Preparar documentos
- Integración OTRS y JIRA
Introducción
El Gestor de expedientes permite la preparación de distintos tipos de documentos para su posterior revisión (en caso de corresponder), firma e inclusión a un expediente electrónico (en caso de que no estemos trabajando ya en uno existente).
Preparar documentos
Podremos preparar documentos administrativos electrónicos de forma ágil si estamos trabajando ya en un expediente, desde el apartado de “Expedientes” o bien hacerlo desde el apartado “Documentos” del menú.
Preparación de documentos desde el detalle de un expediente
Podemos realizar el proceso de preparación de un documento administrativo electrónico desde el detalle de un expediente.
Para ello pulsamos el botón “Acciones con documentos” y, a continuación, seleccionar la opción “Añadir documento”:
Seleccionaremos la opción “Preparar documento”:
A continuación, seleccionaremos desde el equipo el documento que queremos preparar como documento administrativo electrónico pulsando el botón “Subir archivo” o bien arrastrándolo y soltándolo en el área indicada.
Hay tres cuestiones a tener en cuenta:
Si el documento que estamos preparando es un original o una copia electrónica auténtica, el documento que seleccionemos deberá ser formato PDF, mientras que si estamos preparando una copia simple, podremos subir archivos en todos los formatos admitidos por el Gestor de expedientes.
En el caso de intentar añadir un documento PDF protegido por contraseña, visualizaremos el siguiente mensaje:
Como importante novedad respecto al Portafirmas corporativo, podemos seleccionar más de un documento o bien añadiendo uno a uno o bien seleccionando todos en la ventana emergente y arrastrándolos:
Para eliminar un documento seleccionado, pulsaremos el botón “Eliminar”:
Una vez seleccionado el documento, indicaremos si queremos preparar un original, una copia electrónica auténtica o una copia simple:
Para seleccionar el tipo de documento tendremos que tener en cuenta:
Si el documento que preparamos lo creamos de nuevo y requiere firma electrónica, será un original.
Si el documento que preparamos es copia de otro documento, en papel o electrónico, y además esa copia va a ir firmada electrónicamente para garantizar que el contenido de la copia refleja fielmente el del documento original, entonces seleccionaremos “Copia electrónica auténtica”.
Si vamos a preparar un documento que tenemos en nuestro ordenador, que debe formar parte del expediente administrativo electrónico en el que estamos trabajando, pero no requiere firma, seleccionaremos “Copia simple”.
Si preparamos un original o una copia electrónica auténtica e indicamos que se asocie a un expediente (nuevo o existente) el documento se visualizará en el expediente una vez que esté en estado “Firmado”. Es decir: si el documento tiene alguna firma pendiente, al encontrarse en estado “Pendiente de firma”, el documento no estará añadido al expediente hasta que no quede “Firmado”.
Seleccionado el tipo de documento, pulsaremos “Siguiente”.
El siguiente paso para la preparación de un documento original o copia auténtica es completar una serie de pasos, compuesta por: 1. Datos básicos, 2. Metadatos, 3. Firmantes, 4. Envío a firma.
El proceso de preparación de documento tipo copia simple, al no requerir firma, está compuesto sólo de dos pasos: 1. Datos básicos y 2. Metadatos.
Datos básicos
Los datos básicos del documento son metadatos que se heredan del expediente y que, en todo caso, vamos a poder editar.
Es decir, la herramienta mira el expediente sobre el que estamos trabajando y va a incorporar como datos básicos del documento que estamos preparando los metadatos de procedimiento, visibilidad interna y Acceso a la consulta y verificación desde el verificador de documentos y Mi Aragón (MiA). Si esta importación de datos no nos parece adecuada al documento que estamos preparando, podremos editarla. Pero si nos parece adecuada, confirmaremos el procedimiento y seguiremos con el siguiente paso.
Procedimiento. El Gestor nos sugiere el procedimiento del expediente (ver más en recomendaciones) y podremos confirmarlo. Si queremos seleccionar otro procedimiento, miraremos en el desplegable. Es necesario tener en cuenta que: sólo voy a poder seleccionar aquellos procedimientos sobre los que tengo permiso en el Sistema de Identificación de Usuarios (SIU). También es necesario tener en cuenta que se va a mostrar la información a nivel de variante de acuerdo con la estructura de servicios que existe en el Catálogo de servicios.
Visibilidad interna, pudiendo ser limitada (al aportador) o compartida. El Gestor sugerirá una recomendación para la visibilidad interna. Si queremos cambiarla en el documento, podremos editarla teniendo en cuenta:
Visibilidad limitada. Si seleccionamos esta opción únicamente podrá ver el documento la persona que lo prepara (aportador), la persona que lo revisa y la persona que lo va a firmar.
Visibilidad compartida. En este caso se abre un desplegable de organismos. Este desplegable está mostrando los órganos de mi rama de organismos SIU (los órganos que están por encima al que pertenecemos en la estructura orgánica ) que a su vez son órganos gestores del procedimiento seleccionado en el Catálogo de servicios (SEDA).
a) En el caso de que no existan órganos gestores definidos en SEDA, se nos mostrará un mensaje informándonos de que solo podremos seleccionar la visibilidad limitada.
b) Si existen órganos gestores en SEDA, nos aparecerá por defecto seleccionado el primer órgano gestor de nuestra rama. Eso significa que todas las personas de ese órgano, o de los dependientes, que tengan permisos en el procedimiento en el que estamos metadatando el documento, podrán verlo.
c) Si seleccionamos dentro de la lista de organismos, a un órgano superior estaremos ampliando la visibilidad interna del documento. Todas las personas de ese órgano, o de los dependientes, que tengan permisos en el procedimiento en el que estamos metadatando el documento, podrán verlo. La excepción es que las personas pertenezcan a un órgano dependiente que a su vez sea órgano gestor en SEDA.
Acceso a la consulta y verificación del expediente desde la sede y MiA: el Gestor seleccionará realizando una recomendación, la visibilidad externa así como las personas interesadas o sus representantes. Si queremos modificarla podremos seleccionar otro valor de entre los siguientes:
Público. El documento es accesible desde el verificador de documentos para cualquiera que disponga del CSV y será visible en el módulo Trámites de Mi Aragón (MiA) para las personas interesadas o representantes del expediente.
Limitado. El documento es accesible desde el verificador de documentos para cualquiera que se identifique previamente y disponga del CSV y estará visible en el módulo Trámites de Mi Aragón (MiA) para las personas interesadas o representantes del expediente.
Restringido. El documento es accesible desde el verificador de documentos para cualquier persona interesada o representante del expediente que se identifique previamente y disponga del CSV y estará visible en el módulo Trámites de Mi Aragón (MiA) para las personas interesadas o representantes del expediente. Si seleccionamos el tipo de acceso “Restringido”, podremos introducir personas interesadas y representantes a los que daremos visibilidad del documento.
Si seleccionamos esta opción, nos aparecerán las personas que están incluidas como interesadas y representantes en el expediente desde el que estoy realizando la acción de preparar documento. Podremos seleccionar todas o restringir el acceso al documento a unas personas determinadas.
No permitido. El documento no es accesible desde el verificador de documentos ni en el módulo Trámites de Mi Aragón (MiA).
Metadatos
Una vez completados los “Datos básicos”, pulsaremos en “Siguiente” y accederemos a la pantalla para metadatar el documento:
Descripción de los documentos (si estamos preparando más de un documento, el nombre que les asignemos se mostrará concatenado con el nombre del fichero, para una mejor identificación en los listados). Es importante rellenar este campo con precisión y claridad ya que es el que verá la persona firmante y, en su caso, la que revise el documento, y que les da información de su contenido sin necesidad de acceder al detalle.
Tipo documental. En caso de haber indicado que añadiremos el documento que estamos preparando a un expediente, al momento de desplegar el selector de 'Tipo documental' el Gestor de expedientes nos mostrará hasta 5 posibles recomendaciones en función de la información registrada por los documentos del expediente al que estamos añadiendo el documento en preparación.
Seleccionaremos el tipo documental que más se ajuste al documento que estamos preparando de entre el listado que nos ofrece la herramienta abriendo el desplegable.
Completados los campos obligatorios, se habilitará el botón “Siguiente”, que dará paso a la designación de los Firmantes.
Firmantes
En este paso se podrán introducir notas para el o los firmantes del documento, no siendo éstas obligatorias:
Y elegir el/los firmante/s de entre las siguientes opciones:
Firmantes sugeridos
Firmantes internos
Firmantes externos
Firmantes sugeridos | Firmantes internos | Firmantes externos |
|---|---|---|
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Podemos seleccionar uno o más firmantes del listado. | En este caso, utilizaremos los campos del buscador, pudiendo realizar la búsqueda por:
Y podemos seleccionar uno o más firmantes del listado.
| Podemos añadir uno o más firmantes externos, nuevos o existentes. Realizaremos la búsqueda de firmante introduciendo un DNI en el campo correspondiente y pulsando el botón “Buscar”:
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Las tablas de resultados presentan los siguientes encabezados:
 | La tabla de resultados presenta los siguientes encabezados:
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Una vez seleccionadas las personas firmantes del documento que estamos preparando, pulsaremos el botón “Añadir seleccionados”:
Y visualizaremos a las personas firmantes seleccionadas en la tabla ubicada a continuación, y pulsaremos el botón “Siguiente”:
En el caso de que existan varios firmantes, en el siguiente paso indicaremos qué cantidad de firmas obligatorias son necesarias para considerar al documento original o copia electrónica auténtica:
Por ejemplo, si estamos preparando un acta que deben firmar 8 personas, pero es suficiente con que la firmen 5 para considerarla aprobada, pondremos 5 firmas obligatorias. En este caso, el documento se visualizará por las 8 personas firmantes como pendiente de firma. Cuando la firmen 5 pasará a estado firmado. Las tres personas que no lo hayan firmado, no podrán firmarlo ya y lo tendrán disponible en documentos preparados y firmados por otras personas sobre los que tengo acceso.
Desde la fecha en que se finaliza la preparación del documento y se envía a la firma, la aplicación asigna un plazo máximo de 3 meses para ser firmado. Transcurrido ese plazo sin ser firmado, el documento pasará a un estado “Borrador”, recibiendo la persona que lo ha preparado y quienes debían firmarlo un aviso por correo electrónico. Esta fecha no puede modificarse.
Para finalizar el proceso de preparación de un documento original o copia electrónica auténtica, pulsaremos el botón “Finalizar y enviar”:
Realizado el envío a la firma con éxito, visualizaremos un mensaje informándonos que el documento se ha enviado a los firmantes y que, una vez firmados, se añadirán al expediente seleccionado:
Como personas preparadoras, revisoras o firmantes, según el caso, podremos acceder a los documentos que preparemos desde los accesos rápidos de la pantalla principal de “Documentos” o bien buscándolo por CSV, para proceder a su gestión.
Preparación de documentos desde el apartado “Documentos”
Podremos preparar un documento administrativo electrónico desde el Menú del Gestor de expedientes, pulsamos en el menú superior, sobre la sección “Documentos”.
En este caso, tendremos que añadir el expediente administrativo electrónico vinculado de forma manual, bien durante la preparación del documento o bien cuando ya esté firmado.
Accedemos a la pantalla “Documentos” y visualizaremos el botón “Preparar documento”, que pulsaremos para comenzar con la preparación:
A continuación, seleccionaremos desde el equipo el documento que se añadirá a un expediente pulsando el botón “Subir archivo” o bien arrastrándolo y soltándolo en el área indicada, pudiendo seleccionar más de un documento:
Para eliminar un seleccionado, pulsaremos el botón “Eliminar”:
Una vez seleccionado el documento, indicaremos si queremos preparar un original, una copia electrónica auténtica o una copia simple:
El siguiente paso es elegir el expediente al que vamos añadir el documento o, en función del tipo de documento que estemos preparando, no seleccionar expediente:
Preparamos original o copia electrónica auténtica | Preparamos copia simple |
|---|---|
Si estamos preparando un original o una copia electrónica auténtica, podremos añadir los documentos a: 
| Si estamos preparando una copia simple, podremos añadir los documentos a:  |
Y tendremos la posibilidad de elegir la opción “No quiero seleccionar ningún expediente por ahora”. | La selección de un expediente será obligatoria |
La elección de expediente no es obligatoria para los documentos original y copia electrónica auténtica, pero sí para la copia simple.
Últimos expedientes consultados
Si seleccionamos la opción de “Últimos expedientes consultados”, visualizaremos los últimos 10 expedientes en los que hemos realizado una consulta:
Búsqueda por CSV
Introduciremos el CSV del expediente al que queremos añadir el documento, debiendo pulsar la lupa o el botón “Buscar” para realizar su búsqueda:
En caso de existir coincidencia, ésta se mostrará en una tabla a continuación, desde la que podremos seleccionar el expediente que contendrá el documento que estamos preparando:
Búsqueda avanzada
La búsqueda avanzada presenta los siguientes filtros, que pueden ser utilizados de forma individual o combinada:
Introducidos los criterios de búsqueda, pulsamos el botón “Buscar”:
A continuación, veremos el listado de resultados:
Si en este paso elegimos un expediente existente, sus metadatos serán heredados por el documento, agilizando el proceso de preparación. No obstante, los metadatos del documento continuarán siendo editables.
Crear un expediente nuevo
Finalmente, podremos crear un nuevo expediente al cual añadir los documentos en preparación, metadatándolo a través del siguiente formulario que se despliega al seleccionar la opción:
A continuación, asignaremos la fase del expediente. El Gestor modificará el selector de fase, agregando tres recomendaciones de fase. El usuario podrá elegir qué fase se ajusta más al estado actual del expediente:
La elección de la fase es importante porque brinda información acerca de la etapa en la que se encuentra un trámite a las personas interesadas y sus representantes, cuando estos realicen una consulta a través de Mi Aragón (MiA).
Seleccionada la fase, pulsaremos “Siguiente”:
El siguiente paso para la preparación de un documento original o copia auténtica es completar una serie de pasos, compuesta por: 1. Datos básicos, 2. Metadatos, 3. Firmantes, 4. Envío a firma.
El proceso de preparación de documento tipo copia simple está compuesto sólo de dos pasos: 1. Datos básicos y 2. Metadatos.
Datos básicos
Procedimiento, pudiendo seleccionar un procedimiento del listado o filtrarlo en el campo correspondiente pulsando la lupa.
Visibilidad interna, pudiendo ser limitada (al aportador) o compartida (con los órganos de los cuales el organismo sea gestor)
Acceso a la consulta y verificación del expediente desde el verificador de documentos y Mi Aragón (MiA), con valor marcado por defecto: “Limitado”. Si seleccionamos el tipo de acceso “Restringido”, podremos introducir personas interesadas y representantes a los que daremos visibilidad del documento.
Metadatos
Una vez completados los Datos básicos, pulsaremos en “Siguiente” y accederemos a la pantalla para metadatar el documento:
Descripción de los documentos (si estamos preparando más de un documento, el nombre que les asignemos se mostrará concatenado con el nombre del fichero, para una mejor identificación en los listados).
Tipo documental
Completados los campos obligatorios, se habilitará el botón “Siguiente”, que dará paso a la designación de los Firmantes.
Firmantes
En este paso se podrán introducir notas para el o los firmantes del documento, no siendo éstas obligatorias:
Y elegir el/los firmante/s de entre las siguientes opciones:
Firmantes sugeridos
Firmantes internos
Firmantes externos
Firmantes sugeridos | Firmantes internos | Firmantes externos |
|---|---|---|
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Podemos seleccionar uno o más firmantes del listado. | Podemos seleccionar uno o más firmantes del listado. | Podemos añadir uno o más firmantes externos, nuevos o existentes. Realizaremos la búsqueda de firmante introduciendo un DNI en el campo correspondiente y pulsando el botón “Buscar”:
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Las tablas de resultados presentan los siguientes encabezados:
| La tabla de resultados presenta los siguientes encabezados:
| |
Una vez seleccionadas las personas firmantes del documento que estamos preparando, pulsaremos el botón “Añadir seleccionados”:
Y visualizaremos a las personas firmantes seleccionadas en la tabla ubicada a continuación, y pulsaremos el botón “Siguiente”:
En el siguiente paso indicaremos qué cantidad de firmas obligatorias son necesarias para considerar al documento original o copia electrónica auténtica:
Desde la fecha en que se finaliza la preparación del documento y se envía a la firma, la aplicación asigna un plazo máximo de 3 meses para ser firmado. Transcurrido ese plazo sin ser firmado, el documento pasará a un estado “Borrador”, recibiendo la persona que lo ha preparado y quienes debían firmarlo un aviso por correo electrónico. Esta fecha no puede modificarse.
Para finalizar el proceso de preparación de un documento original o copia electrónica auténtica, pulsaremos el botón “Finalizar y enviar”:
Realizado el envío a la firma con éxito, visualizaremos un mensaje informándonos que el documento se ha enviado a los firmantes y que, una vez firmados, se añadirán al expediente seleccionado:
Como personas preparadoras, revisoras o firmantes, según el caso, podremos acceder a los documentos que preparemos desde los accesos rápidos de la pantalla principal de “Documentos” o bien buscándolo por CSV, para proceder a su gestión.
Documentos “En borrador”
Podremos comenzar con la preparación de un documento y dejarlo “en borrador” para retomar su preparación en un momento posterior a partir del rellenado de “Datos básicos”, pulsando el botón “Guardar y salir”:
Original / Copia electrónica auténtica | Copia simple |
|---|---|
| 
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Al pulsar el botón “Guardar y salir”, se abrirá una ventana modal solicitando que introduzcamos una descripción para, posteriormente, poder identificar los documentos cuando continuemos con su preparación, siempre que no hubiésemos rellenado y guardado previamente el campo “Metadatos” del paso 2. Una vez introducida la que será la descripción del documento pulsaremos el botón “Guardar y salir”:
A continuación, la herramienta nos regresará la pantalla de “Documentos”, mostrando una notificación de éxito que nos informa que que los documentos se han guardado correctamente y permanecerán como borradores durante 30 días desde su última modificación.
Si transcurre el plazo indicado sin haber finalizado la preparación del documento, éste se eliminará del Gestor de expedientes.
Podremos retomar su preparación desde los “Accesos rápidos”:
Al acceder a los documentos “En borrador” encontraremos:
Un buscador avanzado, que presenta los siguientes criterios de búsqueda:
Procedimiento
Descripción
Original/copia
Fecha de última modificación: desde
Fecha de última modificación: hasta
El listado de documentos en borrador:
Descripción, es la descripción dada al documento
Documentos en preparación, indicando la cantidad de ficheros añadidos
Última modificación, la última vez que el documento ha sido consultado
Procedimiento, que indica el Nº de procedimiento y un tootlip de . Al posar el ratón sobre él, visualizamos el procedimiento.
Original/copia, que identifica el tipo de documento que se está preparando
Podremos realizar búsquedas en la pantalla a través de los filtros superiores de la tabla.
Acciones desde el listado con documentos en borrador
Podremos realizar dos acciones masivas con documentos en borrador: 1. Eliminar y 2. Descargar.
Eliminar
Para eliminar uno o más documentos en borrador, los seleccionaremos del listado y pulsaremos el botón “Eliminar”. Se abrirá una ventana que nos pedirá confirmar o declinar la acción:
Eliminados los documentos en borrador, visualizaremos una notificación de éxito y los mismos dejarán de mostrarse en el listado:
Descargar
Para descargar uno o más documentos en borrador, los seleccionaremos del listado y pulsaremos el botón “Descargar”:
Una vez realizada la descarga, se visualizará un mensaje de éxito y los documentos se descargarán en nuestro equipo, pudiendo acceder a ellos desde las descargas recientes del navegador:
Tendremos que verificar que el navegador no tenga bloqueos para la descarga de los documentos.
Retomar preparación de documentos en borrador
Para retomar la preparación de un lote de documentos en borrador, accederemos a su detalle pulsando en su descripción:
Y retomaremos la preparación del documento desde donde la hemos dejado:
Recuperar documento
Si hemos enviado un documento a la firma y necesitamos revertir la acción, podremos recuperarlos siempre que no hayan sido firmados.
Para ello, accederemos a los “Documentos pendientes de firma”:
Y a continuación, en la pestaña “Pendientes de firmar, preparados por mí”, accederemos al detalle del documento que vamos a recuperar:
Y pulsaremos el botón “Recuperar”:
En la ventana que se abre a continuación, introduciremos el motivo:
Finalizado el proceso, visualizaremos un mensaje informándolo y el documento cambiará su estado de “Pendiente de firma” a “Borrador”:
Cuando como preparadores recuperamos un documento, tanto el firmante como el revisor recibirán un correo electrónico, como éste en el que visualizaremos:
Asunto: Gestor de expediente: Documento pendiente de firma rechazado
Cuerpo del correo:
CSV del documento recuperado
Procedimiento
Motivo del rechazo
Información de acceso al Gestor de expedientes, al Portal de ayuda y al Servicio de Soporte
