Entradas

Puedes consultar los vídeos Cómo reenviar una entrada y Cómo aceptar y aceptar y añadir una entrada

Los movimientos de los envíos se reflejan en las bandejas de Entradas y Salidas.

Un persona usuaria puede tener una Bandeja Personal y una o más Bandejas de Entradas de los organismos en los que está dado de alta.

Para consultar la Bandeja de Entradas, hay que ir al apartado “Bandejas” del Menú y posicionarse en la pestaña “Entradas”. También pueden verse las últimas entradas pendientes de aceptar en el Inicio:

Bandejas > Entradas Open

Inicio > Últimas entradas pendientes Open

Una de las funcionalidades del Gestor de expedientes es posibilitar el envío y recepción interna de documentos y expedientes. Para consultar el estado de nuestras bandejas y hacer acciones sobre ellas, accederemos a a la opción “Bandejas” del Menú. 

La pestaña de entradas nos muestra los documentos y expedientes que hemos recibido, y que nos ha enviado otro organismo de la administración autonómica.

La pestaña de salidas nos muestra los documentos y expedientes que hemos enviado, bien desde nuestra bandeja personal o de nuestra bandeja de unidad.

Las entradas pueden buscarse:

• Con el Buscador avanzado

• Búsqueda con los filtros de la tabla

Para buscar una entrada, el primer paso es desplegar el Buscador pulsando el botón “Mostrar”:

Se despliega un formulario de búsqueda con los siguientes criterios que podemos utilizar de forma individual o conjunta:

• Asunto

• Tipo de código (clave TTO, identificador, CSV de expediente o documento que contiene, REGFIA) + Código (campo en el que se deberá introducir el código según el tipo seleccionado)

• Procedimiento

• Registro interno (rango de fechas: desde / hasta)

• Registro externo (rango de fechas: desde / hasta), para búsquedas de entradas con origen en TTO y REFGIA

• Bandeja (personal o de organismo)

• Agente (aportador/a, interesado/a, representante) + NIF o nombre del agente

• Origen (interno, REGFIA, TTO, Otra administración - este último comenzará a tener funcionalidad en una próxima versión de la herramienta)

• Estado general (aceptado o pendiente de aceptar)

 A continuación, se deben introducir criterios de búsqueda en uno o más campos y pulsar el botón “Buscar”:

De existir coincidencias, se listan los resultados debajo de la tabla: 

En el caso de que no existan resultados para la búsqueda intentada, se muestra un mensaje en la pantalla informándolo: 

Para limpiar las condiciones que hemos aplicado a la búsqueda, debemos pulsar sobre el aspa de cada una de ellas. Al hacerlo, se vuelve a realizar la búsqueda con los nuevos criterios:

Para realizar una búsqueda de entradas en la página, pueden usarse los filtros ubicados en las cabeceras de las columnas de la tabla:

De haber resultados coincidentes, estos se filtran en la pantalla y se listan en la tabla:

Si no hay coincidencias para la búsqueda intentada, la pantalla se muestra vacía:

Una entrada puede reenviarse tanto si está en estado “Aceptado” como en “Pendiente de aceptar”. La acción de reenvío puede hacerse desde el Inicio, desde Bandejas y desde el detalle de la entrada:

Desde el Inicio o desde el apartado Bandejas, pueden seleccionarse todas o algunas entradas a reenviar mediante el check-box de “Seleccionar todo” o los check-boxes individuales: 

Podemos elegir la bandeja desde la que haremos el reenvío masivo desplegando el buscador avanzado, seleccionando la bandeja personal o de organismo y pulsando, a continuación, el botón “Buscar”:

Una vez elegida la bandeja desde la que se realizará el reenvío y seleccionadas las entradas, pulsando el botón “Reenviar” se elige si el reenvío se hace:

• A una bandeja personal

• A un organismo

El primer paso es seleccionar las entradas del listado. A continuación, pulsar el botón “Reenviar” y elegir la opción “A una bandeja personal”:

En la siguiente pantalla se visualizan las entradas seleccionadas, un botón para seleccionar más entradas a reenviar, un campo para las Notas de operación y los selectores de destinatario:

El botón para seleccionar más entradas se usa para poder sumar más entradas al reenvío sin tener que volver al paso anterior: 

Al pulsar este botón se abre la pantalla desde la que se hizo la selección inicial. Con los check-boxes se pueden seleccionar más entradas a reenviar, y terminar el proceso pulsando “Seleccionar entradas”: 

El siguiente paso es completar las “Notas de operación”: 

Y a continuación, elegir el destinatario del reenvío. Éste puede seleccionarse del desplegable de “Últimos destinatarios”:

O bien haciendo una búsqueda de empleado público:

Introducidos los criterios de búsqueda, hay que pulsar el botón “Buscar”:

De existir resultados, estos se listan en la tabla:

Seleccionado el empleado público, debe pulsarse el botón “Reenviar” para finalizar el proceso de reenvío:

Realizado el reenvío, se visualiza una notificación informando que se ha hecho correctamente: 

Se pueden comprobar los reenvíos realizados en la Bandeja de Salidas, desplegando el buscador avanzado, seleccionando, a continuación, la bandeja de origen y pulsando el botón “Buscar”: 

Los reenvíos tendrán el estado “Pendiente de aceptar”.

El primer paso es seleccionar las entradas del listado y pulsar el botón “Reenviar”. A continuación, elegir la opción “A un organismo”: 

  En la siguiente pantalla pueden seleccionarse más entradas a reenviar, se introducen las Notas de operación y se selecciona el destinatario:

Puede seleccionarse un destinatario pulsando el desplegable de “Últimos destinatarios”:

O seleccionándolo del organigrama, para lo que se deberá elegir de cada desplegable el nivel necesario hasta seleccionar el organismo destinatario: 

O por código o nombre de organismo:

Y pulsar el Botón “Buscar” para ver los resultados:

Una vez completadas las Notas de operación y elegido el organismo destinatario, hay que pulsar el botón “Reenviar”:

Si el reenvío se ha realizado correctamente, se visualiza un mensaje de éxito:

Se pueden comprobar los reenvíos realizados en la Bandeja de Salidas, pudiendo utilizar el buscador avanzado para refinar los criterios de búsqueda:

Los reenvíos tendrán el estado “Pendiente de aceptar”:

Para reenviar una entrada desde el detalle se debe acceder a ella, pulsar el botón “Reenviar” y seguir los pasos indicados anteriormente, en función de si se quiere hacer el reenvío desde una Bandeja Personal o desde una Bandeja Organismo a una Bandeja Personal o a una bandeja de un Organismo:

Una entrada puede añadirse a un expediente tanto si está en estado “Aceptado” como si está en estado “Pendiente de aceptar”. Esta acción puede hacerse desde el apartado “Bandejas” así como también desde el detalle de la entrada:

Podemos añadir entradas masivamente tanto de la bandeja personal como de la bandeja de organismo que tengamos asignada o bien filtrar por una de las dos bandejas en el buscador avanzado.

Para añadir masivamente entradas de una bandeja personal o de una bandeja de organismo, desplegaremos el buscador avanzado, y seleccionaremos la bandeja personal o la de organismo y, a continuación, pulsaremos el botón “Buscar”:

El siguiente paso es seleccionar las entradas a añadir y pulsar el botón “Añadir”:  

Las entradas pueden añadirse a un expediente nuevo o a un expediente existente:

Para añadirse las entradas a un expediente nuevo, hay que seleccionar la opción “A un expediente nuevo” y en la siguiente pantalla se visualizan las entradas previamente seleccionadas y un botón para seleccionar más entradas:

Y el formulario para crear nuevo expediente al que se añadirán las mismas que deberá rellenarse para finalizar el proceso:

Finalizado el proceso correctamente, se visualiza una notificación de éxito:

El nuevo expediente se encuentra listado en el apartado “Expedientes”:

Al acceder a su detalle, se visualizan las entradas recientemente añadidas dentro del apartado “Documentos” de la pestaña “Vista general”:

Para añadir entradas masivas a un expediente existente, hay que elegir las entradas que se quieren añadir al expediente, pulsar el botón “Añadir” y luego la opción “A un expediente existente”: 

En la siguiente pantalla se visualizan las entradas previamente seleccionadas y un botón para seleccionar más entradas: 

Y a continuación hay un apartado para buscar el expediente al que se añadirán las entradas seleccionadas:

Si se elige buscar por CSV, hay que introducir el CSV y pulsar la lupa:

A continuación, el expediente encontrado se muestra listado en la tabla:

Se selecciona la Fase del expediente al que se añadirán los documentos de las entradas:

Luego se debe elegir si las entradas se van a añadir a una carpeta nueva, a una existente (de corresponder) o sin carpeta:

Por último, hay que pulsar el botón “Añadir a expediente” para finalizar el proceso: 

Si se elige la búsqueda avanzada para realizar la búsqueda del expediente al que se añadirán las entradas, se despliega un Buscador con los siguientes criterios de búsqueda:

• Procedimiento

• Número de expediente interno

• Descripción

• Fecha de inicio de creación / Fecha de fin de creación

• Fecha de última consulta: desde / Fecha de última consulta: hasta

• Agente (Aportador / Interesado)

• NIF o nombre (del Agente)

Una vez introducidos los criterios de búsqueda, se pulsa el botón “Buscar” para ver los resultados:

Se selecciona el expediente al que se añadirán las entradas previamente seleccionadas: 

El siguiente paso es seleccionar la Fase del expediente al que se añadirán los documentos de las entradas:

Y si se va a añadir a una nueva carpeta, a una carpeta existente o si no se quiere añadir a ninguna carpeta:

Por último, hay que pulsar el botón “Añadir a expediente” para finalizar el proceso:

Para añadir una entrada desde el detalle se debe acceder a ella, pulsar el botón “Añadir” y seguir los pasos indicados anteriormente, en función de si se quieren añadir entradas de una Bandeja Personal o de una Bandeja Organismo, y si se añadirán a un expediente nuevo o a un expediente existente:

Una entrada puede aceptarse en tanto su estado sea “Pendiente de aceptar”. Esta acción puede hacerse tanto desde el apartado “Inicio”, como desde “Bandejas” y desde el detalle de la entrada:

Podemos aceptar entradas masivamente accediendo a la pestaña “Entradas”, seleccionando todas las entradas pendientes de aceptar mediante el check-box “Seleccionar todas” o solo algunas, seleccionándolas con los check-boxes:

 Para seleccionar la bandeja desde la que realizaremos la aceptación masiva, desplegaremos el buscador avanzado, seleccionaremos la bandeja personal o de organismo, así como el estado general (pendiente de aceptar) y, a continuación, pulsaremos el botón “Buscar”:

A continuación, seleccionaremos las entradas a aceptar y pulsar el botón “Aceptar”:

Finalizado el proceso correctamente, se visualiza una notificación de éxito: 

Las entradas que han sido aceptadas se muestran con el estado “Aceptado” en la Bandeja de Entradas personal o del organismo elegido:

Para aceptar una entrada desde el detalle se debe acceder a ella y pulsar el botón “Aceptar”:

Una vez aceptada correctamente, se visualiza una notificación y el estado de la entrada cambia a “Aceptado”:

Una entrada puede aceptarse y añadirse tanto desde el apartado “Inicio”, como desde “Bandejas” y desde el detalle de la entrada en estado “Pendiente de aceptar”:

Podemos aceptar y añadir entradas masivamente tanto de la bandeja personal como de la bandeja de organismo que tengamos asignada o bien filtrar por una de las dos bandejas en el buscador avanzado.

Para aceptar y añadir masivamente entradas de una bandeja personal o de una bandeja de organismo, desplegaremos el buscador avanzado, y seleccionaremos la bandeja personal o la de organismo y, a continuación, pulsaremos el botón “Buscar”:

 Y luego seleccionar las entradas a aceptar y añadir:

Las entradas pueden aceptarse y añadirse:

• A un expediente existente

• A un expediente nuevo

Para aceptar y añadir entradas masivamente a un expediente existente, hay que pulsar el botón “Aceptar y añadir” y seleccionar: “A un expediente existente”: 

En la siguiente pantalla, se visualizan las entradas seleccionadas. Pueden seleccionarse más entradas a aceptar y añadir pulsando el botón “Seleccionar más entradas”: 

Al pulsar el botón “Seleccionar más entradas” se abre una pantalla con las entradas del listado original, con las elegidas originalmente ya seleccionadas: 

En caso de no querer seleccionar más entradas a aceptar y añadir, se regresa al paso anterior pulsando el botón “Volver”: 

El siguiente paso es seleccionar el expediente al que se añadirán las entradas, pudiendo buscarlo:

• Por CSV

• Por Búsqueda avanzada

Se se elige buscar el expediente por CSV, se despliega el campo para introducirlo y luego se debe pulsar la lupa para completar la búsqueda:

Si existe un resultado coincidente con la búsqueda realizada, el resultado se muestra en la tabla:

El siguiente paso es seleccionar una fase del expediente en la que se incorporarán los documentos de las entradas, que se elige desde el desplegable:

Por último, pueden añadirse los documentos de las entradas a una carpeta nueva, a una existente (de corresponder) o añadirlos sin carpeta:

El proceso finaliza pulsando el botón “Añadir a expediente”:

Aceptadas y añadidas las entradas con éxito, se visualiza una notificación: 

Puede comprobarse que las dos entradas aceptadas han cambiado su estado a “Aceptado”: 

Para aceptar y añadir entradas masivamente a un expediente existente, hay que pulsar el botón “Aceptar y añadir” y seleccionar: “A un expediente nuevo”: 

En la siguiente pantalla se visualizan las entradas a aceptar y añadir. Pueden seleccionarse más entradas a aceptar y añadir pulsando el botón “Seleccionar más entradas”: 

En la siguiente pantalla se visualizan las entradas a aceptar y añadir. Pueden seleccionarse más entradas a aceptar y añadir pulsando el botón “Seleccionar más entradas”:

 A continuación, se completarán los metadatos del nuevo expediente con los siguientes datos:

• Número interno (es el primer campo a rellenar y es el código de referencia de cada órgano u unidad administrativa. El número máximo de caracteres es 20):

• Procedimiento, se debe seleccionar un procedimiento del Catálogo de servicios:

• Descripción del expediente (es el dato que permitirá identificar el contenido del expediente cuando se busque o se envíe a otro órgano o unidad administrativa):

• Visibilidad interna, para poder asignar visibilidad compartida al expediente es necesario que la unidad esté incluida en alguno de los organismos del procedimientos en el Catálogo de servicios. En caso contrario, sólo se puede asignar la visibilidad limitada a la persona aportadora):

• Los campos “Nombre del aportador” y “NIF del aportador” estarán rellenados por defecto y no serán editables:

• Visibilidad externa, pudiendo seleccionarse entre “público”, “limitado”, “restringido” y “no permitido”:

• Fase del expediente:

• Seleccionar carpeta, pudiendo crear una nueva o no añadiendo las entradas al expediente sin carpeta:

Rellenados todos los campos, se habilitará el botón “Añadir a expediente”:

Finalizado el proceso correctamente, la aplicación dirige a la Bandeja de entradas desde donde se comenzó la acción. Así mismo, se visualiza una notificación de éxito con un enlace para acceder al detalle del nuevo expediente al que se han añadido las entradas y, a su vez, estas últimas se muestran con estado “Aceptado”:

Si se accede al detalle del expediente mediante el enlace o desde el apartado Expedientes, se visualizan las entradas añadidas:

Para aceptar una entrada desde el detalle se debe acceder a ella y pulsar el botón “Aceptar y añadir”:

Luego elegir si se añadirá a un expediente nuevo o a un expediente existente, y realizar los pasos indicados anteriormente.

Una vez aceptada y añadida la entrada, su estado pasará a “Aceptado” y sus documentos se añadirán al expediente elegido.

La funcionalidad de importar asientos de REGFIA permite incorporar al Gestor de expedientes aquellas entradas que se hayan producido en REGFIA y que quieran reenviarse a través del Gestor de expedientes o asociarse a un expediente.

Se pueden importar asientos de entrada desde REGFIA a la bandeja equivalente del Gestor de expedientes pulsando el botón “Importar asientos de REGFIA” ubicado en la pantalla “Inicio” y en la pantalla “Bandejas”, que siempre estará habilitado:

Una vez pulsado el botón “Importar asientos de REGFIA”, la aplicación muestra un Buscador de asientos registrales que permite elegir el organismo desde el que queremos realizar la importación y establecer el rango de fechas de registro. El organismo seleccionado en el Gestor de expedientes deberá tener su equivalente en REGFIA:

Como primer paso, se debe seleccionar el organismo desde el que se quiere importar los registros de REGFIA: 

Luego se debe a elegir una fecha o rango de fechas para la búsqueda y pulsar el botón “Buscar”:

Una vez finalizado el proceso de búsqueda de registro en REGFIA, se listarán los resultados encontrados debajo de la tabla. Solo aparecerán aquellos registros que en REGFIA estén en estado Enviado y confirmado: 

A continuación, se deben seleccionar los asientos que se van a importar al Gestor de expedientes y se habilitará el botón “Importar” del menú, que se deberá pulsar para finalizar el proceso de importación:

Finalizado el proceso de importación, la aplicación dirige al listado de entradas y muestra un mensaje informando de que los registros se han importado correctamente a la Bandeja del Organismo seleccionado:

Los asientos importados se muestran en el listado de la Bandeja de Entradas del organismo desde el que se han importado: 

A partir de su importación, estas entradas se comportarán como el resto y podrán reenviarse o añadirse a un expediente, así como realizar con ellas el resto de acciones que se vayan incorporando al Gestor de expedientes.

Para acceder al detalle de una entrada, en el listado, pulsaremos sobre el “Asunto”:

• Área general de datos​

• Identificador: el ID del envío​

• Origen: TTO​

• Remitente: persona que inicia el trámite​

• Bandeja destinataria: la del organismo que tramitará el envío

• Identificador: el ID del envío​

• Origen: REGFIA (reenvío)​

• Remitente: el organismo que realiza el envío​

• Bandeja destinataria: personal o de organismo

Pueden realizarse varias gestiones con los documentos relacionados a una entrada:

En el detalle de una entrada pueden consultarse los documentos relacionados y, en determinados casos (según se reseñará a continuación), pueden editarse sus datos.

Para editar los documentos relacionados, hay que acceder al detalle de una entrada, posicionarse en la pestaña “Documentos relacionados” y pulsar el botón “Editar datos”:

En el modo edición, se pueden editar los siguientes metadatos:

• Descripción

• Tipo documento

• Procedimiento

Finalizada la edición, hay que pulsar el botón “Guardar cambios”: 

Si el proceso de edición se realiza correctamente, se visualiza un mensaje de éxito y los cambios guardados: 

Para descargar los documentos relacionados, hay que acceder al detalle de la entrada y en la pestaña “Documentos relacionados”, seleccionar el/los documento/s y pulsar el botón “Descargar”:

Realizada la descarga, se abre una ventana en el navegador con el documento descargado:

Para ver la traza de un documento relacionado, hay que acceder a su detalle y seleccionar la pestaña “Traza”:

También puede descargarse la traza del documento relacionado en formato Excel, pulsando el botón “Descargar traza en Excel”:

Realizada la descarga, se abre una ventana en el navegador con el documento disponible para su apertura:

Si se quiere ir al detalle del documento o del expediente, hay que acceder a la pestaña “Documentos relacionados”, y pulsar el enlace correspondiente:

Para ver los datos relacionados seleccionaremos la pestaña “Datos relacionados”:

• Procedimiento: el asociado al documento

• Número de registro interno: el RTI (si el envío ha sido de una bandeja personal a otra bandeja personal, en el RTI visualizaremos un “-”).

• Fecha de registro interno: la fecha de creación del envío

• Número de registro externo: RTI

• Fecha de registro externo: DD/MM/AAA, HH:MM en que se da de alta el trámite en TTO​

• Número de registro interno: RTI​.

• Fecha de registro interno: DD/MM/AAA, en que se da de alta en el Gestor de expedientes.

• Clave TTO: clave de identificación que genera TTO al finalizar el alta del trámite​.

• Persona que realiza el trámite: quien inicia el trámite en TTO​.

• Personas interesadas y representantes: quien inicia el trámite como interesada o como representante, así como quien es representada en caso de ser el trámite para otra persona​.

• Número de registro externo: número asignado cuando se recibe el trámite físico.​

• Fecha de registro externo: DD/MM/AAAA, HH:MM, de cuando se inicia el trámite físico.​

• Número de registro interno: cuando se da de alta el registro electrónico en REGFIA.​

• Identificador de intercambio (SIR): código generado por el Sistema de Interconexión de Registros al momento de generarse el traspaso seguro de información entre administraciones.

Para ver la traza de un documento relacionado, hay que acceder a su detalle y seleccionar la pestaña “Traza”: 

También puede descargarse la traza del documento relacionado en formato Excel, pulsando el botón “Descargar traza en Excel”: 

Realizada la descarga, se abre una ventana en el navegador con el documento disponible para su apertura: