Notificaciones y comunicaciones emitidas
- Emilio Tolosa Ortiz
- Integración OTRS y JIRA
Introducción
Una vez que hemos finalizado la preparación de una notificación o comunicación, esta tendrá estado “Emitida” en los siguientes casos:
si hemos establecido su envío inmediato y el documento principal es una copia simple;
si el documento principal es un documento original o una copia electrónica auténtica que está pendiente de firma, en el momento que tenga estado “Firmado”;
si se ha programado el envío para una fecha determinada, al cumplirse la fecha, y si su documento original o copia electrónica auténtica se encuentra en estado “Firmado”.
Podemos visualizar las notificaciones y comunicaciones en este estado, accediendo a “Notificaciones” y consultando la pestaña “Emitidas”:
Estados de las notificaciones y comunicaciones emitidas
Las notificaciones emitidas pueden tener los siguientes estados:
Pendiente, es aquella notificación enviada y que no ha sido abierta por la persona destinataria.
No leída, es aquella comunicación que ha sido enviada y que no ha sido abierta por la persona destinataria.
Aceptada, es aquella notificación que ha sido abierta y aceptada por la persona destinataria.
Leída, es aquella comunicación que ha sido abierta por la persona destinataria.
Rechazada, es aquella notificación que, encontrándose dentro del plazo para aceptar o rechazar, es rechazada por la persona destinataria.
Rechazada - Plazo expirado, es aquella notificación que no es aceptada ni rechazada por la persona destinataria dentro del plazo otorgado.
Emitida - Faltan datos, es aquella que ha sido puesta a disposición de la persona destinataria y ésta accede desde DEHú (Dirección Electrónica Habilitada única), pero no se ha generado el justificante de aceptación / rechazo ni se han enviado al Gestor los datos relacionados con la aceptación / rechazo.
Podemos filtrar las notificaciones emitidas por estado desde el listado:
O realizar una búsqueda por estado desplegando el buscador avanzado:
Acciones con notificaciones y comunicaciones emitidas
Podemos realizar las siguientes acciones con las notificaciones y comunicaciones emitidas:
Consultar
Buscar
Consultar notificaciones y comunicaciones
En la pestaña “Emitidas” del apartado “Notificaciones” encontraremos las notificaciones y comunicaciones en dicho estado en una tabla con la siguiente información:
Asunto, es el asunto de la notificación o comunicación
Organismo emisor, es el organismo que emite la notificación o comunicación
Puesta a disposición, es la fecha en la que la notificación o comunicación ha sido emitida y desde la cual la persona destinaria puede acceder
Procedimiento, es el procedimiento asignado a la notificación o comunicación
Tipo, es un desplegable para filtrar por notificaciones o comunicaciones
Estado, es un desplegable con el que podremos filtrar:
Notificaciones, por los siguientes estados:
Pendiente
Aceptada
Rechazada
Rechazada - Plazo expirado
Emitida - Faltan datos
Comunicaciones, por los siguientes estados:
Leída
No leída
Podemos acceder a más información de la notificación o comunicación pulsando el asunto de la misma:
Al acceder al detalle, encontraremos:
Información general de la notificación o comunicación
Vista previa
Vista general
Documentos relacionados
Expedientes relacionados
Metadatos
Personas destinatarias
Información general de la notificación o comunicación
En este apartado del detalle de la notificación o comunicación, visualizaremos:
Título de la notificación o comunicación
Estado
Identificador, que es un número que individualiza la notificación o comunicación
CSV de la notificación o comunicación
Tipo, que indica si es una notificación o una comunicación
Organismo emisor, es la unidad que ha emitido la notificación o comunicación
Puesta a disposición, es la fecha en la que la notificación o comunicación es emitida
Fecha de aceptación, es la fecha en la que la notificación es aceptada por la persona destinataria o bien, fecha de rechazo, si la notificación ha sido rechazada. En caso de tener múltiples personas destinatarias, visualizaremos la fecha de aceptación de la primera persona destinataria que la acepte.
Pestaña “Vista previa”
En esta pestaña podremos visualizar el documento que cumple la función de notificación o comunicación:
Pestaña “Vista general”
Este apartado está dividido en:
Documentos relacionados, donde encontramos:
El documento principal
Los adjuntos (si los tuviera)
El justificante de puesta a disposición
El recibo de asiento registral
El documento de Notific@ (tanto para notificaciones como para comunicaciones), siempre que:
Notificaciones:
Si la emisión no da error y el documento principal tiene un tamaño superior a 10MB o la notificación tiene adjuntos.
Comunicaciones:
Si la emisión no da error y el documento principal tiene un tamaño superior a 10MB o la comunicación tiene adjuntos.
Cuando la notificación se acepta o rechaza, el justificante de aceptación o rechazo (si es notificación)
Expedientes relacionados, donde se visualiza el expediente asociado a la notificación o comunicación:
Para acceder al detalle del expediente relacionado a la notificación, tendremos que tener permiso en el procedimiento asignado al expediente y, a su vez, debemos pertenecer al organismo del preparador del expediente o a alguno de sus ramas inferiores.
Pestaña “Metadatos”
En esta pestaña visualizaremos los metadatos de la notificación o comunicación: Asunto, Procedimiento, Visibilidad (interna), Organismo emisor, Puesta a disposición y los días de plazo establecidos para su acceso y posterior aceptación o rechazo (notificaciones):
Pestaña “Personas destinatarias”
En esta pestaña se encuentran listadas las personas a las que está dirigida la notificación o comunicación, indicando:
Nombre / Apellidos o Razón social
Personalidad, si es física o jurídica
Tipo y Nº de documento
Email
Buscar notificaciones y comunicaciones emitidas
Podemos buscar notificaciones y comunicaciones consultando la pestaña “Emitidas” del apartado “Notificaciones” y hacerlo:
por CSV;
mediante el buscador avanzado.
A medida que las notificaciones son aceptadas o rechazadas y las comunicaciones, leídas, los estados cambian tanto en el listado como en el detalle.
Búsqueda de notificaciones y comunicaciones por CSV
Si conocemos el CSV del documento que cumple la función de notificación o comunicación, podemos realizar su búsqueda introduciéndolo en el campo y pulsando la lupa:
Puede realizarse la búsqueda de más de una notificación o comunicación pendiente de emisión introduciendo los CSV separados por punto y coma.
Si existen resultados para la búsqueda, los visualizaremos listados en la tabla de resultados:
Para limpiar los resultados de la búsqueda realizada, pulsaremos el aspa:
En caso de no haber resultados de la búsqueda, visualizaremos un mensaje informándolo:
En caso de que introduzcamos un formato de CSV incorrecto, visualizaremos un mensaje informándolo:
Búsqueda de notificaciones y comunicaciones mediante el buscador avanzado
Si no conocemos el CSV del documento principal de la notificación o comunicación emitida, podemos realizar la búsqueda desplegando el buscador avanzado e introduciendo uno o más de uno de los siguientes datos:
Procedimiento (de la notificación o comunicación)
Identificador
Asunto (el asunto debe tener entre 10 y 250 caracteres)
Organismo emisor
Puesta a disposición: desde/hasta
NIF del destinatario
Email del destinatario
Tipo (notificación o comunicación)
Estado (Pendiente / Aceptada / Rechazada / Rechazada - Plazo expirado / Emitida - faltan datos / Leída / No leída)
Una vez introducidos los criterios de búsqueda, pulsaremos el botón “Buscar”:
En caso de existir resultados, se listarán en la tabla y visualizaremos encima las pills con los criterios seleccionados:
En caso de no haber resultados de la búsqueda, visualizaremos un mensaje informándolo:
Filtrar una notificación o comunicación en el listado
Si a propósito de una búsqueda queremos filtrar los resultados que visualizamos en la pantalla, podremos utilizar uno o más filtros ubicados en el encabezado de la tabla:
Asunto
Organismo emisor
Puesta a disposición
Procedimiento
Tipo
Estado
Los buscadores avanzados permiten realizar búsquedas a nivel general, mientras que los filtros por columnas sirven para refinar la búsqueda realizada.
En caso de haber coincidencias, se irán mostrando las mismas en la tabla:
En caso de no haber resultados al filtrar, no visualizaremos resultados:
