Documentos firmados

Introducción

Una vez firmados los documentos podremos encontrarlos en “Accesos rápidos por rol y tarea” y “Accesos rápidos” del apartado “Documentos”:

• Accesos rápidos por rol y tarea:

  • Preparo documentos

    • Firmado preparado por mí/mi unidad

  • Firmo documentos

    • Firmado

• Accesos rápidos:

  • Documentos firmados

Open

Buscar documentos firmados

Podemos buscar documentos que hemos firmado nosotros o que han sido firmados por otras personas con ayuda de los buscadores avanzados de cada pestaña, pulsando el botón “Mostrar”:

Firmados por mí	Firmados por otros, preparados por mí	Firmados por otros, preparados por otros

Firmados por mí	Firmados por otros, preparados por mí	Firmados por otros, preparados por otros
Open
Los filtros de búsqueda de documentos firmados por mí son los siguientes: Descripción Procedimiento Fecha de preparación: desde / hasta Fecha de firma: desde / hasta Preparador	Los filtros de búsqueda de documentos firmados por otras personas son los siguientes: Descripción Procedimiento Fecha de preparación: desde / hasta Fecha de firma: desde / hasta Firmante	Los filtros de búsqueda de documentos firmados por otros y firmados por otros estarán desplegados por defecto, y son los siguientes: Descripción Procedimiento Fecha de preparación: desde / hasta Fecha de firma: desde / hasta Preparador Firmante
La tabla de resultados nos mostrará los siguientes datos: Descripción Procedimiento Preparador Fin preparación Firmado	La tabla de resultados nos mostrará los siguientes datos: Documento (Descripción) Procedimiento Firmante Fin preparación Firmado	Hasta que realicemos una primera búsqueda, el área donde se muestran los resultados nos indicará que aún no hemos realizado una búsqueda:   Al realizar la búsqueda, la tabla de resultados nos mostrará los siguientes datos: Descripción Procedimiento Firmante Fin preparación

Acciones desde el listado

Podemos realizar las siguientes acciones masivas para todos los supuestos de documentos firmados indicados anteriormente:

• Asociar a expediente

• Descargar

Asociar documentos a expediente

Para asociar documentos firmados en lote a uno o más expedientes, los seleccionaremos desde el listado y pulsaremos el botón “Asociar a expediente”:

En la siguiente pantalla visualizaremos:

• Los documentos previamente seleccionados y un botón de “Seleccionar más documentos” para añadir más documentos en caso que se hubiesen omitido en el paso previo

• El apartado para seleccionar el o los expedientes a los que añadiremos los documentos, pudiendo:

  • Seleccionarlos desde los últimos expedientes consultados (se muestran los últimos 10 expedientes que se han consultado)

  • Buscarlos por CSV

  • Realizar una búsqueda avanzada

  • Crear un nuevo expediente

Una vez que hemos seleccionado el o los expedientes a los que añadiremos los documentos mediante “Últimos consultados” o “Búsqueda por CSV” o “Búsqueda avanzada”, pulsaremos el botón “Añadir a seleccionados”. En el caso de que la selección de expedientes la hagamos mediante “Crear un expediente nuevo” pulsaremos el botón “Crear y añadir a seleccionados”:

Una vez pulsado el botón “Añadir a expediente” o “Crear y añadir a seleccionados”, los expedientes se listarán en una tabla de “Expedientes seleccionados”, y seleccionaremos la fase del expediente en la que se incorporarán los documentos que estamos añadiendo:

Por defecto el check-box de “Asignar esta fase en todos los documentos” estará seleccionado. Si queremos asignar una fase distinta a cada documento, haremos clic y deseleccionaremos el check-box:

Si tenemos dudas sobre qué fase seleccionar, podemos pulsar el icono :

Pulsado dicho icono, se abre una ventana modal con las distintas fases y sub-fases de un expediente. Podemos recorrer la ventana modal desplazándonos verticalmente con la barra lateral:

Finalmente, cumplidos todos los pasos previos, se habilitará el botón “Añadir” ubicado en el encabezado de la pantalla que pulsaremos para finalizar el proceso:

Terminado el proceso de añadir documentos a uno o más expedientes, nos aparecerá un mensaje informándonos que se han añadido al expediente o a los expedientes los documentos correctamente, y seremos dirigidos al listado de “Documentos firmados”:

Descargar documentos

Para descargar uno o más documentos en lote, seleccionaremos los documentos que queremos descargar del listado y pulsaremos el botón “Descargar”:

Acciones desde el detalle

Podemos realizar las siguientes acciones con un documento, accediendo a su detalle:

• Asociar a expediente

• Descargar

  • Documento

  • Firma

Asociar a expediente

Una de las acciones que podemos realizar desde el detalle del documento es asociarlo a uno o más expedientes. Para ello, accedemos al mismo pulsando en su descripción:

En su detalle, pulsaremos el botón “Asociar a expediente”:

Y podremos continuar el proceso que realizamos para asociar documentos a expedientes desde el listado.

Descargar

Descargar documento

Para descargar el documento, pulsaremos el botón “Descargar”:

Se descargará el documento en nuestro equipo, pudiendo encontrarlo en la carpeta “Descargas”:

Acciones específicas sobre documentos firmados por mí

Podremos realizar las siguientes acciones con documentos firmados, siempre que tengan una única firma y ésta sea la nuestra:

• Anular

• Sustituir

Estas acciones sólo podremos realizarlas desde el detalle de los documentos y no de forma masiva.

Anular documento

Para anular un documento firmado por nosotros, accederemos a su detalle y pulsaremos el botón “Anular”:

A continuación, se abrirá una ventana modal consultándonos el motivo de la anulación, que tendremos que introducir en el área de texto. Justo debajo, aparecerán dos botones: “Cancelar” y “Anular”. Si pulsamos el botón “Anular”, se procesará la anulación:

Si el documento se ha anulado correctamente, visualizaremos un mensaje informando que la anulación se ha realizado con éxito:

Cuando anulamos un documento firmado, su preparador recibirá un correo de aviso:

Sustituir documento

Para sustituir un documento firmado por nosotros, accederemos a su detalle y pulsaremos el botón “Sustituir”:

En la siguiente pantalla indicaremos el motivo de la sustitución en el área de texto, introduciremos el CSV del documento sustituto y pulsaremos el botón “Buscar”:

De existir coincidencia, se mostrará el CSV para poder seleccionarlo:

Finalmente, pulsaremos el botón “Sustituir” del encabezado:

Si el documento se ha sustituido correctamente, visualizaremos un mensaje informando que la sustitución se ha realizado con éxito:

Al sustituir un documento firmado, tanto el preparador como los firmantes y sus revisores recibirán un aviso por correo electrónico: