El servicio de Portafirmas proporciona una aplicación que unifica el firmado electrónico de documentos para personas de una misma organización.

En este apartado explicaremos cómo poder acceder al portal de Portafirmas Electrónico y sus funcionalidades

ÍNDICE DE CONTENIDO

1.- Roles de usuarios

1.1.- Empleados públicos

Para acceder al portal de PFI y firmar documentos solo se requiere estar dado de alta para el uso de las herramientas de administración electróncia en "SIU - Sistema de Identificación de usuarios".

Si además se requiere que el usuario deba realizar alguna otra acción, tendrá que solicitar permisos especiales. Los roles y las acciones que pueden realizar en PFI son las siguientes:

Preparador-firmante: es el rol que se tiene por defecto, estos usuarios pueden firmar documentos y preparar documentos para su firma.
Preparador múltiple: este rol puede además preparar documentos para otras entidades además de para la suya.
Revisor: da el visto bueno a los documentos que el preparador envía a firmar antes de que el firmante efectúe esta firma. Un revisor solo podrá ver los documentos que se hayan creado con un procedimiento que tenga asignado así que el resto de documentos puestos a la firma del usuario firmante no podrá ser visualizados por este revisor.

Además de éstos, existen roles de administración y configuración de la aplicación PFI destinados únicamente a personal de sae: administrador, super-administrador y administrador multi-entidad.

1.2.- Usuarios externos

Las personas relacionados con la administración pública que no pueden estar dados de alta en el Sistema de Identificación de Usuarios (SIU) al no ser empleados públicos pero tienen que realizar la firma de determinados documentos de un organismo (ojo, no ciudadanos) pueden acceder también al portal de Portafirmas Electrónicas para realizar su firma.

2.- Visibilidad de documentos

La visibilidad de documentos en PFI depende del rol que tenga el usuario que accede a la aplicación.

Rol Firmante:

En este caso la visibilidad de los documentos que el usuario puede ver se encuentra gestionada por tres bandejas de documentos.

Borradores, en esta bandeja se muestran al usuario los documentos que se encuentran en estado borrador, es decir, no se han terminado de preparar. Para que los documentos se encuentren en estado borrador es necesario que al menos se haya guardo la información del primer paso de la preparación. El usuario encontrará en esta bandeja los documentos que se haya comenzado el su preparación o se haya elegido como órgano gestor de uno organismos que se encuentre en su rama.

Pendientes de firma, esta bandeja está formada por dos subbandejas,

Propio firmante, el usuario verá en esta bandeja todos los documentos en los que se encuentre como firmante propuesto y no haya firmado

Otros firmantes, en esta bandeja el usuario verá todos los documentos con visibilidad compartida que posean un órgano gestor que se encuentre en su rama de organismos.

Firmados, esta bandeja está formada por dos subbandejas

Propio firmante, el usuario verá en esta bandeja todos los documentos en los que se encuentre como firmante propuesto y ya haya firmado

Otros firmantes, en esta bandeja el usuario verá todos los documento con visibilidad compartida que se encuentren firmados y posean un órgano gestor que se encuentre en su rama de organismos

Rol Revisor:

En este caso además de que el usuario posea las bandejas comentadas en el apartado anterior, se mostrará una bandeja para cada uno de los firmantes a los que revisa. En cada una de esta subbandejas se mostrarán todos los documentos del usuario al que revisa.

Para aclarar los conceptos de acceso y visibilidad puede ver los siguientes vídeos del del Canal de youtube de Administración Electrónica GA

3.- Ciclo de vida y estados de los documentos

A continuación se detalla el ciclo de un documento en PFI indicando en cada uno de los estados en los que se puede encontrar y las transiciones de uno a otro.

Preparación de un documento, proceso por el cual se genera un documento con los datos correspondientes, indicando los usuarios que deben firmar el documento. Si el proceso de preparación se realiza desde el portal privado de la aplicación y este proceso no finaliza, el documento se almacena en estado "Borrador" a la espera de finalizar su preparación. Si el proceso de preparación se finaliza, el documento se guarda almacenado en estado "Pendiente de firma" en PFI y se manda el documento almacenar a CCSV.
La preparación de un documento se puede realizar por una aplicación externa. En este caso, las aplicaciones externas hacen uso de los servicios expuestos por PFI_core para añadir el documento a PFI, información adicional sobre los servicios se puede encontrar en el manual de integración.

Rechazo de un documento, si tras la preparación de un documento se detecta algún error en este, y no ha sido firmado por los firmantes necesario, el documentos puede ser rechazado, siendo eliminado de CCSV

Firma de un documento, durante este proceso, el documento es firmado en PFI. Durante la realización de este proceso, el documento queda almacenado en PFI con estado "Firma programada".

Si el proceso finaliza correctamente y el documento tiene asignados más de un firmante, se almacena en estado "Firmando en paralelo". En caso de que se trate del último firmante del documento, este se almacenará con estado "Firmado" y se enviará el documento firmado a CCSV para su almacenamiento.

En caso de que se produzca algún error durante el proceso de firma, el documento volverá al estado "Pendiente de firma"

Anulación del documento, este proceso se puede llevar a cabo de dos formas diferentes, a través de una anulación propiamente dicha, con esta operación el documento se almacena en estado "Anulado" en PFI y se actualiza al mismo estado en CCSV. O bién a través de una sustitución, en la que el documento sustituido queda en estado "Anulado" en PFI, indicando a CCSV que ha sido sustituido por otro documento que se debe encontrar en estado "Firmado".

4.- Descripción de las funcionalidades

4.1.1.- Empleados públicos

En la ventana del login se pueden ver los siguientes enlaces encima del pie de pagina:

Ayuda: Contiene la ayuda de la aplicación.

Aviso legal: Accede a una página con la información legal de uso de la pagina

Política de privacidad: Accede a una página con toda la información de las politicas de privacidad

Se accede a la aplicación desde un navegador mediante la siguiente url https://<entorno>/pfi_priv.

^{Imagen 1.1: Página de inicio}

Al pulsar en Acceder nos muestra las opciones de identificación.

_{Imagen 1.2: Selección de identificación.}

Accediendo mediante “Certificado electrónico” nos aparecerán los certificados instalados en el navegador o que sean accesibles desde este (Imagen 1.3).

_{Imagen 1.3: Selección de certificado en Cl@ve.}

Una vez seleccionado un certificado y pulsado aceptar redirige al módulo privado de PFI.

Si el usuario está dado de alta en SIU se cargarán los datos del usuario en pantalla y el desplegable de los organismos relacionados con el usuario (Imagen 2.1).

Si el usuario solamente está asignado a un organismo no se cargará el despegable y se accederá directamente a la bandeja de documentos pendientes de firmar, en el caso de estar en más de un organismo deberá seleccionar uno del desplegable y pulsar aceptar para acceder a la bandeja de documentos pendientes de firmar.

^{Imagen 2.1: Página para seleccionar organismo.}

^{Imagen 2.2: Desplegable de organismos.}

4.1.1.- Usuarios externos

Acceso a la aplicación como usuario externo. A continuación se muestra una pantalla de acceso mediante certificado de un usuario externo.

Una vez dentro de la aplicación nos aparece la bandeja de entrada con las opciones disponibles.

4.2. Bandeja de pendientes de firma

4.2.1. Pendientes de firma - usuario

La primera página que se muestra una vez logueado es el listado de los documentos pendientes de firma, los cuales están divididos entre los que corresponden al usuario conectado y los preparados por dicho usuario para otros firmantes. También se puede acceder a esta pantalla a través de la opción 'Pendientes de firma' del menú lateral izquierdo.

En la parte superior izquierda de la pantalla aparece el organismo y el rol asociado al usuario.

Por otro lado, en la parte superior derecha se muestra el nombre y los apellidos del usuario que ha iniciado sesión.

Para salir de la aplicación hacer click sobre el icono situado a la derecha del nombre del usuario.

^{Imagen 3: Bandeja de pendientes de firma – Usuario}

Tal como se puede apreciar en la Imagen 3, se muestra un listado con los documentos pendientes de firma que han sido asignados al usuario conectado. Por defecto, aparecen ordenados de forma descendente por fecha fin de preparación. A continuación se detalla cada uno de los campos por los que se puede filtrar:

Preparador: es el nombre del usuario que ha preparado el documento. El usuario logueado puede escribir el nombre completo o solo parte de él y al clicar sobre Buscar, se listarán todos los documentos que cumplan con este criterio.

Tipo documento: Tipo de documento.

Origen documento: Desplegable en el cual el usuario puede buscar por el origen del documento (original, copia y compulsa).

Descripción: breve texto que describe el documento. El usuario logueado puede escribir parte de la descripción y al clicar sobre Buscar, se listarán todos los documentos que contengan el texto introducido como parte de la descripción.

Bloque/Carpeta: sitio donde se agrupa el documento.

Fecha preparación desde: fecha desde la cual vamos a empezar a buscar. Es el único campo que por defecto tiene valor, 2 meses anterior al actual. Su formato debe ser dd/mm/yyyy. Se puede introducir en la caja de texto o desde el calendario que aparece al pulsar con el ratón sobre el icono

Fecha preparación hasta: fecha hasta la cual vamos a buscar. Su formato debe ser dd/mm/yyyy. Se puede introducir en la caja de texto o desde el calendario que aparece al pulsar con el ratón sobre el icono

CSV: Código CSV asociado al documento.

Procedimiento: Procedimiento asociado al documento.

Estado: Estado del documento

Mostrar los documentos de todos los organismos asociados al usuario: Por defecto aparecen todos los documentos del usuario logueado sin tener en cuenta su organismo, si se desmarca el check aparecerán los documentos con el organismo del usuario.

Si los campos de fecha introducidos no son correctos, se mostrará un mensaje de error:

Una vez introducidos los filtros de búsqueda deseados, se pueden realizar dos acciones:

Buscar: busca aquellos documentos pendientes de firma que cumplen con los criterios de búsqueda que han sido introducidos por el usuario. Si no se rellena ningún campo, por defecto mostrará todos los asociados al usuario.

Limpiar: limpia los campos que componen el filtrado de los documentos, excepto el campo Fecha desde que seguirá apareciendo por defecto.

En el caso de que la lista contenga más de 10 elementos, estos van a ser paginados. Para recorrer los demás elementos, se proporciona el menú de navegación:

^{Imagen 4. Menú de navegación}

Después de la lista de documentos se puede observar una caja con diferentes botones:

Marcar como revisado: Tal como su nombre lo indica su funcionalidad es la de marcar un documento como revisado. Solamente se permite una revisión por firmante y únicamente podrán revisar el documento el firmante del mismo y sus revisores que tengan rol de revisor asociado. Se puede seleccionar uno o más documentos, agregar una nota si se desea y al clicar sobre este botón si la operación se efectúa correctamente aparecerá un mensaje de información:

Si no se agrega ninguna nota el sistema generará una nota con el texto “Revisado el día: dd/mm/aaaa ”

Rechazar: una vez seleccionado uno o varios documentos, al clikear sobre este botón, los documentos seleccionados serán marcados como Rechazados lo que significa que pasarán nuevamente a la bandeja de borradores. Los documentos pueden ser rechazados por el firmante, sus revisores y el preparador. Si la operación se realiza correctamente aparecerá un mensaje de información:

Se puede añadir una nota adicional al rechazar, si no se introduce ningún texto el sistema generará una nota con el texto “Rechazado el día: dd/mm/aaaa ”

Descargar: una vez seleccionado uno o varios documentos y al clicar sobre este botón, el usuario se estará descargando todos los documentos que haya seleccionado. Estos se descargan con el formato zip.

Firmar selección: Para firmar uno o varios documentos seleccionados. Redirige a una pantalla con las opciones de firma.
Ver Imagen 52

Firmar todos: Firma todos los documentos filtrados en la bandeja. Redirige a una pantalla con las opciones de firma.
Ver Imagen 52

A continuación se detalla la información que se muestra en la tabla del listado de documentos:

Estado: El estado que puede tener un documento en la bandeja pendientes de firma puede ser:

“No revisado” o “Pendiente de firma”
Firmando en paralelo: El documento tiene varios firmantes y no ha sido firmado por todos. Se indica con el icono.
Firmando
Error al firmar

^{Tabla 1. Estados de un documento pendiente de firma}

Visibilidad: El tipo de visibilidad con la que ha sido preparado el documento. Puede tener dos valores:

Limitada
Compartida

Un documento preparado con visibilidad compartida podrá ser visualizado desde el árbol de órganos gestores del organismo en el que se encuentre el usuario. Si por el contrario se trata de un documento en visibilidad limitada, solo podrá ser visualizado por su preparador y sus firmantes.

Revisado: Los documentos revisados están marcados por un check.

Revisado

^{Tabla 2. Documento revisado}

Prioridad: Puede tener los valores:

Alta
Media
Baja

^{Tabla 3. Prioridad de un documento.}

Preparador: Nombre del usuario que ha preparado el documento.

Descripción: Breve texto que describe el documento.

Procedimiento: Procedimiento asociado al documento.

Tipo doc.: Tipo de documento.

Copia/Original: Origen del documento.

Fecha fin prep.: Fecha de preparación del documento.

CSV: CSV asociado al documento.

Acciones: Se muestra el enlace “Ver” en cada uno de los documentos, el cual redirige a la pantalla de detalle del documento. Ver Imagen 11

Se puede ordenar ascendente o descendente por cada columna, haciendo click sobre el nombre de la columna.

4.2.2. Pendientes de firma – Otros firmantes

Como se había mencionado anteriormente el usuario tiene acceso a los documentos preparados por él para que sean firmados por otros usuarios. Para acceder a estos documentos hacer click sobre la pestaña Otros Firmantes.

^{Imagen 5. Otros Firmantes}

^{Imagen 6: Bandeja de pendientes de firma – Otros firmantes}

Como se puede observar en la anterior imagen, hay un filtro de búsqueda y una columna Firmante. Y en las acciones que puede realizar el usuario no aparece Firmar.

La bandeja Pendientes de firma de otros firmantes es similar a la bandeja del usuario. Las diferencias son tres:

Existe un selector de visibilidad limitada/compartida.
Si se selecciona visibilidad limitada, solo se podrán visualizar documentos pertenecientes al organismo en el que usuario se encuentre identificado.
Si se seleccionado visibilidad compartida, se deberá seleccionar también un procedimiento. De esta manera, el usuario podrá ver documentos preparados en visibilidad compartida para ese procedimiento en la rama de órganos gestores del organismo en el que se encuentre identificado. ( En modo visibilidad compartida no se podrá marcar la opción "mostrar documentos de autorización" ).

Búsqueda por firmante. Se puede especificar el nombre de un firmante como filtro en la búsqueda.

Documentos de autorización. Si se marca, se mostrarán documentos de autorización. Normalmente estos documentos son los usados para autorizar la cancelación o sustitución de documentos existentes. Esta opción no está disponible en el modo de visibilidad limitada, ya que estos documentos no están asociados a un procedimiento.

4.3. Bandeja de firmados

4.3.1. Firmados – Usuario

En esta bandeja se muestran los documentos que han sido firmados. Al igual que la bandeja pendientes de firma, el usuario tendrá acceso a los documentos firmados por él y los que han sido preparados por él para otros firmantes.

También se proporcionan filtros de búsqueda de documentos. Estos son:

Preparador: es el nombre del usuario que ha preparado el documento firmado. El usuario logueado puede escribir parte del nombre y al clicar sobre buscar, se buscarán todos los documentos que contengan la parte del nombre del preparador escrita.

Descripción: breve texto que describe el documento. El usuario logueado puede escribir parte de la descripción y al clicar sobre buscar, se buscarán todos los documentos que contengan como descripción esa parte.

Tipo documento: tipo de documento.

Carpeta: sitio donde se agrupa el documento.

Fecha preparación desde: fecha desde la cual vamos a empezar a buscar. Es el único campo que por defecto tiene valor, 2 meses atrás. Su formato debe ser dd/mm/yyyy. Se puede introducir en la caja de texto o desde el calendario que aparece al pulsar con el ratón sobre el icono

Fecha preparación hasta: fecha hasta la cual vamos a buscar. Su formato debe ser dd/mm/yyyy. Se puede introducir en la caja de texto o desde el calendario que aparece al pulsar con el ratón sobre el icono

Procedimiento: Procedimiento asociado al documento.

Origen documento: Desplegable en el cual el usuario puede buscar por el origen del documento (original, copia y compulsa).

CSV: CSV asociado al documento.

Estado: Estado del documento

Mostrar los documentos de todos los organismos asociados al usuario: Por defecto aparecen todos los documentos del usuario logueado sin tener en cuenta su organismo, si se desmarca el check aparecerán los documentos con el organismo del usuario.

^{Imagen 7: Bandeja de firmados – Usuario}

Por defecto, los documentos aparecen ordenados descendente por fecha de preparación. A continuación se detalla la información que se muestra del listado de documentos.

Estado: Los documentos de esta bandeja se pueden encontrar en dos estados:

Firmado: El documento ya ha sido firmado por el firmante o los firmantes correspondientes.
Firmando en paralelo: El documento es multifirma y aún hay firmantes que no lo han firmado.

^{Tabla 4. Estados de un documento firmado.}

Prioridad: icono que representa la prioridad del documento. Puede tener los valores:

Alta
Media
Baja

^{Tabla 5. Prioridad de un documento.}

Visibilidad: el tipo de visibilidad con la que ha sido preparado el documento. Será el mismo que aparecía en la bandeja de pendientes de firma, antes de que el documento fuese firmado. Indica si el documento es visible en la rama de órganos gestores del organismo en el que se encuentra identificado el usuario.

Limitada
Compartida

Preparador: es el nombre del usuario que ha preparado el documento.

Descripción: breve texto que describe el documento.

Procedimiento: procedimiento asociado al documento.

Tipo doc.: tipo de documento.

Copia/Original: Origen del documento.

Fecha fin prep.: fecha de preparación del documento.

CSV: CSV asociado al documento.

Acciones: Se muestra “Ver” en cada uno de los documentos para que, al clicar sobre cada uno de ellos, se muestre el detalle del documento.

Por otro lado en esta pantalla solo existen cuatro botones:

Buscar: busca aquellos documentos firmados que cumplen con los criterios de búsqueda que han sido introducidos por el usuario. Si no se rellena ningún campo, por defecto mostrará todos los asociados al usuario.

Limpiar: limpia los campos que componen el filtrado de los documentos, excepto el campo de Fecha desde que se le pone por defecto los dos meses anteriores.

Descargar: una vez seleccionado uno o varios documentos y al clicar sobre este botón, el usuario se estará descargando todos los documentos que haya seleccionado. Los documentos se descargan en formato zip.

Asociar a expediente: una vez seleccionado uno o varios documentos y al clicar sobre este botón, el usuario podrá buscar un expediente y asociar estos documentos a él.

4.3.2. Firmados – Otros firmantes

En esta bandeja se muestran los documentos que han sido preparados por el usuario conectado y firmados por los usuarios asignados. Para ver estos documentos hay que acceder a la pestaña Otros firmantes.

^{Imagen 8: Bandeja de firmados – Otros firmantes}

Por otro lado, en los filtros de búsqueda aparecerá Firmante, y en la tabla de los documentos una columna con el mismo nombre.
El comportamiento general de la página y el de los criterios de búsqueda es igual que en la pantalla de Pendientes de firma - Otros firmantes, con la excepción de que en este caso no existe la opción de buscar documentos de autorización.
El usuario conectado podrá descargar los documentos en el listado y ver el detalle accediendo al enlace Ver.

^{Imagen 9: Bandeja de firmados – Otros firmantes}

4.4. Bandeja de borradores

En la bandeja de borradores el usuario puede consultar cualquier documento rechazado o que no hayan terminado la preparación.

^{Imagen 10: Bandeja de borradores}

El funcionamiento de los filtros de búsqueda es el mismo que el mencionado en las páginas de Pendientes de firma, o Firmados.

La información que se muestra de cada documento en la bandeja es la siguiente:

Estado: estado en el que se encuentra un documento, en este caso puede ser:

En preparación
Rechazado

^{Tabla 6. Estados de un borrador.}

Visibilidad: el tipo de visibilidad con la que ha sido preparado el documento.

Limitada
Compartida

Prioridad: puede tener los valores:

Alta
Media
Baja

^{Tabla 7. Prioridad de un documento.}

Firmante: es el nombre del firmante propuesto del documento.

Descripción: breve texto que describe el documento.

Procedimiento: procedimiento asociado al documento.

Tipo doc.: tipo de documento.

Copia/Original: Origen del documento.

Fecha prep.: fecha de preparación del documento.

Acciones: Se pueden realizar dos acciones en cada uno de los documentos:

Ver: al clicar sobre esta opción se muestra el detalle del documento .

Preparar: para documentos que no se haya terminado su preparación o han sido rechazados.

Además, la bandeja de borradores, también contiene los siguientes botones:

Eliminar: Elimina del sistema todos aquellos documentos previamente seleccionados.

Descargar: una vez seleccionado uno o varios documentos y al clicar sobre este botón, el usuario se estará descargando todos los documentos que haya seleccionado.

4.5. Detalle de un documento

Se puede acceder al detalle del documento desde el enlace Ver que se muestra en la columna Acciones de la tabla de documentos de todas las bandejas. Las acciones que se puedan ejecutar desde esta pantalla dependerán de la bandeja en la que se encuentre el documento.

4.5.1. Detalle de un Documento Borrador

^{Imagen 11: Detalle de un documento borrador.}

En el detalle del documento se muestra información relativa al documento: origen, prioridad y estado.

Dependiendo desde la bandeja de la cual se ha accedido a este detalle, estarán habilitadas una serie de acciones, en el caso de los borradores serán:

Descargar: Descargar el documento en formato pdf

Ver metadatos: Ver los metadatos del documento.

Al hacer click sobre “Ver metadatos” accedemos al panel de “Metadatos del documento”, que tiene 3 pestañas: “Datos obligatorios”, “Datos opcionales” y “Relaciones”.

^{Imagen 12: Datos obligatorios.}

^{Imagen 13: Datos opcionales.}

^{Imagen 14: Relaciones.}

4.5.2. Detalle de un documento pendiente de firmar

^{Imagen 15: Detalle de un documento pendiente de firma.}

En el detalle del documento se muestra información relativa al documento: CSV, descripción, tipo, preparador, origen, firmantes, revisión, prioridad y estado.

Dependiendo desde la bandeja de la cual se ha accedido a este detalle, estarán habilitadas una serie de acciones, en el caso de pendientes de firma serán:

Descargar: Descargar el documento en formato pdf.

Verificar firma: Se accederá a otra pantalla donde se comprueba que la firma es correcta, además de una serie de atributos de esta.

Descargar firma: Descargar la firma en formato csig

Ver metadatos: Ver los metadatos del documento.

Este documento pendiente de firma, se podrá firmar, en puntos posteriores detallaremos más a fondo el proceso de firma.

Para poder firmar desde el detalle de un documento vamos a necesitar el certificado asociado a nuestro usuario, adicionalmente también se puede añadir un comentario o nota a la firma.

Así como marcar el documento como revisado como rechazar dicho documento.

4.5.3. Detalle de un documento pendiente de firmar (Otros Firmantes)

^{Imagen 16: Detalle de un documento pendiente de firma, otros firmantes.}

Como se puede ver, el detalle del documento es igual al detalle de los documentos de la bandeja de pendientes de firma de la imagen nº 16. La única diferencia esta en la firma de documentos, estos no pueden ser firmadas desde esta bandeja.

4.5.4 Detalle de un documento firmado

^{Imagen 17: Detalle de un documento firmado.}

En el detalle del documento firmado se muestra información relativa al documento: CSV, descripción, tipo, preparador, origen, firmantes, revisión, prioridad y estado.

Dependiendo desde la bandeja de la cual se ha accedido a este detalle, estarán habilitadas una serie de acciones, en el caso de documentos firmados serán:

Descargar: Descargar el documento en formato pdf

Ver metadatos: Ver los metadatos del documento.

Asociar a Expediente: el usuario podrá buscar un expediente y asociar estos documentos a él.

Anular: dejar el documento anulado. Para el proceso solicita firmar a los designados en el documento tal y como se observa en la siguiente imagen (Véase punto 4.5.6).

Verificar firma: Se accederá a otra pantalla donde se comprueba que la firma es correcta, además de una serie de atributos de esta.

Descargar firma: Descargar la firma en formato csig

Sustituir documento: Permite sustituir el documento mediante el CSV del nuevo documento, para ello el documento nuevo debe estar firmado por el mismo firmante que el documento a sustituir.

4.5.5. Detalle de un documento firmado con sello

^{Imagen 18: Detalle de un documento firmado con sello de órgano.}

En el detalle del documento se muestra información relativa al documento: CSV, descripción, tipo, preparador, origen, firmante, revisión, prioridad y estado.

En este caso, al ser un documento asociado a una operación de firma con sello, se muestran los documentos asociados a esa operación, destacando sus nombres, sus csv y su descripción.

Dependiendo desde la bandeja de la cual se ha accedido a este detalle, estarán habilitadas una serie de acciones, en el caso de documentos firmados con sello de órgano serán:

Descargar: Descargar el documento en formato pdf

Verificar firma: Se accederá a otra pantalla donde se comprueba que la firma es correcta, además de una serie de atributos de esta.

Descargar firma: Descargar la firma en formato csig

Ver operación: Detalles de la operación de firma, en puntos posteriores abordaremos este tema.

Ver metadatos: Ver los metadatos del documento.

Asociar a Expediente: el usuario podrá buscar un expediente y asociar estos documentos a él.

Anular: dejar el documento anulado. Para el proceso solicita firmar a los designados en el documento (véase "Anular Documento").

Sustituir documento: Permite sustituir el documento mediante el CSV del nuevo documento, para ello el documento nuevo debe estar firmado por el mismo firmante que el documento a sustituir.

Para aclarar el cómo sustituir un documento puede ver el siguiente vídeo del Canal de youtube de Administración Electrónica GA

En el detalle de un documento firmado que pertenezca a una operación se permite ver los detalles de dicha operación pulsando el botón “Ver operación”:

^{Imagen 19: Acceso al detalle de la operación desde el detalle de un documento.}

Una vez se pulse este botón se puede ver la siguiente pantalla:

^{Imagen 20: Detalle de una operación de firma con sello}

Tal como se puede apreciar en la Imagen número 20, se muestra la siguiente información referente a la operación:

Identificador : Identifica inequívocamente la operación

Estado: Estado en el que se encuentra la operación

A continuación se definen los posibles estados de las operaciones de firma con sello:

ESTADO	DESCRIPCION
OPERATION_CANCELED	La operación ha sido cancelada.
CANCELING_OPERATION	La operación se está cancelando y sus documentos quedaran anulados.
SIGNING_DOCS	Firmando y archivando documentos.
ERROR_SIGN_DOCS	Error al firmar los documentos de la operación.
END_OPERATION	Operación terminada con éxito.
PARTIAL_SUCCESS	Operación en éxito parcial, uno o varios de sus documentos no se han firmado correctamente.
OPERATION_TIMEOUT	La operación ha excedido el tiempo previsto para ser realizada.
CREATING_DOCS	Creando documentos de la operación.
ERROR_CREATING_DOCS	Error al crear los documentos.
ERROR_DOC_AUT	Error al firmar el documento de autorización.

Documentos relacionados: Listado de documentos que componen la operación

Operaciones disponibles: Según el estado en que se encuentre la operación una vez sea mostrada, se dispondrán varias acciones : reintentar operación y cancelar la operación:

Volver: Devuelve al usuario al detalle del documento asociado a la operación mostrada.

4.5.5.1. Reintentar una operación de firma con sello

Cuando en una operación de firma con sello, uno o más documentos que componen la operación no han sido firmados correctamente o no se han llegado a ser firmados, ya sea por agentes externos que han provocado errores. La operación se encuentra en un estado de éxito parcial.

En el caso de que una operación se encuentre en este estado, el sistema incorpora la posibilidad de reintentar la operación de firma con sello.

Para realizar el reintento de la operación debemos pulsar el botón de reintentar operación (Imagen 20), una vez termine el proceso de reintento de la operación, el sistema redirigirá al detalle de la operación, si el reintento ha sido satisfactorio, todos los documentos asociados a la operación serán firmados y la operación cambiara de estado.

4.5.5.2. Cancelar una operación de firma con sello

El sistema permite cancelar las operaciones de firma con sello, independientemente del estado en el que la operación se encuentre, siempre y cuando la operación no se encuentre en estado “CANCELING_OPERATION” o “OPERATION_CANCELED”

Para cancelar una operación se debe seguir el siguiente proceso:

Pulsar el botón cancelar operación (Imagen 20), cuando se pulse este botón, el sistema mostrará un dialogo (Imagen 21) de aviso advirtiendo de las consecuencias de la acción. Si se confirma el dialogo se generará un documento de cancelación (Imagen 22), documento que tendrá potestad, una vez firmado, de anular los documentos asociados a esa operación. Por el contrario, si no se confirma la operación, el sistema desestimará la cancelación de la operación, no llevándose a cabo cambio alguno en los documentos que la componen.

^{Imagen 21: Dialogo de confirmación de la cancelación de la operación}

^{Imagen 22: Documento de cancelación de operación de firma}

Este documento de cancelación contiene la siguiente información:

Identificador de la operación de firma con sello.

Información relativa a los todos los documentos de la operación que se va a anular: documento de autorización, documento de resumen y los documentos que componen la operación.

La fecha de generación del documento

El generante/ firmante del documento

Una vez el documento este generado, para que la operación sea cancelada, se debe firmar el documento:

^{Imagen 23: Firma del documento de cancelación de operación de firma}

Para firmar el documento, basta con pulsar el botón “firmar”, el sistema comenzara el proceso de cancelación, una vez el proceso termine, el sistema redirigirá al detalle de la operación cancelada (Imagen 22), se podrá apreciar que la operación ha pasado al estado CANCELING_OPERATION, pasados unos segundos si el proceso de cancelación ha sido satisfactorio cambiara a estado OPERATION_CANCELED, la operación queda cancelada y sus documentos asociados quedaran anulados.

^{Imagen 24: Detalle de una operación tras el proceso de cancelación}

4.5.6. Anular documento

Previamente al apartado, puede ver el vídeo del Canal de youtube de Administración Electrónica GA donde se habla de la sustitución de documentos:

Proceso para dejar el documento anulado. Para dicho proceso solicita firmar a los designados en el documento tal y como se observa en la siguiente imagen.

Imagen previa al proceso de anulación con el firmante añadido.

Una vez clicamos en el botón anular, nos generar un “DOCUMENTO DE ANULACIÓN” que nos aparecerá en la bandeja de “Pendientes de firma” el cual debemos firmar para hacer efectiva la anulación.

4.6. Bandeja de revisados

El submenú bandeja de revisados aparece cuando el usuario conectado tiene rol de revisor. Tiene dos opciones: asignar revisores y consultar bandejas, esta última se muestra si dentro de las acciones del rol está consultar bandeja.

^{Imagen 25: Submenú Bandeja de revisados}

4.6.1. Asignar revisores

Para poder asignar revisores a un firmante dado, se selecciona un firmante del combo y se pulsa sobre el botón Buscar. Seguidamente se mostrarán los revisores asignados al firmante seleccionado con la opción de Activar/Desactivar el revisor.

^{Imagen 26: Asignar revisores}

4.6.2. Bandeja de revisados

La bandeja de revisados es similar al resto de las bandejas. Tendrá unos criterios de búsqueda por los cuales se pueden filtrar los documentos y una tabla con los documentos filtrados, además se puede acceder a ver el detalle de cada documento y realizar acciones como revisar/rechazar y descargar documentos.

^{Imagen 27: Bandeja revisados}

4.7. Preparar documento

El submenú lateral izquierdo 'Preparar documentos' abre la página del primer paso para la preparación de un documento.

4.7.1. Elementos comunes

Antes de pasar a especificar los pasos para preparar un documento se va explicar los elementos comunes durante la preparación.

Ayuda: Esta información proporciona ayuda sobre como completar cada paso. Para acceder a esta ayuda hacer click sobre en enlace Ayuda.

^{Imagen 28: Ayuda en la preparación}

Apartados de preparación: En la parte superior de cada pantalla se puede acceder de manera directa a otros apartados pulsando la pestaña correspondiente. Sin embargo; solo se podrá acceder de manera directa a los pasos que se hayan completado correctamente.

^{Imagen 29: Apartados de la preparación}

Acciones navegación: Con los botones de navegación se puede mover al paso anterior y al siguiente. El botón Siguiente tiene la misma funcionalidad que el botón Guardar, es decir, una vez que haya introducido los datos correspondientes y se seleccione Siguiente, se mandará a guardar los cambios.

^{Imagen 30: Acciones navegación}

4.7.2. Preparar documento - Selección de fichero, procedimiento y visibilidad (Paso 1)

Lo primero que se hace al preparar es seleccionar un procedimiento.

^{Imagen 31: Selección de fichero y procedimiento}

Con el botón Siguiente, se guarda la información y se pasa al siguiente paso, a diferencia del botón Guardar que se queda en la misma pantalla mostrando el fichero y el procedimiento seleccionado. Una vez guardado el fichero se da la opción de sustituirlo con la opción Sustituir fichero.

Si el usuario conectado no tiene procedimientos asociados se le indicará al usuario con un mensaje. Es posible buscar procedimientos mediante el botón Buscar esto nos permitirá utilizar procedimientos que no están asociados al usuario de manera temporal.

^{Imagen 32: Selección de fichero sin procedimientos asociados}

En la pantalla de búsqueda de procedimiento se da la opción de buscar el procedimiento por los campos signatura y descripción, si no se introduce ningún filtro se devolverá la lista completa.

^{Imagen 33: Búsqueda de procedimiento}

Al seleccionar el procedimiento del resultado de búsqueda, se redirige a la pantalla de selección de fichero. Si se había seleccionado un fichero antes de la búsqueda de procedimiento, el fichero se mantiene y se puede cambiar con el botón Cambiar fichero.

^{Imagen 34: Selección de fichero y procedimiento}

Una vez seleccionado un procedimiento, se realizará un búsqueda de posibles órganos gestores asociados al mismo.
Tras unos instantes de búsqueda, aparecerá un selector de visibilidad. Si se han encontrado órganos gestores, el selector aparecerá habilitado; si no es así, aparecerá deshabilitado, junto a un mensaje informando de que no se han encontrado órganos gestores, y de que la única visibilidad posible es la limitada.

Un documento preparado con visibilidad compartida podrá ser visualizado desde el árbol de órganos gestores del organismo en el que se encuentre el usuario. Si por el contrario se trata de un documento en visibilidad limitada, solo podrá ser visualizado por su preparador y sus firmantes

Si se selecciona visibilidad compartida, se desplegará a su vez un selector de órganos gestores para elegir con cuáles se desea compartir la visibilidad.

Tras la selección de de procedimiento y visibilidad, solo falta seleccionar un documento.
Solamente se pueden adjuntar ficheros con formato PDF.
Para ello, pulsar en el botón "Seleccionar archivo" y buscar en el equipo el documento que se desea preparar.

Una vez seleccionado el procedimiento, el tipo de visibilidad, y el fichero, pulsar en Siguiente para continuar con el siguiente paso de la preparación.

4.7.3. Selección del tipo de documento (Paso 2)

^{Imagen 35: Selección del tipo de documento.}

Tipo de documento: Tipo de documento del repositorio documental que puede crear el usuario. Este campo es obligatorio.

Prioridad: Prioridad que se asocia dentro de la aplicación a este documento. Este campo es obligatorio.

Original o copia: Identifica al documento según su origen o finalidad. Este campo es obligatorio

Bloque: Da la posibilidad de almacenar los documentos por bloques:

Existente: Seleccionar un bloque de entre los existentes.

Nuevo: Crear un nuevo bloque.

En caso de que los campos obligatorios no se rellenen, al presionar cualquiera de los botones “Guardar” o “Siguiente”, la aplicación mostrará al usuario un mensaje de error.

Si se escribe un nuevo bloque, se pueden guardar los cambios con la tecla intro.

^{Imagen 36: Validación del tipo de documento.}

En caso de no haber rellenado los campos obligatorios, aparecerá un mensaje informativo indicándolo.

4.7.4. Edición de metadatos (Paso 3)

En este apartado puede ver todo lo referente a la edición de metadatos. Previamente, puede ver el video del Canal de youtube de Administración Electrónica GA referente a este apartado:

En el paso 3 de la preparación, aparece un listado de los datos obligatorios, opcionales y relaciones que debe tener un documento, éstos a excepción de la descripción se rellenan por defecto. Después de rellenar los datos obligatorios, se puede guardar presionando la tecla intro.
Cabe decir que describir toda la información relacionada con los metadatos no es objetivo de este documento, toda la información competente a los metadatos se puede encontrar en el siguiente documento: ‘PAEGA_GD_MetadatosV2.0.1x’.

^{Imagen 37: Pestañas de metadatos.}

4.7.4.1. Edición de metadatos obligatorios

Existen una serie de campos relacionados con atributos del documento, la mayoría de estos son valores por defecto y no se pueden editar salvo alguno, como el metadato descripción, que indica la descripción del documento, este metadato debe ser informado, en caso contrario no será posible finalizar con la preparación del documento. Los metadatos editables saldrán en la parte superior seguidos de los no editables, ambos ordenados alfabéticamente.

4.7.4.2. Edición de metadatos opcionales

Existen una serie de campos relacionados con atributos del documento, estos no se rellenan por defecto y no es obligatorio rellenarlos. Por un lado ciertos metadatos no son editables por defecto, otros si y se rellenaran opcionalmente si es necesario aportar información extra al documento.

a) Edición de metadatos opcionales repetitivos

Existen una serie de metadatos, llamados repetitivos que ofrecen la posibilidad de ser introducidos una o más veces, en la siguiente imagen se define los metadatos repetitivos que por defecto se pueden rellenar, para agregarles un valor se debe marcar el metadato a rellenar y pulsar el botón “Cargar”, esto habilitara un campo para agregar valor al metadato, adicionalmente estos campos agregados se pueden borrar pulsando el botón “limpiar”, este botón eliminara todos metadatos agregados, tengan valor o no.

^{Imagen 38: Carga e introducción de metadatos opcionales repetitivos}

b) Edición de metadatos opcionales repetitivos estructurados

Los metadatos estructurados permiten agregar una serie de valores, relacionados entre sí, de forma que un metadato estructurado podrá está formado por metadatos simples además de otros metadatos estructurados, y estos metadatos tienen la característica de ser repetitivos, por lo que se podrán introducir una o más veces.

Para agregarles un valor se debe marcar el metadato a rellenar y pulsar el botón “Cargar”, esto habilitara una serie de campos sujetos al metadato para poder asignar valores, adicionalmente estos campos agregados se pueden borrar pulsando el botón “limpiar”, este botón eliminara todos metadatos agregados, tengan valor o no.

Están disponibles para su informe los siguientes metadatos repetitivos estructurados:

ACCESO

ACUERDOS Y RESOLUCIONES

CAMPOS DE VERIFICACIÓN

DIMENSIONES FISICAS

EVENTOS PLANIFICADOS

HISTORIAL DE EVENTOS

TRAZA

^{Imagen 39: Carga e introducción de metadatos opcionales repetitivos estructurados}

4.7.4.3. Edición de metadatos de relaciones

Se podrán ver las relaciones obligatorias por defecto, por defecto no editables.
Estas relaciones son:

RELACION APORTADOR

ORGANISMO PRODUCTOR

^{Imagen 40: Relaciones Obligatorias}

Así mismo el sistema permite agregar relaciones adicionales, la estructura de estas relaciones es igual al de los metadatos opcionales repetitivos estructurados, mencionados en el punto anterior, el sistema para agregar estas relaciones es similar a los ya vistos, adicionalmente estos campos agregados se pueden borrar pulsando el botón “limpiar”, este botón eliminara todas las relaciones agregadas, tengan valor o no.

Están disponibles para su informe las siguientes relaciones:

INTERESADO

ORGANISMO GESTOR

PROMOTOR

REPRESENTANTE

^{Imagen 41: Carga e introducción de relaciones}

Para agregar una relación, basta con seleccionar la relación y posteriormente cargar la relación, por defecto en cualquier relación que se haya agregado, los siguientes campos vienen con valor por defecto y estos no se podrán editar:

Tipo de entidad

Rol

Tipo de entidad

Categoría

Es necesario, una vez cargada la relación, será obligatorio rellenar todos los campos obligatorios, marcados con un asterisco. De lo contrario la relación no se almacenará en el documento. El sistema informará en el caso de que no se informen de los campos correctamente (Imágen 41).

4.7.5. Selección del firmante (Paso 4)

En esta pantalla se seleccionan los firmantes propuestos del documento. Además de seleccionar el o los firmantes se podrá agregar un texto de delegación y una nota dirigida del preparador al firmante. Por defecto se muestra la búsqueda rápida, si desea buscar otros firmantes acceda a la opción Búsqueda avanzada o Firmante Externo.

^{Imagen 42: Búsqueda rápida de firmantes.}

^{Imagen 43: Búsqueda avanzada de firmantes.}

^{Imagen 44: Búsqueda de firmantes externos.}

En caso de introducir un NIF de un usuario que no se encuentra en la base de datos como firmante externo, la aplicación nos avisa con el siguiente mensaje.

^{Imagen 45: Mensaje validación firmante externo.}

Una vez se hayan seleccionado los firmantes se muestra una pantalla con los firmantes propuestos del documento. Además se podrán realizar diferentes acciones tales como añadir nuevo firmante, modificarlo o eliminarlo.

Es posible indicar la condición que va a tener el firmante seleccionado, es un metadato opcional.

^{Imagen 46: Selección del firmante.}

Añadir firmante: Redirige a la página de selección de firmantes.

Modificar firmante: Para modificar los textos de la delegación y la nota.

Eliminar: Elimina el firmante propuesto del documento del sistema.

Al clicar en “Añadir pie de firma” nos lleva a la ventana en la que podremos incluir un pie de firma o texto en el documento.
En este paso se selecciona la ubicación de la firma. Por defecto se muestra activada la opción sin pie de firma.

^{Imagen 47: Posición de la firma.}

Al escoger la opción Seleccionar ubicación de la firma, se pueden arrastrar las firmas al documento. Para ello hacer click sobre la firma y arrastrarla hasta el sitio donde se desee poner.

^{Imagen 48: Seleccionar ubicación de la firma.}

Al pie del documento aparecerán dos opciones:

Añadir nueva página: Añadir una página al documento.

Eliminar posición firmas: Deshacer las posiciones de firmas que se habían guardado.

Imagen 49: Posicionar firma.

La opción Texto reemplazable, es para documentos que tengan el tag “#PosicionFirma#” en su contenido, si es así se incluirá en ese lugar la firma del documento.

4.7.6. Finalizar preparación (Paso 5)

En el último paso de la preparación, se debe introducir la fecha límite para la firma del documento y las firmas obligatorias. Si marcamos la opción "Permitir sólo las firmas obligatorias", cuando el documento haya sido firmado por el número que indiquemos en "Firmas obligatorias", el documento pasará a estado Firmado automáticamente y no permitiremos ninguna firma más aunque existan más firmantes. Sino marcamos esta opción, cuando alcancemos la "Fecha límite" pasará a Firmado si se ha alcanzado el número de firmas obligatorias. En caso en que se haya llegado a la fecha limite sin tener el número de firmas obligatorias se eliminarán las firmas del documento que ya estén asociadas y se dejará en estado borrador.

^{Imagen 50: Finalizar preparación}

Al pulsar el botón “Pasar a pendiente de firma” se mostrará la siguiente pantalla de en espera mientras se verifican los metadatos introducidos en el paso 3 (apartado 4.7.4).

En el caso de que algún metadato no sea informado y sea obligatorio o algún metadato informado no cumpla con su respectivo formato preestablecido, el sistema mostrará una alerta con los errores en la validación. En este caso, el documento NO quedará pendiente de firma hasta que se solucionen los errores mostrados.

^{Imagen 51: Finalizar preparación con errores de validación en los metadatos}

Al pulsar en el botón volver se volverá al paso 4 de la preparación. Lo que permitirá modificar los datos que no se hayan introducido.

Una vez que se haya verificado que todos los datos de la preparación son correctos, presionar el botón Pasar a pendiente de firma, si la operación se efectúa correctamente se redirige a la bandeja de pendientes de firma donde se encontrará el documento que ha sido preparado.

4.8. Firma de documentos

Para firmar un documento tenemos la opción de entrar al detalle del documento para firmarlo o en la bandeja pendientes de firma está la opción firmar selección para firmar los documentos seleccionados y firmar todos que firma todos los elementos filtrados.

^{Imagen 52: Firma documentos}

4.8.1. Firmar el documento desde el detalle

Cuando estemos en la pantalla del detalle del documento tendremos dos posibles formas de firmar los documentos, con sello de órgano (esta opción solamente es posible si el documento a firmar tienen permiso para la firma con sello de órgano) o con el certificado del usuario.

Para la firma del propio documento con sello usaremos el botón “Firmar con sello” (ver punto 4.8.2.1) para la firma con certificado usaremos el botón “FIRMAR”.

^{Imagen 53.1: Firma documentos.}

Al pulsar sobre el botón de firmar se abrirá una ventana para elegir el certificado con el que queremos firmar el documento. Podrán aparecer uno o varios certificados, tantos como tenga asociados el usuario.

^{Imagen 53.2: Certificados.}

Después de seleccionar el certificado para firmar el documento veremos una pagina con un mensaje de información de la operación de firma.

^{Imagen 53.3: Mensaje de la operación de firma del documento.}

4.8.2. Firmar selección y firmar todos

Cuando usemos “firmar selección” o “firmar todos” seleccionando un solo documento en el listado se redirigirá al detalle del documento (ver punto 4.8.1) y si seleccionamos varios documentos veremos una pantalla como en la imagen nº52, en donde nos mostrará la información referente a cada documento que hayamos elegido firmar y dos posibles formas de firmar los documentos, con sello de órgano (esta opción solamente es posible si todos los documentos a firmar tienen permiso para la firma con sello de órgano) o con el certificado del usuario.

^{Imagen 54: Firma selección o firmar todos.}

4.8.2.1. Firmar con sello

Para la firma con sello de órgano se firmará un documento en el que se autorice a la firma con sello del conjunto de documentos. Después de seleccionar la firma con sello veremos una pantalla (ver imagen nº54) en donde nos mostrará el documento de autorización que debemos firmar y los documentos que se firmaran con sello de órgano.

^{Imágen 55: Firma con sello de órgano.}

Una vez finalizada la operación de sellado de los documentos se realizan las siguientes acciones:

Los documentos sellados correctamente pasan a estado Firmado y los que no, pasan a estado Pendiente de firma, y se verán desde la correspondiente bandeja.

Se genera un documento de resumen

Se manda un aviso tanto al firmante como al preparador

Desde el detalle de los documentos se tendrá acceso tanto al documento de autorización como al documento de resumen.

4.8.2.2. Firma con certificado

Para la firma con certificado de los documentos usaremos el botón “FIRMAR”.

^{Imagen 56.1: Firma documentos.}

Al pulsar sobre el botón de firmar se abrirá una ventana para elegir el certificado con el que queremos firmar los documentos. Podrán aparecer uno o varios certificados, tantos como tenga asociados el usuario.

^{Imagen 56.2: Certificados.}

Después de seleccionar el certificado para firmar los documentos veremos una pagina con un mensaje de información de la operación de firma.

^{Imagen 56.3: Resultado firma con certificado.}

Una vez finalizada la operación de firma con certificado de los documentos se realizan las siguientes acciones:

Se manda un aviso por SGA a todos los firmantes y preparadores.

Se manda un correo electrónico al usuario que esta realizando la operación con el resultado de la firma de documentos.

Los documentos firmados correctamente pasan a estado Firmado y los que no, pasan a estado Pendiente de firma, y se verán desde las correspondientes bandejas.

4.9. Verificar firma

Permite verificar que la firma o firmas asociadas son válidas. Se puede verificar desde el botón Verificar Firma ubicado en el detalle del documento.

Imagen 57: Verificar firma

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