El Sistema de Notificaciones Electrónicas (SNT) es la aplicación que permite emitir por vía electrónica las notificaciones y comunicaciones administrativas dirigidas a cualquier persona física o jurídica

La aplicación “SNT” consiste en un portal destinado a ser utilizado por los empleados públicos. Todo empleado público que pretenda acceder a la aplicación, deberá disponer de permisos creados específicamente para tal fin. Dependiendo del rol asignado para cada usuario, las opciones disponibles varían, permitiendo o no, llevar a cabo diferentes acciones.

Además, para que los ciudadanos puedan aceptar o rechazar las notificaciones y leer comunicaciones, SNT también dispone de un portal público para los destinatarios puedan acceder (consultar el Área de ciudadanos)

En este apartado explicaremos cómo poder acceder al portal de SNT - Sistema de notificaciones electrónicas y sus funcionalidades

Contenido del manual

1.- Roles y usuarios

En la aplicación “SNT_PF” existen cinco tipos de roles diferentes a tener en cuenta, que son:

- Rol Editor. Este tipo de rol permitirá la generación de borradores a partir de notificaciones creadas con o sin documentos adjuntados y la acción de subir firmas asociadas a los mismos. A pesar de no poder firmar las notificaciones, puede consultar todos los documentos independientemente del estado en que se encuentren siempre que cumpla las validaciones por procedimiento-organismo de la notificación. En resumen, puede crear, editar y preparar nuevos borradores de notificaciones, así como mandarlos a firmar.

- Rol Emisor: Este rol permitirá emitir notificaciones pendientes de emisión, buscar solicitudes a emitir y pendientes, listar notificaciones pendientes de emisión y listar notificaciones firmadas y emitidas. Además, podrá consultar las notificaciones pendientes de emisión y las firmadas y emitidas por él, así como las que cumplan las validaciones de visibilidad por organismo-procedimiento. En resumen, puede emitir notificaciones previamente firmadas.

- Rol Firmante: Este rol permitirá firmar notificaciones pendientes, buscar solicitudes a emitir y pendientes y listar notificaciones pendientes de firma. Además, podrá consultar las notificaciones pendientes de firma y las firmadas y emitidas por él, así como las que cumplan las validaciones de visibilidad por organismo-procedimiento. En resumen, puede firmar notificaciones para que estas sean emitidas.

- Rol Editor-Emisor: Este rol une los permisos del rol editor con el del rol emisor.

- Rol Editor-Firmante-Emisor: Este rol une los permisos del rol editor, el rol firmante y el rol emisor.

- Rol Firmante-Emisor: Este rol une los permisos del rol firmante con el del rol emisor.

- Rol Super-Administrador: Los usuarios con este rol podrán realizar toda las acciones permitidas en la aplicación.

2.- Visibilidad de notificaciones y comunicaciones

La visibilidad de los listados para todos los usuarios, se realizara según estos criterios:

- Si las notificaciones están asociadas a procedimientos no horizontales: las podrán ver si esos procedimientos los puede gestionar el usuario de entrada.

- Si las notificaciones están asociadas a procedimientos horizontales: las podrán ver únicamente si el organismo de las mismas es un organismo para el que el usuario tiene algún rol de los permitidos por la aplicación y además sus procedimientos asociados los puede gestionar el usuario de entrada.

Para aclarar los conceptos de acceso y visibilidad puede ver los siguientes vídeos del del Canal de youtube de Administración Electrónica GA

3.- Ciclo de vida y estados de las notificaciones y comunicaciones

Las notificaciones electrónicas pueden tener los siguientes estados dentro del portal:

Preparación: la notificación se está creando y aún faltan datos por aportar o confirmar.
Pendiente de firma: la notificación se ha terminado de crear. Los datos ya no se pueden modificar y está pendiente de la firma del documento de notificación.
Pendiente de emisión: el documento de notificación se ha firmado y la notificación está pendiente de emitir al destinatario.
Emitidas:
- Pendiente: la notificación se ha emitido y está a disposición del destinatario en la sede electrónica.
- Aceptada: el destinatario ha aceptado la notificación a través de la sede y a accedido al contenido.
- Rechazada: el destinatario ha rechazado la notificación a través de la sede. Éste no puede acceder al contenido
- Rechazado por transcurso del plazo: la notificación ha caducado y el ciudadano ya no puede acceder al contenido.

4.- Descripción de funcionalidades

El usuario desde el navegador web accede al Portal del Funcionario, donde deberá autenticarse mediante un certificado electrónico válido.

El usuario accede a la URL de inicio (https://aplicaciones.aragon.es/snt_pf) o se le redirige a la misma en caso de no haberse autenticado previamente. (Imagen 3.1.1)

Imagen 3.1.1: Login de la Aplicación

Para acceder al Portal del Funcionario se ha de pulsar sobre el botón Acceder donde se nos redirigirá al servicio de Cl@ve donde podremos seleccionar nuestro certificado (Imagen 3.1.2)

Imagen 3.1.2: Selección de certificado en Cl@ve

En caso de que la identificación presentada no haya podido ser validada satisfactoriamente el servicio Cl@ve mostrara un mensaje de error. Pulsando en el botón Salir se volverá a la aplicación para elegir otro certificado(Imagen 3.1.3)

Imagen 3.1.3: Detalle de error de identificación en el login

Si el certificado es valido, desde el servicio Cl@ve se volverá a la aplicación donde se cargará una segunda página de login, en la cual se mostrará un nuevo desplegable con los diferentes organismos a los que esté asociado dicho certificado. Una vez seleccionado el organismo y pulsando el botón “Entrar” de nuevo, se accede a la aplicación.(Imagen 3.1.4)

En el caso de que un certificado sólo pertenezca a un organismo, esta segunda pantalla no existiría y se accedería directamente a la aplicación una vez seleccionado el certificado.

Imagen 3.1.4: Selección de organismo para acceso a la aplicación

En caso de que la identificación se haya validado correctamente el usuario accede al Portal del Funcionario donde se le mostrará por defecto el listado de Notificaciones "pendientes de firma y/o emisión".

Una vez accedido al sistema, la pantalla queda divididas en distintos apartados:

- En la parte superior derecha se sitúa la información acerca del usuario autenticado, así como la posibilidad de terminar la sesión de trabajo. (Imagen 3.3.1)

- En la parte superior izquierda se sitúa el botón de cambio de organismo y el nombre del organismo actual. (Imagen 3.4.1)

- En la parte izquierda se muestran las opciones del menú con las diferentes secciones de las que dispone el Portal del Funcionario.

- En la parte central se muestra, en cada momento, el detalle del apartado en el que sitúa el usuario. Que podrán ser o listados de notificaciones en sus diferentes estados o el detalle de éstas.

4.2.- Navegadores compatibles

El nuevo sistema de login a la aplicación funciona correctamente en los siguientes navegadores:

Microsoft Internet Explorer 8.0 o superior

Mozilla Firefox 3.5 o superior

Google Chrome 4.0 o superior

Opera Browser 11.5 o superior

Apple Safari 4.0 o superior

4.3.- Cierre de sesión del Portal del Funcionario

En cualquier momento, el usuario puede dar por finalizada su sesión de trabajo con el Portal del Funcionario, de tal modo que la información asociada a dicha sesión se limpia y se permite el acceso desde el mismo navegador a otro o al mismo usuario.

Este portal tiene un sistema de autenticación única por la que una vez identificado en este portal el usuario lo estará en todos las que utilicen el mismo sistema de autenticación útica. Además, la autenticación persiste aunque se cierre y abra otra vez el navegador con lo que la funcionalidad descrita en este apartado adquiere gran importancia.

A esta funcionalidad se accede mediante el enlace de la cabecera “Salir de sesión” (Imagen 3.3.1).

El usuario pulsa sobre la opción de “Salir de la sesión” (Imagen 3.3.1) y su sesión de trabajo se da por finalizada dirigiéndole al apartado 3.1. Login.

Imagen 3.3.1: Datos del usuario conectado e icono de salida de sesión.

4.4.- Cambio de organismo desde dentro de la aplicación

Una vez hemos entrado en la aplicación con un organismo concreto, es posible cambiarlo sin necesidad de salir y volver a entrar. Para ello, pulsaremos sobre el botón “Cambiar” (Imagen 3.4.1) de la parte superior de la pantalla, mostrándonos la lista de organismos posibles para elegir.

Imagen 3.4.1: Cambio del organismo desde dentro de la aplicación

4.5. Nueva notificación

4.5.1 Información del Borrador

Accediendo a la sección del menú “Nueva Notificación” (Imagen 3.5.1.1), el funcionario autenticado con rol de “editor” o “editor-emisor” o "editor-firmante-emisor" puede crear un nuevo borrador.

Aparece un formulario con los siguientes campos relacionados con el borrador: Asunto (obligatorio y con tamaño máximo de 250 caracteres), Plazo (obligatorio), Procedimiento (obligatorio), Visibilidad, Referencia interna del expediente, Contenido.

Y con la siguiente información relacionada con el destinatario, que puede ser tanto persona física como jurídica: NIE/NIF o CIF (obligatorio), Nombre o Razón Social (obligatorio), Apellido1 (obligatorio sólo para personas físicas), Apellido2, Dirección, Email (recomendado, si se desea añadir más de una dirección de correo electrónico, tendrán que separarse con ';' , por ejemplo: a@email.com;b@email.com)

Imagen 3.5.1.1: Nueva notificación

A la hora de crear la notificación podremos elegir entre dos opciones:

1. Crearla a partir de un documento de notificación ya existente en el Sistema de Almacenamiento y Verificación de Documentos (CCSV) especificándole el código CSV. Habrá que tener en cuenta que el documento debe estar en estado Original o Copia, y dentro de copia tiene que ser Copia Auténtica.

Si se quiere ver información acerca del documento que se está usando para crear la notificación se deberá pulsar sobre el botón Mostrar Documento, mediante el cual se nos mostrará una pequeña tabla con algunos datos relativos al mismo, como la fecha de creación, el nombre y un botón para descargar el documento y así poder previsualizarlo.

Imagen 3.5.1.2: Mostrar Documento

2. Especificar su contenido en el cuadro de texto indicado para ello y que sea el propio portal el que genere el documento.

En la búsqueda rápida de firmante aparecen los firmantes de las últimas notificaciones del usuario.

En búsqueda avanzada de firmante aparece un formulario en el que se puede buscar por NIF, por nombre y primer apellido o bien por email.

Una vez seleccionado un firmante, aparecerá como firmante de la notificación:

Si se ha seleccionado visibilidad compartida, se comprobará que el firmante que hayamos seleccionado tenga permiso en las unidades tramitadoras seleccionadas del procedimiento. Si no tiene permiso se mostrará un error avisando de ello:

4.5.2 Información del Destinatario

Si agregamos más de un destinatario la aplicación nos da la posibilidad de enviar la misma notificación a todos ellos o enviar una notificación diferente a cada uno de los destinatarios.(Imagen 3.5.2.1)

Imagen 3.5.2.1: Opción de modo de envío de notificación con varios destinatarios

Un borrador con varios destinatarios quedaría del siguiente modo (Imagen 3.5.2.2) :

Imagen 3.5.2.2: Información del destinatario

Al pulsar “Eliminar” se eliminarán todos los destinatarios con las casillas seleccionadas. Si no se selecciona ninguna, no se eliminará a ninguno.

4.5.3 Documentos Adjuntos

Desde “Nueva notificación”, se pueden adjuntar documentos administrativos mediante un CSV válido. El documento agregado mediante CSV debe estar en estado ORIGINAL o COPIA en documentum para que SNT deje agregarlo como fichero adjunto. También se nos da la posibilidad de descargar el adjunto o eliminarlo y descargar la firma asociada al adjunto y verificarla en caso de ser un documento firmado.

Información sobre notificaciones con adjuntos

En caso de que una notificación tenga adjuntos o el documento de la notificación sobrepase el tamaño máximo (10MB), la notificación se enviará a Carpeta Ciudadana (Notific@) como una comunicación, avisando de que tiene que acceder al portal público de SNT para aceptarla o rechazarla

3.5.3.1 Adjuntar documento

En la parte inferior de la pantalla de creación del borrador se muestra el formulario para asociar nuevos documentos adjuntos al borrador.

Imagen 3.5.3.1.1: Añadir documentos adjuntos

Para añadir un documento administrativo a nuestra notificación, deberemos marcar la opción “Adjuntar documento administrativo” e introducir un código CSV válido.

Si el código no es válido, se mostrará un mensaje por pantalla avisando al usuario.

Sin embargo, si el código introducido es correcto se recuperará el archivo de documentum y se tratará como un archivo adjunto.

Para añadir un documento desde el equipo, debemos marcar la opción “Adjuntar documento desde equipo”.

Existen dos tipos de documentos adjuntos que pueden ser asociados al borrador desde el Portal del Funcionario:

1.- Documento adjunto sin firma:

Mediante el botón “Examinar” seleccionamos el documento e incluimos una descripción al documento si es necesario.

Pulsar “Adjuntar” para completar el proceso de asociar un documento adjunto al borrador.

2.- Documento adjunto con firma:

Mediante el botón “Examinar” seleccionamos el documento e incluimos una descripción al documento si es necesario.

Si queremos adjuntar la firma, haríamos click sobre el botón “Examinar” del apartado de “Firma del Adjunto” y seleccionaríamos el fichero que contendrá la firma detached del documento adjunto incluido anteriormente.

Pulsar “Adjuntar” para completar el proceso de asociar un documento adjunto al borrador.

4.5.3.2 Descarga de uno o varios Documentos Adjuntos

Desde el detalle de un borrador se pueden descargar varios documentos adjuntos desde el listado de documentos adjuntos (Imagen 3.5.3.2.1).

Imagen 3.5.3.2.1: Detalle del botón "Descargar" adjuntos como zip

Para ello, se seleccionarán del listado de documentos adjuntos los documentos a descargar, y se pulsa sobre el botón que se encuentra bajo la tabla de documentos adjuntos “Descargar”. Esto generará un fichero comprimido que incluirá aquellos documentos que se hayan seleccionado para su descarga y se mostrará un diálogo desde el navegador para proceder a almacenar en disco el fichero comprimido con los documentos (Imagen 3.5.3.2.2).

Imagen 3.5.3.2.2: Descarga de adjuntos como zip

También se permite descargar adjuntos uno a uno desde el enlace "Descargar" que aparece en cada adjunto (Imagen 3.5.3.2.3).

Imagen 3.5.3.2.3: Detalle del botón Descargar un adjunto

4.5.3.3 Descarga de la firma de un documento

Se ofrece la posibilidad de poder descargar la firma de un documento firmado.

El procedimiento es el mismo en todos aquellos documentos que ofrezcan la posibilidad de descargar su firma pulsar sobre el botón “Descargar Firma” (Imagen 3.5.3.3.1) y mostrará un diálogo desde el navegador para proceder a almacenar en disco o visualizarla sobre una nueva ventana la firma del documento (Imagen 3.5.3.3.2).

Imagen 3.5.3.3.1: Detalle del botón "Descargar firma"

Imagen 3.5.3.3.2: Descarga de la firma de un adjunto

4.5.3.4 Información de la firma de un documento

Para aquellos documentos que están firmados electrónicamente existe la posibilidad de visualizar los datos del certificado con el que ha sido firmado el documento.

Sobre un documento firmado donde exista la opción de “Información de la Firma” (Imagen 3.5.3.4.1) se podrá pulsar para acceder a la pantalla donde se muestra la siguiente información

(Imagen 3.5.3.4.2):

Imagen 3.5.3.4.1: Detalle del botón "Información de la Firma"

Fecha de Verificación: Fecha en la que ha sido verificado el documento firmado.

Verificación de Firma: Estado que indica si el documento firmado ha sido verificado correctamente.

Verificación de Certificado: Estado que indica si el certificado con el que ha sido firmado el documento ha sido verificado correctamente.

Fecha de Firma: Fecha en la que ha sido firmado el documento.

Nombre del Firmante: Nombre completo del responsable que ha firmado el documento.

Identificador del Firmante: Identificador asociado al responsable que ha firmado el documento.

Validez del certificado desde: Fecha de inicio del periodo de validez del certificado con el que ha sido firmado el documento.

Caducidad del certificado: Fecha fin del periodo de validez del certificado con el que ha sido firmado el documento.

Emisor: Nombre del emisor del certificado que ha firmado el documento.

Nº Serie: Número de serie del certificado que ha firmado el documento correspondiente al emisor.

Id de No Repudio: Identificador del documento almacenado en el no repudio de la plataforma de firma.

Imagen 3.5.3.4.2: Información de la firma de un documento adjunto

4.5.3.5 Eliminar documento adjunto

En el listado de documentos adjuntos asociados al borrador, se da la opción de eliminar un documento mediante el icono de una papelera. Al pulsar el icono, se muestra un mensaje de confirmación del borrado y pulsando en "Aceptar" el adjunto desaparece del listado (Imagen 3.7.2.5.1).

Si el adjunto a sido agregado mediante el botón examinar se borra directamente de documentum, si ha sido agregado mediante un CSV se eliminará únicamente la relación con nuestra notificación.

4.6. Listado de notificaciones en preparación

Accediendo a la sección del menú “Listado de ”, con el rol “editor” o “editor-emisor” o "editor-firmante-emisor", se mostrará el listado de borradores en preparación que todavía no han sido enviados a firmar, la visibilidad del listado sera por tipo limitada o compartida.

En el listado de borradores (Imagen 3.6.2) se muestra la siguiente información: Fecha de alta, NIF del Destinatario, Número de Expediente, Organismo, Asunto, Estado.

Con la cual es posible realizar las acciones de ordenación por columnas, excepto por la columna de organismo y nif de destinatario, y disponer de paginación sobre el listado mostrando la siguiente información:

Y el listado por criterios de búsqueda (Imagen 3.6.1) de: Visibilidad (limitada o compartida), Procedimiento, Fecha de alta, NIF del Destinatario, Número de Expediente, Asunto.

Imagen 3.6.1: Campos para el criterio de búsqueda

Imagen 3.6.2: Listado de borradores

4.6.1 Enviar a firmar un listado de notificaciones

Desde el listado de notificaciones en preparación es posible seleccionar un conjunto de notificaciones y enviarlas a firmar.

Ilustración 3.6.1.1 Detalle “Enviar a firma”

Para ello, se seleccionarán del listado de notificaciones en preparación las notificaciones que se quieran enviar a firmar, y se pulsará sobre el botón “Enviar a firmar”que se encuentra bajo la tabla de notificaciones en preparación para iniciar el proceso. Éste enviará las notificaciones a firmar, que pasarán al Listado de notificaciones pdtes. de firma y/o emisión.

Mientras se lleve a cabo el proceso, aparecerá el siguiente mensaje informativo en la pantalla:

Ilustración 3.6.1.2 Mensaje informativo “Enviar a firmar”

Una vez finalizado, se volverá al listado de notificaciones en preparación.

4.7. Detalle del Borrador

Desde el listado de borradores es posible acceder al detalle de un borrador. Se muestran los datos del borrador en un formulario igual que en el alta (apartado 3.4.1), salvo la información del destinatario. En su lugar podemos ver un apartado con el listado y operaciones disponibles con documentos adjuntos. Con la diferencia que si la notificación tiene varios destinatarios, la información de éstos se mostrará en una tabla (Imagen 3.7.1) y si tiene sólo uno, la información se verá en cajas de texto editables (Imagen 3.7.2).

Mediante la opción “Previsualizar” se permitirá descargar un archivo pdf sin validez con los datos de la Notificación. (Imagen 3.7.3)

Imagen 3.7.1: Detalle de un borrador con varios destinatarios

Imagen 3.7.2: Detalle de un borrador con un destinatario

Imagen 3.7.3: Detalle del botón previsualizar documento

4.7.1 Modificar borradores

Al pulsar sobre “Editar” en el listado de borradores en preparación se muestran los siguientes datos: NIF/NIE o CIF del destinatario (obligatorio), Nombre o razón social (obligatorio), Apellido1 (obligatorio sólo para personas físicas), Apellido2, Dirección, Email (recomendado), Asunto (obligatorio y con tamaño máximo de 250 caracteres), Plazo (obligatorio), Procedimiento (obligatorio), Visibilidad (obligatorio),Firmante de la notificación (obligatorio), Número de expediente,Contenido.

Una vez modificados los datos deseados, se ha de pulsar el botón “Actualizar” (Imagen 3.7.1.2).

A continuación, se muestra el resto de la información principal de un borrador (Imagen 3.7.1.1):

Imagen 3.7.1.1: Resto de información del detalle de un borrador

Imagen 3.7.1.2: Detalle del botón Actualizar

4.7.2 Documentos Adjuntos

Desde la edición de un borrador, se muestra el listado de documentos adjuntos asociados al borrador (Imagen 3.7.2.1) , con la posibilidad de descargar el adjunto o eliminarlo y descargar la firma asociada al adjunto y verificarla en caso de ser un documento firmado. También hay un apartado para poder adjuntar documentos administrativos mediante un CSV válido, el documento agregado mediante CSV debe estar en estado ORIGINAL o COPIA en documentum para que SNT deje agregarlo como fichero adjunto.

Imagen 3.7.2.1: Listado de adjuntos en el detalle de un borrador

4.7.2.1 Adjuntar documento

En la parte inferior del detalle del borrador se muestra el formulario para asociar nuevos documentos adjuntos al borrador.

Imagen 3.7.2.1.1: Añadir documentos adjuntos

Para añadir un documento administrativo a nuestra notificación, deberemos introducir un código CSV válido.

Si el código no es válido, se mostrará un mensaje por pantalla avisando al usuario.

Sin embargo, si el código introducido es correcto se recuperará el archivo de documentum y se tratará como un archivo adjunto.

Existen dos tipos de documentos adjuntos que pueden ser asociados al borrador desde el Portal del Funcionario:

1.- Documento adjunto sin firma:

Mediante el botón “Examinar” seleccionamos el documento e incluimos una descripción al documento si es necesario.

Pulsar “Adjuntar” para completar el proceso de asociar un documento adjunto al borrador.

2.- Documento adjunto con firma:

Mediante el botón “Examinar” seleccionamos el documento e incluimos una descripción al documento si es necesario.

Pulsar “Adjuntar” para completar el proceso de asociar un documento adjunto al borrador.

4.7.2.2 Descarga de uno o varios Documentos Adjuntos

Desde el detalle de un borrador se pueden descargar varios documentos adjuntos desde el listado de documentos adjuntos (Imagen 3.7.2.2.1).

Imagen 3.7.2.2.1: Detalle del botón "Descargar" adjuntos como zip

Imagen 3.7.2.2.2: Descarga de adjuntos como zip

También se permite descargar adjuntos uno a uno desde el enlace "Descargar" que aparece en cada adjunto (Imagen 3.7.2.2.3).

Imagen 3.7.2.2.3: Detalle del botón Descargar un adjunto

4.7.2.3 Descarga de la firma de un documento

Se ofrece la posibilidad de poder descargar la firma de un documento firmado.

El procedimiento es el mismo en todos aquellos documentos que ofrezcan la posibilidad de descargar su firma pulsar sobre el botón “Descargar Firma” (Imagen 3.7.2.3.1) y mostrará un diálogo desde el navegador para proceder a almacenar en disco o visualizarla sobre una nueva ventana la firma del documento (Imagen 3.7.2.3.2).

Imagen 3.7.2.3.1: Detalle del botón "Descargar firma"

Imagen 3.7.2.3.2: Descarga de la firma de un adjunto

4.7.2.4 Información de la firma de un documento

Para aquellos documentos que están firmados electrónicamente existe la posibilidad de visualizar los datos del certificado con el que ha sido firmado el documento.

Sobre un documento firmado donde exista la opción de “Información de la Firma” (Imagen 3.7.2.4.1) se podrá pulsar para acceder a la pantalla donde se muestra la siguiente información

(Imagen 3.7.2.4.2):

Imagen 3.7.2.4.1: Detalle del botón "Información de la Firma"

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