Generación automática de expedientes

Puedes consultar el vídeo Creación automática de expedientes

 

El Gestor de expedientes permite crear expedientes de forma automática a partir de las solicitudes que la ciudadanía presenta en el Tramitador online, lo que significa un hito en la gestión de expedientes electrónicos y una herramienta que facilita el ahorro de tiempo de trabajo de las personas que gestionan los expedientes internamente. Supone la primera acción automática sobre los expedientes e inicia el camino a otras acciones que se irán incorporando en el Gestor de expedientes de forma progresiva.

El proceso de generación automática de expedientes se divide en dos etapas:

  1. Configuración del procedimiento, en la que las personas que lo gestionan preparan el procedimiento para que pueda producirse una creación automática de los expedientes a partir de las solicitudes que tienen entrada por el tramitador online.

  1. Creación del expediente propiamente dicho, en la que las personas que gestionan los expedientes verán, por cada solicitud tramitada, un expediente en estado “Abierto”, creado por el Gestor de expedientes.

 

1. Configuración del procedimiento

El proceso para la configuración del o de los procedimientos que generarán expedientes de forma automática es el siguiente:

 

 

Las personas responsables de los procedimientos serán quienes decidan sobre qué procedimientos se podrá realizar esta acción, dado que no todos los procedimientos del Tramitador online van a generar expedientes de forma automática en el Gestor de expedientes.

La configuración de un procedimiento para que la generación de expedientes se implemente de forma automática se realizará a través del canal de Apoyo en el Diseño Digital y la Curación de Contenidos (ADC). Para ello, las personas responsables del procedimiento deberán, en este primer momento de entrada en funcionamiento de la funcionalidad, ponerse en contacto con la Unidad de Apoyo de su departamento u organismo. La Unidad de Apoyo canalizará estas peticiones a través de formulariostto@aragon.es, debiendo informar:

a. El procedimiento sobre el que se quiere que el Gestor de expedientes realice esta acción automática.

b. El órgano o los órganos que van a gestionar estos expedientes que, además, será/n el órgano/s destinatario/s de las solicitudes. Esta información servirá para metadatar la visibilidad interna del expediente. Por lo tanto, sólo las personas que estén dadas de alta en SIU en los órganos indicados o en los dependientes no gestores del servicio con permisos en el procedimiento, podrán ver el expediente creado automáticamente dentro del Gestor de expedientes.

c. Se procederá a configurar la visibilidad que tendrán los expedientes generados desde la sede electrónica y de MiA (MiAragón), el espacio único de relación digital de la ciudadanía con el Gobierno de Aragón, seleccionando entre los posibles valores de acceso: público, restringido, limitado y no permitido.

En el momento en el que se configuren estos valores se solicitará desde el equipo de ADC la incorporación de esta configuración en el Tramitador online.

 

A partir de ese momento, ante cualquier solicitud que tenga entrada en el Tramitador online se creará un expediente en el Gestor de expedientes con los siguientes metadatos:

  • Procedimiento: el procedimiento que se haya designado.

  • Interesados y representantes: las personas interesadas y sus representantes designados en la solicitud.

  • Visibilidad externa: la señalada por la persona responsable del procedimiento entre los valores de público, restringido, limitado y no permitido.

  • Órgano de destino: el establecido por la persona responsable del procedimiento, que además será el que aparezca como órgano con visibilidad dentro del expediente.

IMPORTANTE. Para poder acceder a los expedientes creados automáticamente debes acceder al Gestor de expedientes con el organismo que ha sido designado como destinatario de las solicitudes o con organismos dependientes de él no gestores de ese procedimiento.

Puedes ver el comportamiento del Gestor de expedientes una vez que se ha configurado un procedimiento para que se creen de forma automática los expedientes en el siguiente vídeo: Generación automática de expedientes

 

2. Creación del expediente propiamente dicho

2.1. Tramitación de la solicitud

Una vez configurado el proceso de generación automática de expedientes, al tramitar una solicitud online sobre un determinado servicio o variante, ésta dará origen a un expediente en estado “Abierto” en el Gestor de expedientes:

 

Ejemplo de solicitud realizada en TTO (Programa Impulso de la Vida Activa - PIVA - Convocatoria 2022-2023)

Información sobre protección de datos personales

Rellenado de datos personales

Documentación aportada

Firma y finalización

Registro y envío del trámite

 

 

 

2.2. Personas que pueden visualizar en el Gestor de expedientes el expediente generado automáticamente

El expediente creado automáticamente podrá ser visto por:

  • Cualquier persona dada de alta en Servicio de Identificación de Usuarios (SIU) dentro de los órganos destinatarios de la solicitud.

  • Cualquier persona dada de alta en órganos inferiores que no son gestores del procedimiento o servicio, pero que tenga permisos en ese procedimiento o servicio.

 

2.3. Generación automática de expediente en el Gestor de expedientes

Una vez creada y enviada la solicitud en el tramitador online, se generará el expediente automáticamente en el Gestor de expedientes. Podremos verlo tanto en en el listado de expedientes como en la pantalla de inicio:

Pantalla de inicio

Pantalla de Expedientes

Pantalla de inicio

Pantalla de Expedientes

 

 

 

 

 

Al pulsar el enlace “Ver expedientes generados automáticamente”, se mostrarán los expedientes generados automáticamente con origen TTO, de todos los procedimientos, en estado Abierto, independientemente de si la persona usuaria los ha consultado o no:

En tanto que el enlace “Ver expedientes generados” ubicado dentro de las cajas, muestra aquellos expedientes generados automáticamente con origen TTO,  por procedimiento, en estado Abierto, y que la persona usuaria aún NO ha consultado con el organismo con el que está autenticada:

 

 

En caso de que accedamos al detalle de uno de los expedientes generados automáticamente, se reflejará esta acción en el contador, restándole un expediente. Por ejemplo, si al acceder al Gestor de expedientes visualizo 87 expedientes | Procedimiento 22929, al acceder a uno de ellos, al regresar a la pantalla de inicio visualizaré 86 expedientes | Procedimiento 22929.

 

Si un gestor accede al detalle de un expediente generado automáticamente, el contador de la pantalla "Inicio" bajará en -1 para todas las personas usuarias del organismo.

 

Todo expediente generado automáticamente se visualizará en el listado de expedientes, como un expediente en estado “Abierto”.

También se pueden filtrar los expedientes generados automáticamente, accediendo al apartado de “Expedientes”, desplegando el buscador avanzado, seleccionando “Expedientes generados automáticamente”, y pulsando “Buscar”:

 

En el detalle de un expediente generado automáticamente encontraremos información vinculada a:

  • Datos generales del expediente, por ejemplo, la fecha de creación del expediente. El número interno y la descripción se completan automáticamente, siendo el número interno la clave generada por el tramitador online y la descripción, la denominación del procedimiento. Estos dos últimos valores son editables desde la pestaña “Metadatos”.

  • Documentos aportados en la solicitud presentada en el tramitador, en la pestaña de Vista general. Se agregan también el documento justificativo de registro general y el documento justificativo de registro interno.

  • Metadatos

  • Interesados y representantes

  • Traza

  • Consultas

  • Índice

 

Vista general

En esta pestaña vemos que se han asociado todos los documentos que forman parte de la solicitud, así como los justificantes de registro general y de registro interno. Estos documentos se incorporan al expediente en la fase de “Inicio de tramitación”:

 

 

Metadatos

En esta pestaña encontraremos:

  • la descripción y el número interno de expediente, que se completan automáticamente al momento de la generación del expediente,

  • el procedimiento, que coincide con la descripción del asignado en la configuración inicial,

  • la visibilidad interna, que es la definida por el órgano responsable en el momento de configuración del servicio,

  • la visibilidad externa, también definida por el órgano responsable al momento de la configuración del servicio,

  • el aportador, que es el Gestor de expedientes, ya que se trata de una acción creada automática por parte de éste.

 

Con excepción del dato del aportador, en los expedientes generados automáticamente se pueden editar los metadatos:

 

 

Interesados y representantes

En esta pestaña se metadatarán automáticamente las personas interesadas y representantes que consten en la solicitud, con los datos correspondientes a su Nombre / Razón social, Personalidad, Calidad, Tipología de documento (en caso de contar con uno) y Nº de identificación (en caso de contar con uno):

 

Consultas

Se pueden realizar consultas de datos sobre las personas interesadas y representantes del expediente generado automáticamente, si se han configurado consultas para el procedimiento con el que el expediente fue generado:

 

 

Si no se han configurado consultas para el procedimiento, visualizaremos un mensaje informándolo, por lo que no se podrán realizar consultas sobre las personas interesadas o representantes:

 

 

Si el expediente generado automáticamente dejase de tener personas interesadas y/o representantes, se visualiza un mensaje informativa indicando que no es posible realizar consultas de datos debido a esta situación:

Desde esta pestaña también pueden realizarse consultas de forma automática al REA (Registro Electrónico de Apoderamiento) sobre los representantes, en el supuesto de actuación por poder.

 

Traza

La pestaña “Traza” refleja la cronología de movimientos realizados en el expediente: la incorporación de los documentos aportados en la solicitud así como la del interesado y sus representantes. Así mismo, una vez generado automáticamente el expediente, se irán registrando las acciones de gestión como ocurre en el resto de los expedientes creados en el Gestor de expedientes:

 

 

Índice

El Gestor de expedientes genera un primer índice para los expedientes generados automáticamente, que mostrará la asociación de los documentos de la solicitud:

 

2.4. Acciones con expedientes generados automáticamente

En los expedientes generados automáticamente se pueden realizar las acciones de los expedientes “Abiertos” tanto desde el listado como desde su detalle. Puedes consultarlas en este enlace.

 

2.5. Anular expedientes generados automáticamente

Los expedientes creados de forma automática a partir del tramitador online pueden anularse desde su detalle, pulsando el botón “Cambiar estado” y eligiendo la opción “Anulado”:

 

  

3. Fallos en el proceso de generación automática de expedientes

El proceso de generación automática de expedientes puede verse afectado por determinados fallos que hacen que los expedientes:

  1. No se generen inmediatamente, sino de forma posterior, tras ejecutarse los reintentos de generación que el Gestor de expedientes tiene programados, por lo que los expedientes no se visualizarán hasta que se termine todo el proceso de reintentos con éxito.

  2. Se generen y se visualicen en el Gestor de expedientes, pero les falten datos.

  3. No se creen, porque ha habido un fallo total en su creación así como también en los reintentos.

 

  1. Fallo en la creación del expediente, pero se completa luego de los reintentos

Se produce en los casos en los que algún documento o algún tercero no se añaden correctamente y, por lo tanto, el expediente no llega a crearse. Estos expedientes permanecen ocultos y no los visualizaremos en el Gestor de expedientes.

Una vez ejecutados con éxito los reintentos de creación del expediente, éste logra crearse con todos sus datos, por lo que podremos verlo en la pantalla de Inicio y en el listado de Expedientes.

 

  1. Fallo parcial, el expediente se crea, pero incompleto

En este caso, el expediente se ha creado, pero incompleto, por lo que lo visualizaremos en el Gestor de expedientes tanto en la pantalla de Inicio como en la del listado de Expedientes.

Al acceder al detalle del expediente, encontraremos el siguiente mensaje de aviso que nos informa:

  1. Que ha ocurrido un error durante el proceso de generación automática del expediente, por lo que no se ha podido completar.

  2. Que tendremos revisar los datos del expediente, y completar los faltantes.

  3. En caso de ser necesario, podremos los datos del expediente a partir del información del envío. 

 

   

  1. Fallo total en la creación del expediente y en los reintentos

Se produce cuando fallan tanto la creación del expediente como los reintentos programados. Al iniciar sesión con el organismo destino del trámite, visualizaremos un aviso informándonos que han habido expedientes creados a partir de TTO que no se han podido crear y que podremos consultar las bandejas de entradas para crear los expedientes manualmente:

 

 

 

Creación automática de expedientes