Recomendaciones en la preparación de documentos
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Introducción
Durante la preparación de documentos, el sistema de recomendaciones realiza una serie de propuestas al usuario en la interfaz para agilizar la tramitación de expedientes. Se recogen a continuación cuáles son esas recomendaciones y cómo aparecen en la interfaz.
Recomendación de la fase del expediente
En el formulario de preparación de documento, una vez que se ha seleccionado un documento, bien sea adjuntándolo mediante la búsqueda por CSV o preparando un documento que añade desde el equipo, se realiza una recomendación de la fase del expediente en la que se debería encontrar el mismo.
Se modifica el selector de fases, apareciendo un nuevo grupo de opciones denominado Recomendadas con hasta 3 recomendaciones de fase sugeridas por el motor de recomendación. El usuario puede seleccionar cualquier fase, siguiendo o no las indicaciones sugeridas por el sistema.
Recomendación del tipo documental del documento
En el formulario de preparación de documentos, una vez que la persona usuaria ha rellenado los datos básicos del documento y accede a la pantalla de metadatos del documento, el sistema de recomendación realiza una predicción sobre el Tipo documental que debería tener el documento.
Se modifica el selector de tipo documental, apareciendo un nuevo grupo de opciones denominado Tipos de documento recomendados con 5 recomendaciones de tipo documental sugeridas por el motor de recomendación. Se puede seleccionar cualquier tipo documental, siguiendo o no las indicaciones propuestas por el sistema de recomendación.
Recomendación del código de procedimiento del documento
En el formulario de preparación de documentos, una vez que se ha seleccionado el documento que se quiere adjuntar, se ha asociado a un expediente y se ha marcado el tipo de copia y la fase del expediente, se accede a una pantalla con un formulario para rellenar los datos básicos del documento. En ese momento, el sistema de recomendación realiza una predicción del código de procedimiento del documento, seleccionándolo automáticamente.
Recomendación de la visibilidad interna del documento
En el formulario de preparación de documentos, una vez que se ha seleccionado el documento que se quiere adjuntar, se ha asociado a un expediente y se ha marcado el tipo de copia y la fase del expediente, se accede a una pantalla con un formulario para rellenar los datos básicos del documento. En ese momento, el sistema de recomendación realiza una predicción de la visibilidad interna del documento, marcando si debe ser compartida o limitada y, en caso de ser compartida, seleccionando los organismo con los que se debería compartir.
Recomendación de la visibilidad externa del documento
En el formulario de preparación de documentos, una vez que se ha seleccionado el documento que quiere adjuntar, se ha asociado a un expediente y se ha marcado el tipo de copia y la fase del expediente, se accede a una pantalla con un formulario para rellenar los datos básicos del documento. En ese momento, el sistema de recomendación realiza una predicción de la visibilidad externa del documento, marcando automáticamente una de las cuatro posibilidades existentes; público, limitado, restringido o no permitido.
Recomendación de metadatos sugeridos
En el formulario de preparación de documentos, una vez que se ha seleccionado el documento que se quiere adjuntar, se ha asociado a un expediente, se ha marcado el tipo de copia y la fase del expediente y se han rellenado los datos básicos del expediente, se accede a una pantalla de Metadatos en la que se debe rellenar la Descripción, el Tipo documental y los metadatos sugeridos. En ese momento, el sistema de recomendación analiza el documento adjuntado y completa automáticamente la información para los siguientes campos:
Formato
Número de páginas
Idioma
Tamaño del archivo
Unidad de tamaño
El idioma por defecto será el Español. Para documentos de tipo PDF, el sistema realizará un análisis estadístico de las primeras páginas del documento para determinar el idioma. Para el resto de formatos no habrá detección de idioma.
El sistema analizará y detectará de forma automática el formato, tamaño del archivo y unidad de tamaño para cada formato de archivo.
El sistema será capaz de detectar para los formatos PDF y derivados del paquete Office (DOC, PPTX, …) el número de páginas del documentos. Para el resto de formatos, se metadatará el número de páginas con valor 0. La persona usuaria puede editar este valor si lo considera oportuno.
NOTA: Los metadatos sugeridos tienen un carácter informativo. No es estrictamente necesario por parte de la persona usuaria revisar estos metadatos si considera que carecen de importancia para la tramitación del expediente.
Recomendación tipo copia documento
En el formulario para añadir documentos a un expediente, si se decide preparar un documento adjuntándolo desde el equipo, el sistema de recomendación analizará la información del expediente sobre el que se está trabajando y realizará una predicción sobre si el documento que se va a adjuntar debe ser Original, Copia electrónica auténtica, Copia Simple o Otros. Si el sistema determina que corresponde a cualquiera de las tres primeras opciones, marcará automáticamente la opción en el formulario.
El modelo se entrena con un conjunto de datos formado por el histórico de expedientes y sus documentos asociados de los últimos 7 meses. Utiliza la información del código de procedimiento del expediente, su descripción, los metadatos de los documentos previos aportados y las fechas de asociación de los documentos. El sistema trata de aprender qué valores de Original/copia se metadataron en el pasado para tratar de emularlos.
Recomendación por expedientes recomendados
En el formulario de preparación de documentos, una vez que se ha seleccionado el documento que se quiere adjuntar, si en la Selección del expediente se marca la opción Búsqueda por expedientes recomendados, el sistema de recomendación disparará una recomendación para determinar cuáles son los expedientes abiertos sobre los que se debería intervenir primero, mostrando un listado de 10 expedientes ordenados por prioridad.
El modelo se entrena con un conjunto de datos formado por el histórico de expedientes y sus documentos asociados de los últimos 7 meses. Utiliza la información del código de procedimiento del expediente, su descripción, los metadatos de los documentos previos aportados y las fechas de asociación de los documentos. El sistema trata de aprender, para un expediente dado, en qué fecha debería aportarse el siguiente documento. A partir de ahí se puede hacer una ordenación por fecha más próxima para determinar cuál es el expediente prioritario.
NOTA: Si los expedientes que la persona usuaria ha terminado no se cierran, tendrán el estado abierto y por tanto el sistema considerará que todavía hay que aportar documentos y hará una estimación de fecha para ese expediente, lo que puede interferir en el correcto funcionamiento del sistema de recomendación.