilitadas una serie de acciones, en el caso de documentos firmados serán:

Descargar: Descargar el documento en formato pdf

Ver metadatos: Ver los metadatos del documento.

Asociar a Expediente: el usuario podrá buscar un expediente y asociar estos documentos a él.

Anular: dejar el documento anulado. Para el proceso solicita firmar a los designados en el documento tal y como se observa en la siguiente imagen (Véase punto 4.5.6).

Verificar firma: Se accederá a otra pantalla donde se comprueba que la firma es correcta, además de una serie de atributos de esta.

Descargar firma: Descargar la firma en formato csig

Sustituir documento: Permite sustituir el documento mediante el CSV del nuevo documento, para ello el documento nuevo debe estar firmado por el mismo firmante que el documento a sustituir.

4.5.5. Detalle de un documento firmado con sello

En el detalle del documento se muestra información relativa al documento: CSV, descripción, tipo, preparador, origen, firmante, revisión, prioridad y estado.

En este caso, al ser un documento asociado a una operación de firma con sello, se muestran los documentos asociados a esa operación, destacando sus nombres, sus csv y su descripción.

Dependiendo desde la bandeja de la cual se ha accedido a este detalle, estarán habilitadas una serie de acciones, en el caso de documentos firmados con sello de órgano serán:

Descargar: Descargar el documento en formato pdf

Verificar firma: Se accederá a otra pantalla donde se comprueba que la firma es correcta, además de una serie de atributos de esta.

Descargar firma: Descargar la firma en formato csig

Ver operación: Detalles de la operación de firma, en puntos posteriores abordaremos este tema.

Ver metadatos: Ver los metadatos del documento.

Asociar a Expediente: el usuario podrá buscar un expediente y asociar estos documentos a él.

Anular: dejar el documento anulado. Para el proceso solicita firmar a los designados en el documento (véase "Anular Documento").

Sustituir documento: Permite sustituir el documento mediante el CSV del nuevo documento, para ello el documento nuevo debe estar firmado por el mismo firmante que el documento a sustituir.

Para aclarar el cómo sustituir un documento puede ver el siguiente vídeo  del Canal de youtube de Administración Electrónica GA

En el detalle de un documento firmado que pertenezca a una operación se permite ver los detalles de dicha operación pulsando el botón “Ver operación”:

Una vez se pulse este botón se puede ver la siguiente pantalla:

Tal como se puede apreciar en la Imagen número 20, se muestra la siguiente información referente a la operación:

Identificador : Identifica inequívocamente la operación

Estado: Estado en el que se encuentra la operación

A continuación se definen los posibles estados de las operaciones de firma con sello: