Acciones desde el listado

Puedes consultar los vídeos Cómo editar los metadatos de un expediente, Cómo añadir un documento a un expediente, Cómo solicitar y emitir informes sectoriales y Cómo consultar y verificar datos de personas interesadas y representantes.

Estados de los expedientes

Un expediente puede encontrarse en los siguientes estados:

• En preparación

• Abierto

• Cerrado

• Anulado

Podemos realizar distintas acciones desde el listado de expedientes en función del estado en el que se encuentre, según se indica a continuación:

Expediente en estado “En preparación”

• Descargar

  • Documentos del expediente

  • Listado en formato CSV

  • Listado en formato JSON

  • Listado en formato XML

  • Listado en formato XLS

• Editar metadatos

  • Gestionar visibilidad

  • Cambiar procedimiento

• Enviar

  • A una bandeja personal

  • A un organismo

• Añadir documento

Expedientes en estado “Abierto”

• Descargar

  • Documentos del expediente

  • Listado en formato CSV

  • Listado en formato JSON

  • Listado en formato XML

  • Listado en formato XLS

• Realizar consulta

  • De personas interesadas

  • De representantes

• Solicitar informe

• Cambiar estado

• Editar metadatos

  • Gestionar visibilidad

  • Cambiar procedimiento

• Enviar

  • A una bandeja personal

  • A un organismo

• Añadir documento

Expedientes en estado “Cerrado”

• Descargar

  • Documentos del expediente

  • Listado en formato CSV

  • Listado en formato JSON

  • Listado en formato XML

  • Listado en formato XLSç

• Cambiar estado

• Enviar

  • A una bandeja personal

  • A un organismo

Expedientes en estado “Anulado”

• Enviar

  • A una bandeja personal

  • A un organismo

Acciones que se pueden realizar desde el listado de expedientes 

Descargar

El sistema permite descargar los documentos del expediente con toda su estructura de carpetas, documentos y último índice, así como también se puede descargar la información de los expedientes en listados.

Para ello, se seleccionan los expedientes que se quieren descargar y se pulsa el botón “Descargar”:

Open

Las opciones que se despliegan tras pulsar el botón “Descargar” son:

• Documentos del expediente

• Listado en formato CSV

• Listado en formato JSON

• Listado en formato XML

• Listado en formato XLSX

Para proceder con la descarga de los documentos del expediente, hay que seleccionar la opción “Documentos del expediente” y se descargan los documentos en un .zip:

Open

Para descargar los listados de los datos de los expedientes en los formatos disponibles, hay que seleccionar la opción del formato deseado:

Realizada la acción de descarga de listado, se abre una ventana en el navegador que muestra el fichero en el formato elegido:

Realizar consulta

Introducción

El Gestor de expedientes, a través del Servicio de Verificación y Consulta de Datos, nos permite consultar determinados datos de personas interesadas y sus representantes que tiene la Administración.

Por otra parte, tendremos que tener en cuenta que los expedientes sobre los que podremos realizar consultas deberán:

• estar en estado “Abierto”.

• tener personas interesadas o representantes dadas de alta.

• tener un procedimiento con la consulta de datos autorizada en SVCD.

Las consultas que podemos realizar actualmente son:

Sobre personas interesadas

• Estar al corriente de obligaciones tributarias para contratación con las administraciones públicas con indicación de incumplimientos

• Estar al corriente de obligaciones tributarias para solicitud de subvenciones y ayudas con indicación de incumplimientos

• Consulta del nivel de renta (esta consulta solo puede realizarse para personas físicas)

• Estar al corriente de obligaciones tributarias para solicitud de subvenciones y ayudas de la CCAA

• Consulta de datos de identidad (esta consulta solo puede realizarse para personas físicas)

• Consulta de datos de residencia con fecha de última variación padronal

• Estar al Corriente de Pago con la Seguridad Social

• Verificación de datos de identidad

Sobre representantes

• Consulta de datos de identidad

• Consulta al Registro Electrónico de Apoderamientos (REA)

• Verificación de datos de identidad

Consulta de datos de forma masiva

Para realizar una consulta de datos de las personas interesadas y/o representantes de varios expedientes a la vez, iremos al apartado “Expedientes”, seleccionaremos aquellos sobre los que consultaremos datos, y pulsaremos el botón “Realizar consulta”:

A continuación, elegiremos una opción del desplegable en función de si queremos hacer una consulta de datos de personas interesadas o de representantes:

Consulta de datos de personas interesadas

Seleccionamos la opción “De personas interesadas”:

En la siguiente pantalla visualizaremos:

• Una tabla con los expedientes que hemos seleccionado

• Un botón para seleccionar más expedientes sobre los que necesitamos consultar datos en caso de haberlos omitido en el paso previo

• El listado de consultas que podremos realizar

Seleccionaremos el tipo de consulta que queremos realizar marcando los check-boxes correspondientes, pudiendo realizar varias consultas a la vez:

Por último, pulsaremos el botón “Consultar” ubicado en la cabecera de la pantalla:

Realizada la consulta, volveremos al listado de expedientes, desde donde iniciamos la consulta, y visualizaremos el siguiente mensaje informándonos que la descarga de los datos consultados puede demorar unos minutos. En estos momentos se han lanzado las consultas a la plataforma de intermediación de carácter estatal:

Transcurridos unos minutos, para ver los resultados de las consultas realizadas, accederemos al detalle del expediente pulsando en el asunto:

Y en el detalle del expediente seleccionaremos la pestaña “Consultas”:

En función del tipo de dato que estamos consultando, los resultados pueden ser los siguientes:

En todos los supuestos, además de ver el resultado de la consulta, podemos acceder a la información completa que nos ha devuelto la consulta realizada, accediendo al enlace “Mostrar información completa”:

Al pulsar el enlace, accederemos al detalle de los resultados que variará en función del tipo de dato que hemos consultado:

En caso de que no se hubiese podido realizar la consulta por posibles fallos del servicio, visualizaremos un enlace para “Repetir consulta” en la tabla de “Consultas realizadas”:

En caso de encontrarse resuelta la incidencia, al pulsar el enlace, la consulta se realizará y se añadirá una nueva fila en la tabla. El Gestor nos mostrará un mensaje que nos informa que la consulta ha sido realizada y que debemos esperar unos minutos para volver a acceder al expediente a ver los resultados:

Si la consulta todavía no ha devuelto resultados y debemos esperar un poco más, se mostrará como resultado “En proceso”.

Consulta de datos de representantes

Para realizar consultas de datos sobre todos los representantes dados de alta en uno o más expedientes, el proceso será el mismo que para con las personas interesadas, debiendo elegir los expedientes del listado, pulsar el botón “Realizar consulta” y elegir la opción “De representantes”:

En la siguiente pantalla encontraremos:

• un listado con los expedientes previamente seleccionados

• un botón para “Seleccionar más expedientes” en caso que hayamos omitido añadirlos en el paso anterior

• un mensaje que nos informa que la consulta se realizará de todos los representantes de los expedientes seleccionados

• un listado con las consultas de datos disponibles

Seleccionado, al menos, un dato a consultar, se habilitará el botón “Consultar” del encabezado:

Realizada la consulta, volveremos al listado de expedientes, desde donde iniciamos la consulta, y visualizaremos el siguiente mensaje informándonos que la descarga de los datos consultados puede demorar unos minutos:

En función del tipo de dato que estamos consultando, los resultados pueden ser los siguientes:

Consulta al Registro Electrónico de Apoderamientos (REA)

Entre las consultas de datos de representantes, encontramos la consulta al REA. Ésta puede realizarse de dos formas:

• Manual

• Automatizada

Consulta manual al REA

Es la que realizamos desde el Gestor de expedientes, seleccionando el o los expedientes desde el listado y pulsando la opción “De representantes”:

Y en la siguiente pantalla, seleccionaremos la opción “Consulta del registro electrónico de apoderamientos“ y pulsaremos el botón “Consultar”:

Realizada la consulta, volveremos al listado de expedientes, desde donde iniciamos la consulta, y visualizaremos el siguiente mensaje informándonos que la descarga de los datos consultados puede demorar unos minutos:

En esta consulta de datos tenemos información sobre:

• El tipo de apoderamiento, que nos informa el ámbito en el cual el representante puede actuar:

  • General, el representante puede actuar en todos los ámbitos de la Administración Pública

  • En un ámbito en particular, por ejemplo, en una universidad

• El nombre y código de organismo en el que el representante está registrado como apoderado con relación a la persona consultada

• El estado que puede tener el poder. Los mismos pueden ser:

• El período de vigencia, fecha inicio / fecha fin

• Los datos del poderdante, que en el Gestor de expedientes es la persona interesada del expediente, quien realiza el acto de otorgar el poder de representación en otra persona

• Los datos del apoderado, que en el Gestor de expedientes es la persona representante

• Anexos que se encuentran disponibles en el Registro Electrónico de Apoderamientos de carácter estatal

Consulta automatizada al REA

Cuando un representante inicia un trámite para otra persona a través del tramitador online (TTO) y el procedimiento está configurado previamente para generar expedientes automáticamente en el Gestor de expedientes, si indica que está dado de alta en el Registro Electrónico de Apoderamientos, se enviará la consulta a este registro para conocer el estado de esa representación:

El representante indicará en el tramitador online que está en el Registro Electrónico de Apoderamientos:

Una vez que el expediente se ha generado automáticamente en el Gestor de expedientes, el resultado se visualizará transcurridos unos minutos, en la tabla “Consultas realizadas” de la pestaña “Consultas”:

Podremos ver más información de la consulta pulsando el enlace “Mostrar consulta completa”:

En esta consulta de datos tenemos información sobre:

• El tipo de apoderamiento:

  • General, el representante puede actuar en cualquier ámbito de la Administración Pública

  • O en un determinado ámbito, por ejemplo, para actuar exclusivamente ante la Administración Autonómica

• El estado en el que se encuentra el apoderamiento:

• Los datos del poderdante, que en el Gestor de expedientes es la persona interesada del expediente, quien realiza el acto de otorgar el poder de representación en otra persona

• Los datos del apoderado, que en el Gestor de expedientes es la persona representante

• Anexos que se encuentran disponibles en el Registro Electrónico de Apoderamientos de carácter estatal

Cómo consultar y verificar datos de personas interesadas y representantes

Solicitar informe

Un organismo puede solicitar a otro la emisión de informes sobre uno o más expedientes.

En caso que realizando una acción masiva, se incluya un expediente en estado “En preparación”, “Cerrado” o “Anulado”, la aplicación informará que no es posible solicitar informes sobre expedientes en estos estados:

Para solicitar informes de forma masiva, accederemos al listado de expedientes, seleccionamos aquellos sobre los que vamos a iniciar la solicitud y pulsaremos el botón “Solicitar informe”:

En la siguiente pantalla visualizaremos los siguientes apartados:

• Expedientes seleccionados, sobre los que solicitaremos el informe y un botón de “Seleccionar más expedientes”, para el caso de haber omitido añadirlos en el paso previo.

• Solicitando informe, donde:

  • Rellenaremos el asunto de la solicitud del informe

  • Seleccionaremos los organismos destinatarios, pudiendo elegirlos:

    • De entre los últimos destinatarios

    • Del organigrama

    • Por nombre o código

    • A través de una plantilla Excel

Una vez que hemos seleccionado los organismos destinatarios de la solicitud de informe, pulsaremos el botón “Añadir a seleccionados”:

A continuación, los organismos se listarán en una tabla de “Destinatarios seleccionados”. Podremos eliminar destinatarios del listado pulsando el aspa ubicada al final de cada fila:

Finalmente, indicaremos a los organismos destinatarios la fecha límite de emisión de informes. Por defecto, todos los organismos destinatarios tendrán la misma fecha limite para emitir el informe (check-box “Misma fecha límite para todos los organismos” marcado):

Si vamos a otorgar distintos plazos a los diferentes organismos, desmarcaremos el check-box para que se habiliten tantos campos de fecha como destinatarios hayamos seleccionado en el paso anterior:

Completados todos los pasos, se habilitará el botón “Solicitar”, del encabezado de la pantalla:

 Terminado el proceso de envío de solicitud de informe, la herramienta nos dirigirá al listado de expedientes y nos mostrará un mensaje informándonos que la solicitud se ha realizado correctamente:

Encontraremos las solicitudes de informes enviadas en el apartado “Bandejas”, en la pestaña “Solicitudes de informes enviadas”:

Cómo solicitar y emitir informes sectoriales

Cambiar estado

Los expedientes pueden tener los siguientes estados:

• En preparación

• Abierto

• Cerrado

• Anulado

Desde el listado, sólo podrá cambiarse el estado de un expediente a “Abierto” o “Cerrado”.

Para cambiar el estado de uno o más expedientes desde el listado, se deben elegir mediante el check-box, pulsar el botón “Cambiar estado” y eligiendo el nuevo estado:

Si el cambio de estado se completa exitosamente, el sistema muestra una notificación, los expedientes muestran el nuevo estado y la botonera queda deshabilitada hasta que se vuelva a seleccionar, al menos, un expediente del listado:

Si se intenta modificar el estado de un expediente al estado actual (p.e., de Abierto a Abierto), el sistema lo advertirá mostrando una notificación de error:

Editar metadatos

Desde el listado, sólo podrán editarse los metadatos “Procedimiento” y “Visibilidad” de los expedientes.

Editar visibilidad

Se seleccionan los expedientes del listado, se pulsa el botón “Editar metadatos” y luego “Gestionar visibilidad”:

Si se quiere editar la visibilidad en más expedientes además de los ya elegidos sin tener que volver al paso anterior, se pueden seleccionar nuevos pulsando el botón “Seleccionar más expedientes”:

Se abrirá una nueva pantalla para realizar la selección y finalizarla pulsando el botón “Seleccionar expedientes”. En caso de no querer seleccionar más expedientes, podemos volver a la pantalla anterior pulsando el botón “Volver” para continuar con la edición de la visibilidad de los expedientes elegidos originalmente:

Para finalizar la edición de la visibilidad de los expedientes, se marcará el check-box de los órganos que podrán acceder al expediente así como gestionarlo todas las personas de dichos órganos (y los órganos jerárquicamente dependientes) que tengan permisos en el procedimiento del expediente, o se limitará la visibilidad a la persona aportadora, y una vez elegida la opción, se habilita el botón “Cambiar”:

Pulsado el botón “Cambiar”, la aplicación muestra una notificación de éxito y redirige al listado de expedientes:

Editar procedimiento

Se seleccionan los expedientes del listado, se pulsa el botón “Editar metadatos” y se elige “Cambiar procedimiento”:

Si se quiere editar el procedimiento en más expedientes además de los ya elegidos sin tener que volver al paso anterior, se pueden seleccionar nuevos pulsando el botón “Seleccionar más expedientes”:

Se abrirá una nueva pantalla para realizar la selección y finalizarla pulsando el botón “Seleccionar expedientes”:

Con el filtro de procedimientos, se puede hacer una búsqueda predictiva, introduciendo el número y/o el nombre del nuevo procedimiento:

Seleccionado el nuevo procedimiento, se habilita el botón “Cambiar” que se deberá pulsar para finalizar el proceso:

Una vez ejecutada la acción, la aplicación muestra una notificación de éxito y redirige al listado de expedientes:

El cambio del metadato realizado se puede verificar en la columna “Procedimiento”:

Cómo editar los metadatos de un expediente

Enviar a bandejas

El sistema permite enviar expedientes del listado a bandejas de otros usuarios. Para ello, se debe seleccionar uno o más registros del listado y elegir como destinatarios:

• A una bandeja personal o

• A un organismo

Añadir documento

El sistema permite añadir un documento a múltiples expedientes seleccionando uno o más registros del listado y pulsando el botón “Añadir documento” (próximamente se van a poder añadir varios documentos en este proceso):

En la siguiente pantalla podemos seleccionar más expedientes a los que añadir el documento pulsando el botón “Seleccionar más expedientes”:

Para añadir un documento a los expedientes seleccionados la aplicación ofrece dos formas:

• Realizando su búsqueda por CSV o

• Añadiéndolo desde el equipo

Búsqueda de documento por CSV

Si se realiza la búsqueda del documento por CSV, se debe introducir el CSV completo del documento y pulsar el icono de la lupa:

Si se existe resultado para la búsqueda, la aplicación muestra la información del documento en la tabla:

Por último, se debe seleccionar del desplegable la fase del expediente que corresponde al documento. Por defecto, se asigna la misma fase para todos los expedientes:

Sin embargo, en caso que se quiera seleccionar una fase distinta del expediente para cada documento, se deberá desmarcar el check-box y elegir la correspondiente fase para cada uno:

Seleccionada la fase o fases del expediente a la/s que se añadirá el documento, se habilita el botón “Añadir” que deberá pulsarse para finalizar el proceso:

Añadido el documento, se visualiza una notificación de éxito y redirecciona al listado de expedientes:

Añadir documento desde el equipo

Para añadir un documento desde el equipo, se elige la opción “Añadir desde el equipo” que desplegará el botón para elegir un archivo:

Seleccionado el archivo, se deben completar los siguientes campos:

• Descripción del documento, que será el nombre del archivo para su identificación

• Procedimiento, que podrá buscarse escribiendo su número o su nombre

• Tipo de documento, que deberá elegirse de las opciones del desplegable

Completada toda la información, se habilita el botón “Confirmar”:

Al pulsar el botón “Confirmar”, la información del documento se muestra en una tabla, tras lo cual se deberá asignar el documento a una fase del expediente. Realizados estos pasos, se habilitará el botón “Añadir”:

Si se quisiera asignar una fase distinta al documento en cada expediente, se deberá desmarcar el check-box y realizar la selección de la fase utilizando los diferentes desplegables:

Cómo añadir un documento a un expediente