El objeto del presente documento es ofrecer una guía de uso del portal de administración del Sistema de Facturación Electrónica desarrollado para el Plan de Administración Electrónica del Gobierno de Aragón.
Está destinado al empleado público que accede como usuario al portal privado, y se explican las funcionalidades alcanzables desde este portal.

INDICE DEL CONTENIDO

1.- Descripción funcional básica del servicio

El Sistema de Facturación Electrónica (en adelante SFE) es la plataforma para la gestión de facturas electrónicas del Gobierno de Aragón.

El SFE es una solución software creada para facilitar al Gobierno de Aragón la gestión de sus facturas recibidas por medios telemáticos. Los empleados públicos del Gobierno de Aragón pueden acceder al portal privado (en adelante PRIV) para consultar las facturas recibidas de los organismos a los que pertenecen.

La función principal de SFE PRIV es la de gestionar las facturas recibidas por el organismo al que pertenece el usuario, o bien a alguno de los organismos de su ámbito.

A continuación el listado de las funcionalidades ofrecidas:

●  Listar facturas recibidas (con ordenación, paginación y filtros de búsqueda)

●  Ver detalle de factura recibida

●  Verificar firma

●  Ver histórico de estados de factura recibida

●  Descargar factura recibida

●  Consultar ficheros asociados a factura recibida

●  Descargar ficheros asociados a factura recibida

●  Descargar recibo de registro de factura recibida

●  Descargar firma del recibo de registro de factura recibida

●  Modificar datos externos a la factura

●  Reenviar factura a ERP, en el caso de que durante el proceso de recepción de la factura se haya producido algún error

●  Cambiar el estado de una factura no asignada a SERPA

Para acceder a las funciones del servicio deberemos primero superar el sistema de login, explicado en el apartado Login.

2.- Roles y usuarios

No todos los usuarios pueden acceder a todas las funcionalidades ofrecidas por el PRIV. Actualmente los roles existentes para el portal privado de SFE son los siguientes:

●  APROBADOR: posee capacidad para gestionar las facturas recibidas, incluyendo cualquiera de las funcionalidades que ofrece el portal privado de SFE.

●  CONSULTOR: posee capacidad para gestionar las facturas recibidas, pero no puede descargar el recibo de registro de una factura, ni la firma del recibo de registro, ni modificar datos externos a la factura, ni reenviar la factura al ERP, ni cambiar el estado de la factura.

3.- Descripción de las funcionalidades

A continuación se presentan las funcionalidades ofrecidas por el PRIV, mostrando capturas de pantalla para facilitar su comprensión.

3.1.- Login

Se accede a la aplicación mediante la URL http://[ip]:[puerto]/sfe_priv. Una vez cargada, aparece la pantalla de acceso al portal, donde tendremos que identificarnos mediante un certificado electrónico. Además, se muestra información sobre la disponibilidad de los servicios, la normativa aplicada y una ayuda online sobre la aplicación.

Open

Podemos diferenciar dos partes claras, en primer lugar el botón Entrar para acceder a la selección de certificado. En segundo lugar, disponemos de varios accesos a información relacionada con la aplicación.

3.1.1.- Selección de certificado y organismo

La aplicación cargará los certificados instalados en el navegador (sólo los emitidos por las Autoridades de Certificación permitidas por el Gobierno de Aragón) y será el usuario el que escoja con qué certificado desea iniciar sesión.

Al pulsar Entrar aparecerá la pantalla de selección de certificado.

Open

Una vez seleccionado el certificado aparecerá la lista de organismos receptores asociados a ese certificado.

Una vez seleccionado el organismo con que se desea trabajar en la aplicación, se ha de pulsar sobre el botón Entrar.

La aplicación comprobará que el usuario tenga los permisos pertinentes y que el organismo tenga la configuración correcta.

En caso afirmativo, permitirá el acceso al portal privado. En el caso de que pulsemos sobre Hacer login con otro usuario, regresará a la selección de certificados.

En el caso de disponer únicamente de un organismo público con privilegios suficientes, el sistema inicia la sesión sin necesidad de seleccionar el organismo.

3.2.- Inicio en la aplicación

Una vez seleccionado el certificado y el organismo con el que se desea trabajar, la aplicación redirecciona a la página del listado de facturas recibidas.

En esta y en todas las páginas de la aplicación, podemos encontrar partes comunes como son la cabecera, el menú lateral de la izquierda que nos servirá para volver a la página inicial, y el pie de página que nos ofrece información legal de la aplicación. A continuación se procede a una explicación de estos componentes comunes en el portal.

3.2.1.- Cabecera

En la cabecera de las páginas podemos encontrar el logotipo del Gobierno de Aragón a la izquierda y el nombre de la aplicación que estamos utilizando, en el centro. En otro nivel inferior, se muestra a la izquierda un desplegable con los organismos asociados al usuario autenticado, el cargo del usuario para el organismo actual y un botón para cambiar el organismo con el que se actúa sin tener que volver a la pantalla de login. A la derecha podemos encontrar el usuario con el que se ha accedido al sistema y un enlace para cerrar la sesión del usuario actual.

3.2.2.- Menú lateral izquierdo

En el menú lateral de la izquierda podemos encontrar los enlaces a la principal funcionalidad de la aplicación Facturas Recibidas, desde cualquier punto de la navegación por el portal.

En la opción Listado se muestra un listado con todas las facturas recibidas por el organismo del usuario activo y permite realizar búsquedas con unos filtros definidos.

Desde la opción Ayuda se accederá al manual de usuario del portal privado de SFE

3.2.3.- Pie de página

El pie de página se sitúa en la parte inferior de cada una de las páginas de la aplicación. Muestra enlaces al aviso legal y a la política de privacidad, en el centro. A la izquierda se indica la versión de la aplicación. A la derecha, una mínima información sobre el copyright y la bandera de la Unión Europea, cofinanciadora del proyecto.

3.3.- Listado de facturas recibidas

Esta página permite realizar búsquedas sobre todas las facturas incluidas en el ámbito de actuación del usuario. Esta dividía en dos bloques, en el primero de ellos aparecen los filtros de búsqueda, y en el segundo aparece el listado de resultados obtenidos.

Con el fin de listar las facturas deseadas, esta página dispone de un bloque que contiene dos tipos de filtros de búsqueda diferentes. En el primer tipo disponemos de búsquedas por campo, estos son:

●  NIF Proveedor: NIF del firmante de la factura.

●  Número Factura: número de la factura.

●  CSV: identificador CSV de la factura (Código Seguro de Verificación).

●  Nombre Proveedor: nombre del proveedor de la factura.

●  Número Expediente: número del expediente al que pertenece la factura.

●  Estado: estado de la factura.

●  Factura electrónica: la factura es electrónica o manual.

●  También se permite realizar filtros por rangos, pudiendo introducir unos límites inferiores y superiores para los campos:

●  Fecha de Emisión: fecha en la que se emitió la factura.

●  Fecha de Registro de entrada: fecha en la que la factura pasó por el Registro Telemático.

●  Importe total: importe total de la factura.

Si se quiere realizar algún tipo de filtro, se completa el campo correspondiente y se pulsa sobre el botón Buscar, rellenándose el listado con las facturas que cumplen dichos criterios de búsqueda. El formato utilizado en los campos que filtran por fechas debe ser dd/mm/aaaa.

El listado de las facturas muestra para cada una los siguientes campos: Núm. factura, NIF Proveedor, Proveedor, Fecha emisión, Fecha registro entrada, Número expediente, Electrónica, Estado e Importe total €. Pulsando sobre los nombres de las columnas se cambia la ordenación del listado, alternando entre una ordenación ascendente y descendente por el campo sobre el que se ha pulsado.

Los resultados se muestran paginados, facilitando la visualización. En el caso de tener más de una página con resultados, se muestran enlaces para acceder al resto de las facturas, permitiendo navegar por las diferentes páginas de resultados.

3.3.1.- Acciones

Las acciones permitas en esta pantalla son:

●  Botón Buscar: el sistema realiza la búsqueda con los filtros rellenados.

●  Botón Limpiar: el sistema borra los filtros y carga el filtro por defecto.

●  Enlace Primera: se muestra cuando nos encontramos en una página de resultados diferente a la primera y dirige a esa página de resultados.

●  Enlace Anterior: en el caso de que dispongamos de más de una página de resultados, este enlace carga el anterior bloque de resultados.

●  Enlace Última: aparece cuando nos encontramos en una página de resultados diferente a la última, y dirige a esa página de resultados.

●  Enlace Siguiente: en el caso de que dispongamos de más de una página de resultados, este enlace carga el siguiente bloque de resultados.

●  Enlaces numéricos: nos permiten ir directamente al número de página deseado.

●  Icono lupa: permite acceder al detalle de la factura.

●  Botón conformar: Este botón aparece si la búsqueda se realiza sobre facturas con 'Estado: Aceptada en contabilidad (SERPA)', pudiendo seleccionar una o más facturas antes de pulsarlo(*).

(*) Para poder conformar, el usuario ha de tener rol de Consultor.

3.4.- Conformar facturas

Esta página muestra el listado de todas las facturas que se han seleccionado para conformar.

Es necesario rellenar el NIF Firmante con uno válido y que pertenezca a SIU, de lo contrario nos saltará una alerta al pulsar el botón 'Conformar', dependiendo del error:

Si todo ha ido bien, mostrará un aviso con el número de facturas que se han enviado a conformar, y se redirigirá al listado de facturas recibidas.

En el documento generado de conformidad, por cada factura, se incluye un enlace a CCSV para ver el detalle de dicha factura.

El aspecto del documento generado, será el siguiente:

Podremos acceder a firmar este documento desde la aplicación PFI (Portafirmas), tendremos que entrar con el usuario que se haya indicado como firmante.

Una vez se ha firmado en PFI el documento, PFI comunicará el cambio a SFE y este actualiza el estado de la conformidad indicando la fecha de firma del documento. 

3.5.- Detalle de factura recibida

Desde el listado de facturas recibidas se puede acceder al detalle de una factura, pulsando sobre el icono con forma de lupa, permitiendo así acceder a toda la información relacionada con dicha factura.

La pantalla de detalle de factura se divide en dos partes claramente diferenciadas a las que se accede pulsando en las pestañas correspondientes en la parte superior: Detalle y Visualización.

3.5.1.- Pestaña Detalle

La pestaña Detalle muestra los datos generales, los centros gestores de la factura, los datos del proveedor y del pagador. También se muestran los ficheros asociados y el histórico de estados por el que ha pasado la factura.

En la parte superior de esta pestaña, tenemos la información General de la factura, donde se muestran los siguiente datos: número de factura, número de serie, expediente, fecha de emisión, fecha de registro de entrada, fecha de operación, fecha de inicio de servicio, fecha de fin de servicio, CSV y el importe total de la factura.

El expediente se puede informar en el detalle de una factura.

Para que un expediente se considere válido, ha de cumplir la siguiente especificación (todo junto sin espacios ni separadores): 5 caracteres alfanuméricos, seguidos de 14 numéricos.

Seguidamente tenemos información de los órganos administrativos, donde vemos el receptor y el pagador de la factura.

Posteriormente se muestran los datos tanto del proveedor como del pagador, se ven inicialmente el NIF y el nombre, pero disponen de un enlace (Mostrar más datos) que permite obtener otros datos como son la dirección, el teléfono o la dirección de correo electrónico. En la siguiente figura aparece los datos del pagador desplegados.

La sección de Ficheros asociados muestra un listado con los ficheros que se han adjuntado a la factura. Muestra el nombre del fichero, la descripción y la fecha en la que se ha asociado a la factura. Éstos se pueden descargar de manera individual o contenidos en un archivo comprimido. En esta misma sección se puede descargar el recibo del registro y la firma del recibo de registro.

Por último, dentro de esta pestaña, tenemos el histórico de estados, donde aparece un listado de todos los cambios del estado por los que ha pasado la factura. Por cada cambio, disponemos de la una fila con información, la fecha del estado, persona/organización que realizó el cambio y la razón del mismo.

En la parte inferior es posible cambiar el estado de las facturas a "Pendiente de tramitación contable (plataforma)", "Rechazada (plataforma)", "Aceptada (plataforma)" u "Orden de pago emitida (plataforma)". Para cambiar de estado, seleccionaremos uno de los estados del listado, indicaremos una razón en el campo "Razón" y haremos clic sobre el boton "Cambiar estado".

3.5.2.- Pestaña Visualización

En esta pestaña, tenemos la representación de todos los datos de la factura, con tres niveles de detalle:

●  Resumen de la factura:

●  Detalle de la factura:

●  Detalle de un concepto:

3.5.3.- Acciones

Las acciones permitidas en esta pantalla son:

●  Descargar un fichero asociado: pulsando en la flecha, a la derecha de cada uno de los ficheros asociados, realizamos la descarga del mismo.

●  Descargar Todos: con este botón conseguimos descargar todos los ficheros asociados contenidos en la lista, comprimidos en un archivo ZIP.

●  Descarga recibo de registro: conseguimos descargar el recibo del registro de la factura.

●  Descarga firma de recibo de registro: descargará la firma relacionada con el recibo de registro.

●  Botón Verificar firma: con este botón accedemos a la verificación de la firma del documento, así como a la visualización del detalle de la firma.

●  Botón Descargar factura: con esta acción, podemos descargar la factura.

●  Botón Volver: regresamos al Listado de Facturas Recibidas.

●  Botón Guardar cambios: permite guardar el expediente.

●  Botón Reenviar: permite reenviar la factura al ERP. Únicamente se muestra esta posibilidad si el estado de la factura es alguno indicativo de error durante el proceso de recepción de la factura por parte de SERPA.

●  Botón Cambiar estado: permite cambiar el estado de una factura no asignada a SERPA, eligiendo en el combo uno de los estados permitidos y añadiendo la razón del cambio en el apartado destinado a ello.

3.6.- Verificar firma

El usuario puede verificar la firma de la factura y ver los firmantes pulsando sobre el botón Verificar firma, dentro de la pantalla del detalle de la factura. El sistema verifica tanto la firma, como la integridad del documento y muestra información sobre la firma y datos de los firmantes. Podemos ver un ejemplo en la captura siguiente.

Esta opción está disponible sólo si el usuario dispone de permiso suficiente y además es el receptor. En caso contrario se mostrará el siguiente mensaje: