En este apartado se publicarán las dudas más frecuentes ("FAQ’s") que pueden tener las personas usuarias del Gestor de expedientes y cómo resolverlas.

Creación de expedientes

FAQ_001.- Voy a crear un expediente administrativo, ¿qué hago si no sé el número de procedimiento que debo seleccionar?

Podemos buscar por el nombre del procedimiento. En este caso, podemos introducir el nombre concreto o podremos realizar la búsqueda en el listado de forma predictiva, introduciendo las primeras letras del nombre. 

También podremos buscar el número de procedimiento en el Catálogo de Servicios. 

Hay que tener en cuenta que sólo podremos seleccionar aquellos procedimientos en los que estemos dados de alta.

FAQ_002.- Voy a crear mi expediente, pero no encuentro mi procedimiento en el listado porque todavía no está publicado

No se puede tener número de procedimiento hasta que no esté publicado el procedimiento en el Catálogo de Servicios. Y cuando este publicado, tengo que solicitar permisos en ese procedimiento. Una vez hecho esto, ya tendré configurado ese procedimiento para su uso en las herramientas y aparecerá en el listado de procedimientos para crear un expediente. 

FAQ_003.- ¿Para crear un expediente es necesario añadir un documento?

Para crear un expediente es necesario añadir documento. Solo en este momento tendré un CSV del expediente y podré interoperar con él (enviarlo a un organismo, por ejemplo). 

El cambio en esta herramienta es que hay una fase previa de "expediente en preparación" que nos permite incluir en un primer momento los metadatos de procedimiento, visibilidad interna y número de expediente. Pero hasta que no añada documentos, no tendré un CSV y no podré, por ejemplo, enviar a otro organismo ese expediente, generar el índice u organizarlo internamente.

FAQ_004.- ¿Los expedientes en el Gestor se relacionarán por provincias, seguido del número de año y la aplicación otorga número consecutivo por provincia?

En estos momentos, el Número interno de los expedientes se lo asigna la persona que lo crea o "aportador". Es un texto libre. El número CSV se asigna de forma automatizada.

FAQ_005.- ¿Se puede abrir un expediente con un documento que se sube desde el equipo?

Sí, se puede abrir un expediente subiendo un archivo desde el equipo. En principio, no hay limitación para que el primer documento de un expediente sea una copia simple. 

Eso sí, es conveniente que el procedimiento del primer documento y del expediente coincidan. 

FAQ_006.- Al generar un expediente automáticamente a través del tramitador, ¿en qué estado se crea, dónde lo encuentro y qué gestiones puedo realizar con él?

Los expedientes generados automáticamente se crean en estado “Abierto”, y se gestionan tal y como si se hubiesen creado en el Gestor.

Se mostrarán en la pantalla de Inicio del Gestor de expedientes así como también en el listado de expedientes.

También puede buscarse desplegando el buscador avanzado y seleccionando el check-box “Expedientes generados automáticamente”.

En el enlace al Manual de ayuda están detalladas todas las acciones que pueden realizarse con expedientes abiertos.

Gestión del expediente

FAQ_001.- Si creo un expediente con un número, ¿puedo luego modificarlo?

Sí. El número interno del expediente sí será editable. Lo que no será editable es el Código Seguro de Verificación (CSV) o identificador que genera automáticamente la aplicación.

FAQ_002.- Entonces, cuando se añaden desde el equipo, ¿siempre serán copias simples?

Sí, cuando se añaden documentos desde el equipo siempre serán copias simples.

FAQ_003.- ¿Hasta cuántos documentos o subcarpetas puede haber en cada expediente?

En estas primeras fases de implementación de la herramienta, se recomienda seguir trabajando de la forma actual.

En la actualidad se están abordando las tareas para optimizar el rendimiento del Gestor documental. Cuando esté plenamente operativo, no deberían existir restricciones de número más allá de la propia eficiencia de las personas que gestionan los expedientes. 

Exportación de listados y descarga de documentos

FAQ_001.- Dentro de un expediente se permite la descarga de los archivos, pero sólo he visto carpetas y documentos en formato HTML: ¿se podrán descargar los documentos en formato PDF?

Es necesario diferenciar entre la descarga de los documentos que componen un expediente y la exportación, en diferentes formatos, de los listados que se generan en el Gestor de expedientes.

Lo que se exportan en los diferentes formatos son los listados. La descarga de documentos se realizará en el formato en el que estén incluidos en el expediente.

Entradas y salidas

FAQ_001.- Dentro de las entradas ¿Se podrán importar asientos de organismos estatales o locales?

Esta funcionalidad es la de importar asientos de REGFIA. Si estos asientos han entrado vía SIR (Sistema de Interconexión de Registros), estarán en REGFIA y se podrán importar.

FAQ_002.- ¿Se pueden enviar varios expedientes a un destinatario? Si se quiere enviar un expediente a 5 destinatarios diferentes ¿hay que repetir el proceso 5 veces?

De momento sí. En esta primera versión de la herramienta no puede hacerse un envío a varios destinatarios, pero es una de las funcionalidades que se incorporará progresivamente en la aplicación.

FAQ_003.a.- ¿Se puede enviar por bandeja de entrada documentos sin CSV (Word, Excel)?

A través de las bandejas solo pueden remitirse documentos y expedientes que tengan CSV. 

Así mismo, hay que tener en cuenta lo siguiente: cuando envío un expediente y es aceptado por el organismo destinatario, éste pasa a ser organismo gestor del expediente por lo que hay que tenerlo en cuenta a efectos de visibilidad interna.

FAQ_003.b.- Cuando en la FAQ_003.a se dice: “a efectos de visibilidad interna", ¿significa que si se tiene que enviar un expediente a uno de los DD.GG. u organismos no se podrá ver posteriormente si no se ha puesto en visibilidad compartida? O si pasa a ser Gestor ¿ya no se podrá ver aún habiendo sido la persona que lo ha creado?

No. Lo que se quiere decir es que si se ha creado un expediente con visibilidad compartida para un servicio, por ejemplo, y se manda a la bandeja de otro servicio diferente (que, por ejemplo, ni está en el departamento del primer servicio), ese Servicio destinatario, al aceptar el expediente, se convierte en gestor y podrá acceder a este expediente. Pero el servicio de origen, el remitente, no pierde su visibilidad interna.

Sobre la visibilidad de expedientes, es necesario tener en cuenta que, si estoy remitiendo un expediente a un organismo, para que pueda acceder, tiene que tener visibilidad sobre el mismo. Por eso se incorpora como organismo gestor del expediente. Es algo que hay que tener en cuenta cuando se entre en la herramienta y se vean los expedientes a los que se tiene acceso. Aparecerán todos sobre los que cada persona usuaria tenga permiso.

FAQ_004.- ¿En qué casos se visualiza el botón “Editar datos” en el detalle de una entrada y por qué?

Todas las entradas están asociadas a un procedimiento. En algunos casos, como el registro general, la solicitud de carácter general, las aportaciones voluntarias y las subsanaciones, es probable que la persona usuaria no conozca el procedimiento concreto que se tramita en la Administración. Es en estos casos cuando aparece el botón "Editar datos", ya que el organismo encargado de tramitar esa entrada debe ser el que concrete y defina el procedimiento adecuado.

Además de esto, para poder modificar el procedimiento de las entradas, es necesario que el nuevo procedimiento que se le quiere asignar, esté dado de alta en el organismo con el que se accede al Gestor de expedientes. En caso de no disponer de ningún procedimiento dado de alta en el organismo con el que se accede, el botón "Editar datos" no aparece.

Solicitud de informes sectoriales

FAQ_001.- ¿Se podrá generar ese documento objeto de la petición desde el gestor de expedientes, ya que en principio ira firmada electrónicamente la solicitud?

Es necesario diferenciar entre el objeto del informe (el documento sobre el que hay que emitir informe) y el documento solicitud de informe. El segundo es el que debería ir firmado en el caso de que se considere necesario tener esta petición formal de informe. El documento objeto de informe podrá o no ir firmado electrónicamente.

Con este contexto, por ahora las funcionalidades de preparación y firma de documentos se encuentran exclusivamente en Portafirmas. Se prevé incorporar el módulo de documentos en Gestor de expedientes a corto plazo.

FAQ_002.- Hola, cuando recibamos una solicitud entiendo que nos llegará aviso al correo como siempre, ¿no?

En la versión actual no se envían avisos a los organismos implicados sobre la petición o emisión de informes. El equipo está trabajando en este punto y, en próximas versiones, se informará a través de la página de inicio del Gestor de expedientes.

FAQ_003.- ¿Si los informes llevan un orden? Es decir, primero debe hacerlo uno y después otro, ¿se puede hacer o es pedirlo una vez recibido?

No hay posibilidad de establecer orden de emisión o dependencia entre informes. Como indicas, habría que pedirlo una vez recibido el anterior, si existe esa dependencia. No obstante, si consideras necesaria la funcionalidad, puedes enviarnos la sugerencia de mejora a la cuenta soportesae@aragon.es y la valoraremos.

FAQ_004.-¿Desde qué pestaña se solicitan los informes? ¿Desde el propio expediente?

Efectivamente, se solicitan desde el listado de expedientes o desde el detalle de un expediente.

FAQ_005.- ¿No se podrá reenviar? Por ejemplo, la petición nos va a llegar a la Secretaría o a una dirección general, y el informe lo tiene que emitir un organismo inferior.

No se contempla, en este primer momento, el reenvío por parte del órgano que recibe la petición de informe. Si un órgano considera que no es competente para emitir el informe, puede devolver la solicitud al órgano que ha realizado la petición, especificando brevemente el motivo.

FAQ_006.- Transcurrido el plazo que se establece para hacer el informe, ¿el organismo puede igualmente entrar y remitir el informe aunque sea tarde o ya no se podrá enviar informe?

En esta primera versión, la herramienta no permite emitir el informe una vez que ha transcurrido el plazo, existiendo la posibilidad de una nueva solicitud de informe. No obstante, si consideras necesaria la funcionalidad, puedes enviarnos la sugerencia de mejora a la cuenta soportesae@aragon.es y la valoraremos.

FAQ_007.- ¿Y se podrá seguir viendo por el destinatario que se le pidió informe aunque ya no pueda contestar a la petición o desaparece la petición?

La petición sigue visible para el organismo emisor aunque haya finalizado el plazo marcado y no haya emitido informe.

FAQ_008.- ¿El INAGA va a estar integrado como organismo al que pedir informe? Nosotros, como órgano sustantivo dentro del procedimiento, precisamos resolución ambiental para autorizar ciertos proyectos. Hasta donde yo conozco, la Ley 11/2014 establece que sea el promotor el que solicite una Evaluación de Impacto Ambiental, por ejemplo, ya que el INAGA cobra tasas por ello.

Como órganos peticionarios y destinatarios de la petición de informe sectorial se encuentran las unidades de los departamentos y de los organismos públicos de la Administración Autonómica. En el caso que comentas, si el promotor es privado no podrá solicitar el informe a través de esta Plataforma.

FAQ_009.- El plazo de resolución, cuando yo solicito el informe, ¿se puede dejar en blanco?

El plazo de resolución es un dato obligatorio en la versión actual.

FAQ_010.- En nuestro caso, preparamos nosotros unos informes conjunto con otro Departamento y solicitamos su ok mediante la firma, esta nueva funcionalidad ¿se puede acomodar a este caso?

Si la conformidad se realiza en la firma del propio informe, esta funcionalidad estaría contemplada en la firma de los documentos. Si se trata de otra situación diferente, te agradecería si nos puedes enviar la sugerencia detallada a través de soportesae@aragon.es.

FAQ_011.- Sin asiento registral para los informes con plazo, entonces el asiento con gestor de expediente, a través de la traza equivale afectos legales al asiento registral para favorecer la eficiencia en la gestión interna interoperativa.

Esta es la idea que se plantea en la Plataforma de Informes Sectoriales.

FAQ_012.- En el caso de que se haga la petición de informe mediante incorporación de documentos, cuando se haya emitido el informe, la incorporación al expediente electrónico la haremos nosotros, no automáticamente, ¿no? Igual que se viene haciendo hasta ahora o hay una opción en la nueva interacción?

El informe se añade automáticamente al expediente desde el que se realiza la solicitud. En la propia solicitud, indicaremos en qué carpeta u otra ubicación queremos que se incluya.

FAQ_013.- ¿Se ha planteado en la emisión de informe incluir un check sobre la conclusión del mismo? Favorable, desfavorable, observaciones, etc.

Por ahora no lo teníamos planteado. Agradecemos si nos puedes enviar esta sugerencia a través de soportesae@aragon.es para valorarla.

FAQ_014.- Estaría bien, en diseño visual de la aplicación, una alerta en la bandeja del órgano que recibe la petición de informe cuando quedasen dos días para la finalización del plazo de emisión (como recordatorio, algo en colorines que destaque o un calendario donde se pueda resaltar una fecha límite).

El equipo de experiencia de usuario está trabajando en una solución de avisos en la página de inicio del Gestor de expedientes que estará disponible en próximas versiones, y tendremos en cuenta esto que nos dices.

FAQ_015.- Si al mandar el informe me equivoco y lo he mandado erróneamente, el organismo que recibe la petición de informe, ¿cómo lo devuelve?

Si un órgano considera que no es competente para emitir el informe, puede devolver la solicitud al órgano que ha realizado la petición, especificando brevemente el motivo.

FAQ_016.- ¿Sabemos si la Administración del Estado tiene alguna herramienta similar a la que se pueda acceder desde las CCAA?

En estos momentos no somos conocedores de que la Administración General del Estado tenga una plataforma similar.

FAQ_017.- ¿Se harán guías de utilización por colectivos? Porque pertenezco a Educación y tengo la impresión de que habrá funciones que no comparta con otras administraciones.

Se ha plateado una solución muy horizontal que no establece ningún flujo de negocio o procedimiento específico. En el caso de que observaras que es necesario alguna funcionalidad adicional o modificar alguno de los comportamiento de la herramienta propuestos puedes enviar esta sugerencia a través de soportesae@aragon.es para valorarla.

FAQ_018.- ¿La herramienta genera un índice de la documentación que se adjunta o sobre la que se permite el acceso?

La herramienta no genera un índice automático de la documentación adjunta. No obstante, si lo consideras necesario te agradecería que nos enviaras la sugerencia a través de soportesae@aragon.es para valorarla.

Consulta de datos de personas interesadas y representantes

FAQ_001.- Si no tengo expediente en el Gestor de expedientes, ¿puedo consultar datos?

La funcionalidad que se incorpora en el Gestor de expedientes es la consulta de datos intermediados de las personas interesadas y sus representantes, metadatadas en un expediente. La consulta de datos a través de la herramienta SVCD se mantiene, de momento, de forma complementaria.

FAQ_002.- ¿Hay colgado en la web algún manual para consultar estas nuevas funcionalidades?

En el manual del Gestor de expedientes se ha incorporado la explicación de las nuevas funcionalidades de consulta de datos.

FAQ_003.- No encuentro el apartado de FAQs asociado al Gestor de expedientes, en la intranet. Sí lo he encontrado para la propia intranet.

El apartado de FAQs se encuentra dentro del propio manual del Gestor de expedientes. En el caso de personal habilitado, se ubicará en el espacio específico de la intranet gestionado por el servicio competente en materia de información a la ciudadanía.

FAQ_004.- Querría conocer del REA propio de Aragón pues los poderes tienen que estar bastanteados por los SSJJ, cuando se va a disponer de acceso electrónico para poder interactuar con la aplicación de la Caja de Depósitos.

La Administración de la Comunidad Autónoma de Aragón no tiene REA propio, sino que está adherida al REA estatal. En estos momentos, desde la Administración General del Estado se está tramitando un nuevo convenio que sustituirá al actual Convenio para prestación mutua de soluciones básicas de administración electrónica (PMSBAE) que da soporte jurídico a esta adhesión.

En principio, en el ámbito del REA estatal, únicamente son objeto de bastanteo los poderes aportados por el apoderado, tanto de forma presencial en una OAMR como de forma telemática dentro del propio REA. El flujo del bastanteo no está incorporado todavía en nuestra Administración ya que desde la Administración General del Estado se pide la firma del nuevo Convenio PMSBAE para la implementación completa del acceso al REA.

Sobre la integración del REA con la Caja de Depósitos no tenemos información al ser dos herramientas de carácter estatal.

FAQ_005.- ¿Está habilitada la consulta del apoderamiento en REA para el procedimiento de recursos administrativos (procedimiento horizontal)?­

En estos momentos, a través del Gestor de expedientes, lo que puede realizarse es la consulta sobre los apoderamientos que se encuentren inscritos en el REA. En el caso de apoderamientos inscritos para el ámbito general de la Administración o para una Administración en concreto, no se limitan los procedimientos sobre los que puede actuar el representante, por lo que podría realizarse para el procedimiento que se indica en la consulta.

Por otra parte, nuestro tramitador on line (TTO) ha incorporado la posibilidad de marcar que la representación está acreditada en el REA para cualquier procedimiento que se tramite a través de esta herramienta, estando incluido el de recursos administrativos.

Acceso al expediente desde SEDE a futura Carpeta Ciudadana

FAQ_001.- Cuando un expediente esté en fase de “Información pública”, ¿significa que cualquier usuario ya lo podría ver y se vería en la Sede Electrónica?

La idea es que cuando se incluya un Interesado a un expediente en el Gestor de expedientes y esté operativa Carpeta Ciudadana, esa persona interesada podrá acceder a ese expediente del que es interesada. El Gestor de expedientes siempre controlará la visibilidad del expediente y de los documentos que lo componen, pero si eliminamos al Interesado del expediente, esa persona no podrá acceder a ese expediente.

FAQ_002.- Cuando esté conectada la Carpeta Ciudadana/Sede Electrónica con el gestor de archivos, al eliminar un Interesado, ¿éste dejará de tener acceso al expediente completo o seguirá teniendo acceso a la parte en la que todavía era Interesado?

La idea es que cuando se incluya un Interesado a un expediente en el Gestor de expedientes y esté operativa Carpeta Ciudadana, esa persona interesada podrá acceder a ese expediente del que es interesada. El Gestor de expedientes siempre controlará la visibilidad del expediente y de los documentos que lo componen, pero si eliminamos al Interesado del expediente, esa persona no podrá acceder a ese expediente. 

FAQ_003.- ¿El incluir Interesado/Representante implica que éstos tengan acceso a futuro en Carpeta Ciudadana al expediente?

La relación del Gestor de expedientes y la próxima Carpeta Ciudadana va a posibilitar cumplir la obligación que tenemos de dar acceso a sus expedientes, pero siempre se podrá controlar esta visibilidad por los gestores del expediente.

FAQ_004.- ¿Dentro de un expediente puede haber documentos no accesibles a una persona interesada?

La idea es que el control del acceso siempre esté en manos de los gestores del expediente y se metadatará tanto la visibilidad del expediente como la de los documentos. 

Por ejemplo, si tengo un expediente con una persona interesada y su visibilidad es restringida a la misma, solo ella accederá al expediente. Y si dentro del expediente, tengo un documento que se metadata como interno, ese documento no será accesible.

Visibilidad interna del expediente

FAQ_001.- ¿Qué es la visibilidad interna?

Este metadato permite configurar el acceso a los expedientes para las personas empleadas públicas.

Cuando creamos un expediente, debemos definir quién puede tener acceso a él mediante la visibilidad interna, que puede ser limitada o compartida. 

La visibilidad interna limitada solo permite el acceso la persona que ha creado el expediente, es decir, a su aportador/a. 

La visibilidad interna compartida permite acceder al expediente a todas las personas empleadas públicas que pertenezcan al organismo gestor del expediente y a todos los organismos dependientes del mismo, que a su vez tengan permisos en el procedimiento que hayamos seleccionado para el expediente. A continuación, te contamos cómo configurar la visibilidad compartida en la creación de un expediente.

En la creación del expediente, cuando seleccionamos el procedimiento, se habilita la opción para elegir los órganos que podremos seleccionar a la hora de configurar la visibilidad compartida. Para mostrar estos órganos, el Gestor de expedientes tiene en cuenta el organismo con el que hemos accedido y los órganos gestores del procedimiento, configurados en el Catálogo de servicios. 

Los organismos que podremos seleccionar para esta visibilidad compartida son aquellos organismos gestores del procedimiento que estén en nuestra rama de organismo en el Sistema de Identificación de Usuarios (SIU). Por defecto, se marca el órgano gestor (del procedimiento) inmediatamente superior al nuestro y podemos ampliar esta selección marcando los  órganos gestores superiores a este. 

De esta manera, todos los organismos que dependan de los órganos que marquemos, podrán acceder al expediente, siempre y cuando no estén configurados como órganos gestores del expediente, ya que la herramienta entiende que los órganos gestionan los expedientes de manera independiente. 

Por ejemplo, tenemos una Dirección General con tres servicios: Servicio A, Servicio B y Servicio C. De estos tres servicios, el A y el B están configurados como órganos gestores del procedimiento X, pero el Servicio C no lo está. Si una persona del Servicio A crea un expediente para el procedimiento X y configura la visibilidad compartida a nivel de Dirección General, podrán acceder a este expediente las personas del Servicio A y las del Servicio C. Las personas del Servicio B se consideran gestoras del procedimiento, por lo que se considera que su gestión es independiente a la que hace el Servicio A y, por ello, no pueden acceder a los expedientes que ha creado el Servicio A. El Servicio C, en cambio, no gestiona el procedimiento, por esta razón, tiene permisos para acceder al expediente, aunque no debería aparecerle en el listado de expedientes, ya que no corresponde a ninguno de sus procedimientos. 

Cabe destacar que toda persona empleada pública que disponga del CSV de un expediente, puede acceder a él a través del Gestor de expedientes, independientemente de la visibilidad interna que se haya configurado.

FAQ_002.- ¿Es posible acotar de alguna forma esta visibilidad compartida? Entiendo que se accede a todo el expediente. Puede suceder que al remitir un documento a alguna unidad no sea necesario (incluso puede ser inconveniente) que se acceda a todo el expediente.

El comportamiento del Gestor de expedientes es el mismo que tenía BENT, solo que en estos momentos va a ser más accesible la información. 

Sobre las necesidades de acceso que vayamos reportando, se podrán ir definiendo mejor los permisos de visibilidad en las herramientas.

Preguntas generales sobre la herramienta

FAQ_001.- Cuando un expediente esté en fase de “Información pública”, ¿significa que cualquier usuario ya lo podría ver y se vería en la Sede Electrónica?

Si estamos dados de alta en Portafirmas o BENT no es necesario solicitar el alta en el Gestor de expedientes. 

A partir del día que os indiquemos para poder acceder, podréis entrar sin problema.

Material de apoyo

Manual de usuario del Gestor de expedientes

Para acceder al Manual de usuario del Gestor de expedientes: Gestor de expedientes  

Enlace a la Intranet